BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TÔ VIỆT HUỲNH

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017


Công trình được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Bùi Đức Kháng

Phản biện 1: TS. Nguyễn Thị Thủy, Học viện Hành chính
Quốc gia
Phản biện 2: TS. Nguyễn Kỳ Hồng, Nguyên giảng viên Học
viện Hành chính quốc gia

Luận văn được bảo vệ tại hội đồng chấm luận văn thạc sĩ,

ban nhân dân thành phố Rạch Giá đã được quan tâm kiện toàn từng
bước về tổ chức, đầu tư cơ sở vật chất, về cơ bản hoạt động của Văn
phòng có nhiều chuyển biến, tiến bộ. Tuy nhiên, so với yêu cầu, nhiệm
vụ vẫn còn những hạn chế như: Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị
và cán bộ, công chức về công tác Văn phòng còn chưa đúng; cơ cấu
các bộ phận chuyên môn, sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có
mặt chưa phù họp; trình độ của một số cán bộ, công chức chưa ngang
tầm nhiệm vụ; phương pháp làm việc chưa thật khoa học; sự phối hợp
giữa Văn phòng với các phòng, ban, phường, xã chưa thật chặt chẽ và
có hiệu quả; quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện
hoạt động bộc lộ những hạn chế, bất cập. Những hạn chế trên cho thấy,
hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
thành phố chưa được đổi mới đồng bộ trước những đòi hỏi xử lý thông
1


tin nhanh, chính xác để giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
thành phố đưa ra những quyết định kịp thời, phù hợp, chính xác nhằm
nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động chính quyền địa phương.
Nguyên nhân là do cơ chế song trùng trực thuộc, một cơ quan
Văn phòng có hai đầu mối lãnh đạo, hai đầu mối phục vụ, nhưng lại
thiếu sự hướng dẫn cụ thể, kịp thời về phương thức quản lý, điều hành,
tổ chức tham mưu, phục vụ làm này ảnh hưởng không nhỏ đến việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong thời gian qua.
Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Tổ
chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang” là yêu cầu cấp thiết, đáp
ứng yêu cầu xây dựng hệ thống chính quyền các cấp nói chung, cấp
huyện nói riêng.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố Rạch Giá.
4.2. Phạm vi:
- Các vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá.
- Thời gian nghiên cứu đánh giá từ năm 2011 đến 2016.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận: Luận văn vận dụng các phương pháp
duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về nhà nước và
pháp luật, về cải cách hành chính.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu: Trên cơ sở phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, kết hợp các phương pháp chuyên
ngành như: nghiên cứu, tổng hợp, phân tích, so sánh, thống kê, khảo
sát tổng kết thực tiễn ...
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức, hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Luận
văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ quản lý,
công chức Văn phòng và những người quan tâm đến việc đổi mới tổ
chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân cấp huyện.
7. Kết cấu của luận văn: Luận văn, ngoài phần mở đầu và kết
luận, được bố cục thành 03 chương:

3



bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ
chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có
4


đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức.
+ Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị
những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong
cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn Phòng
chức năng không phải pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một
định nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ
trợ cho hoạt động quản lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm
bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng
- Văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành
đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó, được xem là đầu mối,
cầu nối thông tin liên lạc giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với
các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên
tục trong tổ chức; đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp
các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý; hoạt
động Văn phòng gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức.
Là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp,
các bộ phận trong tổ chức; là “bộ nhớ”, „tai mắt” của lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng trong cơ quan, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực
giúp thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc; đảm bảo hoạt động
đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan,

không phát huy được vai trò, chức năng của mình.
+ Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là.
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện
1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện
- Là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, chịu sự quản
lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện.
- Có vai trò quan trọng trong việc tham mưu xây dựng và triển
khai thực hiện các quyết định, chương trình, kế hoạch công tác của Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; cung cấp dữ liệu, thông tin đầy đủ,
kịp thời phục vụ hoạt động, chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện
các chương trình, kế hoạch của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

6


- Có mối liên hệ hữu cơ, chặt chẽ, là cầu nối giữa Thường trực
Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân với các cơ quan chuyên
môn, Ủy ban mặt trận tổ quốc, các đoàn thể và xã, phường, thị trấn.
1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân cấp huyện
- Chức năng tham mƣu, tổng hợp:
Là chức năng cơ bản nhất của Văn phòng, nội dung công tác
tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác Văn phòng; còn nội
dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ
liệu phục vụ hoạt động quản lý. Hai nội dung này có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau, không thể tách rời; tổng hợp là cơ sở của tham mưu, sẽ
không thể tham mưu tốt, không có biện pháp tốt nếu thông tin không

chính tham mưu, giúp cho lãnh đạo cơ quan soạn thảo và ban hành các
loại văn bản mang tính chỉ đạo chung của cơ quan, đơn vị.
- Công tác thu thập, quản lý và xử dụng thông tin
Thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo sự
thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức; thông tin trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nước có từ nhiều nguồn khác nhau (thông tin
bên ngoài, thông tin bên trong), qua quá trình xử lý thông tin, cơ quan
hành chính nhà nước đưa ra các quyết định quản lý cụ thể đối với từng
lĩnh vực cụ thể. Để làm tốt công tác tham mưu tổng hợp, Văn phòng
phải tăng cường công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin kỷ càng
và chặt chẽ từ đó sẽ cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và
tham mưu tốt cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
- Tổ chức và phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị
Trong các cơ quan hành chính Nhà nước việc tổ chức các cuộc
họp, hội nghị rất nhiều, để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu các cuộc
họp không cần thiết, Văn phòng phải phối hợp với các đơn vị liên quan
chuẩn bị tốt các nội dung phục vụ cho cuộc họp, hội nghị, từ bước
chuẩn bị nội dung báo cáo, tham luận (nếu có), in ấn tài liệu, thư mời,
bố trí bàn ghế, âm thanh, thư ký và dự thảo thông báo kết luận ý kiến
chỉ đạo … Thông qua các cuộc họp, hội nghị cũng sẽ giúp rất nhiều
cho Văn phòng trong công tác thu thập, sàng lọc, xử lý thông tin phục
vụ cho quá trình nghiên cứu tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ
+ Công tác văn thƣ: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản
đến sau khi có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thể thức, thủ tục ban hành văn bản; cho số và phát hành văn
bản; lập hồ sơ lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và nộp
vào kho lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.

8

hệ công tác; xây dựng công sở văn minh, sạch đẹp; bảo đảm kinh phí
phục vụ cho các hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

9


TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Theo lý luận chung, Văn phòng được hiểu dưới nhiều gốc độ
khác nhau, nhưng có một điểm chung là hoạt động của Văn phòng có
hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo cơ sở vật chất
cho hoạt động của lãnh đạo và cơ quan; chức năng tổng hợp, tham
mưu và đảm bảo hậu cần có mối quan hệ gắn bó hữu cơ chặt chẽ và bổ
sung cho nhau. Muốn làm tốt công tác tham mưu phải thực hiện tốt
việc tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin; tham mưu là để phục vụ và
trong phục vụ có tham mưu. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện cũng đảm bảo đầy đủ các chức năng của Văn
phòng nói chung. Điểm khác biệt rõ nét so với các Văn phòng của các
tổ chức khác đó chính là chức năng tham mưu tổng hợp được đặt cao
hơn và có ý nghĩa quyết định hơn so với chức năng hậu cần.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG (GIAI ĐOẠN
2011-2016)
2.1. Đặc điểm tình hình chung
2.1.1. Đặc điểm tình hình của thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên
Giang
- Điều kiện tự nhiên: Rạch Giá được hình thành từ năm 1739,
năm 2005, thành phố Rạch Giá được thành lập với 12 đơn vị hành
chính cấp xã. Thành phố Rạch Giá là trung tâm chính trị, kinh tế, văn

thiết khác để đảm bảo cho mọi hoạt động của Văn phòng.
2.2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai
đoạn 2010-2016)
2.2.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố
hiện có 20 cán bộ công chức, đảm bảo theo biên chế được giao, cụ thể:
Về trình độ văn hóa: THPT 20/20 người, đạt 100%. Trình độ
chuyên môn: thạc sĩ 04 người, đạt 20%; đại học 15 người, đạt 75%;
trung cấp 01 người, chiếm 05%. Lý luận chính trị: Cao cấp 09 người,
đạt 45%; trung cấp 09 người, đạt 45%; sơ cấp 02 người, chiếm 10%.
Về độ tuổi: từ 31 - 40 tuổi: 11 người, chiếm 55%; 41 - 50
tuổi: 04 người, chiếm 20%; trên 50: 05 người, chiếm 25%.

11


Tổ chức bộ máy Văn phòng gồm có lãnh đạo Văn phòng
(Chánh văn phòng, 02 Phó Văn phòng) và các bộ phận chuyên môn,
được sắp xếp, bố trí như sau: Bộ phận nghiên cứu tổng hợp, Bộ phận
tiếp công dân, Bộ phận công nghệ thông tin, Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả, Bộ phận hành chính quản trị, Bộ phận kế toán tài vụ.

Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND thành phố
Chánh Văn phòng

Phó Văn
phòng
tổng hợp



Bộ
phận
tiếp
nhận
và trả
kết
quả

Bộ
phận
hành
chính
quản
trị

Bộ
phận
kế
toán
tài
vụ

2.
2.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố Rạch Giá
- Công tác tham mƣu, tổng hợp:
Tham mưu ban hành các chương trình, kế hoạch công tác;
theo dõi, đôn đốc các phòng, ban ngành của thành phố và phường, xã
thực hiện tốt chương trình kế hoạch và quy chế làm việc của Thường

59,07% so với bộ thủ tục hành chính đã công bố. Do đó, việc phối hợp
giải quyết thủ tục hành chính ngày càng chặt chẽ, đảm bảo được yêu
cầu, phần lớn hồ sơ trả đúng hạn, rút ngắn thời gian giải quyết so với
quy định. Từ năm 2011 - 2016 văn phòng thực hiện việc tiếp nhận và
giải quyết 149.141 hồ sơ các loại; giải quyết đúng hẹn 148.325 hồ sơ,
đạt tỷ lệ 99,45%; trả quá hạn 807 hồ sơ, chiếm 0,54%.
- Công tác tiếp công dân
Thiện khá tốt nhiệm vụ chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp
công dân giữa các cơ quan tham gia tiếp công dân; đảm bảo điều kiện
cho lãnh đạo thành phố tiếp công dân định kỳ, đột xuất; tham mưu, đề
xuất hướng giải quyết các trường hợp khiếu nại, tố cáo của công dân
thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; tổ chức
13


họp xử lý hành chính liên quan đến giải quyết khiếu nại, tố cáo của
công dân; tiếp nhận và chuyển giao đơn thư khiếu nại cho các đơn vị,
phòng ban chuyên môn giải quyết được thực hiện tốt. Kết quả từ năm
2011 đến 2016 Văn phòng đã tổ chức tiếp 1.262 lượt công dân; tham
mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố tiếp 402 lượt, tổ chức đối
thoại với 433 lượt người; phối hợp với thủ trưởng các phòng, ban
ngành tiếp 394 lượt. Đã tiếp nhận và giải quyết 1.337 đơn.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân thành phố đã triển khai, quán triệt đầy đủ các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn như: Luật Lưu trữ năm 2011, các quy định,
hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ. Qua
đó, công tác văn thư đã có những tiến bộ, hạn chế sai sót; thực hiện
khá tốt việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản đi, đến; phối hợp với
các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập, thống kê danh

sách phù hợp với tình hình thực tế của địa phương; tăng cường theo
dõi nắm tình hình, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai, thực hiện, kịp thời
đề xuất tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho các ngành và phường, xã.
- Chủ động xây dựng nhiều kênh thông tin giúp cho công tác
tổng hợp báo cáo của Văn phòng được thực hiện tốt hơn trước, góp
phần tích cực trong việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị chung của
thành phố. Thực hiện tốt công tác đảm bảo hậu cần phục vụ cho hoạt
động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thành phố. Công tác phối hợp với
các đơn vị chuyên môn khá chặt chẽ và hiệu quả; công tác cải cách
hành chính được quan tâm thực hiện thường xuyên, liên tục; chủ động
triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
- Cơ cấu tổ chức như hiện nay có mặt chưa phù hợp chức
năng, nhiệm vụ tham mưu của Văn phòng; việc bố trí phân công
nhiệm vụ cho lãnh đạo và các chuyên viên phụ trách công việc ở các
bộ phận có sự chồng chéo; chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phải phụ
trách nhiều lĩnh vực, trong khi đó có những lĩnh vực lại phân chia ra
cho nhiều chuyên viên phụ trách; chưa bố trí được lãnh đạo Văn phòng
phụ trách việc tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân thành
phố, mà chỉ có 01 chuyên viên theo dõi lĩnh vục này nên dẫn đến quá
tải.
- Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch chỉ đạo còn
chậm, từng lúc chưa sát tình hình thực tế tại địa phương, còn chạy theo
văn bản của cấp trên, nhiều khi mang tính áp đặt, chủ quan.
- Nội dung tổng hợp báo cáo chưa đáp ứng đúng yêu cầu đặt
ra, còn nặng về liệt kê, thiếu yếu tố phân tích, đánh giá để nhận xét
15


đúng thực chất những nội dung đã làm được và chưa được để từ đó đề

trên địa bàn thành phố. Trong những năm qua, Văn phòng đã chủ
động, phối hợp với các ban, ngành, đoàn thể thành phố, phường, xã để
16


thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao. Công tác tham mưu,
tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng lên về chất lượng,
khẳng định được tính hiệu quả; công tác hành chính, phục vụ đã có
nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời các hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân thành phố và các hoạt động thường xuyên của
cơ quan Văn phòng. Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu
đáo, nhiệt tình, trọng thị, chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn.
Tuy nhiên, hoạt động của Văn phòng vẫn còn một số hạn chế,
bất cập, do nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan như cơ chế
chính sách, con người, nội quy, quy chế làm việc, thái độ văn hoá ứng
xử của cán bộ, công chức,…các nguyên nhân này cần có giải pháp
hữu hiệu để khắc phục, qua đó củng cố, nâng cao hơn nữa chất lượng
hoạt động của Văn phòng.
CHƢƠNG 3
ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG
3.1. Định hƣớng đảm bảo hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá
Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
phải phù hợp với chủ trương, đường lối, định hướng của Đảng và Nhà
nước về tổ chức bộ máy Nhà nước, phù hợp tình hình thực tế về tổ
chức, bộ máy của Ủy ban nhân dân thành phố, điều kiện thực tế ở địa
phương. Đồng thời phải tương thích với vị trí “đầu mối” của Văn
phòng trong hệ thống các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

Bộ phận
công
nghệ
thông tin

Phó Chánh Văn
Phòng
hành chính quản trị

Bộ
phận
Văn
thư
lưu
trữ

Bộ phận
kế toán
tài vụ

Bộ phận
tiếp nhận
và trả hồ
sơ

Bộ
phận
tiếp
dân


lãnh đạo văn phòng được phân công cũng sẽ thuận lợi trong việc chỉ
đạo, theo dõi, kiểm tra.
+ Đối với bộ phận tổng hợp cần tăng cường thêm số lượng
chuyên viên vì đây là bộ phận có khối lượng công việc lớn, vừa tham
mưu cho Thường thực Hội đồng nhân dân, vừa tham mưu cho Ủy ban
nhân dân. Trong đó, cần phải bố trí các chuyên viên phụ trách từng
lĩnh vực cụ thể, tránh trường hợp một chuyên viên được phân công phụ
trách nhiều lĩnh vực hay những lĩnh vực có nội dung công việc nhiều
thì lại chia ra mỗi chuyên viên phụ trách một phần; đồng thời bố trí ít
nhất 02 chuyên viên phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho
Thường trực Hội đồng nhân dân để khắc phục tình trạng hiện nay là
không có lãnh đạo văn phòng phụ trách mà chỉ phân công 01 chuyên
phục trách nên không đảm đương hết nhiệm vụ.
- Hoàn thiện quy chế làm việc của Văn phòng, quy chế
phối hợp với các đơn vị, phòng ban chuyên môn
Văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt chức
năng, nhiệm vụ theo quy định, ngoài việc tổ chức bộ máy tinh gọn,
hợp lý, đội ngũ cán bộ, công chức tinh thông về nghiệp vụ, có tinh thần
trách nhiệm cao, … thì cần phải xây dựng được một quy chế làm việc
cụ thể, rõ ràng hơn; trong đó quy định những nguyên tắc, phương thức,
19


trách nhiệm từng bộ phận, từng cá nhân có liên quan trên cơ sở quy
trình hóa các công đoạn của công việc theo chức năng, nhiệm vụ được
phân công và đòi hỏi mỗi cá nhân trong tổ chức phải tuân thủ nghiêm
những quy định đã được nêu trong quy chế. Mỗi công việc phải có một
bộ phận, một cá nhân chịu trách nhiệm, việc nào chưa thể giao tách
bạch cho một cá nhân thì phải quy định bộ phận, cá nhân cụ thể chủ trì
kèm theo quy chế phối hợp; đảm bảo kỹ luật, kỷ cương hành chính, đề

chỉ tiêu biên chế để xem xét lựa chọn những cá nhân có đủ phẩm chất,
trình độ, năng lực đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao.
- Tăng cường công tác quản lý, kiểm tra, giám sát đội ngũ cán
bộ, công chức trong thực thi công vụ; thông qua đó phát hiện, đánh giá
được phẩm chất, trình độ, năng lực, chất lượng đối với công việc và
khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao để có biện pháp giúp cán bộ,
công chức sữa chữa những hạn chế, khuyết điểm, đúc rút kinh nghiệm,
hoàn thiện bản thân.
3.2.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng
- Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng, trước hết là ở cấp
lãnh đạo, đến cán bộ, công chức, viên chức trong việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công việc, nhất là trong quá trình tác nghiệp, giải
quyết hồ sơ hành chính; từng bước thay đổi phương thức làm việc
truyền thống, thủ công sang phương thức làm việc mới, hiện đại.
- Tạo cơ sở dữ liệu thông tin đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả
của công tác điều hành, công tác nghiên cứu tổng hợp của Văn phòng.
Có chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có trình độ
công nghệ thông tin để kịp thời chỉnh sửa những sai sót và chủ động
trong vấn đề viết các phần mềm phục vụ hoạt động ngay chính trong
cơ quan đơn vị.
- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kiến thức
cho cán bộ, công chức, viên chức của thành phố nói chung, Văn phòng
nói riêng, để nâng lên hiệu quả việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng tiêu chuẩn ISO vào giải quyết thủ tục hành chính.
- Nâng cấp, tích hợp hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO
vào phần mềm Một cửa điện tử của UBND thành phố. Đồng thời, cần
có một quy chế cụ thể về việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin,
quy chế quản trị mạng, hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị; xây
dựng các biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải
xuống sử dụng để đảm bảo thể thức văn bản.

được sử dụng đúng mục đích là phục vụ cho công việc công. Hàng
năm cần điều chỉnh, bổ sung quy chế chi tiêu, định mức sử dụng văn
phòng phẩm, xăng xe rõ ràng, chặt chẽ, rõ ràng theo hướng triệt để tiết
kiệm.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Tổ chức khoa học công tác văn phòng, sắp xếp tổ chức bộ
máy, hoàn thiện quy chế làm việc … tạo tiền đề để phát triển cho mỗi
cơ quan đơn vị; việc tổ chức thu nhận thông tin, phân tích, xử lý thông
tin trong cơ quan là nhiệm vụ của Văn phòng, nếu không tổ chức tốt sẽ
22


có ảnh hưởng đến chất lượng, các hoạt động khác trong đơn vị. Việc
bố trí các trang thiết bị, phương tiện hợp lý cho toàn bộ cơ quan là cần
thiết và quan trọng, các phương tiện làm việc hiện đại sẽ tạo điều kiện
nâng cao hiệu suất lao động cho cán bộ, công chức, nâng cao hiệu quả
lao động cho cơ quan, giảm thiểu những lãng phí và những ách tắc
trong quản lý; nếu văn phòng được tổ chức tốt, hợp lý, ý thức của cán
bộ, công chức tốt sẽ góp phần giảm các chi phí trong quá trình hoạt
động của Văn phòng.
Trong xu thế hiện nay, việc xây dựng công sở văn minh hiện
đại, bộ máy tinh gọn, tác phong đội ngũ cán bộ, công chức chức
chuyên nghiệp, văn minh lịch sự là một yêu cầu đang đặt ra đối với các
cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương và của từng cơ quan
hành chính nhà nước. Văn phòng nói chung và Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố nói riêng với tư cách là cơ
quan tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân thành phố cần thường xuyên chủ động nghiên cứu
tìm ra những giải pháp tối ưu để ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt
động và góp phần nâng cao chất lượng tham mưu trong chỉ đạo, điều