LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư tại
Trường Đại học Mỏ - Địa chất, Thành phố Hà Nội ” là của riêng tôi được thực
hiện qua việc khảo sát thực tế ở Trường Đại học Mỏ - Địa chất, qua tham khảo
các tài liệu văn thư ở Trường Đại học Mỏ- Địa chất… Các nội dung nghiên cứu,
kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào
trước đây.
Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Để bài nghiên cứu khoa học có kết quả tốt, ngoài những năng lực, sự sáng
tạo và những tài liệu tôi thu thập được thì cơ hội và sự hướng dẫn của cô giáo
cùng với những thông tin từ cán bộ công tác phòng văn thư – lưu trữ, trường Đại
học Mỏ - Địa chất đã giúp tôi rất nhiều trong nghiên cứu.
Tôi xin cám ơn Th.S. Lê Thị Hiền, giảng viên môn Phương pháp nghiên
cứu khoa học lớp Đại học liên thông quản trị văn phòng 16A, trường Đại học
Nội vụ Hà Nội. Cô đã tạo cho tôi cơ hội được tiếp xúc với ngành quản trị văn
phòng tôi đang theo học. Nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình của cô, tôi đã có thêm
nhiều kiến thức và hiểu biết, gần gũi hơn với ngành. Cô cũng đã giúp tôi được
bộc lộ sở thích của mình qua bài nghiên cứu khoa học này.
Đồng thời, tôi xin cám ơn cô Dương Thị Tuyết Nhung Phó trưởng phòng
hành chính tổng hợp, các cán bộ, viên chức phụ trách Công tác Văn thư – Lưu
trữ, trường Đại học Mỏ - Địa chất đã tạo điều kiện cho tôi rất nhiều trong đề tài
nghiên cứu này. Với những thông tin thực tế cô đưa cho đã giúp bài nghiên cứu
khoa học của tôi được hoàn thiện tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!



bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Làm
tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự
phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia. Nắm bắt được tầm quan
trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền
hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và
sáng tạo hơn. Ngày nay, công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực
của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất
nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó.
Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư tại Trường
Đại học Mỏ - Địa chất, thành phố Hà Nội ”.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư tại trường Đại học Mỏ - Địa
chất
• Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư tại trường Đại học Mỏ - Địa chất
• Không gian nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư tại trường Đại học
Mỏ - Địa chất
• Giới hạn nội dung: nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo văn
5


bản; quản lí và giải quyết văn bản; quản lí và sử dụng con dấu
3. Giả thuyết nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn thư tại trường Đại học Mỏ - Địa chất
6.Phương pháp nghiên cứu
▪ Phương pháp quan sát trực tiếp
▪ Phương pháp tính và tổng hợp dữ liệu
▪ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
▪ Nguồn tin từ mạng Internet
▪ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Trường Đại học Mỏ - Địa chất
7.Đóng góp của đề tài
Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư tại
trường Đại học Mỏ - Địa chất.
Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu cho cán bộ làm
công tác văn thư.
8.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về trường Đại
học Mỏ - Địa chất, Quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại trường Đại học Mỏ - Địa chất,
Quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội
Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường Đại học Mỏ Địa chất, Quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội

7


Chương I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
TRƯỜNG ĐAI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, TP HÀ NỘI
1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư

lý của lãnh đạo
- Góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, đúng tiến độ,
năng suất, hiệu quả, đúng chính sách, đúng chế độ
- Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ cần thiết về các hoạt động của cơ
quan, giữ gìn bí mật quốc gia.
- Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và
phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:
- Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn
thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp
thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý
nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả
nghiêm trọng.
- Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác
văn thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu
này cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối
chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể
thức và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình
bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa
đựng những thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí
9


thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
10


1.1.3.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản đi.
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy
trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm:
Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ
về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo. Trước
khi trình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:
Bước 5: Lưu văn bản đi:
1.1.3.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bìvăn bản đến:
Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy
văn bản để làm văn bản khác.
Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những
người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:
Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu
chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với
12


nội dung và tính chất công việc.
Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là
văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính).
- Bảo quản con dấu:
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường
hợp thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng của cơ
quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian
đó.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi
vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải
để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể
ngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin
phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,
sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước
pháp luật.
Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất,

tháng 11 năm 1966 Trường Đại học Mỏ - Địa chất chính thức khai giảng khóa
học đầu tiên. Kể từ thời điểm đó, ngày 15 tháng11 hàng năm được lấy làm Ngày
Truyền thống của Trường.
Ra đời trong hoàn cảnh cả nước có chiến tranh, ngay từ lúc mới thành lập,
Nhà trường phải hoạt động phân tán trên địa bàn rộng thuộc các thôn, xã của hai
huyện Thuận Thành (Hà Bắc) và Mỹ Văn (Hải Hưng). Năm đầu thành lập
Trường có 4 Khoa và 2 Ban: Khoa Mỏ, Khoa Địa chất thăm dò, Khoa Địa chất
Công trình, Khoa Trắc địa, Ban Khoa học cơ bản và Ban Tại chức với 11 Bộ
môn chuyên môn và 6 Bộ môn cơ bản và cơ sở. Tại địa điểm sơ tán Nhà trường
đã tuyển sinh khoá đầu tiên (lúc bấy giờ là khóa 11 của Đại học Bách khoa) gồm
623 sinh viên hệ dài hạn và 77 sinh viên hệ chuyên tu. Mọi cơ sở vật chất phục
vụ cho giảng dạy và học tập của Nhà trường chủ yếu nhờ vào sự giúp đỡ tận tình
của chính quyền, nhân dân địa phương nơi sơ tán và dựa vào công sức lao động
14


của thầy và trò. Để có đội ngũ cán bộ giảng dạy bảo đảm thắng lợi nhiệm vụ
chính của trường, bên cạnh các thầy, cô giáo với số lượng ít ỏi từ Khoa Mỏ - Địa
chất của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội chuyển sang, Nhà trường đã mạnh
dạn tuyển hàng trăm kỹ sư mới tốt nghiệp từ các trường đại học trong nước và
nước ngoài để bồi dưỡng thành cán bộ giảng dạy và cán bộ quản lý.
Thực hiện chỉ thị số 222/CT-TTg ngày 7/8/1970 của Thủ tướng Chính
phủ, Trường Đại học Mỏ - Địa chất là một trong những đơn vị đầu tiên đưa sinh
viên xuống các cơ sở sản xuất vừa học vừa làm gắn với vùng công nghiệp than
Quảng Ninh, các đoàn Địa chất và Trắc địa Bản đồ trên khắp mọi miền đất nước.
Trong giai đoạn này, bên cạnh công tác đào tạo Nhà trường đã tổ chức
thực hiện tốt nghị quyết 124/QN-TW ngày 24/6/1966 của Trung ương Đảng về
công tác nghiên cứu khoa học trong các trường đại học. Trong những năm 1966
- 1967 thầy giáo và sinh viên của trường đã hoàn thành 10 đề tài cấp Nhà nước
và cấp Bộ, 52 đề tài cấp Trường và hàng trăm hợp đồng phục vụ sản xuất. Nhiều

hiệu Nhà trường quyết định thành lập Khoa Dầu khí để đào tạo các kỹ sư thăm
dò, khai thác dầu khí cho ngành dầu khí non trẻ của Việt Nam. Tiếp theo, để đáp
ứng sự phát triển kinh tế trong giai đoạn mới, vào tháng 1 năm 2000 Nhà trường
đã quyết định thành lập Khoa Kinh tế và Quản trị Kinh doanh, Công nghệ thông
tin và gần đây thành lập thêm 2 khoa: Xây dựng và Môi trường nhằm đáp ứng
nguồn nhân lực có chất lượng cao phục vụ sự nghiệp phát triển của đất nước.
Bên cạnh việc tiếp tục đẩy mạnh công tác đào tạo năm 1976, Trường Đại
học Mỏ - Địa chất là một trong những trường Đại học đầu tiên ở Việt Nam được
Chính phủ cho phép mở bậc đào tạo nghiên cứu sinh. Năm 1977 Nhà trường đã
tổ chức thành công việc bảo vệ luận án PTS đầu tiên (nay gọi là Tiến sĩ) trong
các Trường Đại học kỹ thuật của nước ta.
Trong thời gian 10 năm (1974-1984) ở Phổ Yên - Bắc Thái, Nhà trường
đã phấn đấu vượt qua nhiều khó khăn, thiếu thốn, nhất là trong thời kỳ khủng
hoảng về kinh tế của đất nước, Nhà trường đã đào tạo hàng trăm sinh viên các
ngành Mỏ, Địa chất, Trắc địa và Dầu khí tốt nghiệp hàng năm, cung cấp kịp thời
cán bộ khoa học kỹ thuật cho các ngành kinh tế của đất nước; đồng thời đẩy
mạnh công tác nghiên cứu khoa học, phục vụ sản xuất với hàng chục đề tài cấp
Nhà nước, cấp Bộ, hàng trăm đề tài cấp trường và hợp đồng phục vụ sản xuất.
Mặc dù điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn Nhà trường vẫn duy trì tổ chức định
16


kỳ các Hội nghị Khoa học của cán bộ và sinh viên; xuất bản đều đặn các Nội san
Nghiên cứu Khoa học, các Tuyển tập Khoa học của Nhà trường. Tuy vậy, do địa
điểm nằm xa các thành phố, đặc biệt là xa Thủ đô Hà Nội - Trung tâm Chính trị
- Kinh tế - Văn hoá và Khoa học của cả nước, cho nên Nhà trường đã gặp rất
nhiều khó khăn trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu
khoa học. Trong những năm này, số sinh viên thi vào Trường Đại học Mỏ - Địa
chất ngày càng ít, nhiều khi không đủ số lượng cần tuyển. Nhiều cán bộ có trình
độ cao đã xin đi khỏi trường do có hoàn cảnh khó khăn trong cuộc sống. Đứng

tất các thủ tục phê duyệt luận chứng cải tạo và xây dựng các hạng mục công
trình của trường.
Giai đoạn 1990 - 1996 được coi là thời kỳ phát triển và đổi mới của Nhà
trường cùng với sự đổi mới cơ chế kinh tế của đất nước. Tháng 4 năm 1990,
thực hiện công cuộc vận động dân chủ hoá trong Nhà trường bằng sự kiện: bầu
Hiệu trưởng nhiệm kỳ 1990 - 1994 và ngày 15/11/1991 tổ chức trọng thể Lễ kỷ
niệm 25 năm Ngày thành lập trường tại cơ sở trường mới. Đây là thời kỳ Nhà
trường phát triển mạnh mẽ công tác đào tạo theo chủ trương cải cách giáo dục
của Bộ Giáo dục và Đào tạo với mục tiêu đổi mới nội dung và chương trình đào
tạo, ổn định và từng bước tăng cường cơ sở vật chất nhằm nâng cao chất lượng
đào tạo; đẩy mạnh các hoạt động nghiên cứu khoa học và phục vụ sản xuất.
Giai đoạn 1996 đến 2011 là thời kỳ Nhà trường triển khai thực hiện thành
công các Nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đổi mới giáo dục-đào tạo, trong
đó có những bước tiến quan trọng về cuộc vận động “Hai không”, cuộc vận
động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”.v.v… Nhà trường
từng bước tăng quy mô và mở rộng ngành nghề đào tạo, xây dựng, bồi dưỡng
đội ngũ cán bộ viên chức , tăng cường xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị thí
nghiệm, nâng cao hiệu quả nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, xây
dựng chương trình, giáo trình, bài giảng nhằm đào tạo nguồn nhân lực có chất
lượng cao đáp ứng nhu cầu xã hội, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước và hội nhập quốc tế.
1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường
18


Để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao,
trường Đại học Mỏ - Địa chất có cơ cấu tổ chức như sau:

Hình 1 Cơ cấu tổ chức của trường ĐH Mỏ - Địa chất


Máy tính của trường được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật
những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những
thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Nhà trường luôn được cập nhật và
báo cáo nhanh chóng.
Mạng máy tính nội bộ trong trường cũng luôn được kết nối với nhau để
tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình
chuyển giao thông tin giũa các bộ phận trong trường từ đó cũng dần được diễn
ra nhanh chóng. Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt chương trình riêng
về công tác văn thư. Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ văn
20


thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của văn thư diễn ra nhanh chóng,
hiệu quả và chính xác hơn.
Nhờ vậy nên công tác văn thư trong Nhà trường đã hoạt động một cách rất
hiệu quả. Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in
văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều
được thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp.
Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại văn phòng Nhà
trường được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết và
quản lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư. Nhưng việc ứng dụng
công nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường
truyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quãng do phần mềm không tiếp tục hoạt
động, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư. Cần sớm
khắc phục lỗi này.
2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư
Hiện nay tại bộ phận văn thư của phòng hành chính tổng hợp Nhà trường
cơ cấu 02 nhân viên văn thư. Có kinh nghiệm lâu năm về chuyên ngành văn thư.
Công tác chính được giao cho cán bộ Trịnh Thị Thanh Hòa, tốt nghiệp
chuyên ngành văn thư lưu trữ, có kinh nghiệm làm tại cơ quan được 10 năm; và

Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đó
được xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi ban
hành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thể
hiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức và
nội dung thích hợp.
Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Nhà trường
và cán bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó.
Loại trừ được khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn
tên loại và cách trình bày văn bản cho phù hợp.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành.
Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh
động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các
yếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Chính vì thế mà cán bộ văn thư của nhà trường luôn bám sát thông tin pháp lý
22


và thông tin thực tế để thu thập được lượng thông tin nhanh chóng, chính xác,
đầy đủ nhất để đưa vào phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
Bước 3: Xây dựng đề cương.
Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu
làm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết
được hiệu lực và mục đích văn bản hướng tới.
Chính vì thế mà cán bộ văn thư của nhà trường phải là người rất am hiểu
luật, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của trường mình, có ý thức lý luận, chính
trị, xã hội… để làm tiền đề nền tảng cho công việc soạn thảo.
Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức
nội dung yêu cầu. Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm vi của văn bản
rộng hay hẹp mà các cán bộ đánh máy có thể nhân bản thành nhiều bản khác

- Phó hiệu trưởng : Ký thay (KT) Hiệu trưởng với tất cả các văn bản được
phân công phụ trách hoặc ủy quyền.
Mẫu chữ ký của Phó hiệu trưởng:
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
PGS.TS. Bùi Xuân Nam
KT. HIỆU TRƯỞNG

KT. HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

PGS.TS. Trần Thanh Hải

PGS.TS. Trần Xuân
Trường

2.1.4: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản của trường Đại học Mỏ Địa chất
2.1.4.1: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của trường
Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đi nơi khác. Tất cả
văn bản đi đều được tập trung tại văn phòng và được cán bộ văn thư giải quyết,
được thực hiện theo đúng quy định và trình tự cụ thể
Các công văn đi của Trường được văn thư xử lý qua những bước cơ bản
sau đây:
Soạn thảo văn bản.
24



25