Báo cáo kiến tập
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
–––––––––––––––––––

Khoa Văn thư - Lưu trữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
–––––––––––––––––––––––
Hà Nội, ngày
tháng năm 2016

PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ KIẾN TẬP
ĐẠI HỌC LƯU TRỮ HỌC
(KHÓA HỌC 2013-2017)
Họ và tên sinh viên: Đinh Thu Anh
Lớp: ĐH.LTH13A
Kiến tập tại: Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Từ ngày: 1/6/2016 đến ngày: 19/6/2016
I.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐÃ KIẾN TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
.............................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.............................................................................................
II. TỰ NHẬN XÉT ƯU, KHUYẾT ĐIỂM TRONG THỜI GIAN KIẾN
TẬP
…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

Sinh viên: Đinh Thu Anh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Chương 1..............................................................................................................3
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ
TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ.............................................................................3
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học
Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ......................................................3
1.1.1.Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội......................................................................................................3
1.1.2.Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội..................................................................................5
1.1.2.1.Vị trí, chức năng................................................................................5



Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.1.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.............................................................................................13
2.1.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội....................................................................................................14
2.1.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.........................................................................................................17
2.1.2.4. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan...................................................................................................20
2.1.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu..............................................20
2.1.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan......................................................................21
Chương 3............................................................................................................24
NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI............................24
3.1.Nhận xét chung về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
.....................................................................................................................24
3.1.1. Ưu điểm:...........................................................................................24
3.2. Một số đề xuất và khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu
điểm trong công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............26
KẾT LUẬN........................................................................................................30
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................31
PHỤ LỤC...........................................................................................................32

Sinh viên: Đinh Thu Anh

cao tay nghề sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Sau quá trình liên hệ địa điểm kiến tập được sự đồng ý của Nhà trường và
Giám đốc Trung tâm Ngoại Ngữ em rất vinh dự được kiến tập tại Trung tâm
Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 1/6/2016 đến ngày
19/6/2016. Tại đây em đã được kiến tập tại một môi trường làm việc chuyên
nghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo, năng động. Trên cơ sở đề cương
hướng dẫn kiến tập của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư- Lưu trữ, em đã có
điều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế, được tham gia một số nghiệp vụ
Sinh viên: Đinh Thu Anh

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chuyên môn cũng như được tham gia xử lí các tình huống, các hoạt động của
Trung tâm. Góp phần nâng cao trình độ của bản thân, hoàn thiện các kĩ năng,
vận dụng lí thuyết vào thực hành, xây dựng cho mình một phong cách làm việc
nghiêm túc, nâng cao ý thức nghề nghiệp, văn hóa công sở để từ đó hoàn thành
tốt kì kiến tập của mình.
Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội. Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham
khảo em xin trình bày bài báo cáo của mình gồm bố cục 3 phần:
Chương 1: Khái quát chung về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và
Trung tâm Ngoại ngữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà

Lưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I.
Đến năm 2000 Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I chính
thức hoạt động tại ngõ 36, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội và
năm 2003 Trường được đổi tên thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung
ương I theo Quyết định số 64/2003/QĐ - BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ.
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định
số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ.
Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Ngày 30/6/2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 986/QĐBNV về việc thành lập Cơ sở Đào tạo của trường tại thành phố Đà Nẵng trực
Sinh viên: Đinh Thu Anh

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thuộc Trường. Đây là đơn vị dự toán cấp 2 của Trường có nhiệm vụ đào tạo
nguồn nhân lực cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.
Ngày 21/4/2008,Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐBGDĐT về việc đổi tên Trường thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Việc
đổi tên Trường đã tạo điều kiện cho việc phát triển các ngành học theo lĩnh vực
của ngành Nội vụ và đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề,

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đại học và sau Đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các nghành nghề khác
có lien quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng, tiến bộ
khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1.1.2.1. Vị trí, chức năng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ , có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiêp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
(Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội- Xem phụ lục I)
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính – Tổng hợp trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1.1.3.1. Vị trí, chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về các
công tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường;
điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch
làm việc. Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường.
1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Phòng Hành chính – Tổng hợp là đầu mối, gắn kết và điều phối chung

chung. Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị theo
quy định.
7. Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, ký nháy văn bản trước khi trình Ban Giám
hiệu ký, phê duyệt; Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản
hành chính của Trường; Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ
công tác.
8. Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, theo dõi công tác thi đua
khen thưởng của Nhà trường; Thường trực Hội đồng thi đua Trường.
9. Theo dõi và giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị
trong Trường.
10. Chịu trách nhiệm và tổ chức in ấn các ấn phẩm văn phòng (card visit,
danh bạ điện thoại, tờ rơi, giới thiệu…); cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệm
của Trường theo qui định.
Sinh viên: Đinh Thu Anh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

11. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, sinh viên
của Trường theo sự uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu.
12. Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp trong Trường; quản lý
kho lưu trữ, phòng truyền thống của Trường.
13. Giúp Hiệu trưởng trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải
tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001; ứng dụng


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Tổ Hành chính – Văn thư – Lưu trữ.
+ Tổ Tổng hợp.
+ Tổ Phục vụ.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp xem phụ lục II)
1.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung
tâm Ngoại Ngữ.
1.1.1.1. Vị trí, chức năng
Đến ngày 24 tháng 4 năm 2012, Trung tâm Ngoại ngữ được thành lập
theo Quyết định số 219/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trên cơ sở phân t ách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Quyết dịnh đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ
chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho các bậc, các hệ trong
toàn Trường.
Trung tâm Ngoại ngữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có
chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho các bậc,
các hệ của Trường; liên kết, hợp tác đào tạo ngoại ngữ với các cơ sở trong và
ngoài nước; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục
vụ phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập môn ngoại ngữ thuộc Trung tâm quản lý.
Tổ chức thi kết thúc học phần môn ngoại ngữ cho các lớp;
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần do Trung
tâm quản lý. Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia đánh
giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;
- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số
31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ-tin học;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
1.1.4.3. Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Trung tâm:
- Quyền Giám đốc: Ths. Vũ Thị Xuân Oanh
- Phó Giám đốc: Ths. Vũ Thị Yến Nga
Các bộ môn trực thuộc Trung tâm:
-Tổ bộ môn Tiếng Anh cơ bản:
+Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến
Sinh viên: Đinh Thu Anh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

độ, đào tạo học phần được giao trước lãnh đạo Trung tâm.
+Tổ chức, xây dựng hoàn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáo
trình và tài liệu liên quan theo sự phân công của lãnh đạo Trung tâm.

vụ phát triển kinh tế - xã hội.
b) Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập môn ngoại ngữ thuộc Trung tâm quản lý.
Tổ chức thi kết thúc học phần môn ngoại ngữ cho các lớp;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần do Trung
tâm quản lý. Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan;
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào
tạo ngoại ngữ;
- Chủ động chiêu sinh, tổ chức quá trình đào tạo các lớp bồi dưỡng ngoại
ngữ;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
Sinh viên: Đinh Thu Anh

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp của


12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điều
kiện thực tế.
Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện nay
thì các trang thiết bị ở văn phòng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc,
phần lớn máy móc, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu, việc bố trí sắp xếp
các trang thiết bị chưa thực sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa
được đưa vào sử dụng dẫn tới việc các trang thiết bị khi đưa vào sử dụng nhanh
chóng bị hư hỏng, chưa phát huy được hết các chức năng của các trang thiết bị,
diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang
thiết bị hợp lý cho việc sử dụng.
2.1.2. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác văn thư của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
a) Mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan. Nó đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của
cơ quan, giúp cho mọi hoạt động của Cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao
trong công việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trường.

đảm nhiệm nhiều công viêc, nên hiệu quả trong trong công việc còn chưa cao.
2.1.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
a) Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội
Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất được
chú trọng. Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các cán bộ chuyên môn
trong các đơn vị soạn thảo và kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học,
trình tự các bước có mối quan hệ logic.
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản
lý. Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc
của cơ quan quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,
thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội
dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản. Một số văn bản như:
Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu.v.v.đã được mẫu hóa.
Các văn bản khác được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1.Chuẩn bị
Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và
trình lãnh đạo.Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm
các thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 2.Xây dựng bản thảo:
Sinh viên: Đinh Thu Anh

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập


định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Tất cả các văn bản ban hành
thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự
Sinh viên: Đinh Thu Anh

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chồng chéo. Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan,
văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, it sảy ra sai sót trong khau soạn
thảo và ban hành văn bản.
- Hạn chế:
Do hiện nay Trường mới nâng cấp lên Đại học nên bộ máy của Trường
còn chưa được hoàn thiện nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản
còn chưa thực sự rõ ràng, chưa phân rõ thẩm quyền kí văn bản cho một số loại
văn bản do trường soạn thảo, trình tự xin chữ kí cho văn bản mất nhiều thời
gian, chưa thực sự hợp lý, gây khó khăn trong việc giải quyết và ban hành văn
bản.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Ưu điểm:
Việc soạn thảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy định về
thể thức và kỹ thuật trình bày của Nhà nước được quy định theo thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày
văn bản.
+ Thể thức văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo về mặt chất

thể thức và đúng quy trình:
+ Các cán bộ chuyên môn nắm rất chắc kỹ thuật soạn thảo và quy trình
soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt, vì vậy việc soạn
thảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy trình nhanh chóng kịp
thời và chính xác.
+ Xây dựng đề cương, viết bản thảo để trình lãnh đạo nhanh chóng,
chính xác.
+ Các đơn vị chuyên môn thường xuyên kiểm tra theo dõi, đôn đốc, giải
quyết công việc, thu thập và xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.
- Nhược điểm:
+ Việc xây dựng đề cương cần sửa chữa, hoàn thiện để khi trở thành bản
chính được đơn giản hoá và nhanh gọn hơn.
+ Đôi khi đánh máy văn bản còn bị lỗi.
2.1.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
a) Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi
của Trường. Nhận xét và đánh giá
Các bước trong quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi của
Trường
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu, nghiên cứu và soạn thảo văn bản đi
Bước 2. Duyệt bản thảo:
Trưởng phòng, ban, đơn vị chuyên môn duyệt bản thảo về nội dung và thể
thức văn bản trước khi trình lãnh đạo.
Bước 3. Trình kí văn bản.
Sinh viên: Đinh Thu Anh

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơ xuất
số văn bản nhảy cách số, do vậy khó sửa.
b) Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản
đến. Nhận xét ưu, nhược điểm.
Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phải
Sinh viên: Đinh Thu Anh

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

qua bộ phận văn thư. Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân
loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến. Sau đó văn bản được
chuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bản văn
bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân.
Các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của
Trường:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
+ Phân loại văn bản
+ Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, ghi lại số văn bản
tên cơ quan và báo cáo ngay lãnh đạo để biết có ý kiến xử lí.
+ Đóng dấu đến vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc trên đầu văn
bản.
Bước 2. Đăng kí văn bản đến
Cán bộ văn thư của Trường đã lập Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến, tất cả văn

2.1.2.4. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trình
giải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư vào công tác lưu
trữ. Việc lập hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập theo sát công việc trong một
năm.
Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu hiện hành của Trường còn có một số
ưu và nhược điểm sau:
- Ưu điểm:
+ Danh mục hồ sơ do cán bộ chuyên môn các đơn vị lập, do đó được dễ
dàng hơn, độ chính xác cao hơn,theo sát từng công việc trong một năm.
+ Sắp xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản, giải quyết văn bản được
nhanh chóng.
+ Biên mục hồ sơ phục vụ cho tra cứu tài liệu kịp thời.
+ Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài
của cơ quan.
+ Văn thư các đơn vị, chuyên viên quản lý tài lieu chặt chẽ, giữ bí mật cơ
quan.
- Nhược điểm:
+ Công tác lập hồ sơ vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số bộ
phận vẫn còn tình trạng tài liệu rời lẻ khi công việc đã giải quyết xong.
+ Trường không có danh mục hồ sơ, đây là một khó khăn cho việc tra tìm
khai thác sử dụng tài liệu. Một số đơn vị còn để tài liệu lộn xộn, rời lẻ.
+ Do số lượng công văn, giấy tờ sản sinh it, số lượng hồ sơ nọp lưu hàng
năm không nhiều và sự eo hẹp của biên chế nên Trường không tổ chức thành
phòng riêng.
2.1.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Sinh viên: Đinh Thu Anh

20

chính xác.
- Nhược điểm:
Việc bảo quản con dấu và giữ gìn dấu còn gặp nhiều khó khăn.
2.1.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực
hiện tương đối tốt. Trưởng phòng hành chính là người trực tiếp giúp lãnh đạo
các cơ quan hội thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình
Sinh viên: Đinh Thu Anh

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A