Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Lý do chọn đề tài...........................................................................................2
Mục tiêu của đề tài........................................................................................2
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.....................................................................2
Nguồn tài liệu tham khảo..............................................................................3
Lịch sử vấn đề nghiên cứu.............................................................................3
Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
Bố cục của đề tài...........................................................................................4
Phần I.....................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.................................4
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.........................................................................................4
1.1.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.................................4
1.1.2. Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..........................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính – Tổng hợp...........................................................................................7
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................7
1.2.1.1. Chức năngcủa Phòng Hành chính – Tổng hợp.................................7
1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp...........8
1.2.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................10
PHẦN II...............................................................................................................11
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ................11
1.Khái niệm Công tác Văn thư....................................................................11
2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:............11
2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng
Hành chính – Tổng hợp...............................................................................12
2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến:.....................................................................20
2.3.4.3.Trình văn bản đến:...........................................................................20
2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:.................................20
2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản:....................................................20
2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính – Tổng
hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội............................................................21
2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư.......................................21
2.4. Nhận xét về công tác Văn thư..............................................................22
2.4.1. Nhứng thuận lợi.................................................................................22
2.4.2. Những khó khăn................................................................................23
2.4.3. Những ý kiến đóng góp, kiến nghị....................................................24
PHẦN III.............................................................................................................24
KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................25
Vũ Thị Trang
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................25
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................26
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................26
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................27
PHỤ LỤC...........................................................................................................30
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, cùng tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ cho em trong
suốt quá trình học tập, nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Phòng Hành
chính – Tổng hợp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã dành thời gian quý báu của
mình để hướng dẫn, chỉ dạy những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian
thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo này của em không tránh khỏi
thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn
Em xin chân thành cảm ơn!!!
Vũ Thị Trang
1
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lý do chọn đề tài
Thực tập tốt nghiệp giúp em củng cố, nâng cao kiến thức đã được trang
bị, hệ thống hóa những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành Quản trị văn
phòng.
Giúp em từng bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thực
tiễn, tiếp cận, thâm nhập và bước đầu vận dụng kiến thức được học vào thực tế.
Giúp làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên
môn đã được đào tạo.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ quan có liên quan.
Do hạn chế về mặt thời gian, hơn nữa bản thân còn là một sinh viên, trình độ
học vấn còn nhiều hạn chế, khả năng vận dụng các nguồn tư liệu hết sức khó khăn,
cho nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu xót và chỉ dừng ở mức nghiên cứu
bước đầu.
Nguồn tài liệu tham khảo
Do còn nhiều khó khăn về nguồn tư liệu cũng như số liệu thực tế nên để
phục vụ nghiên cứu đề tài này em chủ yếu dùng các tài liệu như:
- Hiến pháp Việt Nam 1992;
-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
-Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về Quản
lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Một số tài liệu tra cứu trên mạng, cùng với giáo trình của các môn học
đã được học.
Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Có một số bài báo, tạp trí về VT-LT, một số bài báo cáo về công tác văn
phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
1.1.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có
chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và
thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;
Vũ Thị Trang
4
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.2. Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và
hàng năm phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch
mạng lưới các trường cao đẳng của Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành và
tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp và nghề về
các ngành học(hoặc các chuyên ngành) Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Quản
trị văn phòng,Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký
văn phòng, Tin học và các ngành, nghề khác có liên quan khi được các cơ quan có
thẩm quyền cho phép và theo qui định của pháp luật.
học theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo qui định của Nhà nước.
- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo
dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển,
nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội;
- Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh, sinh viên theo qui định.
- Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đào
tạo học sinh, sinh viên.
- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên,
nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường.
- Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giao theo
qui định.
- Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về các hoạt động của trường theo quy định của pháp luật.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và qui
định của pháp luật
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: (Phụ lục I)
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm:
1. Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch - Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
7. Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính – Tổng hợp
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1.1. Chức năngcủa Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định205/QĐVũ Thị Trang
7
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua
khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công
chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
• Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế
Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;
Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với công
chức, viên chức, người lao động trong Trường;
Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng
các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác pháp chế của Trường: Tuyên truyền phổ biến giáo dục
pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm tra, rà
soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy
trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
đó có 10 cán bộ nhân viên biên chế và 14 Nhân viên hợp đồng.
Bộ máy của Phòng Hành chính – Tổng hợp bao gồm các bộ phận và số
lượng như sau:
-
Quyền Trưởng phòng: 01 người
Phó Trưởng phòng: 02 người
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 02 người
Bộ phận Hành chính: 02 người
Bộ phận Tổng hợp: 03 người
Lái xe: 02 người
Bảo vệ: 04 người
Tạp vụ: 05 người
Nhà bếp: 02 người
1.3. Mô tả vị trí việc làm cho từng vị trí của Phòng Hành chính – Tổng hợp
Bản mô tả vị trí việc làm cho từng vị trí của Phòng Hành chính – Tổng
hợp (xem phụ lục III)
Vũ Thị Trang
10
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Vũ Thị Trang
11
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức và nội dung
của văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những sai lầm về tệ nan quan liêu giấy tờ,
đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấp
nguồn tư liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy, công tác Văn thư đóng một vai trò rất quan trọng, cần thiết đối
với một số cơ quan nói chung và Văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó
nên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác Văn thư.
Đảm bảo công tác Văn thư nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, bí mật và khoa
học.
2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của
Phòng Hành chính – Tổng hợp
2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư
Được sự quan tâm của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, của Phòng Hành
chính – Tổng hợp nên tình hình công tác Văn thư khá đảm bảo.
Theo quy chế làm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì Văn thư
hoạt động theo cơ chế “Một cửa”. Vì vậy,mọi văn bản, giấy tờ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phải tập trung tại Phòng
Thảo văn bản.
Duyệt văn bản.
Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.
Ký văn bản.
Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại con dấu.
- Bảo quản con dấu.
- Sử dụng con dấu.
2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng
Công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp trực tiếp chỉ đạo, điều hành. Bởi Văn thư là một mảng
lớn và quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác Văn thư –
Lưu trữ đối với cấp trên.
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ
2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng
cao hiệu quản công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng
nhu cầu thực tế của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Công tác Văn thư ở Phòng
Hành chính – Tổng hợp luôn được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của
Lãnh đạo, cán bộ Văn phòng đã làm rất tốt công tác này.
Thực hiện Thông tư liên tịch Số: 55/2005/TT-BNV/VPCP ngày
Vũ Thị Trang
lưu trữ Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể như:
- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm
2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2010 của Chính phủ về ban
hành và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Vũ Thị Trang
14
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chi
tiết thi hành một số điều về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư.
Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và
chính xác, khoa học thì Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội còn có quy định và quy chế làm việc cho bộ phận văn thư.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dung và thẩm quyền ban hành.
Thời gian qua, công tác soan thảo văn bản của cơ quan đã đảm bảo giải
quyết được nhiệm vụ được giao.
Trình tự soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của các
văn bản:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư;
-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/20011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
Qua đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cụ thể hóa quy định vào trong
hoạt động của mình
Tất cả các văn bản đi, đến đều phải thông qua Phòng Hành chính – Tổng
hợp. Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản, vào sổ công văn và chuyển
vào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản , giấy tờ có nội dung thuộc thẩm
quyền giải quyết của cơ quan. Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo
lên Thủ trưởng cơ quan phải chuyển quan văn phòng thẩm định về thể thức, nội
dung trước khi trình ký.
Đối với các văn bản phát hành của Hiệu trưởng, Phòng Hành chính –
Tổng hợp phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và
gửi đúng địa chỉ, đông thời lưu trữ và bản gốc.
• Duyệt văn bản
Sau khi bộ phận chuyên viên của Phòng hoàn thành bản thảo, Trưởng
phòng là người xem xét và phê duyệt trước khi đánh máy ban hành.
toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản
do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. - Quản lý văn bản là áp
dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp
thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, tổ chức
Việc tổ chức quản lý văn bản đi của Phòng Hành chính – Tổng hợp đảm
bảo nguyên tắc: tập tring, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trình
của Nhà nước quy định
Số lượng văn bản phát hành của cơ quan tăng theo từng năm. Mỗi năm cơ
quan ban hành hơn 2500 văn bản.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục IV)
2.3.3.1 Việc trình ký văn bản
Trình ký là một khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư. Văn bản sau khi
Vũ Thị Trang
17
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được in thì phải trình Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp ký theo thẩm quyền ban hành.
Trước khi ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã đầy đủ
về mặt nội dung và hình thức hay chưa. Việc trình ký có thể do cán bộ văn thư
hoặc do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản đi đối với công tác Văn thư. Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hằng
ngày và mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan được lưu lại 2 bản: một
bản lưu ở văn thư, một bản giao cho các đơn vị soạn thảo. Các bản lưu này được
sắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan thì em nhận thấy rằng công tác quản
lý bản lưu của cơ quan được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản được ban
hành ra đều được giữ lại để phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Tuy nhiên, việc lập tập lưu còn chưa được tiến hành đầy đủ, còn tình
trạng văn bản cho vào bỏ gói rồi cho vào lưu trữ.
2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Khái niệm văn bản đến: là tất cả các công văn giấy tờ đơn vị nhận được từ
bên ngoài cơ quan gửi đến
Nhìn chung thì văn bản gửi đến cơ quan tương đối nhiều nên khi văn bản
đến vào ngày tháng năm thì cán bộ Văn thư nhập dữ liệu vào ngày tháng năm
đó. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội tuân theo trình tự, quy định rõ ràng.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục V)
2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho
cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân
viên Bưu điện.
- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản
2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm:
- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng chuyên môn để đọc
hoặc xử lý.
- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó. CBVT không
để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, đơn vị, phòng ban
khác.
Vũ Thị Trang
20
Lớp: QTVP K12D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính –
Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Dấu là thành phần thể thức không thể thiếu của mỗi văn bản để đảm bảo
tính pháp lý và chân thực của văn bản. Mẫu dấu của Phòng Hành chính – Tổng
hợp được làm đúng theo quy định của Nhà nước.
Dấu của cơ quan phải được bảo mật nên việc quản lý và sử dụng con dấu
phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, giao trách nhiệm cho cán
bộ Văn thư cất giữ và bảo quản.
Cán bộ Văn thư là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình sử
dụng con dấu.
Nhìn chung, tình hình quản lý và sử dụng con dấu ở cơ quan khá tốt, thực
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- 02 bộ bàn ghế
Các vật dụng cần thiết khác như bút, giấy, gim, dập ghim….
Tất cả các trang thiết bị được bố trí, sắp xếp trong phòng làm việc một
cách khoa học, gọn gàng. Với hệ thống máy móc khá đầy đủ như trên giúp cho
công việc của cán bộ Văn thư được giải quyết nhanh chóng và mang tính hiện
đại.
Nhận xét:
Với trang thiết bị, cơ sở vật chất như ở trên đã đáp ứng được môi trường
làm việc của cán bộ Văn thư Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Trang thiết bị đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm
vụ được giao; có chất lượng tốt, sử dụng lâu bền; tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo
từng bước hiện đại hóa công sở.
2.4. Nhận xét về công tác Văn thư
2.4.1. Nhứng thuận lợi
Nhìn chung hình thức văn thư tập trung ở Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là hợp lý, cho phép giảm bớt chi phí cho việc
thực hiện văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác Văn thư vào
trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa
đảm bảo cho sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội được tổ chức thực hiện khá tốt, nhân viên làm việc với các trang thiết
bị khá đầy đủ, đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quả trong công việc,
đáp ứng được nhu cầu quản lý văn bản tài liệu của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản tại Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội thực hiện tương đối tốt, các văn bản được ban hành đúng
theo quy định, thủ tục ban hành một số văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu
tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được đảm bảo an
Copyright: Tài liệu đại học ©