MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
A. MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................2
5. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................2
B. NỘI DUNG..........................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN.................................3
LẬP THẠCH............................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức của
UBND huyện Lập Thạch...................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành...................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn............................................................3
1.1.2.1. Chức năng.............................................................................................3
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................8
1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước....9
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH...........................................................11
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch...................................11
2.1.1. Về tình hình tổ chức công tác văn thư...................................................11
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................11
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................12
2.2. Hoạt động quản lý....................................................................................13
2.2.1. Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ....................13
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước..................................................13
2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ......................13
2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp

3.4. Kiểm tra về thực hiện công tác văn thư....................................................26
3.5. Một số khuyến nghị..................................................................................26
C. KẾT LUẬN.......................................................................................................28
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29
PHỤ LỤC.................................................................................................................1


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Trong những năm gần đây đất nước ta đang thực hiện công cuộc cải cách
nền hành chính Quốc gia thì việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ
đã góp phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới, phát triển đất
nước.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác văn
thư là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý, được xác định là một mặt
hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt
động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý
điều hành của một cơ quan.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa
mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức. Làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật
của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn
bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy
sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan
trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành

rõ trách nhiệm của văn phòng.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nâng
cao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhà
nước và chuyên đề ở giáo trình.
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan,
lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài
- Phương pháp thống kê, so sánh.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội
dung của đề tài gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lập Thạch
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch
Chương 3: Đề xuất giải pháp thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư,
lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch.
2


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN
LẬP THẠCH
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức
của UBND huyện Lập Thạch.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Lập Thạch là vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương và
tiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sông Hồng, một miền đất có vị trí chiến lược

Uỷ ban nhân dân huyện Lập Thạch là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, công
nghiệp, nông nghiệp, thương mại, văn hóa, y tế…..
• Trong lĩnh vực kinh tế
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
5


thao
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá

hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
• Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
• Trong việc thi hành pháp luật
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
7


cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và

8


4.Phòng Tài chính – Kế hoạch
5.Phòng Giáo dục
6.Phòng Văn hóa và Thông tin
7.Phòng Tài nguyên và môi trường
8.Phòng Tư pháp
9.Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
10. Phòng Kinh tế - Hạ tầng
11. Thanh tra
12. Phòng Y tế.
1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà
nước
Văn bản có thể được phân loại các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và
nhiều nội dung phân loại như: phân loại theo tác giả, phân loại theo tên, phân loại
theo nội dung, phân loại theo mục đích biên soạn, phân loại theo hiệu lực pháp lý...
Theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn văn bản quản lý Nhà
nước bao gồm các loại sau:
* Văn bản quy phạm pháp luật:
Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định:
"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định trong luật
này".
Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
-Quốc hội: ban hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội
-Ủy ban Thường vụ Quốc hội: banh hành Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV
Quốc hội
-Chủ tịch nước: ban hành Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước
-Chính phủ: ban hành Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ



CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.
2.1.1. Về tình hình tổ chức công tác văn thư.
Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ
quan. Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con người,
nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai, giúp cơ quan giải
quyết kịp thời văn bản đi, đến và sử dụng con dấu theo đúng quy định, lưu trữ đầy
đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá
trình thực hiện công việc; giúp cho cơ quan trong việc khai thác thông tin trong tài
liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt
động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh
doanh.
Hiện nay, công tác văn thư ở UBND Huyện Lập Thạch được tổ chức theo
hình thức hỗn hợp. Tất cả văn bản đi, đến chung cơ quan UBND huyện đều phải
qua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống nhất. Một số công việc của các cơ
quan chuyên môn được thực hiện tại phòng ban chuyên môn đó.
Chủ tịch là người chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư.
Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND xử lý văn bản đến; chỉ
đạo theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện các văn bản sau khi được xử lý.
Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, thực hiện đúng chức năng thẩm quyền
của mình không để bị sai xót.
Tổ chức tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ và phổ biến các loại văn bản
pháp luật của nhà nước.
Văn phòng được bố trí cạnh phòng làm việc của Chủ tịch để thuận lợi cho
công việc

thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác, sử dụng bản lưu khi cần.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.
Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lập
Thạch được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ
huyện. Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyên
viên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, có trình độ chuyên
môn Đại học.
Hiện nay,Văn phòng HĐND và UBND huyện có bộ phận làm công tác văn
thư bao gồm: 01 cán bộ biên chế kiêm nhiệm và 02 cán bộ hợp đồng làm công tác
văn thư – lưu trữ có trình độ là đại học làm các công việc như: kiểm tra và tiếp
nhận văn bản, đóng dấu, đăng ký văn bản đi, đến… để hoàn thành những công việc
của mình được giao.
Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện và UBND
các xã, thị trấn mỗi đơn vị bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưu
12


trữ Cụ thể:
+ Tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện: 17 người.
+ Tại UBND các xã, thị trấn: 20 người.
Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đều có phẩm chất tốt, có bản lĩnh
chính trị vững vàng, nghiệp vụ chuyên môn tốt,có kinh nghiệm và sáng tạo trong
công tác.
2.2. Hoạt động quản lý.
2.2.1. Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là sự can thiệp, tác động của
nhà nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác văn thư, lưu trữ được thể
hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện
tốt nhất các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.
Để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành các văn bản quy phạm

pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện văn bản áp dụng thực tiễn vào cơ quan như:
Luật lưu trữ năm 2011
Tại UBND huyện Lập Thạch đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụ
công tác văn thư-lưu trữ như:
- Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 23/3/2015 về thực hiện nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ năm 2015;
- Quyết định số 259/QĐ-CTUBND ngày 13/3/2015 về việc ban hành danh
mục hồ sơ năm 2015;
Ngoài ra, có 1 văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy chế công tác văn
thư, lưu trữ:
Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/8/2015 về ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộc
UBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản lý
thống nhất.
2.2.5. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo
thống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày
01/01 đến 31/12.
Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các đơn
vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu trữ
cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh.
Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Lập Thạch không thực chế độ báo
cáo thống kê hằng năm.
2.2.6. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ
vào công tác văn thư, lưu trữ.
Đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ
để đáp ứng yêu cầu hội nhập và cải cách hành chính phù hợp với yêu cầu phát triển
xã hội.
14

2.3.1. Công tác văn thư
2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.
• Thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản việc soạn thảo văn bản do chuyên
viên tổng hợp Văn phòng HĐND và UBND huyện trực tiếp soạn thảo, đó là chủ
yếu là những văn bản như: Văn bản quy phạm pháp luật, Quyết định, Công văn, Tờ
15


trình, Báo cáo, Kế hoạch… của UBND huyện Lập Thạch. Ngoài ra còn soạn thảo
và ban hành các văn bản của Văn phòng HĐND và UBND, văn bản thuộc lĩnh vực
phụ trách của chuyên viên nào sẽ do chuyên viên đó trực tiếp soạn thảo. Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo đúng quy định của Pháp luật.
• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
• Đánh máy, nhân bản.
Đánh máy phải đúng nguyên bản thảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy định.
• Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành.
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn
bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành; đề xuất mức
độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc
đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND hoặc Phó Chánh văn phòng kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của

năm của văn bản
Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình
bày theo quy định hiện hành. Nếu những văn bản không đảm bảo đầy đủ thể thức
quy định nhất thiết phải được sửa lại và bổ sung trước khi trình ký và làm thủ tục
phát hành.
Tất cả văn bản đi của UBND huyện đều được đánh số theo hệ thống từng
loại sổ riêng của ủy ban do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản do UBND ban hành trong một năm, đối với văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản mật được thực hiện theo quy
định của Nhà nước. Cán bộ văn thư có trách nhiệm cho số, việc cho số của văn bản
dựa vào sổ đăng ký văn bản của UBND huyện , rồi đánh số tiếp theo cho văn bản
mới, mỗi văn bản được ghi một số và ngày nhất định, số được đánh bằng số Ả Rập
(1, 2, 3…) bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và được kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hằng năm. Ngày tháng của văn bản cũng được thực hiện theo đúng quy định,
những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 được đánh thêm số 0 ở phía trước.
•Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng kí văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch nhằm mục đích để
quản lý chặt chẽ văn bản đi của cơ quan giúp cho việc tra tìm văn bản và theo dõi
giải quyết dễ dàng.
Phương tiện đăng ký:
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: tại UBND huyện hằng năm ban hành nhiều
17


văn bản nên văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho từng loại.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
Số ký
hiệu văn
bản


văn bản
(6)

Số
lượng
bản

Ghi chú

(7)

(8)

-Đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu: sử dụng chương trình
phần mềm quản lý văn bản bản của UBND huyện Lập Thạch.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đi của UBND huyện trong những năm
gần đây:
Năm
Tên văn bản
Hành chính
Báo cáo
Kế hoạch
Quyết định
Thông báo
Tờ trình

2014

2015


đối tượng, tiết kiệm thời gian.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết văn bản mà cán bộ văn thư
xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản thuộc UBND huyện thì văn thư sẽ trực
tiếp gửi đến các đơn vị, cá nhân để kịp thời giải quyết.
Văn bản gửi ra ngoài thì được bao bì có sẵn của UBND huyện Lập Thạch,
18


chất lượng giấy dày dai, khó thấm nước, không nhìn qua được để đảm bảo không
bị lộ thông tin của văn bản.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi của cán bộ văn thư văn phòng UBND huyện
khá tốt, đảm bảo nguyên tắc tập chung nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa
học thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, song vẫn còn tồn tại các khuyết
điểm không có số chuyển giao văn bản gây khó khăn khi có vấn đề trách nhiệm
giải quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
• Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND huyện và
bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
Tất cả các văn bản lưu tại Văn thư UBND huyện được sắp xếp theo số, tên
loại. Công tác này được cán bộ văn thư làm rất cẩn thận, các văn bản phân loại và
sắp xếp theo thứ tự văn bản từ số nhỏ đến số lớn, sau đó tài liệu được để trong các
cặp, hộp và bảo quản tại giá, tủ đựng hồ sơ của phòng Văn thư.
2.3.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
• Tiếp nhận văn bản đến
• Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến:
+ Tất cả các văn bản đến kể cả đơn, thư do các nhân, tổ chức gửi đến UBND
huyện đều được bộ phận UBND huyện tiếp nhận.
+ Kiểm tra số lượng bì, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) và đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận, không tiếp nhận văn bản trong trường hợp
sai địa chỉ, hoặc đã bị bóc bì

Số
đến

Tác giả

Số, ký
hiệu
văn bản

(1)

(2)

(3)

(4)

Ngày,
tháng,
năm
văn bản
(5)

Tên loại và
trích yếu nội
dung
(6)

Đơn
vị và


2016
5272

Nhìn vào bảng biểu thống kê ta thấy số lượng văn bản đến ngày càng tăng
qua các năm.
• Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đã vào sổ đăng ký văn bản đến và quét lên phần mềm quản lý văn
20


bản, cán bộ văn thư sắp xếp theo từng loại để trình Chánh Văn phòng HĐND và
UBND xem và chuyển Chủ tịch UBND huyện xử lý và cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết văn bản đến. Đối với văn bản khẩn, hỏa tốc, mời họp trình ngay cho lãnh đạo
ý kiến giải quyết công việc kịp thời đúng thời hạn.
Chủ tịch UBND huyện căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, công tác
được giao cho các đơn vị, cá nhân cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo
giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện văn bản đến được
chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung ý kiến chỉ đạo vào sổ đăng ký.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư của ủy ban đã chuyển giao văn
bản qua phần mềm quản lý văn bản đúng đối tượng cho người nhận và kiểm tra
chặt chẽ đối chiếu và nhận văn bản ký nhận. Đối với văn bản mật không chuyển giao
qua mạng gửi qua bằng văn bản giấy đảm bảo nội dung thông tin trong văn bản.
Đối với những văn bản có ý kiến chỉ đạo sao gửi các lãnh đạo, phòng ban
cán bộ văn thư tiến hành sao văn bản theo đúng thể thức sao lục để gửi và chuyển
giao văn bản.
• Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Trách nhiệm đối với việc giải quyết văn bản đến UBND huyện: Chủ tịch
UBND cho ý kiến.

Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ: UBND huyện Lập Thạch cán bộ
làm công tác văn thư dưới hình thức kiêm nhiệm không được đào tạo đúng chuyên
ngành nên chưa tham mưu và xây dựng được danh mục hồ sơ.
Lập hồ sơ: việc lập hồ sơ tại văn thư UBND huyện được thực hiện theo
từng loại văn bản, mỗi loại văn bản được đựng trong những cặp ba dây, văn bản
được sắp xếp theo số thứ tự từ 01 đến hết (văn bản cuối cùng của năm)
Thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Văn thư UBND huyện quản
lý một kho lưu trữ của UBND huyện, sau một năm kể từ năm công việc kết thúc,
văn bản hành chính được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Đối với các cơ quan
thuộc UBND huyện; các xã, thị trấn việc thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
UBND huyện chưa thực hiện được, cơ quan, đơn vị nào có tài liệu thì hết một năm
vẫn lưu trữ tại cơ quan đó.
Nhìn chung, việc thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được
thật sự quan tâm, dẫn đến tài liệu bị phân tán, rải rác ở các cơ quan, đơn vị. Mặt
khác UBND huyện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ hiện
tại chỉ là kho tạm, diện tích kho nhỏ vì vậy việc giao nộp tài liệu còn khó khăn.
2.3.2. Công tác lưu trữ.
Hiện nay, UBND huyện Lập Thạch chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên
dụng, kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm được đặt ở vị trí tầng trên cùng của nhà 3
tầng với diện tích rộng 56 m2 có các trang thiết bị bảo quản tài liệu như: tủ, cặp, giá
đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ cho công tác lưu
trữ do Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý.
22


Phông lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch được chia thành 2 nhóm tài liệu
chính là nhóm tài liệu của HĐND huyện và tài liệu của UBND huyện. Tài liệu
phông lưu trữ huyện được phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt động.
2.3.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch