LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Nghiên
cứu hệ gen” trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin, em đã nhận
được sự giúp đỡ tận tình, truyền đạt kiến thức và hướng dẫn từ giảng viên Khoa
Quản trị Văn phòng.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô và các cán bộ tại Viện Nghiên
cứu hệ gen đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài tiểu luận.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, do còn hạn chế về thời gian và
trình độ nên không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của
Thầy (Cô) để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài tiểu luận nghiên cứu về “Khảo sát, đánh giá
trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại Viện Nghiên cứu hệ gen” của em trong thời gian qua. Mọi thông
tin dữ liệu trong bài đều là sự thật. Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết
trong đề tài này.
Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.........................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài...........................2

thư....................................................................................................................23
3.2.4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý
văn thư.............................................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................26


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công tác của các cơ quan. Có thể khẳng
định, công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó có vai trò
trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong
hoạt động của văn phòng.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
đơn vị được nhanh chóng, hiệu quả, đúng chính sách chế độ. Nâng cao hiệu suất
và chất lượng công tác, đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan và các cá nhân. Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Nguồn tài liệu, chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu
văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ
sung kho lưu trữ. Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi
giải quyết xong lập hồ sơ đây đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng.

Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tại Viện Nghiên cứu hệ gen.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen.
- Làm rõ thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Viện
Nghiên cứu hệ gen.
- Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng về công tác tổ
chức, quản lý văn thư.
2


5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên
cứu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp phân tích, tổng hợp tài
liệu…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư lưu trữ, tạo nguồn dữ liệu làm cơ sở cho việc hoạch
định những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế trong
quá trình thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Tạo nguồn thông tin dữ liệu
phục vụ tìm hiểu khai thác sau này về trách nhiệm của lãnh đạo trong quản lý
công tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen.
7. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về Viện Nghiên cứu Hệ gen
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Chương 3: Đánh giá và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn
thư lưu trữ.

theo đề nghị của Viện trưởng. Viện Nghiên cứu hệ gen có 03 Phó Viện trưởng
giúp việc cho Viện trưởng.
Hiện nay, Viện có tổng số 40 cán bộ, trong đó có 3 Phó giáo sư, 13 Tiến
sỹ, 13 Thạc sỹ, 10 cử nhân/ kỹ sư, 1 cao đẳng, với 7 đơn vị trực thuộc:
4


Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen:
Lãnh đạo Viện

Hội đồng khoa học

Viện trưởng

Phó Viện trưởng 1

Phòng
Hệ gen
học chức
năng

Phó Viện trưởng 2

Phó Viện trưởng 3

Phòng
Quản lý
tổng
hợp




1.3. Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen
Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về hệ gen người và các sinh vật khác;
đào tạo nhân lực có trình độ cao và hợp tác quốc tế về hệ gen và các lĩnh vực có
liên quan.
* Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về hệ gen người và các
sinh vật khác; đào tạo nhân lực có trình độ cao và hợp tác quốc tế về hệ gen và
các lĩnh vực có liên quan.
* Nhiệm vụ:
- Về khoa học và công nghệ:
1) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng hệ gen người Việt Nam; giải mã hệ
gen người Việt Nam;
2) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng các hệ gen khác;
3) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng trong các lĩnh vực omics, tin sinh học
và các lĩnh vực liên quan;
4) Phát triển công nghệ, triển khai và chuyển giao công nghệ; tư vấn, dịch
vụ thuộc các lĩnh vực omics, tin sinh học, giám định gen và các lĩnh vực khác có
liên quan;
5) Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao và hợp tác quốc
tế về hệ gen và các lĩnh vực khác có liên quan.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy định của Viện
Hàn lâm KHCN Việt Nam.
- Về tài chính, tài sản:
+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Nghiên cứu hệ gen
trình Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam phê duyệt theo quy định của pháp luật về

án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng.
d) Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định
của Viện trưởng và của Chủ tịch Viện Hàn lâm liên quan đến trách nhiệm của
Phòng.
e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng
7


hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ
của Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam.
f) Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện:
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó
trước khi trình Viện trưởng xem xét, giải quyết;
- Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đến các đơn vị, cá
nhân và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố
trí chương trình làm việc của Lãnh đạo Viện;
- Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà
nước và của Viện;
- Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện với các cơ
quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và các cơ quan, tổ
chức khác;
g) Về công tác hành chính, lưu trữ:
- Tổ chức công tác hành chính, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông
tin, tài liệu của cơ quan Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, lưu trữ của các
đơn vị trực thuộc Viện.
h) Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đón tiếp các đoàn khách
quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện;
sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.
i) Quản lý cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện. Giúp Viện

Phòng Quản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen không thành lập các đơn
vị trực thuộc do quy mô về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu hệ
gen. Phụ trách các công việc của Phòng là các cán bộ, chuyên viên với sự phân
công chức năng, nhiệm vụ và vị trí rõ rang, đáp ứng nhu cầu hoạt động của
Phòng và của Viện.

Tiểu kết
Trong chương 1, em đã khái quát về Viện nghiên cứu hệ gen và tình hình
hoạt động tổ chức tại công tác văn thư lưu trữ tại Viện. Đây là cơ sở để triển
khai nội dung chương tiếp theo.
9


Chương 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Công tác Văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan
được chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động
của cơ quan. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho
hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn
được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ
tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác văn thư, góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan,
giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước và tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ thực hiện các quy trình nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Soạn thảo,

Do cơ cấu tổ chức và hoạt động mới được thành lập và đang dần củng cố,
Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập bộ phận làm công tác văn thư - lưu trữ. Viện
Nghiên cứu hệ gen chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ mà chỉ có 01 cán bộ văn
thư làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ nhưng chỉ sắp xếp tài liệu theo số, ngày
tháng ban hành vào cặp hộp và để lên giá theo từng năm.
Do vậy việc lưu trữ các văn bản vẫn chưa được hoàn chỉnh. Quan trọng
nhất là chưa có Kho lưu trữ đúng quy định đặt tại Viện, chưa được trang bị nhiều
trang thiết bị đạt chuẩn để bảo vệ tài liệu lưu trữ. Đối với các tài liệu nghiên cứu
khoa học là loại hình tài liệu quan trọng nhất của Viện thì được nộp lưu sau khi
kết thúc nhiệm vụ tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu thuộc Viện Hàn lâm KHCN
Việt Nam để bảo quản và phục vụ tra cứu.
Bộ phận văn thư lưu trữ được bố trí riêng, là phòng khép kín tách biệt so
với các phòng ban chuyên môn khác, nhưng gần Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo
Phòng Quản lý tổng hợp để thuận tiện cho công việc.

11


2.2. Tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ
Con người là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của công việc, sự tồn
tại và phát triển của cơ quan. Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện nghiên cứu hệ
gen đến thời điểm hiện tại chỉ có 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ.
Cán bộ được đào đạo trình độ đại học, có kỹ năng nghiệp vụ cao.
Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp quan tâm và theo dõi
đến việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư. Công tác tuyển dụng
cán bộ làm công tác văn thư được tổ chức theo chỉ tiêu biên chế, và thực hiện
tuyển dụng công khai để tìm ra những cán bộ có trình độ về chuyên môn nghiệp
vụ và phải có phẩm chất đạo đức.
Mô hình văn thư của Viện là mô hình văn thư tập trung nên dễ dàng trong
việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư.

Viện Nghiên cứu hệ gen trong công tác quản lý, thực hiện công tác văn thư
lưu trữ áp dựng hệ thống văn bản hướng dẫn của Nhà nước, của Viện Hàn Lâm
khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành.
Viện chưa xây dựng được văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư lưu trữ.
Việc áp dụng hệ thống văn bản quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ
của Nhà nước và của Viện Hàn Lâm ban hành được Viện Nghiên cứu hệ gen
tuân thủ thực hiện đầy đủ, chính xác. Áp dụng tốt các quy định về công tác văn
thư lưu trữ giúp cho hoạt động hành chính của toàn Viện được ổn định, chính
xác, đúng thủ tục luật định mặc dù cơ cấu hoạt động, số lượng cán bộ thực hiện
còn hạn chế.
Hệ thống văn bản được sử dụng trong công tác văn thư lưu trữ:
- Luật lưu trữ;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Quyết định 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ;
13


- Quyết định 1602/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy định viết hoa, viết tắt
trong văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

từng mảng công việc từng vấn đề, trách nhiệm được thực hiện khá rõ ràng.
Công tác lưu trữ thực hiện các quy trình nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tính chất của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu
tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây
dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của
công tác lưu trư như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây
dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ
phải đuợc sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động
xã hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung bí
mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật
quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu
trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo quản các nội dung cơ mật của tài liệu
Để hoạt động công tác văn thư lưu trữ được liên tục, chính xác, hiệu quả
cao Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp cần hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên
việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Đây cũng là nhiệm vụ cơ bản của
Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, để có thể nắm bắt tình hình hoạt động về văn
thư lưu trữ của cơ quan.
Kiểm tra công tác văn thư: Lãnh đạo Viện rất quan tâm và luôn rà soát,
kiểm tra công tác văn thư. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư
theo quy định của pháp luật, kiểm tra công tác văn thư dựa trên các văn bản quy
định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư. Thanh tra, kiểm
tra theo định kỳ. Trong những trường hợp cần thiết thì Lãnh đạo tiến hành kiểm
tra đột xuất để phát hiện được những việc thực hiện công tác văn thư diễn ra như
thế nào, đã làm đúng theo quy định chưa. Thanh tra, kiểm tra đã chỉ ra những
tồn tại, hạn chế cần được chỉ đạo khắc phục trong thời gian tới như: Công tác
15



16


2.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
Lãnh đạo Viện cũng như lãnh đạo Phòng luôn quan tâm đến môi trường
làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ. Văn thư được bố trí ở tầng một nên rất
thuận lợi cho việc tiếp nhận, tổ chức giải quyết các văn bản theo nghiệp vụ và
phục vụ yêu cầu của các đơn vị trực thuộc khi có yêu cầu.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị được trang bị đầy đủ để phục vụ công tác
văn thư như: Máy tính có nối mạng, máy in, tủ hồ sơ, máy điều hòa nhiệt độ,
quạt, bàn làm việc, giá để tài liệu, máy scan, máy photo và các vật dụng khác.
Các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ khá tốt cho hoạt động của phòng làm
việc.
Văn thư của Viện được bố trí chung với các cán bộ của Phòng Quản lý
tổng hợp nên diện tích làm việc còn nhiều hạn chế. Chưa được trang bị máy Fax
nên khi có nhu cầu liên lạc, liên hệ với bên ngoài thì phương tiện chủ yếu được
sử dụng là điện thoại và e-mail. Do đó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, lãng
phí thời gian, chi phí.
Bố trí, sắp xếp kho lưu trữ đang được thực hiện một cách nghiêm túc để
đảm bảo an toàn những tài liệu quan trọng của cơ quan, chỉ đạo cán bộ văn thư
lưu trữ quản lý kho.

Tiểu kết
Trong chương 2 em đã trình bày thực trạng công tác tổ chức, quản lý công
tác văn thư lưu trữ của Viện Nghiên cứu hệ gen. Đây là cơ sở để triển khai đánh
giá tại chương 3.

17



18


3.1.2 Hạn chế
* Chưa xây dựng được hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ
Viện Nghiên cứu hệ gen mới chỉ áp dụng các quy định sẵn có về công tác
thực hiện văn thư lưu trữ, chưa xây dựng được quy định, hướng dẫn riêng cho
cơ quan.
* Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư.
Viện chỉ có một cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên khối
lượng công việc nhiều và phải đảm nhiệm tất cả các công việc quan trọng liên
quan đến nghiệp vụ văn thư. Nhân lực hạn chế gây khó khăn cho quá trình giải
quyết công việc không được nhanh chóng.
* Về kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ.
Viện chưa đôn đốc được việc kiểm tra, báo cáo thường xuyên về thực hiện
công tác văn thư lưu trữ để khắc phục tồn tại sau kiểm tra.
Chưa xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
* Cơ sở vật chất.
Chưa xây dựng diện tích kho theo chuẩn quy định nên việc bảo quản tài
liệu còn gặp nhiều khó khăn khi không đủ diện tích để bảo quản khối lượng tài
liệu lưu.
* Một số tồn tại trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ:
- Soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản khi soạn thảo vẫn sai về thể thức và có văn bản soạn thảo còn
chưa đẹp và chưa chuẩn về hình thức, đa phần là văn bản do đơn vị soạn thảo.
Lỗi soạn thảo vẫn còn sai chính tả, khi lại sai về tiêu chuẩn chữ viết trong văn
bản.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan dựa trên quy định hiện
hành để xây dựng, nhưng trong khi thực hiện thì có những bước trong quy trình
bị bỏ qua thực hiện như bước trình Trưởng đơn vị kiểm tra, đôi khi thì bỏ qua

Qua thực tế cho thấy việc quản lý văn bản vẫn còn tồn tại những mặt hạn
chế bởi vì kiến thức, chuyên môn của nhiều cán bộ ở phòng chuyên môn về soạn
thảo văn bản còn hạn chế, những cán bộ chịu trách nhiệm soạn thảo ở phòng
chuyên môn thì không nắm vững được yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày
một văn bản theo quy định của Nhà nước. Cán bộ văn thư thì có 01 người nên
dẫn tới việc thiếu người làm công tác văn thư. Do đó công việc nhiều nên có
20


những lúc sai sót.
Các đơn vị không chịu mở phần mềm quản lý văn bản dẫn tới việc không
nhận được văn bản mà đơn vị mình giải quyết dẫn đến ngừng trệ các công việc.
Việc áp dụng thực hiện văn bản hướng dẫn, quy định công tác văn thư lưu
trữ vẫn còn hạn chế, cập nhật văn bản chậm.
Sự phối hợp hoạt động giữa các cán bộ chưa cao, tình trạng chồng chéo
công việc còn tồn tại.
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả
3.2.1. Hoàn thiện công tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản
lý thống nhất.
Yêu cầu này đặt ra trước hết đối với Lãnh đạo Viện cũng như cán bộ lãnh
đạo Phòng Quản lý tổng hợp, Viện Nghiên cứu hệ gen. Các quy định cũng như
yêu cầu về công tác văn thư cần được thể chế hóa và hướng dẫn cụ thể trên cơ
sở pháp luật và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo cho
công tác này được thực hiện một cách thống nhất và đạt chất lượng, hiệu quả
cao.
Hiện nay, tại Viện Nghiên cứu hệ gen có một số nội dung cần được quy
định và hướng dẫn cụ thể hơn bao gồm:
- Thực hiện quy chế văn thư lưu trữ phù hợp và sát với thực tế của Viện.
- Thực hiện và phổ biến về công tác lập hồ sơ đến từng cán bộ chuyên môn,
đảm bảo nguồn tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ.