TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA HÀNH CHÍNH HỌC

TÊN ĐỀ TÀI: ĐẶC ĐIỂM TỪ NGỮ TRONG VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH

BÀI TẬP CÁ NHÂN/BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: Lương Thị Tâm Uyên
Mã phách: ………………………………….

Hà Nội, 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Đặc điểm từ ngữ trong văn bản hành chính” là
đúng sự thật. Nếu có điều gì sai trái tôi xin chịu trách nhiệm.

Ký tên

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lương Thị Tâm Uyên - giảng
viên bộ môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học” trong Khoa Văn hóa -Thông tin


và Xã hội đã trang bị cho em những kiến thức, kỹ năng cơ bản cần có để hoàn
thành đề tài nghiên cứu này.
Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu đề tài, do kiến thức chuyên ngành còn
hạn chế nên em vẫn còn nhiều thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về đề
tài. Rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy/ cô giảng viên bộ môn để

2.2.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa................................12
2.2.2. Sử dụng từ đúng phong cách chức năng.................................15
2.2.3. Sử dụng từ viết tắt...................................................................19
2.2.4. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt........................................20

Chương 3. MỘT SỐ KIỂU LỖI VỀ SỬ DỤNG TỪ NGỮ TRONG
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH........................................................21


3.1. Lỗi về hình thức cấu tạo..........................................................21
3.2. Lỗi dùng từ không đúng về ý nghĩa........................................22
3.3. Lỗi dùng từ không đúng về quan hệ kết hợp ngữ nghĩa và ngữ pháp
của từ trong câu...............................................................................22
3.4. Lỗi dùng từ sai..........................................................................23
3.5. Lỗi dùng từ sai phong cách.....................................................23
3.6 Lỗi lặp, thừa, thiếu từ...............................................................24
3.7. Lỗi dùng từ địa phương...........................................................24

KẾT LUẬN.................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………...27

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

Từ viết tắt
VBHC
QPPL

tác giả nghiên cứu về cách soạn thảo văn bản, cách sử dụng ngôn ngữ trong
VBHC. Tuy vậy, trong thực tế, VBHC vẫn còn những hạn chế nhất định về
việc sử dụng từ ngữ do những nguyên nhân chủ quan và khách quan.
Nghiên cứu về đặc điểm từ ngữ của VBHC ban hành trong thực tế, tôi
làm đề tài này với mong muốn tìm hiểu sâu về đặc điểm từ ngữ quan trọng

1


trong việc truyền đạt, lưu trữ, quản lí thông tin. Từ đó, đưa ra một số đề xuất
về những vấn đề liên quan mong góp phần vào việc chuần hóa VBHC và làm
cho nó ngày càng phát huy trong đời sống xã hội.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu: Đặc điểm của từ ngữ trong VBHC.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Trong các văn bản hành chính của các cơ quan nhà nước,
tổ chức và của công dân.
- Thời gian: Các văn bản hành chính ban hành từ năm 2015-2017 khi
các văn bản quản lý Nhà nước được khảo sát vẫn còn hiệu lực.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau: phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp thu thập và xử lí tài liệu,
phương pháp so sánh đánh giá.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Nêu những khái quát cơ bản về VBHC.
- Yêu cầu của việc sử dụng từ ngữ trong VBHC.
- Một số kiểu lỗi về sử dụng từ ngữ trong VBHC.
5. Lịch sử nghiên cứu
Những đề tài nghiên cứu về việc sử dụng từ ngữ không còn là đề tài xa
lạ đối với các đơn vị, tổ chức, đặc biệt là đội ngũ hành chính Nhà nước. Đã có

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài
gồm có 3 chương như sau:
- Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn bản hành chính.
- Chương 2: Yêu cầu của việc sử dụng từ ngữ trong VBHC.
- Chương 3: Một số kiểu lỗi về sử dụng từ ngữ trong VBHC.

3


CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Khái niệm VBHC
Văn bản hành chính là những văn bản sản sinh trong linh vực pháp luật
và hoạt động quản lí nhà nước; nhằm ghi nhận và truyền đạt các thông tin
pháp lí, thông tin quản lí từ Nhà nước đến nhân dân, từ nhân dân đến Nhà
nước; từ cơ quan này đến cơ quan khác; từ nước này đến nước khác.
1.2. Phân loại
VBHC được chia làm 3 nhóm:
1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
-Khái niệm văn bản QPPL đã được quy định lần đầu trong Luật Ban
hành văn bản QPPL năm 1996. Sau đó, nó tiếp tục được quy định với một số
điểm thay đổi trong Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn
bản QPPL năm 2002; hai văn bản Luật năm 2008 và Luật năm 2004 và các
nghị định hướng dẫn thi hành. Mặc dù đã có một số sửa đổi, bổ sung qua các
thời kỳ, nhưng về cơ bản, khái niệm văn bản QPPL được xác định trong hai
luật vừa nêu với các đặc trưng như sau:
+Văn bản QPPL là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối
hợp ban hành theo thẩm quyền;
+Văn bản QPPL chứa đựng các quy tắc xử sự có hiệu lực bắt buộc
chung để điều chỉnh các quan hệ xã hội;


09/07/2015

26/2015/QĐ-TTg

08/07/2015

Trích yếu
Về tiêu chuẩn nhà ở
công vụ
Quy định về chính
sách hỗ trợ tạo việc
làm và Quỹ quốc gia
về việc làm
Quy định kỹ thuật
vận hành trạm thu
ảnh vệ tinh
Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của
Kho bạc Nhà nước
trực thuộc Bộ Tài
chính

(Nguồn: vanban.chinhphu.vn)
1.2.2. Văn bản cá biệt
Là loại văn bản áp dụng pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành được áp dụng đối với cá nhân, tổ chức cụ thể (ví dụ: quyết định
khen thưởng, quyết định kỉ luật, quyết định bổ nhiệm ai đó giữ chức vụ cụ
thể...). VBCB là một yếu tố của sự kiện pháp lí, phải do cơ quan nhà nước có

can thiệp của Nhà nước đối với các quy chuẩn của từng thể loại văn bản.
- Về từ ngữ:Tính khuôn mẫu của VBHC thể hiện ở việc thường dùng
lặp đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là
lỗi lặp từ, lặp câu.

6


Ví dụ:
- Quyết định của… ban hành…;
- Căn cứ quyết định số…/QĐ-XYZ ngày …/…/… của… về việc…;
-Theo đề nghị của…;
Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn mực của
văn bản, giúp cho việc tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh
được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản; giúp thuận lợi cho việc
lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ. Tính khuôn mẫu
cũng giúp cho người thực hiện văn bản dễ tiếp nhận nội dung thông tin, biết
chỗ nào là quan trọng cần chú ý, chỗ nào có thể lướt qua. Và ở một mức độ,
tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mi cho văn bản.
1.3.2. Tính chính xác, mạch lạc
Văn bản hành chính là văn bản chứa đựng những thông tin hết sức quan
trọng, liên quan tới sự tồn, vong, thành, bại của Nhà nước, của một cơ quan,
tổ chức… Do đó, việc diễn đạt thông tin phải chuẩn xác, mạch lạc là yêu cầu
số một.
Mặt khác, ngôn ngữ trong VBHC phải phản ánh đúng nội dung cần
truyền đạt, phản ảnh tường tận, sáng tỏ các vấn đề, không để người dọc,
người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai ý. Giữa các ý, các phần trong
văn bản phải có sự gắn kết, tiếp nối theo một trật tự hợp lí, logic.
Cụ thể là:
- Dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghia. Cần phân biệt các từ

trong văn bản.
- Thể hiện ý chí Nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mức tối
thiểu.
- Không dùng từ địa phương hay các từ mang phong cách cá nhân.
- Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm; tuyệt đối không sử
dụng các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kì… Ngôn ngữ hành
chính là ngôn ngữ của lí trí, và nói chung đơn điệu, lạnh lùng. Tính đơn điệu,
lạnh lùng này làm cho tính khách quan càng được biểu hiện rõ nét.
1.3.4. Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự

8


Văn bản là phương tiện giao tiếp, là phát ngôn chính thức của các cơ
quan nhằm ban hành mệnh lệnh hoặc giải quyết công việc, nên phải thể hiện
tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với
các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
Hơn thế nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc,
của đất nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi
vào ý thức của mọi người dân thì không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã
nhặn, không nghiêm túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh,
ý chí quyền lực nhà nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả
trong các văn bản kỷ luật.
Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn
minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.
1.3.5. Tính phổ thông đại chúng
Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt là của nhóm
văn bản pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngôn ngữ
biểu đạt trong văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp
thu đối với quần chúng nhân dân, tức là bằng những từ ngữ phổ thông, các

- Thứ ba, văn bản quy phạm pháp luật có thể tạo ra/phân bổ/phát huy
các nguồn lực nhằm phát triển kinh tế. Pháp luật có thể tạo điều kiện để tăng
việc làm và tăng thu nhập. Pháp luật tạo điều kiện cho các chủ sở hữu tiếp cận
với các công nghệ thông tin và thị trường, với các kỹ năng về tín dụng và
quản lý, qua đó giúp họ tăng năng suất lao động và tăng thu nhập. Trong
trường hợp pháp luật thiếu hiệu quả dẫn đến việc đất nước hay từng vùng địa
phương nghèo đói và kém phát triển, người ta gọi đó là “thể chế có vấn đề”.
- Thứ tư, văn bản quy phạm pháp luật góp phần làm ổn định trật tự xã
hội, tạo cơ hội quản lý tốt và phát triển. Cần phân biệt quy phạm pháp luật với
các quy phạm xã hội khác. Trong khi các quy phạm mang tính xã hội, dù
được xã hội thừa nhận, nhưng vẫn không được bảo đảm bằng các biện pháp
cưỡng chế của nhà nước, thì trái lại, quy phạm pháp luật luôn luôn được bảo
đảm bằng sức mạnh cưỡng chế của nhà nước.
- Thứ năm, văn bản quy phạm pháp luật làm thay đổi các hành vi xử sự
không mong muốn và thiết lập các hành vi xử sự phù hợp. Muốn tạo điều kiện
cho phát triển, chúng ta cần phải sử dụng pháp luật để làm thay đổi hành vi xử
sự của phần lớn nhân dân, đặc biệt là của các cán bộ nhà nước. Các cán bộ
nhà nước là những người đầu tiên có trách nhiệm bảo đảm một xã hội công

10


bằng, văn minh, dân chủ và thay mặt cho những người mà họ đại diện, đó là
nhân dân. Nếu như những người đại diện cho dân chúng không bảo đảm cho
những người mà họ đại diện có cuộc sống ấm no, an bình nghia là họ thực
hiện trách nhiệm chưa đầy đủ. Để tránh sự lộng quyền của cán bộ thực thi
pháp luật, chỉ có sự quy định chặt chẽ của văn bản pháp luật mới bảo đảm
trách nhiệm của những cơ quan thực thi pháp luật, cán bộ thực thi pháp luật,
từ đó bảo đảm lợi ích của người dân.
''Thiếu sự quản lý bằng pháp luật, cơ chế trách nhiệm, tính minh bạch

BẢN HÀNH CHÍNH
2.1. Chức năng và vai trò của ngôn ngữ trong văn bản hành chính
2.1.1. Chức năng của ngôn ngữ trong VBHC
VBHC có hai chức năng: thông báo và sai khiến.
- Chức năng thông báo thể hiện rõ ở giấy tờ hành chính thông thường,
ví dụ như: văn bằng, chứng chỉ các loại, giấy khai sinh, hoá đơn, hợp đồng...
-Chức năng sai khiến bộc lộ rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới, của nhà nước đối với nhân dân, của
tập thể với các cá nhân.
2.1.2. Vai trò của ngôn ngữ trong VBHC
- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt thông tin bằng phương
tiện ngôn ngữ. Thông tin trong văn bản là mệnh lệnh, quyết định, thông tin
phục vụ cho quản lí, điều hành. Phương tiện ngôn ngữ truyền đạt chính xác,
rõ ràng thì mệnh lệnh cũng chính xác, rõ ràng và được hiểu theo một nghia
thống nhất. Từ đó văn bản được thực hiện thống nhất. Nếu ngôn ngữ không
chính xác có thể gây những hậu quả pháp lí.
- Ngôn ngữ chuẩn mực giúp nội dung văn bản dễ hiểu sẽ thúc đẩy
nhanh quá trình giải quyết công việc, mệnh lệnh được thực hiện nhanh chóng,
hiệu quả.
- Từ ngữ được sử dụng trong văn bản có tính khuôn mẫu, lịch sự, trang
trọng tạo sức thuyết phục, thái độ tôn trọng VBHC.
- Thể hiện tính công quyền, tính văn hóa trong quản lí.
2.2. Yêu cầu về việc sử dụng từ ngữ trong VBHC
2.2.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa

12


Nghia của từ là sự phản ánh trong từ trong một hiện tượng hay sự vật
nhất định (đồ vật, tính chất, quan hệ, quá trình,…).

Ví dụ: “Đề nghị các gia đình có người ở đến Trụ sở Công an Phường
đăng kí tạm trú”.
Cách dùng từ người ở dễ phát sinh cách hiểu khác là “người sống trong
các gia đình”. Cần dùng từ người giúp việc sẽ chính xác về thông tin.
- Không sử dụng từ ngữ mang sác thái văn chương, gợi hình ảnh:
Ví dụ: “Chúng ta phải nhanh chóng nghiêng nước ra biển, cứu vãn
mùa màng, sớm ổn định cuộc sống cho nhân dân”.
- Dùng từ đúng nghia biểu thái, phù hợp với phong cách hành chính:
Ví dụ: “Yêu cầu các đồng chí công an viên đến ngay xóm X trói gô cổ
mấy thanh niên đang gây rối trật tự về Trụ sở UBND xã để giải quyết”.
Câu trên, dùng cụm từ trói gô cổ không đúng với tính nghiêm túc của
VBHC.
b) Dùng đúng nghĩa ngữ pháp
Khi sử dụng từ, cần xác định nó thuộc loại từ nào; với loại từ đó nó có
nghia như thế nào và có thể phối hợp với những loại từ nào trong cùng một
câu; vị trí của nó trong câu v.v.
Nếu sử dụng không đúng nghia ngữ pháp của từ có thể làm cho cho câu
bị tối nghia hoặc bị hiểu theo nội dung khác với ý đồ của người soạn thảo.
Cần lưu ý:
- Để tạo nên câu và những đơn vị của câu, các từ được sử dụng luôn
quan hệ với nhau về nghia và ngữ pháp, tùy thuộc vào khả năng kết hợp của
chúng. Khả năng kết hợp này do bản chất ngữ nghia, ngữ pháp của từ quy
định. Cần nắm bắt điều đó để sử dụng từ cho đúng.
Ví dụ: “Lượng mưa năm nay kéo dài nên úng lụt xảy ra ở nhiều địa
phương”.
Trong câu này “lượng mưa” không thể kết hợp với “kéo dài”, mà chỉ
kết hợp với “lớn”, “nho”; “kéo dài” chỉ phù hợp với “mùa mưa”.
- Phải có quan hệ từ thích hợp trong câu

14

15


Sự ưu tiên sử dụng từ Hán Việt so với các lớp từ khác do đặc điểm của
lớp từ này.
+ Từ Hán – Việt có tính trang trọng hơn từ thuần Việt tương ứng.
Ví dụ: Kết hôn - Lấy nhau
Công vụ - Việc công
+ Tính trừu tượng, khái quát: từ Hán- Việt biểu thị nhiều nội dung mà
trong tiếng Việt tương ứng với một tổ hợp từ.
Ví dụ: Công chức - Cán bộ Nhà nước
Lưu ý khi sử dụng:
 Không lạm dụng từ Hán – Việt mà sử dụng trong trường hợp cần
thiết khi không có từ tương ứng hoặc có nhưng tránh từ thông
tục nhằm giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt.
Ví dụ: không dùng hoa xa mà dùng xe lửa
 Sử dụng từ đúng nghia, đúng âm: hiểu rõ nghia của nó. (Tra từ
điển những từ chưa thật sự hiểu nghia).
- Từ thuần Việt: Thông số không cao trong VBHC, đặc biệt trong văn
bản quy phạm pháp luật do đặc điểm của từ tiếng Việt có sắc thái biểu cảm
trung hòa hoặc khiếm nhã; có màu sắc ý nghia cụ thể; sinh động và dùng ở
nhiều phong cách.
VBHC có thể sử dụng từ thuần Việt thay cho từ Hán – Việt nếu từ đó dễ
hiểu, đại chúng mà không ảnh hưởng đến tính nghiêm túc, khách quan của
VBHC.
Ví dụ: “Dự án cải tạo sân bay quốc tế Nội Bài giai đoạn 1” là tên một
VBHC có dùng từ thuần Việt “sân bay” mà không dùng từ “phi trường”, văn
bản vẫn đảm bảo tính trang trọng, dễ hiểu.
- Từ gốc Ấn – Âu


chế sử dụng những thuật ngữ khoa học. Chỉ sử dụng những từ ngữ thông

17


dụng. Nếu cần thiết phải dùng thuật ngữ thì cần có sự giải thích nghia một
cách rõ ràng.
Ví dụ: Văn bản viết hoa của Văn phòng Chính Phủ chỉ sử dụng thuật
ngữ của ngôn ngữ như: từ, âm, tiết.
c) Từ trong VBHC theo mục đích sử dụng
- Từ vựng tích cực: Từ đang được sử dụng với tần số cao trong một
cộng đồng ngôn ngữ. Lớp từ này được VBHC sử dụng một cách rộng rãi.
Đáp ứng yêu cầu về tính phổ biến của văn bản đảm bảo phát huy hiệu
lực của VBHC.
Ví dụ: “Nhà nước không kiểm duyệt tác phẩm trước khi xuất bản, trừ
trường hợp cần thiết do Thủ tướng Chính Phủ quyết định (luật xuất bản)”.
- Từ vựng tiêu cực: xuất hiện với tần số thấp trong cộng đồng ngôn ngữ
nên ít xuất hiện.
- Từ cổ: từ được hình thành trong giai đoạn trước đay ngưng hiện tại đã
có từ thay thế. Trong VBHC không được sử dụng từ cổ.
- Từ mới: Từ mới được tạo ra để diễn đạt nội dung mới hoặc diễn đạt
nội dung không mới nhưng bằng cấu trúc khác. Tạo từ mới để diễn đạt những
vấn đề mới hoặc thay thế từ cổ.
Ví dụ: “Vốn pháp định” hình thành từ “Vốn pháp luật quy định”
“Người có quyền và lợi ích liên quan” thay thế “Người dự sự”.
- VBHC chỉ sử dụng từ mới khi nó được định nghia, giải thích một
cách rõ ràng (sử dụng trong từ điển tiếng Việt). Không sử dụng khi nghia
chưa xác định.
d) Từ về mặt phong cách chức năng: có nhiều phong cách ngôn ngữ trong
tiếng Việt.

Hiện nay có hai cách viết tắt điển hình: viết các chữ cái đứng đầu các
âm tiết trong từ tiếng Việt hoặc viết các chữ cái đứng đầu từ trong tiếng Anh
sau khi đã dịch từ tiếng Việt ra tiếng Anh.
Trong văn bản quản lý nhà nước, từ viết tắt thường được sử dụng trong
một số trường hợp:

19