Những vấn đề cần quan tâm trong quá trình giao tiếp quản lý
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống ngôn
ngữ nhằm đạt được những mục tiêu nhất định, là yếu tố không thể thiếu được trong sự phát
triển của xã hội loài người, giao tiếp đa dạng, phức tạp, nó thể hiện muôn hình, muôn vẻ
của con người. Một trong những yếu tố quyết định sự thành bại, tiến lùi của một cá nhân,
đó là khả năng giao tiếp của người ấy.
Giao tiếp được diễn ra nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân,
giữa cá nhân với nhóm, giao tiếp với đối tác, giao tiếp ngang hàng. Và ứng với từng hình
thức giao tiếp cần có những cách giao tiếp thích hợp.
Giao tiếp quản lý chính là sự thiết lập nên những mối quan hệ hai chiều lẫn nhau về mặt
tâm lý giữa chủ thể quản lý với các chủ thể được quản lý nhằm giải quyết hợp lý được
những nhiệm vụ giao tiếp quản lý, làm cơ sở cho việc thực thi có hiệu quả những nhiệm vụ
quản lý xác định.
Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý luôn phải giao tiếp dưới ba hình thức giao tiếp cơ
bản sau đây:
- Giao tiếp giữa những người lãnh đạo với nhau.
- Giao tiếp giữa người lãnh đạo với những người dưới quyền mình.
- Giao tiếp giữa người lãnh đạo với đồng sự gần gủi của mình.
Hoạt động quản lý là một hoạt động đặc biệt trong xã hội, phụ thuộc vào nhiều mối quan
hệ xã hội và mối quan hệ giữa các nhà quản lý với xã hội, với những người khác. Các mối
quan hệ xã hội và hoạt động giao tiếp cũng ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu mối quan hệ tốt thì
hoạt động giao tiếp sẽ thuận lợi, dễ dàng và ngược lại, nếu giao tiếp tốt lại có điều kiện dễ
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, chặt chẽ.
Do đó, hoạt động giao tiếp của nhà quản lý rất phức tạp, đa dạng, liên quan đến nhiều yếu
tố tâm lý xã hội, yếu tố kinh tế và yếu tố văn hóa. Hoạt động giao tiếp này quyết định hiệu
quả của hoạt động quản lý. Nên khi giao tiếp trong hoạt động quản lý, người quản lý cần
quan tâm đến một số vấn đề sau:
1. Những phương thức dùng để tạo ra được sự thiện cảm ở người khác khi tiếp xúc
- Tỏ ra thành thật chú ý đến đối phương, bằng sự tư duy sâu sắc với những ánh mắt đôn
hậu và tấm lòng trong sang bằng cách:
+ Biết thể hiện ra được sự tế nhị, lịch lãm, có văn hóa, sự khẽ khàng và sự điềm tĩnh khi

luôn biết tôn trọng nhân cách của đối phương.
+ Khi trao đổi, tuyệt đối không được tỏ ra chê bai, chì chiết cũng như không để tồn tại
những cử chỉ ngạo mạn, coi thường, lãnh đạm và sự khinh miệt đối phương. Luôn luôn
biết hình dung ra một cách đầy đủ, một bức chân dung tâm lý thực về cả mình lẫn đối
phương mà tiến hành trao đổi cho ăn nhập với nhau.
- Thực sự vui lòng nhận thiếu sót khi biết mình có sự lầm lẫn về một vấn đề nào đó. Biết tỏ
ra có được phong cách sống bằng Tâm - Trí - Dũng khi tiếp xúc với mọi người.
- Luôn luôn nói ôn tồn, sẽ sàng, ngọt ngào, không nổi nóng và xẳng giọng khi trao đổi với
mọi người.
- Phải dùng tư duy lý luận để tiến hành chẩn đoán tâm lý đối phương, từ đó biết khôn khéo
để cho họ tự nói ra những từ "phải", "đúng", "có" ngay từ đầu cũng như trong suốt quá
trình trao đổi với mình. Trong bất kỳ tình huống nào của sự trao đổi với người khác cũng
phải biết khôn khéo ứng xử sao cho đối phương hiểu được rằng ý kiến của họ là đúng đắn,
hợp lý. Không bao giờ được nhận điều hay, lẽ phải là thuộc về mình khi tiến hành trao đổi
với bất kỳ ai.
- Luôn luôn biết tỏ ra có sự đồng cảm với những ước vọng và ý tưởng của đối phương về
tất cả những vấn đề của cuộc sống. Trong quá trình tiếp xúc với mọi người luôn luôn biết
khiêu gợi ra những tình cảm cao thượng của đối phương để ở họ có được sự đồng cảm với
sự chỉ đạo của mình và với những quan hệ - hoạt động chung của tập thể. Khi tình huống
giao tiếp gặp phải những khó khăn phải biết dùng phương thức "phản đề" nhằm thách đố,
khiêu gợi được lòng tự trọng, danh dự của đối phương trong việc suy nghĩ và làm theo ý
mình.
- Biết tiến hành phương thức "tự kỉ ám thị" để hiểu mình, hiểu người trong toàn bộ quá
trình tiếp xúc. Trên cơ sở đó, biết tổ chức thực hiện những tác động định hướng các thao
tác tư duy của đối phương vào việc tiếp nhận và giải quyết các bài toán giao tiếp. Cũng
như biết hướng các thao tác ý nghĩ của họ được diễn ra một cách hợp lý, theo cùng một
hướng với cấu trúc thao tác tư duy của mình.
3. Phương pháp tiến hành phê bình nhưng không gây ra sự oán thù với nhân viên:
- Biết bắt đầu các quá trình giao tiếp với những người bị lầm lỗi bằng những lời khen thành
thật, trung thực và tự giác.


Ths.Đỗ Cao Bảo Châu
Phòng Đào tạo - Trường TCN Kỹ thuật công nghệ Hùng Vương
Email: [email protected]