MỤC LỤC
Trang
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 2
VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGA AN 2
1. Đặt vấn đề 2

2. Giải quyết vấn đề 3
2.1. Cơ sở lý luận của vấn đề 3
2.2. Thực trạng của vấn đề. 3
2.2.1. Thuận lợi 3
2.2.2. Khó khăn 4

2.3. Các các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề 4
2.3.1. Về công tác Văn thư 4
2.3.2. Về công tác Lưu trữ: 9

2.4. Hiệu quả của SKKN 10
2.4.1. Nghiệp vụ văn thư 10
2.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ 11

3. Kết luận 11

1


MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGA AN
1. Đặt vấn đề
Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, các ngành, các lĩnh vực hoạt
động đều có những đóng góp nhất định và luôn tự cải tiến để vươn tới sự hoàn
thiện. Một trong những công việc quan trọng mà cơ quan nào cũng cần phải có để


2


dung: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ ở
trường THCS Nga An”. Làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Giải quyết vấn đề
2.1. Cơ sở lý luận của vấn đề
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động quản lý của nhà trường,
đảm bảo thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về xây dựng và ban hành
văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của nhà trường. Vì vậy công tác văn thư đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
quá trình hoạt động của nhà trường phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời,
bí mật và hiện đại.
Công tác Lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản
chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Trong quá trình thực hiện các nội
dung công việc, công tác lưu trữ trong nhà trường phải đảm bảo tính khoa học, cơ
mật.
Bản thân là người làm công tác Văn thư - Lưu trữ tôi nhận thấy việc xây
dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu ứng dụng tốt
công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu
soạn thảo văn bản. Ý thức được vai trò đó tôi luôn tìm tòi, cải tiến để tìm ra những
biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính,
góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường đề ra.
2.2. Thực trạng của vấn đề.
Trong những năm trước đây, công tác Văn thư - Lưu trữ trường học chưa
thực sự được các cấp, các ngành, nhà trường quan tâm. Phần lớn các nhà trường
chưa có nhân viên làm công tác này mà chỉ mới phân công kiêm nhiệm, vì thế họ

- Khâu thu thập, xử lý thông tin, lập hồ sơ hiện hành chưa thường xuyên dẫn
tới việc thất lạc tài liệu.
- Chưa phân loại văn bản đến theo từng cấp và theo thời gian khó khăn cho
việc tìm kiếm thông tin,…
Để khắc phục được những khó khăn trên tôi đã tìm ra giải pháp thực hiện
một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nghiệm vụ giao cũng
như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
2.3. Các các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của nhà trường, về tổ chức công tác văn thư
lưu trữ ở trường THCS Nga An là hình thức văn thư lưu trữ đơn vị. Tất cả các văn
bản, giấy tờ đều được chuyển tới phòng văn thư trường THCS Nga An, cán bộ văn
thư tiến hành khâu nghiệp vụ. Như vậy, với hình thức văn thư tập trung được áp
dụng theo đúng quy định của Nhà nước phù hợp với cơ cấu tổ chức nhà trường.
2.3.1. Về công tác Văn thư
- Tình hình cán bộ: Do biên chế cán bộ ít, đồng thời là cơ quan chuyên môn
trực thuộc Phòng Giáo dục huyện có một cán bộ văn thư được đào tạo đúng
chuyên ngành nên thao tác về nghiệp vụ nhanh nhẹn, chính xác, quá trình giải
quyết công việc khoa học, việc xử lý thông tin đáp ứng được tối đa hiệu lực của
văn bản, tài liệu được sắp xếp khoa học, hợp lý từ khâu đóng dấu, gửi văn bản đi,
nhận văn bản đến, đánh máy, in, phôtô và một số công việc liên quan; đồng thời
trực tiếp quản lý các thông tin đầu ra và các thông tin gửi đến. - Trường THCS Nga

4


An: Trường THCS Nga An là đơn vị độc lập nên con dấu và công tác văn thư cũng
riêng biệt. Vì vậy công tác văn thư đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Hiệu trưởng
nhà trường.
- Bố trí nơi làm việc: Nhìn chung cách bố trí nơi làm việc giữa phòng Hiệu
trưởng và phòng văn thư là phù hợp, đáp ứng được nhu cầu cho cán bộ làm việc,

giữ bí mật theo đúng quy định. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin,
tài liệu đã xử lý trước là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được
lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
cho người soạn thảo văn bản. Do đó, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc
đẩy thực hiện tốt công tác văn thư, đáp ứng được thông tin hai chiều. Sau khi đánh

5


máy xong phải kiểm tra, đối chiếu lại với bản gốc rồi trình cho Hiệu trưởng xem
xét, ký văn bản.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực
hiện các công công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra lại về
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
kịp thời báo cáo Hiệu trưởng xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng văn bản: Ghi số của văn bản, tất cả văn bản đi của
nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ
thống số chung của nhà trường và do văn thư thống nhất quản lý. Ghi ngày, tháng
văn bản, được thực hiện theo quy định, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả
rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơm 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
+ Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy
định.
+ Đóng dấu: Theo TCVN 5700-2002 quy định: Dấu cơ quan phải được đóng
trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Việc đóng dấu đúng theo quy định sẽ
làm tăng tính hiệu lực pháp lý của văn bản và tránh được tình trạng mạo danh chữ
ký, đóng dấu các phụ lục kèm theo dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phàn các tờ giấy.
+ Đăng ký văn bản: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính. Sau khi đã hoàn tất về mặt thể thức cán
bộ văn thư tiến hành làm thủ tục đăng ký văn bản đi.


Nơi nhận

6
-Phòng
GD&ĐT
huyện
Nga Sơn;
-Các tổ
trưởng
đoàn thể.

Số
lượng
bản

7
7

Đơn vị
hoặc
người
nhận
bản lưu

Ghi
chú

8


bản) góp phần nâng cao hiệu quả cộng việc. Nhận biết được điều đó, ngay từ khi có
văn bản đến, cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản, phân loại (những văn bản gửi cho
cá nhân, đích danh được gửi tới người đó) những văn văn bản thuộc cơ quan được
bóc bì, sau đó tiến hành đăng ký văn bản đến.
+ Ghi số và ngày đến: Số đến được đánh bằng số tự nhiên, đánh liên tục từ số
01 của ngày đầu tiên trong tháng, đến số cuối cùng của văn bản đến trong năm theo
quy định của văn bản quản lý Nhà nước. Với cách đánh số như vậy khi nhìn vào sổ
đăng ký ta sẽ xác định được ngay số lượng văn bản gửi đến từ đầu năm đến giờ,
việc quản lý văn bản lẽ thuận lợi vì theo một thể thống nhất.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến gồm: 09 cột
Tên loại
Nơi
và trích
nhận,
yếu nội
người
dung VB nhận
2
3
4
5
6
7
22/3/2014 Phòng
27/GD&ĐT 21/3/2014
V/v Thi Trường
GD&ĐT
học sinh THCS
huyện
giỏi lớp Nga An


7


Các văn bản đến được đăng ký chính xác, đầy đủ vì vậy rất thuận lợi cho
việc quản lý, tra tìm văn bản. Khi thực hiện xong các khâu nghiệp vụ đó cán bộ văn
thư trình ngay cho Hiệu trưởng để xin ý kiến giải quyết và biện pháp giải quyết.
Căn cứ vào đó cán bộ văn thư chuyển đến bộ phận hoặc cá nhân nào đó mà Hiệu
trưởng giao trong thời gian sớm nhất. Quá trình này được thực hiện nhanh chóng,
kịp thời vì vậy phát huy được tối đa hiệu lực pháp lý của văn bản, đồng thời chỉ đạo
kịp thời đến toàn thể cán bộ giáo viên và học sinh. Trong quá trình giải quyết công
việc, cán bộ văn thư theo dõi, kịp thời báo cáo cho Hiệu trưởng để có những biện
pháp thích hợp giúp cho chất lượng công việc đạt hiệu quả cao.
- Lập hồ sơ hiện hành: Các công văn giấy tờ được sắp xếp theo từng vấn đề,
sự việc, phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
Ví dụ: Hồ sơ nhà trường, các văn bản giấy tờ được sắp xếp theo từng vấn đề
như sau:
+ Về công tác tổng hợp và thi đua.
. Hồ sơ khen thưởng giáo viên năm học 2012 – 2013.
. Hồ sơ khen thưởng học sinh năm học 2012 – 2013.
+ Về công tác nghiên cứu khoa học.
. Hồ sơ đăng ký tên đề tài và đề tài nghiên cứu khoa học năm học 2012-2013.
. Hồ sơ kết quả đề tài SKKN.
+ Về hồ sơ học sinh:.
. Học bạ, sổ ghi điểm: Xếp theo từng lớp học sinh, định kỳ giao cho giáo
viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm
tra kỹ trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm. Thường xuyên theo
dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian qua định. Khi giao-nhận
giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, sắp xếp ngăn nắp trong ngăn tủ.
. Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu

trưởng và cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu cơ quan mình.
Mỗi tháng cán bộ văn thư làm vệ sinh con dấu một lần đảm bảo con dấu luôn sạch
sẽ, khi đóng dấu mực không bị mờ, nhoè.
Con dấu chỉ được sử dụng khi có chữ ký của Hiệu trưởng hoặc phó Hiệu
trưởng trên các văn bản, chứng từ theo quy định.
Ngoài ra, người được giao nhiệm vụ giữ dấu (văn thư) phải có trách nhiệm
sử dụng và bảo quản con dấu, khi đi vắng phải bàn giao cho người được uỷ quyền.
Mọi vi phạm liên quan đến con dấu thì người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật.
2.3.2. Về công tác Lưu trữ:
Kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ: Tiếp tục thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh
lưu trữ quốc gia, Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/2000 của Thủ tướng Chính phủ, Chỉ
thị của chủ tịch UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu trữ trong tỉnh.
- Tình hình tổ chức và cán bộ: Công tác lưu trữ của trường THCS Nga An đặt
dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng. Các tài liệu liên quan đến công tác của từng bộ
phận đó phải quản lý.
Ví dụ: Nếu tài liệu thuộc bộ phận Công đoàn, Đoàn thanh niên, Đội thiếu
niên thì do tổ chức đó lưu giữ và quản lý nhằm phục vụ cho công tác tra cứu của tổ
chức đó.
- Thu thập, chỉnh lý tài liệu: Thực hiện về thu nhập tài liệu đã giải quyết
xong để xử lý, đưa lên giá bảo quản, phục vụ cho công việc quản lý, tra cứu của
cán bộ giáo viên trong nhà trường.
- Bảo quản tài liệu, trang thiết bị bảo quản: Bảo quản tài liệu là nghiên cứu
và sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài
liệu nhằm phục vụ tốt nhất yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu trong hiện tại và
tương lai. Nhà trường đã có kế hoạch nâng cấp, bổ sung trang thiết bị bảo quản tài
liệu lưu trữ. Bên cạnh các trang thiết bị bảo quản đã có như: Giá, tủ, cặp 3 dây,…

9


vụ của nhà trường. Vì vậy ngay từ những bước đầu tiên tôi luôn có ý thức làm cẩn
thận, chính xác và đầy đủ. Kiểm tra số, ký hiệu, điền ngày, tháng và đóng dấu vào
văn bản, đăng ký văn bản vào sổ.
+ Đóng dấu được 200 văn bản;
+ Đăng ký 170 văn bản;
+ Trình ký 158 văn bản;
+ Lập lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

10


- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Sau khi tiếp nhận văn bản tôi
làm nhiệm vụ của cán bộ văn thư đơn vị là: Tiếp nhận; phân loại; bóc bì; ghi số
đến, ngày đến cho văn bản và đăng ký vào sổ.
+ Tiếp nhận; bóc bì; ghi số đến, ngày đến được 200 văn bản;
+ Đăng ký văn bản đến 200 văn bản;
+ Chuyển giao văn bản đến cho Hiệu trưởng đơn vị và các tổ bộ phận được
80 văn bản.
Trong quá trình tiến hành đăng ký văn bản đến vào sổ tôi luôn làm tốt theo
các bước đã học ở trong nhà trường và đăng ký đầy đủ các cột mục trong sổ.
2.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ
Nhà trường đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2009 đến năm 2012.
Tổng số 15 cặp, được để vào trong tủ, toàn bộ khối tài liệu sau khi đã được chỉnh lý
được hệ thống hóa, sắp xếp cẩn thận và được thực hiện đúng tuần tự các bước trong
chỉnh lý một phông tài liệu. Sau khi chỉnh lý xong có tra tìm thử thì đều tìm được
tài liệu rất dễ dàng. Tài liệu sau khi lập hồ sơ đã được sắp xếp vào cặp và làm mục
lục.
3. Kết luận
Trong suốt quá trình làm việc và nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại
trường THCS Nga An, được sự quan tâm giúp đỡ và chỉ đạo tận tình của Ban giám

chính vì thế mỗi cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phải luôn có ý thức trách
nhiệm với công việc mình làm luôn có ý thức học hỏi để nâng cao nghiệp vụ của
bản thân để có thể hiện đại hoá một số khâu trong công tác văn thư lưu trữ.
Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư lưu trữ để có thể nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật kịp
thời kiến thức, quy định mới, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư năng
động, sáng tạo và chuyên nghiệp.
XÁC NHẬN CỦA
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nga Sơn, ngày 01 tháng 4 năm 2014
Tôi cam đoan SKKN này là do tôi viết,
không sao chép nội dung của ai.

Nghiêm Thị Xuyên

12