CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN CẢI CÁCH THỦ
TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG Ở NƯỚC TA
HIỆN NAY.
3.1. Những yêu cầu đặt ra đối với việc cải cách thủ tục hành chính
trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam thời gian tới.
3.1.1. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng phải tiếp
tục bám sát chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước.
Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một nội dung cụ
thể của cải cách nền hành chính nước ta hiện nay. Xã hội hóa hoạt động công
chứng, cải cách tổ chức, hoạt động tư pháp đã được thể hiện trong các nghị quyết
Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII, VIII, IX, X, đặc biệt là Nghị quyết 08/NQTW và Nghị quyết số 49/NQ-TW của Bộ chính trị.
Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong
lĩnh vực công chứng ở nước ta, cần được quán triệt những vấn đề sau đây [33]:
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng đối với tổ chức và hoạt động công chứng;
- Tập trung dân chủ, tăng cường kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước,
tổ chức xã hội và công dân đối với hoạt động công chứng;
- Hệ thống văn bản pháp luật về công chứng, các văn bản có liên quan đến
hoạt động công chứng phải được ban hành đúng thẩm quyền, cụ thể, đồng bộ và
thống nhất; tuyệt đối tuân thủ và tôn trọng các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham
gia hoặc ký kết có quy định về công chứng, các quy định của pháp luật về công
chứng và các văn bản pháp luật có liên quan;
- Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một nội dung cụ
thể và quan trọng của cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức và hoạt động
của cơ quan, tổ chức bổ trợ tư pháp do vậy phải được đặt trong nội dung cải cách
hành chính, cải cách tư pháp; khuyến khích và có thưởng về vật chất đối với cơ
quan Nhà nước; cán bộ, công chức Nhà nước; tổ chức và cá nhân có những ý kiến
sáng tạo nhằm nâng cao hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực
công chứng.


- Công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ công chứng phải luôn trau dồi

sửa, đổi mới. Hiện nay Chính phủ, mà trực tiếp là Bộ Tư pháp đã lập Ban soạn
thảo Dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng và gấp rút lấy


ý kiến rộng rãi các tổ chức hành nghề công chứng, chuyên gia pháp lý, nhân dân
để hoàn thiện dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng
2006; đây được coi là nhiệm vụ trọng tâm trong lĩnh vực công chứng thời gian tới.
Trong đó, yêu cầu đặt ra là phải khắc phục tối đa những bất cập về các thủ tục
hành chính trong công chứng, bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công
bằng trong khi giải quyết công việc hành chính trong lĩnh vực công chứng.
3.1.3. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng phù đảm
bảo tính phù hợp với thông lệ quốc tế.
Sau 5 thi hành Luật công chứng, những kết quả đạt được bước đầu là rất
khích lệ, khẳng định chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng là hết sức đúng
đắn. Chủ trương này đã tạo điều kiện cho việc phát triển tổ chức và hoạt động
công chứng của Việt Nam theo hướng chuyên nghiệp hóa và trở thành một trong
những dịch vụ công có vai trò tăng cường sự bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp
đồng, giao dịch, góp phần quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của
đất nước, thu hút đầu tư nước ngoài, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ của hoạt
động công chứng trong khu vực và thế giới. Tuy nhiên sự giao lưu trong quan hệ
quốc tế ngày càng sâu rộng đặt ra yêu cầu cho hoạt động công chứng về sự phù
hợp, hợp tác quốc tế, nhiều yêu cầu mới và chất lượng cao hơn. Sự đổi mới trong
lĩnh vực công chứng ở Việt Nam mới diễn ra trong thời gian ngắn so với sự phát
triển của hoạt động công chứng trên thế giới, do đó cần phải tiếp tục đẩy mạnh
nghiên cứu, cải cách, đổi mới trong thời gian tới.
Đến nay nước ta đã có quan hệ ngoại giao với rất nhiều quốc gia, nhất là
khi Việt Nam gia nhập WTO. Trong những năm vừa qua, chúng ta tiến hành quan
hệ với một số quốc gia trên thế giới về công chứng đặc biệt là những nước thuộc
Liên đoàn công chứng quốc tế hệ Latinh (UINL). Một trong những mục tiêu quan
trong nhất của Liên đoàn công chứng quốc tế là thiết lập, duy trì các quan hệ quốc

trường cũng như việc hội nhập kinh tế quốc tế. Tuy nhiên, như đã đề cập đến ở
trên, trong thời gian qua, bên cạnh những thành tựu đạt được thì vẫn còn nhiều bất
cập phát sinh trong lĩnh vực công chứng. Có nhiều nguyên nhân nhưng một trong
những nguyên nhân chủ yếu đó là xuất phát từ bất cập, vướng mắc trong các quy
định pháp luật về công chứng hiện hành; đặc biệt là Luật công chứng 2006 sau
hơn 5 năm thi hành đã bộc lộ nhiều điểm bất cập. Trước yêu cầu thực tiễn của hoạt


động công chứng theo xu hướng xã hội hoá, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả
của hoạt động này, việc sửa đổi, bổ sung một số quy định của Luật công chứng
năm 2006 là rất cần thiết trong thời gian tới. Đồng thời cần tiếp tục xây dựng, bổ
sung hệ thống các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến thủ tục hành chính
trong công chứng, nhất là các vấn đề mà thực tiễn hiện nay đang vướng mắc trong
thủ tục công chứng đã nêu ở phần trước, cần rà soát, sửa đổi bổ sung trình tự, thủ
tục công chứng các hợp đồng, giao dịch theo hướng đầy đủ, chặt chẽ, khắc phục
các sơ hở trong trình tự, thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch.
3.2.2. Các biện pháp khác nhằm nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục
hành chính trong lĩnh vực công chứng.
3.2.2.1. Tăng cường các biện pháp chia sẽ thông tin, dữ liệu trong hoạt
động công chứng:
Như đã đề cập, hiện nay hoạt động công chứng đã còn tiềm ẩn nhiều rủi ro
đối với xã hội, đội ngũ công chứng viên, quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu
cầu công chứng. Và một trong những nguyên nhân chủ yếu đó là chưa có cơ sở dữ
liệu thông tin chung về công chứng, nhất là các thông tin ngăn chặn các giao dịch
về bất động sản chưa được triển khai xây dựng ở các địa phương, hệ thống chia sẻ
thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng còn hạn chế. Một số địa
phương có chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng nhưng chỉ là thủ công,
không còn phù hợp với tình hình phát triển công chứng hoặc mới chỉ bước đầu rất
sơ khai. Do đó, trong thời gian tới, cần tăng cường các biện pháp để chia sẽ dữ
liệu, thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau và giữa các tổ

- Tiếp tục tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động công chứng: đó là
việc ứng dụng phương tiện máy tính điện tử, truyền thông hiện đại và các phương
pháp khoa học vào hoạt động nghiệp vụ của các Phòng công chứng trên phạm vi
toàn quốc để tổ chức và phát triển hệ thống thông tin trong lĩnh vực công chứng,
thực hiện quá trình tích hợp, xử lý và khai thác các nguồn dữ liệu trong hệ thống
đó [52]. Với tốc độ phát triển của khoa công nghệ, đặc biệt là công nghệ tin học
như hiện nay, việc triển khai ứng dụng vào hoạt động công chứng nói riêng và các
hoạt động dịch vụ công nói chung sẽ đem lại một hiệu quả to lớn trong cải cách
thủ tục hành chính; giúp tăng cường sự trao đổi, chia sẽ dữ liệu, thông tin giữa các
tổ chức hành nghề công chứng, tăng cường sự quản lý của cơ quan Nhà nước về
công chứng.


- Tăng cường chia sẻ dữ liệu công chứng với các văn phòng đăng ký Quyền
sử dụng đất: hiện nay, vấn đề này đang được tiến hành trên địa bàn Thành phố Hà
Nội. Thành phố đã có chương trình quản lý dữ liệu ngăn chặn và thông tin về hợp
đồng, giao dịch đã công chứng cho đại diện các văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất trên địa bàn thành phố. Đây là một chương trình rất hiệu quả trong việc chia sẽ
dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với văn phòng đăng ký Quyền sử
dụng đất. Hiện chương trình này đã hoạt động được gần 2 năm, tính đến ngày 248-2012 đã có 76/79 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố Hà Nội
tham gia chương trình và đã có gần 1 triệu thông tin trong chương trình. Trong đó,
bao gồm các thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền gửi đến như
UBND, Phòng Tài nguyên - Môi trường, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
các quận, huyện, thị xã; cơ quan cảnh sát điều tra, cơ quan thi hành án, tòa án;
thông tin tham khảo do công dân gửi đến và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công
chứng do các tổ chức hành nghề công chứng nhập vào. [53]
Việc áp dụng chương trình dữ liệu thông tin ngăn chặn này có vai trò rất
quan trọng giúp hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài
sản, hạn chế việc công chứng đối với giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử
dụng đất đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, bị mất và hạn chế việc sử dụng văn

của các bên đương sự cũng được thể hiện bằng chữ ký điện tử, chữ ký và con dấu
của công chứng viên cũng là còn dấu và chữ ký điện tử, văn bản công chứng được
lưu giữ dưới dạng dữ liệu điện tử...Đối với giao dịch, hợp đồng được thực hiện
bằng phương thức điện tử, khi bắt đầu quá trình thiết lập giao dịch, trao đổi thông
tin, đàm phán, soạn thảo văn bản...giữa các bên đương sự cũng như giữa họ với
công chứng viên đều có thể được thực hiện bằng phương tiện điện tử (tức là các
bên không nhất thiết phải trực tiếp gặp mặt nhau). Nhưng tại thời điểm chính thức
giao kết hợp đồng, giao dịch, các bên tham gia giao kết phải xuất hiện trước mặt
công chứng viên để công chứng viên có thể trực tiếp kiểm tra không chỉ nhận dạng
mà còn là trạng thái tinh thần, khả năng nhận thức của những cá nhân này trước
khi họ chính thức giao kết giao dịch, hợp đồng. [35]
Như vậy, công chứng điện tử sẽ áp dụng những kỹ thuật, công nghệ hiện
đại trong lĩnh vực công chứng. Ở đó, nội dung thỏa thuận của các bên sẽ được thể
hiện dưới dạng dữ liệu chứa đựng trong máy tính. Sau khi giao kết các dữ liệu,
thông tin này sẽ không thể bị bất kỳ một trong các bên tham giao giao kết hợp


đồng, giao dịch cũng như bên thứ ba sửa đổi nhưng các bên liên quan có thể hiển
thị thông tin, dữ liệu trên màn hình và hoàn toàn có quyền in chúng ra giấy. Và tất
nhiên, do thỏa thuận của các bên được thể hiện dưới hình thức dữ liệu nằm trong
máy tính nên đương sự tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch thay vì sử dụng chữ
ký thông thường sẽ tiến hành giao kết bằng chữ ký điện tử (electronic signature)
và đến lượt công chứng viên cũng thể hiện quyền năng của bản thân bằng chữ ký
điện tử và có thể là bằng cả con dấu điện tử (electronic seal). Vì vậy, có thể khẳng
định các nguyên tắc mang tính cốt lõi áp dụng trong công chứng truyền thống vẫn
phải được tuân thủ và áp dụng chặt chẽ trong công chứng điện tử [35]. Tuy nhiên,
muốn thực hiện được mục tiêu này, trong thời gian tới ở nước ta cần thỏa mãn hai
yêu cầu cơ bản:
- Ghi nhận, khẳng định vị trí, vai trò của hoạt động công chứng trong xã hội
điện tử (hợp đồng điện tử, giao dịch điện tử, thương mại điện tử...) tại những văn

những giúp các bên tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí, mà còn là
một giải pháp để tăng cường sự kết nối giữa các tổ chức hành nghề công chứng
với nhau và với các cơ quan chức năng liên quan hiện nay ở nước ta, nâng cao tính
“hiện đại” của thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng. Công chứng điện tử
sẽ là một trong những bước đi để góp phần đưa Việt Nam phấn đấu đến năm 2020
xây dựng được “Chính phủ điện tử”.
3.2.2.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ công chứng viên:
Hiện nay đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở
nước ta đã và đang phát triển nhanh về số lượng với tính chuyên nghiệp từng bước
được nâng cao. Song, trên thực tế, việc tăng về “lượng” nhưng “chất” lại không
đồng đều đã dẫn đến việc công chứng trong một số trường hợp chưa thực sự chính
xác, khách quan, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Tại điều 15, điều 17 Luật công chứng quy định các trường hợp được miễn
đào tạo và miễn tập sự hành nghề công chứng bao gồm những người: “Đã là Thẩm
phán, Kiểm sát viên, Điều tra viên, Luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên, là giáo
sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành
tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu
viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật”. Những đối tượng này
đều là những người có chức danh chuyên ngành, có trình độ pháp luật tương đối
cao. Tuy nhiên, nghề công chứng là một nghề đặc thù, ngoài việc đòi hỏi những


kiến thức về pháp luật và xã hội còn đặc biệt cần kỹ năng chuyên biệt về công
chứng. Mỗi lĩnh vực của pháp luật lại có những yêu cầu riêng, trong khi chỉ có cái
nền kiến thức chung của ngành tư pháp thì chưa đủ, nếu chưa từng trải qua công
tác công chứng có thể sẽ bỡ ngỡ với nghề nghiệp, vì vậy chất lượng công việc
chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Khi thiếu kỹ năng nhận diện giấy tờ và khách hàng thì
dễ công chứng phải những hợp đồng tiềm ẩn rủi ro tranh chấp, có thể dẫn đến việc
phải bồi thường cho người có yêu cầu công chứng.
Do đó Luật Công chứng thời gian tới nên sửa đổi theo hướng tất cả mọi đối

lượng công chứng còn tùy thuộc vào năng lực, trình độ và trách nhiệm nghề
nghiệp của công chứng viên, không liên quan nhiều đến địa điểm thực hiện công
chứng. Hơn nữa, chẳng hạn để công chứng một hợp đồng chuyển nhượng nhà đất,
công chứng viên phải xem xét nhà đất đó có đủ các loại giấy tờ chứng minh quyền
sử dụng, quyền sở hữu chưa, giấy tờ đó có bị hạn chế giao dịch không, có bao
nhiêu người là chủ của khối tài sản này, có đồng sở hữu chủ nào bị hạn chế năng
lực hành vi dân sự không…Những điều kiện này bắt buộc phải xác minh rõ, cho
dù hợp đồng được ký ở trong hay ở ngoài trụ sở. Do đó, thay bằng hạn chế, nên
cho phép họ được tự thẩm định trường hợp nào cần làm ở trụ sở, trường hợp nào
có thể làm ở ngoài trụ sở và tự chịu trách nhiệm về việc công chứng của mình.
Đồng thời Nhà nước cần đề ra cơ chế kiểm soát hữu hiệu hơn nữa trong vấn đề
này, chẳng hạn có thể kiểm soát bằng cơ chế đề cao trách nhiệm của công chứng
viên, tăng mức xử phạt hành chính...
3.2.2.5. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng đến
rộng rãi mọi người dân:
Hoạt động công chứng nói chung và thủ tục hành chính trong công chứng nói
riêng muốn thực hiện có hiệu quả cao, trước hết cần tuyên truyền, giới thiệu
về nội dung các văn bản pháp luật về công chứng, ý nghĩa của việc công
chứng các hợp đồng, giao dịch và các yêu cầu công chứng khác trong nền kinh
tế hàng hóa thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Việc tuyên truyền giới
thiệu nội dung các văn bản pháp luật về công chứng phải được thể hiện bằng
nhiều hình thức khác nhau: trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo
hình, báo nói, báo điện tử...); giới thiệu (niêm yết) trình tự, thủ tục thực hiện
các việc công chứng cụ thể tại phòng công chứng; văn phòng công chứng.
Tuyên truyền để tăng cường hơn nữa nhận thức của xã hội về vai trò của
công chứng, và đội ngũ công chứng viên tất nhiên cũng phải có trách nhiệm tuyên


truyền sâu rộng, hướng dẫn cụ thể và hành nghề một cách khoa học, chuyên
nghiệp để không những người dân mà còn cả các cơ quan Nhà nước cũng thấy