BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T. HỒ CHÍ MINH
------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA
VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA
VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH
Chuyên ngành

:

Quản lý công

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC HÌNH
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TÓM TẮT LUẬN VĂN
ABSTRACT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU ...................................................1
1.1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 5
1.3. Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................ 5
1.4. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................... 6
1.5. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 6
1.6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 6
1.7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài ........................................................................... 6
1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu..................................................................... 7
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU...................8
2.1 Các khái niệm................................................................................................. 8
2.1.1 Văn bản và hồ sơ ....................................................................................... 8
2.1.2 Văn bản điện tử .......................................................................................... 8
2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ............................................... 8
2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ......................... 9
2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức .................................. 9
2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ........................... 10
2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử 12


2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình công việc và quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ................................................................................................................ 14
2.3 Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại

3.2.3 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 42
3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 43
3.2.5 Thang đo công nghệ................................................................................. 44
3.2.6 Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ................................................................................................................ 45
3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng ................................................................... 46
3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi ............................................................................... 47
3.3.2 Thu thập số liệu ....................................................................................... 47
3.3.3 Phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu ............................................. 47
3.3.4 Phương pháp phân tích dữ liệu ............................................................... 48
Tóm tắt chương 3 .................................................................................................. 50
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................................51
4.1 Tổng quan về UBND quận Bình Thạnh ...................................................... 51
4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội ............................................................... 51
4.1.2 Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 52
4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh ....... 52
4.1.4 Định hướng phát triển và mục tiêu của UBND quận Bình Thạnh trong giai
đoạn 2016 -2020. ............................................................................................... 52
4.2 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong dịch vụ hành chính công tại
TP. Hồ Chí Minh .................................................................................................. 53
4.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ... 54
4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống .................................................................. 54
4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận Bình
Thạnh trong giai đoạn 5 năm từ 2016 – 2020 .................................................. 55
4.4 Thống kê mô tả ............................................................................................ 57
4.4.1 Phân bổ theo giới tính và theo phòng ...................................................... 57
4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi và thâm niên công tác ........................................... 58


4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn và chức danh .......................................... 58

4.8.3 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn
bản và hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn ....................................................... 72
4.8.4 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh .......................................................... 72
4.8.5 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các phòng ban .................................................. 73
4.8.6 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác .............................................. 74
4.9 Thảo luận kết quả nghiên cứu ...................................................................... 74
4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 75
4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 77
4.9.3 Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 79
4.9.4 Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 82
4.9.5 Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 84
Tóm tắt chương 4 .................................................................................................. 86
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ ............................................87
5.1 Kết luận ........................................................................................................ 87
5.2 Một số hàm ý cho các nhà quản trị nhằm nâng cao sự thành công của việc áp
dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ........ 88
5.2.1. Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 88
5.2.2. Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 89
5.2.3. Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 90
5.2.4. Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 91
5.2.5. Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 92
5.3 Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo....................................................... 93
Tóm tắt chương 5 .................................................................................................. 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.


Bảng 4.2: Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha ......................................................61
Bảng 4.3: Kết quả kiểm định KMO và Barlett của 26 biến yếu tố ...........................62
Bảng 4.4: Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập..................63
Bảng 4.5: Kết quả phân tích tương quan Pearson .....................................................64
Bảng 4.6: Độ phù hợp của mô hình ..........................................................................65
Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA .................................................................65
Bảng 4.8: Kết quả phân tích hồi quy bội...................................................................66
Bảng 4.9: Tóm tắt kết quả nghiên cứu ......................................................................67
Bảng 4.10: Kiểm định sự khác biệt theo giới tính ....................................................71
Bảng 4.11: Kiểm định sự khác biệt theo nhóm tuổi..................................................71
Bảng 4.12: Kiểm định sự khác biệt theo trình độ học vấn ........................................72


Bảng 4.13: Kiểm định sự khác biệt theo chức danh .................................................73
Bảng 4.14: Kiểm định sự khác biệt giữa các phòng ban ...........................................73
Bảng 4.15: Kiểm định sự khác biệt theo thâm niên công tác ANOVA ....................74
Bảng 4.16: Thống kê mô tả giá trị các thang đo .......................................................75
Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ........................................................................................................................75
Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ
công chức ..................................................................................................................78
Bảng 4.19: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng
ban .............................................................................................................................80
Bảng 4.20: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo .......82
Bảng 4.21: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố công nghệ ..................................84
Bảng 5.1: Mức độ quan trọng và giá trị trung bình của các yếu tố ảnh hưởng đến sự
thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận
Bình Thạnh ................................................................................................................88




Electronic Document and Records

Hệ thống quản lý văn bản

Management System

và hồ sơ điện tử

International Records Management

Ủy thác quản lý hồ sơ quốc

Trust

tế

International Organization for

Tổ chức tiêu chuẩn hóa

Standardization

quốc tế

LĐTBXH

Lao động Thương binh Xã
hội



Records Management

Quản lý hồ sơ

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

TP.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

TT-BNV

Thông tư của Bộ Nội vụ

UBND

Ủy ban Nhân dân

VPCP

Văn phòng Chính phủ


TÓM TẮT LUẬN VĂN
Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, một trong những nội dung cải cách
hành chính, để tiến tới chính phủ điện tử đang được Chính phủ đẩy mạnh, gần đây
nhất là Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì hội nghị Ban chỉ đạo cải cách hành

Committee for Administrative Reform led by Prime Minister Nguyen Xuan Phuc on
21th Feb,2019 (Chinhphu.vn, 2/2019). The studies of factors affecting the success of
applying the EDRMS in the public organisations have been researched in many
countries such as Malaysia, Korea, Australia, Germany, etc. However, this subject is
new, and the study is limited in Vietnam.
The aim of this research is to investigate “The factors affecting the success
of adopting the EDRMS: at the People’s Committee of Binh Thanh district”.
Based on the literature review, the research framework is proposed. The study
employs quantitative research technique to refine the research framework and
questionnaire accordingly to the context of the People’s Committee of Binh Thanh
district. The data is collected through 193 survey forms. SPSS 20.0 application is
used to review the reliability, validity and regression of data, and statistical test of
samples.
The findings show 05 factors that affect to the success of adopting the EDRMS
are (1) the management support; (2) the electronic document and record management
process; (3) the involving and collaboration of departments; (4) the staff recordkeeping awareness and practice; and (5) technology.
Based on the analysis result, the research findings propose some management
initiatives to enhance the utilization of EDRMS in the administrative reform, capacity
building of the public organization in providing the convenient, fast and high quality
public services, build gradually the E-Government at the People's Committee of Binh
Thanh District.
Key words: factors, success, EDRMS


1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Lý do chọn đề tài
“Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” (EDRMS) đã được xác định trên
toàn cầu là một trong những chiến lược phát triển chính trong Chính phủ điện tử. Tại

làm việc, Thủ tướng nhấn mạnh việc thiết lập hệ thống thông tin Chính phủ giảm giấy
tờ, giảm thời gian họp, triển khai các ứng dụng di động giúp lãnh đạo có thông tin kịp
thời, đưa ra các quyết định nhanh chóng, thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa các
cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước tiết kiệm nguồn lực.
Về hành lang pháp lý liên quan đến việc triển khai hệ thống thông tin Chính
phủ phi giấy tờ thì về cơ bản đã đầy đủ. Thông tư 41/2017-BTTT có hiệu lực từ ngày
5/2/2018 về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg “Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước” trong đó có quy định các bộ, ngành, địa phương
đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử tổ chức kết nối, liên thông hệ thống văn
bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia hoàn thành trước ngày 31/12/2018
và chính thức áp dụng kể từ ngày 1/1/2019.
Tuy nhiên không phải đến thời kỳ hiện tại, vấn đề chính phủ điện tử mới được
Chính phủ quan tâm. Hơn 15 năm trước, ngày 25/7/2001, Thủ tướng Chính phủ Phan
Văn Khải đã ký quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án tin học hóa quản
lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2015”, còn được gọi với tên gọi “Đề án
112”, với tham vọng của mục tiêu đề án là cải cách các thủ tục hành chính, tin học
hóa hành chính nhà nước, từng bước xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam, nâng
cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công
thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao. Mục tiêu tốt nhưng thực tế thì sao? Năm
2007, thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã phải chỉ đạo ngừng đề án sau hơn 5 năm triển
khai. Tổng chi phí đề án 112 tiêu tốn tiền ngân sách ước tính đến hơn 3 ngàn tỷ đồng,
theo kết luận báo cáo kiểm toán Nhà nước đề án “Tin học hóa quản lý hành chính
Nhà nước giai đoạn 2001-2005” (Đề án 112, Báo Thanh niên, 28/10/2007).
Thất bại của đề án theo các chuyên gia đánh giá là do nhiều nguyên nhân
(Những sai phạm trong Đề án 112, Báo Thanh niên, 2007). Một trong những nguyên
nhân là do việc hiểu tin học hóa nông cạn. Thay đổi đổi công nghệ, thiết bị, ứng dụng


3



4

giải quyết các thủ tục hành chính vẫn còn một số các bất cập như cán bộ công chức
theo thói quen cũ, các quy trình thủ tục theo văn bản giấy trong việc trình ký, một số
quy trình xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử còn mô phỏng theo
quy trình xử lý văn bản giấy, chưa có sự thay đổi phù hợp. Quy trình giải quyết thủ
tục hành chính từ giấy đến điện tử, từ điện tử đến giấy gây thêm phiền hà cho người
dân, doanh nghiệp và cả cán bộ khi thực hiện. Điều này dẫn đến quy trình xử lý thủ
tục hành chính phức tạp ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai văn bản điện tử.
Khi một tổ chức ứng dụng một hệ thống CNTT mới thì người dùng cuối là
những người bị tác động lớn nhất về việc không chỉ thay đổi hành vi, thói quen làm
việc mà còn cả quy trình ghi nhận nghiệp vụ, kiểm tra, soát xét, xử lý, làm việc với
các phòng ban khác. Người dùng thường có tâm lý không muốn thay đổi thói quen
trong công việc vì thay đổi tức là họ phải học lại, phải từ bỏ những thói quen cũ. Việc
chấp nhận hệ thống mới, quy trình mới là một trong rào cản khá lớn với bất kỳ dự án
CNTT nào. Việc tác động lên người dùng là không thể tránh khỏi, tuy nhiên làm thế
nào để việc thay đổi có thể được diễn ra một cách nhẹ nhàng, người dùng nhận thức,
nhìn ra giá trị của việc thay đổi và khi cần thiết cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ trên
xuống là cả một nghệ thuật quản lý sự thay đổi. Vì vậy, yếu tố sự thay đổi hành vi,
thói quen của nhân viên có ảnh hưởng đến việc thành công hay thất bại của các dự án
CNTT.
Tại Việt Nam, một số các tác giả nghiên cứu về vấn đề này như đề tài nghiên
cứu khung đánh giá mức độ sẵn sàng của Chính quyền Điện tử cấp địa phương của
Đinh Hoàng Long (2011), nghiên cứu cấp Bộ về công tác văn thư trong quá trình xây
dựng chính phủ điện tử Việt Nam (Nguyễn Thùy Trang, 2015), nghiên cứu công nghệ
để tích hợp ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ với Hệ thống Quản
lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ của Nguyễn Thị Thuận
(2018). Có rất ít các nghiên cứu ở Việt Nam về vấn đề này và chưa có nghiên cứu

Đề xuất một số hàm ý nhằm giúp cho UBND quận Bình Thạnh có thể cải thiện
việc ứng dụng hệ thống văn bản điện tử, đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính,
hướng đến xây dựng chính phủ điện tử.

1.3. Câu hỏi nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi:
-

Các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử?

-

Mức độ tác động của các yếu tố này đến sự thành công của việc áp dụng hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử?

-

Những đề xuất nào được đưa ra nhằm cải thiện việc áp dụng hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh?


6

1.4. Đối tượng nghiên cứu
Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
Đối tượng khảo sát: Đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc tại UBND quận
Bình Thạnh đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
1.5. Phạm vi nghiên cứu


7

Nghiên cứu này cũng gợi ý cho UBND quận Bình Thạnh những giải pháp có
thể cải thiện việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác
cải cách hành chính, một trong những mục tiêu hướng đến là xây dựng chính phủ
điện tử, Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, bắt kịp xu thế đổi mới nhanh chóng
của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0.
1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
Báo cáo nghiên cứu được thiết kế theo kết cấu 5 chương, trong đó:
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu - Trình bày khái quát về bối cảnh và lý do
chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên
cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn của đề tài và bố cục của đề tài nghiên
cứu.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu - Trình bày khái niệm đối tượng
nghiên cứu, các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, lợi ích của hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, một số chức năng chính của hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử và tóm tắt các nghiên cứu liên quan về việc áp dụng hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu - Trình bày quy trình nghiên cứu bao gồm
phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng, cách thức xây dựng thang đo, thiết kế
mẫu, bảng câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định mẫu.
Chương 4: Kết quả nghiên cứu - Trình bày tổng quan về UBND quận Bình Thạnh,
thực trạng về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, kết quả thống kê mô tả mẫu,
kiểm định độ tin cậy của thang đo các biến, phân tích nhân tố khám phá, phân tích
tương quan và hồi quy bội.
Chương 5: Kết luận và hàm ý quản trị - Trình bày các kết quả chính được tìm thấy
thông qua quy trình nghiên cứu, đề xuất các hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng
hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, một
trong những mục tiêu hướng đến xây dựng chính phủ điện tử, hạn chế của nghiên cứu

2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội
Vụ, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một phần mềm ứng dụng có chức


9

năng quản lý, xử lý văn bản điện tử, theo dõi tình hình giải quyết văn bản của cơ
quan, tổ chức trên môi trường mạng; quản lý hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả của văn
bản, hồ sơ điện tử và văn bản, hồ sơ khác. Không có định nghĩa chính thức cho hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong các tài liệu nghiên cứu quốc tế (Nguyen,
2009). Một số tên thông thường bằng tiếng Anh về hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ điện tử có các tên gọi khác nhau như ERMS (Electronic Records Management
Systems) hay EDMS (Eletronic Document Management Systems) hay EDRMS
(Electronic Document and Records Management Systems).
Báo cáo kỹ thuật AIIM/ARMA TR48-2004 mô tả EDRMS là một bộ ứng dụng
phần mềm/phần cứng quản lý điện tử các tài liệu điện tử có trong hệ thống CNTT, sử
dụng thiết bị máy tính và phần mềm để quản lý, kiểm soát, định vị và truy xuất thông
tin trong hệ thống điện tử. Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý
hồ sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software
Applications) của Bộ Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 xem EDRMS “một hệ thống
được sử dụng để quản lý tài liệu cho phép người dùng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ
chúng với bảo mật và kiểm soát phiên bản”. Các nhà nghiên cứu và giới chuyên ngành
công nghệ thường diễn giải EDRMS là hệ thống tự động kết hợp cả hai chức năng
của hệ thống lưu trữ hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản (Joseph, 2008; Hồ sơ Chính
phủ Úc khu vực phía Nam).
2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức
Le Grand (1997), Fisher và Wesolkowski (1998), Beaumaster (2002), Sanchez
(2003), Chircu và Hae-Dong Lee (2003), Gunes (2003), Anderson và cộng sự (2003)

trong các ứng dụng điện tử. ISO 15489 gồm có hai phần.
Phần 1 – Chung: cung cấp khung tổng quan cho quản lý hồ sơ, nhấn mạnh vào
các yêu cầu thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ, lợi ích của quản lý hồ sơ đối với tổ chức,
yêu cầu tuân thủ pháp luật và sự cần thiết phải phân công vai trò, trách nhiệm về các
chính sách và thủ tục đầy đủ của quản lý hồ sơ. Phần 1 đồng thời xác định các yêu
cầu cho các hệ thống đào tạo và hỗ trợ của quản lý hồ sơ.
Phần 2 - Hướng dẫn: cung cấp hướng dẫn thực tế về cách triển khai hệ thống
quản lý hồ sơ hiệu quả như được mô tả trong Phần 1. Phần này hướng dẫn các bước