TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu.
Quản trị văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong
các cơ quan, tổ chức, do vậy việc đầu tư cho công tác quản trị văn phòng sẽ giúp
đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, mà một
trong những việc quan trọng và cấp thiết hàng đầu là đẩy mạnh ứng dụng CNTT
trong quản trị văn phòng.
Trong những năm qua, NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã ứng dụng khá
hoàn chỉnh các tiện ích của CNTT trong các nghiệp vụ Ngân hàng như: Công tác
thanh toán, quản lý kho quỹ, công tác thanh tra, ... Tuy nhiên, việc ứng dụng
CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang lại còn
nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý, như: Việc trao
đổi văn bản, chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo còn mang nặng tính thủ công,
gây chậm trễ, tốn kém. Việc báo cáo, kiểm tra, kiểm soát chưa áp dụng triệt để công
nghệ điện tử, còn thiên về thực hiện trên giấy tờ, không đáp ứng tính kịp thời, hiệu
quả thấp, một số cán bộ, công chức chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn... .
Vì vậy, việc lựa chọn đề tài: “Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản trị văn phòng của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh
Tuyên Quang” là cần thiết và quan trọng đối với NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang.
2. Mục đích nghiên cứu.
- Nghiên cứu lý thuyết về nội dung và các nhân tố tác động đến ứng dụng
CNTT trong quản trị văn phòng, đưa ra những kết quả, những tồn tại, hạn chế và


nguyên nhân làm hạn chế trong việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc các tồn tại hạn chế nhằm đẩy mạnh ứng
dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn
phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng. Theo tác giả cuốn Quản trị
văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Trường ĐH KTQD HN. Văn phòng là bộ phận
đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập, xử lý phân phối, truyền tải, quản lý,
sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt
động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
- Chức năng của văn phòng: Với khái niệm trên, văn phòng có 3 chức năng
chủ yếu: Chức năng tham mưu, tổng hợp; Chức năng giúp việc điều hành và Chức
năng hậu cần. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ
chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành
bại của công tác văn phòng.
- Nhiệm vụ của văn phòng: Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ
thể. Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá các


chức năng của văn phòng. Những nhiệm vụ chủ yếu gồm: Xây dựng và tổ chức
thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; Xây dựng và quản lý chương
trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị; Thu thập, xử lý thông tin; Trợ giúp
về văn bản; Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan; Duy trì hoạt
động thường nhật của văn phòng
Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất,
đặc trưng của cơ quan, đơn vị.

1.2.2. Đối với công tác thu thập và xử lý thông tin.
Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu như Ms
Foxpro và mới nhất là phần mềm Ms Access cho phép quản lý dữ liệu dễ dàng hơn
… nhanh chóng cho ra được kết quả phân tích chính xác, tạo điều kiện cho việc lựa
chọn các phương án tốt nhất trong thời gian ngắn nhất...
1.2.3. Đối với công tác soạn thảo văn bản.
Nhờ ứng dụng CNTT trong văn phòng, thì việc soạn thảo văn bản trên máy tính
là rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả rất cao.
1.2.4. Đối với công tác quản lý văn bản.
Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp
quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến,
sổ đăng ký văn bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về
nhiều mặt.


1.2.5. Đối với công tác lưu trữ.
Việc ứng dụng CNTT đối với công tác lưu trữ sẽ góp phần tiết kiệm công
sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và
ban hành văn bản.
1.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Để ứng dụng tốt CNTT trong quản trị văn phòng, cần thiết phải có máy tính,
thiết bị, phần mềm và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng như: Máy vi
tính; Máy in; Máy scaner; Máy photocopy; Máy fax. Và phải chú trọng đến công
tác đào tạo nhân lực: Ngoài việc có chuyên môn sâu về nghiệp vụ văn phòng, phải
được đào tạo, bồi dưỡng về tin học, ngoại ngữ
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng.
Bao gồm các nhân tố khách quan như: Chế độ chính sách của Nhà nước và
Cơ cấu tổ chức hành chính phù hợp với việc ứng dụng CNTT và các nhân tố chủ
quan như: Khả năng nhận thức của lãnh đạo về hiệu quả của việc ứng dụng CNTT

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ
TOÁN THANH
TOÁN

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG TỔNG
HỢP VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ

PHÒNG TIỀN
TỆ - KHO QUỸ

THANH
TRA, GIÁM
SÁT NGÂN
HÀNG

(Nguồn: Phòng HCNS)


Chức năng nhiệm vụ các phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang,
gồm các phòng: Phòng HCNS; Phòng KTTT; Phòng TH&KSNB; Phòng TTKQ;
Thanh tra, giám sát Ngân hàng. Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng tham

4.612
0,9

Năm
2011
6.283
3.571
5.766
0,67

Năm
2012
7.421
5.045
7.037
0,57

Năm
2013
8.583
5.677
7.907
0,54

Nguồn: Phòng TH&KSNB
Qua bảng trên cho thấy, dưới sự lãnh đạo của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang, hoạt động của Ngân hàng Tuyên Quang ngày càng phát triển tích cực
Việc lãnh chỉ đạo nội bộ Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang.
Trong các năm qua, dưới sự lãnh đạo của Chi bộ NHNN Chi nhánh tỉnh

1.611
1.733
1.521
6.509

1008
1031
1086
1319
4444

185
201
197
202
785

397
409
420
468
1.694

426
421
469
649
1.965
Nguồn: Phòng HCNS


chuyển qua mạng nội bộ gây lãng phí về chi phí in ấn, khó kiểm tra thể thức trình
bày văn bản theo đúng quy định.
2.2.4. Công tác quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đến, văn bản đi tại NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang được tiến hành hoàn toàn thủ công, gây tốn kém về chi phí, thời gian và
công sức. Mặc dù, NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã có hòm thư điện tử nội
bộ, xong chưa được triển khai rộng rãi tại tất cả các phòng, ban của các NHNN các
tỉnh, nên gây hạn chế trong việc phát huy tối đa hiệu quả của công tác quản lý văn
bản. Ngoài ra, còn có nhiều các phần mềm quản lý văn bản của các Công ty phần
mềm nổi tiếng, tuy nhiên NHNN tỉnh chưa xin kinh phí để tự trang cấp những phần
mềm đó ứng dụng cho công tác văn phòng của cơ quan.
2.2.5. Đối với công tác lưu trữ
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang chưa được trang bị phần mềm lưu trữ
để đảm bảo các thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài
liệu đã được mã hóa. Như vậy các thông tin mới luôn được bảo quản một cách tốt
nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin.
2.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của
ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang


2.3.1. Trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng
Trên quan điểm chú trọng đến trang bị một số trang thiết bị hiện đại, máy vi
tính có tốc độ xử lý cao, NHNN Việt nam đã trang bị cho NHNN Chi nhánh tỉnh
Tuyên Quang hệ thống máy chủ hiện đại. Thiết lập mạng LAN giúp tất cả các máy
tính của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang có thể chia sẻ tài nguyên với nhau.
Hệ thống máy vi tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng để phục
vụ những công việc chuyên môn nghiệp vụ mang tính khẩn trương, có độ chính
xác cao.
2.3.2. Tổ chức nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân
lực cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

để.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA NGÂN
HÀNG NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH
TỈNH TUYÊN QUANG
3.1. Phương hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
3.1.1. Quan điểm ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của
Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
NHNN là cơ quan đi đầu trong việc triển khai, ứng dụng CNTT, góp phần
quan trọng trong cải cách hành chính; Ứng dụng và phát triển CNTT trong công


tác văn phòng phải được đặt ngang hàng với việc ứng dụng CNTT trong các hoạt
động nghiệp vụ; Phải có các biện pháp chủ động và các quy định cụ thể về an toàn
và an ninh thông tin; Phải có chế độ khuyến khích cho công chức tham gia đào tạo
chuyên sâu về CNTT để đáp ứng kịp thời các nhu cầu phát triển ngày càng cao của
CNTT.
3.1.2. Phương hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
- Tiếp tục triển khai thực hiện các nội dung Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày
03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Tăng cường việc tin học hóa xử lý hồ sơ
công việc; Nối mạng Internet trên diện rộng đối với các máy tính của NHNN Chi
nhánh tỉnh Tuyên Quang theo đúng quy định của NHNN Việt Nam.
3.2. Những giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị
văn phòng của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh tuyên quang

Quang.
Quan tâm phát triển việc sử dụng hòm thư điện tử nội bộ trong cơ quan bằng
cách tiến hành đề nghị cấp tài khoản truy cập cho tất cả công chức NHNN Chi
nhánh tỉnh Tuyên Quang; cử công chức phụ trách tin học và công chức văn phòng
tham gia lớp tập huấn sử dụng hòm thư điện tử nội bộ, nhằm cập nhật hết được các
tính năng, tác dụng ứng dụng của hòm thư điện tử trong xử lý công tác văn phòng;
xây dựng quy chế sử dụng thư điện tử nội bộ để thực hiện thống nhất trong toàn thể
cơ quan.


KẾT LUẬN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là rất cần thiết
vì công tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông
tin. Các trang thiết bị máy móc phương tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể hiệu
quản trong công tác văn phòng, đã dần thay thế các phương pháp làm việc thủ công
với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm
khối lượng lao động thủ công lớn. Đội ngũ cán bộ văn phòng sẽ gọn nhẹ hơn đồng
thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được những yêu cầu khắt khe trong xu thế
mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế.
Nhận thức rõ điều này, NHNN Chi nhánh tỉnh đã và đang tích cực trong việc
xây dựng và ứng dụng CNTT trong công tác của Chi nhánh nói chung và của văn
phòng nói riêng. Điều này đã, đang và sẽ đạt được những hiệu quả tích cực trong
công tác quản lý.