BỘ GIÁO DỤC VÀĐÀO TẠO
TRƯỜNGĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
----------

PHẠM TRÀ LAM

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ÁP DỤNG
TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học

PGS.TS Võ Văn Nhị

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012


LỜI CAM ĐOAN
----------

Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của
người hướng dẫn khoa học.Đây là đề tài luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào và tất cả các
nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ.
TP Hồ Chí Minh, Ngày 15 tháng 6 năm 2012
Tác giả

PHẠM TRÀ LAM

1.2.2.3/ Chu trình chi phí ------------------------------------------------------------------11
1.2.2.4/ Chu trình chuyển đổi -------------------------------------------------------------14
1.2.2.5/ Chu trình nhân sự -----------------------------------------------------------------15

1.2.2.6/ Chu trình tài chính
---------------------------------------------------------------16
1.2.3/ Các yếu tố cần thiết để thực hiện HTTTKT trong điều kiện tin học hóa --------17
1.2.3.1/ Phần cứng --------------------------------------------------------------------------17
1.2.3.2/ Phần mềm --------------------------------------------------------------------------17
1.2.3.3/ Bộ máy và người làm kế toán ---------------------------------------------------18
1.3/ Đặc điểm về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV --------------------20
Kết luận chương 1 ---------------------------------------------------------------------------------22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG DNNVV Ở VIỆT NAM
2.1/ Giới thiệu tổng quát tình hình hoạt động và quản lý trong doanh nghiệp nhỏ và
vừa ở Việt Nam -------------------------------------------------------------------------------------23
2.1.1/ Vai trò của DNNVV ở Việt Nam -----------------------------------------------------23
2.1.2/ Đặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV ở Việt Nam ------------------------24
2.1.3/ Các khó khăn và thách thức đối với DNNVV ở Việt Nam hiện nay -------------25

2.2/ Các quy định pháp lý liên quanđ ến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV ở
Việt Nam ---------------------------------------------------------------------------------------------26
2.2.1/ Luật kế toán ------------------------------------------------------------------------------26
2.2.2/ Chuẩn mực kế toán ----------------------------------------------------------------------27

2.2.3/ Chế độ kế toán --------------------------------------------------------------------------27


2.3/ Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam -----29

3.2.1.2/ Giải pháp liên quan đến môi trường kinh doanh -----------------------------57
3.2.1.3/ Giải pháp liên quan đến môi trường thông tin --------------------------------58
3.2.2/ Giải pháp cụ thể -------------------------------------------------------------------------59
3.2.2.1/ Giải pháp về các bộ phận cấu thành HTTTKT -------------------------------59
3.2.2.2/ Giải pháp về kỹ thuật -------------------------------------------------------------73
3.2.2.3/ Giải pháp về bộ máy kế toán ----------------------------------------------------78

3.3/ Các kiến nghị nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt
Nam hiệu quả ---------------------------------------------------------------------------------------81
3.3.1/ Kiến nghị đối với DNNVV ở Việt Nam ---------------------------------------------81
3.3.2/ Kiến nghị đối với các tổ chức khác ---------------------------------------------------82
3.3.2.1/ Kiến nghị đối với Nhà nước -----------------------------------------------------82
3.3.2.2/ Kiến nghị đối với tổ chức nghề nghiệp và hỗ trợ DNNVV ------------------82
3.3.2.3/ Kiến nghị đối với cơ sở đào tạo -------------------------------------------------83
3.3.2.4/ Kiến nghị với doanh nghiệp hỗ trợ tổ chức HTTTKT ------------------------83
Kết luận chương 3 ---------------------------------------------------------------------------------85

KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Tiêu chuẩn phân loại DNNVV của một số quốc gia trên thế giới
Phụ lục 2: Thống kê trình độ học vấn của chủ DN trong DNNVV Việt Nam
Phụ lục 3: Các chuẩn mực kế toán không áp dụng đầy đủ trong DNNVV Việt Nam và các
nội dung không áp dụng


Phụ lục 4: Bảng thu thập thông tin về tình hình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp
Việt Nam
Phụ lục 5: Danh mục Doanh nghiệp tại Việt Nam tham gia cuộc khảo sát
Phụ lục 6: Khu vực hoạt động của các DN tại Việt Nam tham gia khảo sát

Phụ lục 22: Mức độ thực hiện tốt yêu cầu về sổ và báo cáo kế toán theo quy định trong
các DN tại Việt Nam được khảo sát
Phụ lục 23: Mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống báo cáo kế toán của DN Việt Nam
trong cuộc khảo sát
Phụ lục 24: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong cung cấp báo cáo kế
toán từ cuộc khảo sát
Phụ lục 25: Mức độ kiểm soát tiếp cận dữ liệu và thông tin lưu trữ trong HTTTKT tại DN
Việt Nam được khảo sát
Phụ lục 26: Liệt kê các nhược điểm trong lưu trữ dữ liệu và thông tin kế toán tại DNNVV
Việt Nam trong cuộc khảo sát
Phụ lục 27: Mức độ đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán của bộ máy kế
toán trong DN Việt Nam được khảo sát
Phụ lục 28: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong tổ chức bộ máy kế
toán từ cuộc khảo sát
Phụ lục 29: Mức độ xây dựng và thực hiện hoạt động kiểm soát đối với HTTTKT trong
DN Việt Nam từ cuộc khảo sát
Phụ lục 30: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong công tác kiểm soát
HTTTKT từ cuộc khảo sát
Phụ lục 31: Mức độ thực hiện kế toán theo chu trình trong DN Việt Nam từ cuộc khảo sát
Phụ lục 32: Liệt kê tên phần mềm ứng dụng trong HTTTKT của DN Việt Nam từ cuộc
khảo sát
Phụ lục 33: Kiểm định giả thuyết thống kê thời gian ứng dụng phần mềm trong HTTTKT
tại DN Việt Nam từ cuộc khảo sát
Phụ lục 34: Lý do DN Việt Nam lựa chọn phần mềm ứng dụng trong HTTTKT toán theo
kết quả khảo sát


Phụ lục 35: Thống kê nhân viên có quyền Admin đối với phần mềm sử dụng trong
HTTTKT tại DN Việt Nam trong khảo sát
Phụ lục 36: Mức độ kiểm soát của phần mềm được sử dụng trong HTTTKT tại DN Việt

CMKT
CNTT
CPU
DN
DNNN
DNNVV
HTTTKT
IASB
KTT
KTTC
KTQT
KSNB
TSCĐ
NCC
NXB
PM
PM ERP
PMKT


DANH MỤC BẢNG SỬ DỤNG
----------

Bảng 2.1: Liệt kê các cách thức lưu trữ trong HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam trong
cuộc khảo sát ----------------------------------------------------------------------------------------39
Bảng 2.2: Liệt kê cách thức cập nhật, nâng cao trìnhđ ộ chuyên môn cho nhân viên kế
toán tại DN Việt Nam trong cuộc khảo sát ------------------------------------------------------40

Bảng 2.3: Liệt kê các tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm sử dụng trong HTTTKT tại DN Việt
Nam trong cuộc khảo sát ---------------------------------------------------------------------------43

doanh nghiệp Việt Nam từ cuộc khảo sát --------------------------------------------------------38
Sơ đồ 2.9: Lý do DNNVV lựa chọn sử dụng phần mềm hiện tại theo khảo sát ------------43

Sơ đồ 2.10: Nhân viên có quyền Admin đối với phần mềm sử dụng trong HTTTKT tại
DNNVV theo khảo sát -----------------------------------------------------------------------------44

Sơ đồ 2.11: Nhân viên có quyền admin đối với phần mềm sử dụng trong HTTTKT tại
DN lớntheo khảo sát --------------------------------------------------------------------------------44


MỞ ĐẦU
----------

1. Sự cần thiết của đề tài
Kể từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO, diễn đàn hợp tác kinh
tếchâu Á Thái Bình Dương và r ất nhiều hiệp định thương mại song phương, đa phương
được ký kết với nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới, nền kinh tế của chúng ta đã có rất
nhiều cơ hội phát triển và hội nhập cùng nền kinh tế thế giới. Nhưng các DN nội địa cũng
phải đương đầu với muôn vàn khó khăn mà một trong nhữngnguyên nhân trực tiếpxuất
phát từ trình độ, năng lực và công tác hỗ trợ hoạt động quản trị cho nhà lãnh đạo DN. Với
mục tiêu cuối cùng là cung cấp thông tin hỗ trợ người sử dụng bên trong và bên ngoài
DN ra quyết định, HTTTKT đóng vai trò ngày càng quan tr ọng giúp DN tạo ra lợi thế
cạnh tranh. Thông tin kế toán, ngày nay, được xem là một tài sản vô hình mà nếu biết tận
dụng và phát huy, DN sẽ ngày càng phát triển lớn mạnh.
Theo Gavin C Reid tổng hợp nghiên cứu của các tác giảđi trước liên quan đến vấnđề
“mối quan hệ giữa hiệu quả hoạtđộng trong DNNVV với việc sử dụng thông tin” đãđưa
ra kết luận có mối quan hệ giữa hai hoạt động này và nếu môi trường cạnh tranh càng
khốc liệt thì kế toán quản trị càng cần phải phát triển. Xuất phát từ vai trò hết sức quan
trọng của thông tin kế toán mà Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế đã ban hành hệ thống
chuẩn mực kế toán quốc tế dành cho DNNVV. Xét về khía cạnh kế toán quản trị thì cũng

-

Hệ thống hóa các lý luận về kế toán và HTTTKT trong điều kiện tin học hóa và khái
quát về đặc điểm tổ chức HTTTKT trong DNNVV.

-

Tìm hiểu tình hình hoạt động và quản lý của DNNVV ở Việt Nam cũng như các quy
định pháp lý liên quan đến tổ chức HTTTKT trong DNNVV.

-

Phân tích thực trạng tổ chức HTTTKT trong điều kiện tin học hóa tại các DNNVV ở
Việt Nam.


-

Đề xuất các giải pháp nhằm ứng dụng tiến bộ CNTT vào tổ chức HTTTKT trong
DNNVV ở Việt Nam để hoạt động kế toán ngày càng mang lại hiệu quả cho DN.
3. Phương pháp nghiên cứu

Nguồn tài liệu sử dụng trong nghiên cứu đề tài gồm hai
dạng đó là các dữ liệu thứ cấp được tác giả tìm hiểu từ
các tạp chí, báo cáo khoa học, giáo trình, luận án tiến
sỹ, luận văn thạc sỹ liên quan đến ngành kế toán, quản
trị DN và CNTT cùng một số thông tin trên các website
có uy tín trên mạng internet. Bên cạnh đó, đề tài cũng
dựa vào các dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua
khảo sát thực tế về tình hình tổ chức và mức độ hài lòng

tổ

chức

HTTTKT

trong

DNNVV ở Việt Nam nhấn
mạnh trong điều kiện tin học
hoá. Từđóđưa ra các nhận
định về các thuận lợi, khó
khăn và nguyên nhân tác
động đến thực trạng này
cũng như đề xuất các giải
phápđể tổ chức HTTTKT áp
dụng cho DNNVV ở Việt
Nam.


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức HTTTKT dưới góc độ tiếp cận là CNTT. Do
xuất phát từ mục tiêu của đề tài và giới hạn về mặt thời gian nên phạm vi nghiên cứu của
đề tài là các DN ở Việt Nam chưa và đã ứng dụng CNTT vào HTTTKT nhưng tập trung
vào nhóm DNNVV đã tin học hoá công tác kế toán.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục đề tài gồm 3 chương:
-

Chương 1: Tổng quan về kế toán và hệ thống thông tin kế toán

-

Đó là tập hợp gồm nhiều thành phần có mối quan hệ với nhau để thu thập dữ liệu và
cung cấp thông tin hữu ích.

-

Thông tin đầu vào được thu thập và xử lý chỉ giới hạn trong hoạt động kinh tế - tài
chính của đơn vị. Tuy nhiên, ngày nay kế toán ngày càng hoà nhập chung với hoạt
động quản trị trong doanh nghiệp nên có thể các hoạt động khác cũng cần được ghi
nhận vào trong hệ thống kế toán.

-

Tổ chức của hệ thống kế toán phụ thuộc chủ yếu vào quy mô, đặc điểm hoạt động,
yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin của mỗi đơn vị riêng biệt.

-

Đầu ra của hệ thống là các thông tin hữu ích hỗ trợ đối tượng sử dụng thông tin bên
ngoài đơn vị đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động, sự thay đổi tình hình tài
chính để đưa ra quyết định kinh tế và đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị
thực hiện các hệ thống hoạch định, tổ chức, lãnh đ ạo và kiểm soát trong hoạt động
quản trị đơn vị.

Kế toán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Tính khoa học của kế toán
thể hiện khi xem xét kế toán như là hệ thống thông tin với các phương pháp thu thập, xử
lý, tổng hợp và truyền đạt thông tin đến đối tượng sử dụng. Tính nghệ thuật của kế toán
thể hiện rõ nét nhất khi xem xét kế toán trong vai trò là một công cụ quản lý trong đơn vị
nhằm hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị.

các đặc điểm chất lượng như sau:
Theo Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế IASB 1, thông tin trình bày trên báo cáo tài
chính phải đảm bảo các đặc điểm chất lượng dựa trên hai giả định: cơ sở dồn tích và hoạt
động liên tục, bao gồm:
 Có thể hiểu được: Thông tin thể hiện trên BCTC phải có thể hiểu được đối với
người sử dụng. Người sử dụng được giả định rằng có một kiến thức nhất định về
kinh tế, kinh doanh, kế toán và có thiện chí, nỗ lực để đọc BCTC. Tuy nhiên,
thông tin về một vấn đề phức tạp nhưng cần thiết cho việc ra quyết định vẫn cần
thiết phải trình bày trên BCTC.
1

Từ năm 1970 đến năm 2001, được gọi với tên Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế IASC
2


 Thích hợp: Thông tin hữu ích khi nó thích hợp với nhu cầu đưa ra quyết định của

người sử dụng nhằm hỗ trợ họ đánh giá quá khứ, hiện tại, tương lai hay xác nhận,
điều chỉnh các đánh giá trước đây. Tính thích hợp bao gồm tính dự đoán, tính xác
nhận và chịu ảnh hưởng bởi nội dung và tính trọng yếu của thông tin.
 Đáng tin cậy: Có nghĩa là không có sai sót hay thiên lệch một cách trọng yếu,

đồng thời phản ánh trung thực vấn đề cần phải trình bày. Đáng tin cậy bao gồm
các yêu cầu: trình bày trung thực các nghiệp vụ hay sự kiện cần/ có thể trình bày;
nội dung quan trọng hơn hình thức, nghĩa là phải trình bày thông tin phù hợp với
bản chất kinh tế chứ không phải căn cứ vào hình thức pháp lý; trung lập tức không
bị thiên lệch, thông tin bị thiên lệch khi tác động đến việc ra quyết định theo một
kết quả định trước; thận trọng là việc làm tăng thêm mức chú ý khi thực hiện một
sự xét đoán khi ước tính trong điều kiện chưa rõ ràng; Và đầy đủ trong phạm vi
của trọng yếu và chi phí.

Cấu trúc của hệ thống kế toán

(1) Hệ thống pháp lý
Bộ phận đầu tiên cấu thành hệ thống kế toán là hệ thống các văn bản pháp lý của các cấp
độ quản lý Nhà nước quy định về quản lý, hướng dẫn, kiểm soát và điều chỉnh tất cả nội
dung trong hoạt động kế toán thuộc tất cả các lĩnh vực trong nền kinh tế. Cụ thể, hệ thống
pháp lý này bao gồm và được liệt kê theo thứ tự giảm dần tính pháp lý:
-

Luật kế toán: quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người
làm kế toán và tổ chức hành nghề kế toán (Luật kế toán, 2003, điều 1); Luật khác có
liên quan do quốc hội ban hành.

-

Chuẩn mực kế toán: quy định những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để
ghi sổ kế toán và lập BCTC; Chế độ kế toán: các quy định và hướng dẫn về kế toán
trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do Bộ tài chính ban hành.

-

Thông tư hướng dẫn thực hiện hoặc bổ sung, điều chỉnh có liên quan.
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các văn bản pháp lý liên quan đến kế toán

Hệ thống kế toán tại đơn vị kế toán

(2) Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ
-

Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ là tập hợp các phương pháp kế toán được sử dụng nhằm

cụ thể thông qua các hình thức như hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế
toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán mà người làm kế toán sử dụng
trong quá trình thực hiện công việc chuyên môn tại đơn vị kế toán. Tất cả các hệ
thống trên đều đã được Nhà nước quy định cụ thể về cách lập, nội dung, mẫu biểu,
thời hạn, … trong các văn bản pháp lý liên quan nhưng để công tác kế toán phù hợp
với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị, các hệ thống trên
cũng sẽ được tùy biến ở một mức độ nhất định. Ngoài ra, thuộc hệ thống thực hiện
công tác kế toán còn bao gồm các loại tài liệu in sẵn và các website trên mạng máy
tính trình bày các thông tin tài chính để quảng bá hình ảnh của đơn vị kế toán. Tất cả
các hoạt động kế toán trong đơn vị kế toán đều phải có sự tham gia của người làm kế
toán, chính vì vậy mà vấn đề tổ chức nhân sự trong thực hiện công việc kế toán đã
được quy định rõ trong Luật kế toán và được áp dụng linh hoạt vào từng đơn vị kế
toán theo đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.

5


-

Hệ thống kiểm tra, giám sát được thực hiện bởi hai đối tượng chính đó là Cơ quan nhà
nước có thẩm quyền đã được quy định rõ trong Luật kế toán về nội dung kiểm tra,
thời gian kiểm tra, trách nhiệm và quyền hạn của đoàn kiểm tra cũng như của đơn vị
kế toán được kiểm tra. Đối tượng thứ hai thực hiện công tác kiểm tra, giám sát hệ
thống kế toán chính là đơn vị kế toán hay những đối tượng bên ngoài được đơn vị kế
toán tự nguyện mời. Nếu mục tiêu kiểm tra kế toán của Cơ quan nhà nước là nhằm
đảm bảo đơn vị kế toán đã tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến công
tác kế toán thì mục tiêu của kiểm tra kế toán trong đơn vị kế toán là nhằm chủ yếu
hướng đến hoàn thiện hệ thống kế toán để đáp ứng ngày càng cao hơn yêu cầu hỗ trợ
hoạt động kinh doanh của đơn vị.


 Những loại chứng từ nào hệ thống cần thu thập?
 Chứng từ cần thu thập đó là chứng từ bằng giấy, chứng từ điện từ hay cả hai?
 Chứng từ đó cần thu thập bao nhiêu liên?
 Thông tin gì được thể hiện trên chứng từ?

-

Ngoài ra, đầu vào của HTTTKT cũng có th ể được nhận từ phân hệ khác hay dưới
dạng tập tin điện tử.

-

Tùy theo quy mô hoạt động, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý mà đơn vị kế
toán sẽ xác định đầu vào cần thiết cho hệ thống thông tin kế toán nhằm đảm bảo tuân
thủ các quy định pháp lý liên quan và tạo ra kho dữ liệu toàn vẹn nhất.

1.2.1.2.
-

Quá trình xử lý

Các công cụ được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu có thể bao gồm máy vi tính và
các thiết bị khác. Bên cạnh đó, để xử lý dữ liệu kế toán cần tổ chức áp dụng và thực
hiện linh hoạt các phương pháp ghi chép, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán theo
các quy định pháp lý của cơ quan Nhà nước và yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán.

-

Các câu hỏi sau đây là cần thiết để trả lời nhằm hỗ trợ xác định những công cụ xử lý
dữ liệu cần thiết:

cung cấp thông tin đầu ra?
-

Mục tiêu của hệ thống đầu ra là sử dụng nguồn dữ liệu từ quá trình xử lý để tính toán,
tổng hợp thành các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính, tình hình hoạt động, … trong
đơn vị kế toán. Kết quả là nó tạo ra những sản phẩm theo mục tiêu đã được xác định
và truyền tải đến các đối tượng sử dụng thông qua các phương thức khác nhau.

-

Chất lượng thông tin đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán được sử dụng làm căn cứ
đánh giá hiệu quả và chất lượng của toàn hệ thống.

1.2.1.4.
-

Hệ thống lưu trữ dữ liệu (cơ sở dữ liệu)

Dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống thông tin kế toán có thể được lưu trữ cục bộ như
trong sổ quỹ, trong các tập tin nghiệp vụ hay lưu trữ diện rộng như trong mạng máy
tính. Một số câu hỏi liên quan đến lưu trữ dữ liệu cần được trả lời:
 Dữ liệu cần được lưu trữ như thế nào? Bằng giấy? Dạng điện tử? hay kết hợp cả

hai?
 Dữ liệu nên được lưu trữ ở đâu? Cục bộ? Diện rộng? Kết hợp cả hai?
 Cần lưu trữ dữ liệu trong thời gian bao lâu?
 Cần tạo điều kiện như thế nào để dữ liệu lưu trữ không bị hư hại?
-

Vấn đề lưu trữ dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán cũng cần tuân thủ theo những