Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An
Phát
I. Đặc điểm của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát ảnh
hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ( theo chức
năng quản trị)
1. Tài chính
Trong hơn mười năm qua, ngành công nghiệp nhựa Việt Nam đang phát
triển với tốc độ khá nhanh, tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt 15-25%. Có thể nói
đây là một mức phát triển khá ấn tượng đối với một ngành công nghiệp còn non
trẻ.
Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây rất
khả quan. Tuy mới được cổ phần hóa từ năm 2006 nhưng công ty cổ phần nhựa
và môi trường xanh An Phát đã và đang ngày càng phát triển, mở rộng. Đặc biệt
cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế, An Phát dự kiến sẽ niêm yết trên
thị trường chứng khoán vào năm 2010. Để đạt được điều này, những năm qua
ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên đã ngày đêm nỗ lực thể hiện tiềm
lực phát triển công nghệ, con người và tài chính của công ty. Thể hiện ở chỗ:
trong 3 năm gần đây, mặc dù nền kinh tế chịu ảnh hưởng nghiêm trọng của
khủng hoảng kinh tế nhưng tổng lợi nhuận trước thuế của công ty vẫn luôn đạt
trên 15 tỷ đồng chiếm trên 25% so với tổng vốn đầu tư.
2. Marketing
Việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước đã góp phần
quan trọng uy tín và thương hiệu của công ty. Đặc biệt việc có được tài khoản
vàng trên alibaba đã nâng cao được sản lượng xuất của công ty trong những
năm 2008, 2009.
3. Trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng
Các nhà máy được trang bị các máy thổi, máy cắt, máy in, máy tạo hiện đại
và với số lượng lớn. Tại văn phòng đại diện trung bình mỗi nhân viên được trang bị
một máy tính laptop, điện thoại bàn và các vật dụng khác. Công ty được trang bị đầy
đủ máy fax, máy scan để phục vụ công việc. Quy mô sản xuất của công ty ngày

phổ thông
1 Văn phòng hà nội 34 82.35% 5.88% 11.76%
2 Nhà điều hành 45 66.67% 22.22% 11.11%
3 Nhà máy 1 425 1.18% 4.71% 94.12%
4 Nhà máy 2 372 3.72% 5.91% 91.37%
5 Nhà máy 3 124 6.45% 6.45% 87.1%
(Nguồn: phòng hành chính tổng hợp)
Tại văn phòng hà nội: vào ngày 31/12/2009 có 34 công nhân viên trong
đó ở trình độ đại học, cao đẳng là những nhân viên làm trong các phòng ban
như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh tổng hợp, phòng xuất
nhập khẩu và lãnh đạo; ở trình độ trung cấp là phòng bảo vệ và ban lễ tân.
Tại nhà điều hành: 45 nhân viên trong đó các nhân viên làm việc tại các
phòng ban đều được tuyển với trình độ đại học và cao đẳng còn nhân viên bảo
vệ, tiếp tân, nhà ăn là trình độ trung cấp và phổ thông.
Bảng 2: Thông tin nhân lực của nhà máy
Thông tin nhân lực của nhà máy
Nhà máy
Chức vụ Số lượng Độ tuổi TB Trình độ
Nam Nữ Nam Nữ
1
Quản lý 1 1
27 25
CĐ trở lên
Công nhân 79 55 THCS trở lên
2
Quản lý 6 0 19 CĐ trở lên
Công nhân 115 75 26 29 THCS trở lên
3
Quản lý 9 2 28 26 CĐ trở lên
Công nhân 73 15 25 23 THCS trở lên

khách hàng nhận được hàng, khách hàng thanh toán xong mới được nhận
hàng.
• Hình thức thanh tóan bằng L/C, Công ty chấp nhận hình thức Thanh toán
L/C at Sight.
• Hình thức T/T và D/P: 30% đặt cọc, 70% thanh toán bằng D/P, hoặc L/C
at sight.
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
CONTRACT EXECUTION
- Checking and ordering: Lable, cylinder, and carton.
- Preparing and asking for approving Production Anoucement
THEO DÕI ĐƠN HÀNG
ORDER FOLLOW-UP
- Dealing with quality and quantity of products, lable, carton, cylinder.
- Following up the capacity
(delivery time) each day/month
THÔNG BÁO ĐÓNG HÀNG
GOODS PACKING ANOUNCEMENT
- Checking available quantity of products before 1 week of shipment
- Finding the shipping line, selecting the best price and booking
- Anoucing goods packing to Fatory and Custom Dept
TÌM KIẾM NHU CẦU
BUYER ACESSING
- Acessing buyers through: media communication, relationships
ĐÀM PHÁN
NEGOTIATION
1. Negotition with customers:
- Specification of products, Price, Payment terms, Quantity, Delivery time.
2. Negotiation with Business Centre:
- Price, Delivery time approval
LÀM HỢP ĐỒNG

đặt cọc của khách
2.1 Thu thập các thông tin cần thiết từ nhà máy:
Tỉ lệ pha trộn: Lấy theo phương án kinh doanh (PAKD)
Tiêu chí chất lượng, từ đơn hàng đã có, và từ yêu cầu của khách hàng
2.2 Làm Thông Báo Sản Xuất (TBSX)
2.2.1 Điền đấy đủ các thông tin theo form TBSX
Về cước tàu: Cần thể hiện giá đang có tại thời điểm làm TBSX
Về thời gian giao hàng: Dựa trên thông tin mà Ban Kế Hoạch sản xuất
xác nhận. Lúc làm hợp đồng ban kế hoạch sản xuất đã xác nhận.
Thông báo sản xuất hàng, là nội dung đàm phán trong quá trình làm việc
của cán bộ XNK với khách hàng. Mọi thông số phải lôgic phù hợp và chính xác.
Cán bộ XNK cần có những thông tin sau khi làm TBSX:
Chi tiết hộp carton
Chi tiết về hàng gồm có:
Kích thước hàng, màu film, màu in,
Cách thức đóng gói, số lượng sản xuất, kiểu dáng túi, hàng cuộn, thường
hay gấp sao, hàng cuộn có lõi hay không có lõi, kích thước của lõi,
Cách đóng gói, số chiếc/ thêp,
Hàng có nhám hay không có nhám,
Số thếp trên hộp carton.
Đơn giá của sản phẩm, trọng lượng của túi.
Mẫu thông báo sản xuất đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.1
2.2.2 Điền đầy đủ thông tin vào Chi tiết đơn hàng
Ghi thêm các đơn vị đo quy cách túi, và quy định dùng chung đơn vị đo
Mẫu chi tiết đơn hàng cần có đủ thông tin: tem dán cuộn, tem dán hộp,
kiểu quai túi.
Mẫu chi tiết đơn hàng mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục
3.2
2.3 Làm PAKD (From PAKD)
Dựa trên PAKD nháp đã làm ở phần đàm phán (Phải theo tỉ lệ làm mẫu

Giải quyết vấn đề về vật tư: Đôn đốc tiến độ tem dán và lô in. Kiểm tra
chất lượng và số lượng: kiểm tra trên một vài tem, xác nhận số lượng tem dán
thông qua bảo vệ. Đối với lô in, sẽ giải quyết vấn đề sau khi nhận phản hồi từ
nhà máy. Kí hóa đơn đặt hàng. Thông báo với người vận chuyển chuyển tem về
NM nào. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đưa vật tư vào sản
xuất.Kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hoá. Kiểm tra chất lượng hàng
hoá gồm: dùng thước đo chiều dài rộng, kích thước biên túi, dùng cân định
lượng đo trọng lượng túi, dùng tay, dùng máy đo độ chịu nén của túi.Và kiểm
tra đơn hàng hàng ngày để xem có kịp tiến độ để giao hàng hay không? Bằng
cách hỏi các cán bộ KCS về tiến độ làm hàng. Cán bộ KCS không có nhiệm vụ
xác nhận thời gian làm xong hàng, Chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tiến độ sản xuất và
cảnh báo về đơn hàng nếu như có dấu hiệu sản xuất chậm
Ảnh kiểm tra chất lượng hàng hoá:
Theo dõi hàng hóa sản xuất: Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan
đến hàng hóa, theo dõi tồn kho qua báo cáo từ các nhà máy và nhập dữ liệu này
vào bản Production Update của phòng.
Làm thanh toán Cước tàu, Bảo Hiểm , làm đề nghị thanh toán sau 2 ngày
kể từ khi tàu chạy gồm: Giấy đề nghị thanh toán, Tờ khai ( Copy) Thông báo
sản xuất, Có chữ ký, Hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể
sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày
Thanh toán cho khách hàng ).
Làm thanh toán Lô in, Tem dán, làm đề nghị thanh toán sau 5 ngày kể từ
nhà cung cấp thông báo gồm: Giấy đề nghị thanh toán, tờ khai ( Copy), thông báo
sản xuất, Có chữ ký, hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể sử
dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày thanh toán
cho nhà cung cấp), giấy đề nghị làm lô, tem ( copy), đơn đặt hàng hoặc hợp đồng
với nhà cung cấp.
Mẫu đề nghị thanh toán – xem phụ lục 3.5
4. Thông báo đóng hàng
4.1 Xác nhận điều kiện đóng hàng: