ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------------------

ĐINH THỊ HIỀN

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ
HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội – 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------------------

ĐINH THỊ HIỀN

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ
HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Văn phòng
Mã số: 60340406

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Cam Anh Tuấn

Hà Nội – 2018

của các thầy cô, các nhà nghiên cứu và các bạn để luận văn được hoàn thiện
hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2018
HỌC VIÊN

Đinh Thị Hiền


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 3
3. Mục tiêu đề tài ............................................................................................... 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................. 5
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 5
6. Đóng góp của đề tài....................................................................................... 6
7. Tài liệu tham khảo ......................................................................................... 6
8. Dự kiến cấu trúc của đề tài:........................................................................... 7
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ
ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC ............ 8
1.1. Đánh giá hiệu quả công việc ...................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm ............................................................................................... 8
1.1.2. Mục tiêu của đánh giá hiệu quả công việc ............................................. 9
1.1.3. Lợi ích của công tác đánh giá hiệu quả công việc ................................. 9
1.2. Các nguyên tắc và phương pháp đánh giá hiệu quả công việc ............... 10
1.2.1.Các nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc ........................................ 10
1.2.2. Quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện công việc được thể hiện qua sơ
đồ sau: ............................................................................................................. 13
1.2.3. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc........................................... 14

2.3.2. Xác định các chỉ tiêu cụ thể và tỷ trọng

, phương pháp đo lường, cơ

quan đo lường ................................................................................................. 72
Tiểu kết Chương 2 ............................................................................................ 87
Chƣơng 3. ÁP DỤNG HỆ THỐNG KPI ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CHÁNH VĂN PHÒNG CẤP BỘ ........................ 88


3.1. Sự phù hợp của việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công
việc đối với Chánh Văn phòng cấp Bộ. .......................................................... 88
3.1.1. Ưu điểm của việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc
đối với Chánh Văn phòng cấp Bộ ................................................................... 88
3.1.2. Hạn chế của việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc
đối với Chánh Văn phòng cấp Bộ ................................................................... 89
3.2. Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI đối
với vị trí Chánh Văn phòng cấp Bộ ................................................................ 91
3.3. Khuyến nghị áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc đối
với Chánh Văn phòng cấp Bộ ....................................................................... 102
3.3.1. Mục đích để xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tốt 102
3.3.2. Các lỗi trong đánh giá hiệu quả đánh giá thực hiện công việc .......... 103
3.3.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo để nâng cao hiệu quả đánh giá hiệu quả
công việc. ...................................................................................................... 104
Tiểu kết chương 3........................................................................................... 105
KẾT LUẬN ................................................................................................... 106
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 108


DANH MỤC BẢNG

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đánh giá hiệu quả công việc là một hoạt động không thể thiếu trong
quản trị nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm
tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra
các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Việc sử dụng một công cụ đánh giá
phù hợp và hữu hiệu sẽ mang lại những giá trị tích cực đạt được mục tiêu
mà nhà quản trị đề ra.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc đánh giá cán bộ nói
chung và đánh giá hiệu quả công việc nói riêng là một nội dung quan trọng
trong công tác cán bộ. Mục đích của hoạt động đánh giá nhằm cung cấp thông
tin cho công tác quản lý, làm cơ sở cho các quyết định quy hoạch, đào tạo, bố
trí sử dụng, tuyển chọn, đề bạt, lương, thưởng đối với cán bộ, công chức.
Đánh giá đúng, chính xác kết quả làm việc của cán bộ, công chức là căn cứ để
lựa chọn, sắp xếp, bố trí, đề bạt, sử dụng đúng với năng lực, sở trường, từ đó
chủ động trong việc đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện và bổ nhiệm cán bộ. Đồng
thời, hoạt động đánh giá cán bộ, công chức sẽ cung cấp thông tin phản hồi để
cán bộ, công chức biết rõ về năng lực và việc thực hiện công việc của họ hiện
tại đang ở mức độ nào, giúp họ phấn đấu tự hoàn thiện bản thân và hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Ngày 09/6/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 56/2015/NĐ-CP về
đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức, tại Nghị định đã quy định
các nhóm tiêu chí cụ thể phù hợp với từng nhóm đối tượng cán bộ, công chức.
Tuy nhiên, các nội dung tiêu chí đánh giá còn chưa cụ thể, rất khó định lượng
được hiệu quả công việc của công chức. Chẳng hạn, với nhóm nội dung đánh
giá chung đối với tất cả các công chức, ngoài các nội dung mang tính định
tính, thì hai nội dung cốt lõi nhất về (1) năng lực, trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ; (2) tiến độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ cần phải định lượng, đo

1

của tác giả chưa có cơ quan nào áp dụng hệ thống KPI trong việc đánh giá
2


hiệu quả công việc. Sau khi tham dự khóa đào tạo sau đại học về chuyên
ngành Quản trị Văn phòng, được cung cấp các cơ sở lý luận và thực tiễn nhất
định, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng hệ thống KPI trong đánh giá hiệu
quả công việc của Chánh Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn” làm đề tài luận văn cao học của mình. Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn là một cơ quan lớn, quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Chánh Văn
Phòng Bộ là người đứng đầu và chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối
công việc hằng ngày của Văn phòng Bộ. Không chỉ vậy, Chánh Văn phòng là
người tham mưu giúp việc, hỗ trợ đắc lực cho Lãnh đạo Bộ về các công tác
chuyên môn, là trung tâm kết nối các đơn vị trong cơ quan. Mục đích của việc
ứng dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc đối với vị trí Chánh
Văn phòng là nhằm xây dựng, áp dụng chỉ số đánh giá thông qua chỉ tiêu định
lượng cụ thể, phản ánh được hiệu quả hoạt động của người đứng đầu cơ quan
Văn phòng một cách khách quan và chính xác hơn so với phương thức đánh
giá như hiện nay.
Đây là một hướng đề tài mới, có tính lí luận và thực tiễn. Do vậy, kết
quả nghiên cứu sẽ mở ra nhiều hướng nghiên cứu khác về hệ thống KPI và
những phương pháp đánh giá hiệu quả công việc trong cơ quan hành chính
nhà nước.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có nhiều công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài và được phân
loại thành ba nhóm công trình như sau:
Nhóm các công trình tập trung nghiên cứu đánh giá hiệu quả công việc
theo hướng xây dựng các phương pháp truyền thống và mang tính định tính
như thang đo đánh giá đồ họa, ghi chép sự kiện quan trọng, đánh giá bằng
thang đo dựa trên hành vi, v.v.. với đề tài: “Hoàn thiện công tác đánh giá

nghiên cứu trên là những luận cứ khoa học, làm cơ sở cho công tác đánh giá
hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp đồng thời là nguồn tư liệu cho các
nghiên cứu tiếp theo.
4


Cho đến nay, chưa có công trình nào nghiên cứu về việc ứng dụng KPI
vào đánh giá hiệu quả công việc của các vị trí thuộc cơ quan hành chính nhà
nước. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu vấn đề này thông qua việc nghiên
cứu xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI đối với Chánh Văn
phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đề tài có sự kế thừa những
kết quả nghiên cứu trước trên phương diện cơ sở lý luận về hệ thống KPI,
điểm mới của đề tài là vận dụng các cơ sở lý luận trên để nghiên cứu, tìm
hiểu ứng dụng hệ thống KPI trong việc đánh giá hiệu quả công việc đối với vị
trí Chánh Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
3. Mục tiêu đề tài
Luận văn được thực hiện nhằm đạt được 03 mục tiêu sau:
Thứ nhất, xây dựng chỉ số KPI cho Chánh văn phòng Bộ;
Thứ hai, áp dụng hệ thống chỉ số đó để đánh giá Chánh văn phòng Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Thứ ba, khuyến nghị việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá Chánh văn
phòng cấp Bộ.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Để thực hiện những mục tiêu trên, đề tài tập trung vào đối tượng nghiên
cứu là hệ thống KPI và việc ứng dụng hệ thống KPI trong việc đánh giá hiệu quả
công việc của Chánh Văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu xây dựng chỉ số KPI đối với Chánh Văn
Bộ Nông nghiệp và PTNT.

7. Tài liệu tham khảo
Tác giả chủ yếu tiếp cận các nguồn tài liệu sau :
- Tài liệu lý luận: các sách nghiên cứu về Quản trị, Quản trị học, Quản
trị Văn phòng, Quản trị nhân lực…
- Hệ thống tài liệu về KPI
6


- Tài liệu từ các công trình nghiên cứu: Luận văn, khóa luận tốt
nghiệp…
- Tài liệu từ báo, tạp chí….
8. Dự kiến cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn được cấu trúc trong 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả công việc và ứng dụng KPI
trong đánh giá hiệu quả công việc.
Chương 2: Xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI
đối với Chánh văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Chương 3: Áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc đối
với Chánh văn phòng cấp Bộ.

7


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ
ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
1.1. Đánh giá hiệu quả công việc
1.1.1. Khái niệm
Để làm rõ khái niệm “hiệu quả công việc” trước hết tác giả làm rõ các

và kỹ năng thực hiện công việc.
1.1.2. Mục tiêu của đánh giá hiệu quả công việc
 Mục tiêu hành chính: Với mục tiêu này, kết quả của việc đánh giá hiệu
quảcông việc của nhân viên được sử dụng để ra các quyết định nhân sự liên
quan đến cá nhân như: tăng lương, đề bạt, bổ nhiệm hoặc tạo cơ hội đào tạo
và phát triển. Vì mục tiêu hành chính, các nhà quản trị phải sử dụng một hệ
thống đánh giá hiệu quả đạt được việc xếp hạng có tác dụng phân biệt được
các nhân viên.
 Các mục tiêu phát triển: Trong trường hợp này, việc xếp hạng hiệu
quảđược dùng để cung cấp các thông tin ngược cho đối tượng được đánh giá
về hiệu quả công việc của họ. Việc cung cấp thông tin ngược nhằm củng cố
các hành vi lao độngtrong mong muốn của nhân viên, hướng dẫn và khuyến
khích việc cải thiện thái độ và tác phong làm việc. Để phục vụ cho các mục
tiêu phát triển, các nhà quản trị phải sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả cá
nhân có thể đưa ra được các thông tin riêng liên quan tới các mức độ khác
nhau của hiệu quả công việc. Ngày nay mục đích phát triển ngày càng được
coi trọng hơn.
 Mục tiêu điều hành : Trong trường hợp này, phân loại hiệu quả được
dùngđể điều hành chất lượng của lực lượng lao động chung và đánh giá hiệu
quả của các hoạt động quản lý nhân lực nói riêng như: tuyển chọn nhân viên ,
huấn luyện , phát triển , trả lương theo hiệu quả .
1.1.3. Lợi ích của công tác đánh giá hiệu quả công việc
 Đối với người đánh giá:
- Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ
- Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ sở
đó xác định nhu cầu đào tạo.
- Thảo luận, thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó họ có định

9


+ A (Action-Oriented): Phải mô tả được các hoạt động nào phải làm và
kết quả là gì
10


+ R ( Realistic): Kết quả đạt được phải mang tính thực tiễn.
+ T (Time – bound): Xác định rõ thời gian mà kết quả đạt được.
- Nguyên tắc 2: Đánh giá đầy đủ các khía cạnh công việc
Khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, nhà quản lý cần phải
đo lường tất cả các khía cạnh của công việc, không nên chỉ tập trung vào
một hoặc một vài khía cạnh để đánh giá. Ví dụ đối với nhân viên văn thư,
ngoài các tiêu chí đánh giá về kết quả công việc như việc cấp số, đóng
dấu, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày… cũng cần quan tâm đến các tiêu
chí khác như thái độ với khách hàng, tinh thần trách nhiệm trong công
việc…Nếu chỉ quan tâm đến một vài tiêu chí đo lường hiệu quả công việc
trong đánh giá thì hiệu quả công tác đánh giá không được đảm bảo vì hiệu
quả công việc được đo lường ngoài các tiêu chí về kết quả công việc, còn
có các yếu tố về thái độ, tác phong, phẩm chất, kỹ năng thực hiện công
việc.
Nguyên tắc 3: Có thang điểm, trọng số cụ thể
Khi xây dựng các mục tiêu công việc, cần phải đưa ra thang điểm và
trọng số đánh giá cụ thể. Nếu như không có thang điểm và trọng số cụ thể
cho từng mục tiêu đánh giá sẽ có nhiều kết quả đánh giá khác nhau (theo
cảm quan của từng người). Để hạn chế nhược điểm này, cần phải xác định
trọng số cho từng mục tiêu, xác định rõ những mục tiêu quan trọng tương
ứng với những trọng số chiếm tỷ trọng lớn trong thang điểm đánh giá. Đồng
thời, cần xây dựng thang điểm kết quả cụ thể cho các tiêu chí đánh giá. Hơn
nữa, không ai lường trước được các công việc phát sinh trong quá trình thực
hiện công việc.
Nguyên tắc 4: Gắn kết quả cá nhân với kết quả tập thể

excel, các nhà quản lý có thể sử dụng các phần mềm đánh giá để tiết
kiệm thời gian, công sức, cũng như tăng tính chính xác và khách quan
của các kết quả đánh giá.
Như vậy, để đánh giá hiệu quả công việc cần phải có một hệ
thống đánh giá bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Bên cạnh đó còn có
sự kết hợp đánh giá năng lực, kỹ năng, phẩm chất của đối tượng được
đánh giá. Đánh giá hiệu quả công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối
12


với các tổ chức bởi nó là tiền đề, là cơ sở để khen thưởng, kỷ luật, động
viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trả lương
thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác. Đối với cá
nhân thì kết quả đánh giá giúp cá nhân nhận biết được điểm mạnh và
điểm yếu, qua đó nắm được mục tiêu và yêu cầu công việc sắp tới để
được cố vấn về đào tạo và cải thiện điều kiện làm việc để nâng cao hiệu
quả hiệu quả công việc.
1.2.2. Quy trình đánh giá hiệu quả thực hiện công việc được thể hiện
qua sơ đồ sau:
Hình 1.1: Quy trình đánh giá hiệu quả công việc
Xác định các yêu cầu cơ bản
cần đánh giá

Lựa chọn phương pháp đánh
giá

Đưa ra tiêu chí, nội dung
phạm viđánh giá

Lựa chọn và huấn luyện kỹ

Thứ

tư:

Tiêuchuẩnđánhgiáphảicóđộtincậycao.Tiêuchuẩnđánhgiácóđộtincậycao

sẽ

khuyến khích và thu hút nguồn nhân lực nỗ lực, cố gắng phấn đấu trong
công việc. Muốn vậy, tiêu chuẩn đánh giá phải định lượng được, đo lường
được và có sự ổn định tương đối.
1.2.3. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu quả công việc từ cấp nhân viên
đến cấp quản lý. Mỗi một phương pháp đánh giá đều có những ưu điểm và
nhược điểm riêng. Tuỳ vào trường hợp cụ thể của từng tổ chức, các phương
pháp áp dụng khác nhau sẽ cho hiệu quả lợi ích khác nhau.
Phương pháp đánh giá cho điểm:
Phương pháp đánh giá cho điểm yêu cầu phải xác định các tiêu chí cụ
thể để đánh giá hiệu quả công việc và thang điểm số cho từng tiêu chí này.
Theo phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến về tình hình thực hiện
công việc của nhân viên theo một thang đo từ thấp đến cao hoặc ngược lại,
ứng với mỗi mức độ đánh giá là một số điểm cụ thể. Tổng điểm đạt được
của các tiêu chuẩn sẽ là điểm cuối cùng của người đó.

14


Bảng 1.1: Đánh giá tình hình thực hiện công việc theo phƣơng pháp
cho điểm
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

công việc

Khá
Trung bình
Kém

Tổng hợp kết quả

Tốt
Khá
Trung bình
Kém
(6, tr 107)

Việc lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá là rất quan trọng trong phương
pháp này để có kết quả đánh giá chính xác nhất. Các tiêu chí đánh giá bao
gồm kết quả công việc (số lượng, chất lượng công việc), phương pháp làm
15