QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HP
ĐỒNG GIA CÔNG
3.1. Giao dòch, nghiên cứu thò trường và tiếp xúc với khách hàng
Thò trường là nơi trao đổi giữa người mua và người bán, giữa bên đặt gia công
và bên nhận gia công. Ý nghóa của việc nghiên cứu thò trường là giúp cho công ty
có thể hiểu biết thêm về thò trường, đảm bảo cho sự phát triển theo đònh hướng đã
đề ra. Với những thông tin chính xác, đầy đủ, kòp thời có thể điều tiết được khả
năng hoạt động của công ty.
Như đã phân tích, đối với công ty may Việt Tiến thò trường xuất khẩu được
chia hai loại là : thò trường hạn ngạch và thò trường phi hạn ngạch. Thò trường hạn
ngạch gồm các nước như Mỹ ,EU, Đức, Canada, Nauy, Thổ Nhó Kỳ,… Phần còn lại
là thò trường phi hạn ngạch, chủ yếu là Nhật Bản và các nước Châu Á.Về hợp
đồng xuất khẩu của công ty thuj75c hiện theo 2 hình thức gia công thuần tuý và
hợp đồng mua nguyên phụ liệu vầ sản xuất theo mẫu của khách hàng sau đó bán
sản phẩm cho khách hàng theo điều kiện FOB (còn gọi là hàng kinh doanh FOB)
Là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, Công ty May Việt Tiến
thường xuyên nhận được sự hỗ trợ về thông tin về thò trường Dệt May . Tuy nhiên
công ty may Việt Tiến chủ yếu tự khai thác hợp đồng trực tiếp với các đối tác
nước ngoài.
Khách hàng của Công ty hiện tại bao gồm các khách hàng truyền thống và
khách hàng mới. Với những khách hàng truyền thống, quá trình tiếp xúc đơn giản
và nhanh chóng hơn là đối với khách hàng mới, vì đã quen với yêu cầu của họ nên
việc tìm hiểu về thò trường dễ dàng hơn. Khách hàng có nguồn gốc xuất xứ khác
nhau thường có những hành vi tiếp xúc, tìm hiểu khác nhau. Ví dụ khách hàng
Nhật luôn xem xét cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty một cách cẩn thận trước khi
đưa ra những thư hỏi giá. Khách hàng Châu Âu thường đề cập vào trung tâm của
quá trình tiếp xúc: điều kiện, giá cả giao hàng, kiểm tra chất lượng,…,Đối với
khách hàng Mỹ trước khi đặt đơn hàng tại công ty phải đánh giá công ty có hội đủ
tiêu chuan về cơ sở vất chất,tài chính ,máy móc thiết bò ,môi trường và điều kiện
làm có thực hiện theo luật hay không .Công việc đánh gía này thông qua một
công ty tư vấn nước ngoài có uy tín .nếu hội đủ tiêu chuan thì khách hàng mới tiến


Phòng cung tiêu
Xí nghiệp sản xuất
Lập kế hoạch nhu cầu
vật tư
Lập kế hoạch nhu cầu công
xuất
Kế hoạch có thực tế không
Thực hiện kế hoạch công
xuất
Thực hiện kế hoạch vật tư
Thực hiện kế hoạch sản
xuất
3.2. Đàm phán, ký kết hợp
đồng
3.2.1. Hình thức đàm phán tại công ty.
Thường thì Công ty sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp vì ngành dệt may là
ngành đặc trưng, hợp đồng liên quan đến nhiều mặt hàng, nguyên vật liệu,kỹ thuật
,mẫu mã . Do đó, các bên cần phải gặp nhau để thống nhất và tìm hiểu thật kỹ
những vấn đề có liên quan. Công ty và khách hàng thường gặp gỡ trực tiếp tổ chức
giới thiệu về Công ty, cơ sở vật chất, khả năng thực hiện để khách hàng đánh giá.
Việc đàm phán giữa hai bên nhằm đem lại lợi ích cho cả hai bên. Vì vậy, trước khi
ký kết một hợp đồng gia công thì phải đàm phán cho rõ ràng. Trong trường hợp
may gia công xuất khẩu, giá cả của dòch vụ gia công luôn phụ thuộc vào nhiều yếu
tố: Chất lượng hàng gia công, uy tín của công ty, điều khoản về nguyên phụ liệu
cũng như điều khoản giao hàng, mối quan hệ giữa Công ty và đối tác, mức giá của
đối thủ cạnh tranh là những yếu tố quyết đònh đi đến giá cả gia công.
Sau khi kiểm tra tất cả những thông tin về đơn giá và các điều khoản của hợp
đồng, Công ty tiến hành tổng hợp để quyết đònh xem có nên ký kết hợp đồng hay
không. Nếu nhận thấy có thể đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng mà Công ty

không gặp phải những khó khăn và những rào cản về pháp luật.
- Quyền lực thò trường: Nhìn chung, quyền lực thò trường là khả năng của
người cung cấp hoặc người mua trong việc tham gia đến quan hệ cung – cầu
trên thò trường là nhân tố quyết đònh. Quyền lực thò trường phụ thuộc vào
nhiều yếu tố. Đối với người cung cấp đó là lợi thế về chi phí, quy mô của
doanh nghiệp, sự khác biệt về sản phẩm (chất lượng, mẫu mã,…) Yếu tố này
ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của hàng hóa, do đó cần nắm chắc nhu
cầu của thò trường để quyết đònh sản xuất và phát triển sản phẩm.
- Ngôn ngữ: Trong giao dòch với các đối tác nước ngoài, sự bất đồng ngôn
ngữ là một trở ngại lớn nhất cho các bên tham gia đàm phán. Do đó, nắm
vững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ là rất cần thiết đối với người đàm
phán.
- Thông tin: Trong một thế giới thông tin không hoàn hảo, người mua luôn cố
gắng tìm thông tin về các nhà cung cấp có tiềm năng và người bán luôn cố
gắng tăng cường uy tín, hình ảnh của công ty mình để có được vò trí đàm
phán có lợi. Muốn thành công trong quá trình đàm phán, người đàm phán
phải biết nắm bắt thông tin một cách kòp thời để có thể tận dụng được thời
cơ một cách tốt nhất. Những thông tin này bao gồm:
• Thông tin về hàng hóa
• Thông tin về thò trường
• Thông tin về đối tác
• Thông tin về chính công ty mình
• Thông tin về đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước
• Thông tin về hạn ngạch và thuế
3.2.3. Năng lực của đoàn đàm phán
♦ Chuyên gia đàm phán: Cần có kiến thức chuyên môn và khả năng toàn diện
về giao tiếp. Người đàm phán cần có kiến thức trên ba lãnh vực: kinh tế, pháp
luật và kỹ thuật. Ngoài ra, các hiểu biết về chính trò, văn hóa, xã hội luôn quan
trọng trong quá trình đàm phán.
♦ Tổ chức đoàn đàm phán: Để không bò sức ép về tâm lý, các bên cần cử một số

- Trong điều khoản về số lượng phải nêu đơn giá thực hiện gia công trên một sản
phẩm là bao nhiêu (như trên hợp đồng là 1USD/ĐVT). Từ đó quy ra tổng giá trò
đơn hàng (1,000,000 USD)
Phải có điều kiện giao hàng (FCA HO CHI MINH CITY, INCOTERMS 2000).
Vải, phụ liệu, mẫu đối, tài liệu kỹ thuật do bên đặt gia công cung cấp đồng bộ
trước ngày quy đònh (45 ngày) trước ngày giao hàng.
- Ngày giao hàng thành phẩm (04-7-2004) tùy thuộc vào vấn đề đến đồng bộ số
nguyên phụ liệu.
- Trong một số trường hợp có thể thêm điều khoản về thuê, mượn, hoặc tặng
máy móc, thiết bò để thực hiện hợp đồng gia công. Việc nhập khẩu máy móc,
thiết bò phải tuân theo các quy đònh của Pháp luật Việt Nam.
- Về điều kiện kỹ thuật trong hợp đồng này quy đònh bên đối tác đặt hàng phải
cung cấp mẫu rập, sơ đồ, phương thức đóng gói, ký hiệu giao hàng và đònh mức
sử dụng nguyên vật liệu để thực hiện đơn hàng. Sản phẩm hoàn chỉnh phải
giống với mẫu đối. Trái với hợp đồng ngoại thương thì điều kiện kỹ thuật
không nêu mà chỉ thỏa thuận là hàng được giao phải đạt chất lượng loại “A”.
- Khi giao hàng phải kèm theo bộ chứng từ: (Vận đơn hoàn hảo, hóa đơn thương
mại, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa).
- Khi nhận số nguyên phụ liệu, trên hợp đồng phải có tiêu chuẩn chất lượng bảo
đảm tránh đình trệ việc sản xuất. Quy đònh về bộ chứng từ gửi hàng do bên
Công ty gửi kèm. Số lượng và hàng hóa được mô tả kỹ trong vận đơn.
- Giải quyết số nguyên liệu thừa.
- Thương lượng trả phí và chi phí: (Đối với hàng áp dụng phương thức giao hàng
lẻ, chỉ được phép tối đa hai lần, nếu số lần giao CFS nhiều hơn thì phí sẽ do
bên đối tác chòu. Trường hợp nguyên phụ liệu được gởi bằng đường hàng không
theo yêu cầu của khách hàng thì bên khách hàng phải chòu phí. Đối với việc
giao hàng CFS trách nhiệm chi phí lưu kho sẽ do khách hàng chòu.
- Quy đònh về nghóa vụ của hai bên tham gia hợp đồng:
• Đối với bên đặt gia công :
Giao toàn bộ hoặc một phần nguyên phụ liệu vật tư gia công theo thỏa