BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

---------



----------

PHẠM THỊ TUYẾT HƯỜNG

ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở NHỮNG DOANH
NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

---------



----------



DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT: Công nghệ thông tin
CSDL: Cơ sở dữ liệu
DB: Data base
DN: Doanh nghiệp
DN GTVT: Doanh nghiệp giao thông vận tải
DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa
ERP: Enterpire Resouces Planning
GTGT: Giá trị gia tăng
HTTT: Hệ thống thông tin
NĐ-CP: Nghị định Chính Phủ
PM: Phần mềm
PMKT: Phần mềm kế toán
SAP: Systems, Applications and Products
TP HCM: Thành phố Hồ Chí Minh


iii

MỤC LỤC
Trang phụ bìa

Trang

Lời cam đoan
Danh mục các chữ viết tắt
Phần mở bài
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU -------------------------------------------------- 1
1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin ----------------------------------------------------------- 1

1.2.6.3 Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm -------------------------------15
1.2.6.4 Đánh giá, lựa chọn phần mềm --------------------------------------------------------------15

1.3 Các thành phần chi phí phát sinh trong quá trình ứng dụng phần mềm kế toán -16
1.3.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ ---------------------------------------------------16
1.3.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu --------------------------------------------------18
1.3.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ------------------------------21
1.3.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán ---------------------------23
1.3.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp -------------------------------------------------24
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sử dụng phần mềm kế toán ---------------25
1.5 Lợi ích sử dụng phần mềm kế toán ----------------------------------------------------------26
1.5.1 Góp phần tự động hóa quá trình hoạt động kinh doanh -----------------------------------26
1.5.2 Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết đinh ------------------------------------------------27
1.5.3 Giảm sai sót gian lận ---------------------------------------------------------------------------28
1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế -----------------------------------------------------------------28
1.5.5 Tiết kiệm chi phí --------------------------------------------------------------------------------28
Kết luận chương 1: ----------------------------------------------------------------------------------29
Chương 2: THỰC TRẠNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ------------------------30
2.1. Khái quát doanh nghiệp nhỏ và vừa --------------------------------------------------------30
2.1.1. Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa -------------------------------------------------------30
2.1.2. Thống kê sơ lược số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay -------------------------30
2.1.2.1 Giai đoạn 2000 – 2012 -----------------------------------------------------------------------30
2.1.2.2. Giai đoạn 2013 – 2014 ----------------------------------------------------------------------31
2.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa ----------------------------------------------------------32


v

2.1.2.1. Đặc điểm về hoạt động ---------------------------------------------------------------------33

2.3.4.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------55


vi

2.3.4.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------56
2.3.5 Trong giai đoạn bảo trì nâng cấp -------------------------------------------------------------57
2.3.5.1 Ưu điểm ----------------------------------------------------------------------------------------57
2.3.5.2 Nhược điểm -----------------------------------------------------------------------------------57
2.4 Nguyên nhân tác động đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp
nhỏ và vừa ---------------------------------------------------------------------------------------------57
2.4.1 Nhận thức về sản phẩm dịch vụ phần mềm kế toán ---------------------------------------58
2.4.2 Nguồn nhân lực ---------------------------------------------------------------------------------59
2.4.3 Nhà cung cấp phần mềm-----------------------------------------------------------------------59
2.4.4 Thiếu năng lực tài chính -----------------------------------------------------------------------60
2.4.5 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn thấp ------------------------------------------------60
Kết luận chương 2: ----------------------------------------------------------------------------------61
Chương 3: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ --------------------------------------62
3.1 Kết luận --------------------------------------------------------------------------------------------62

3.2 Giải pháp kiến nghị ----------------------------------------------------------------------------63
3.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp ---------------------------------------------------------------63
3.2.2 Đối với chính phủ -------------------------------------------------------------------------------65
3.2.3 Đối với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm ---------------------------------------------------69
Kết luận chương 3 -----------------------------------------------------------------------------------70

Tài liệu tham khảo
Phiếu khảo sát




Nguồn: Information and Software Technology 51 (2009) 555–563
Tác giả: Anil S.Jadhav và cộng sự
Nội dung: Nhóm tác giả đã tổng hợp sự đóng góp của các nghiên cứu trong
lĩnh vực đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm. Dựa trên sự tổng hợp các nghiên
cứu, nhóm tác giả đã tổng hợp một phương pháp bao gồm các bước cơ bản chung
nhất để lựa chọn bất kỳ gói phần mềm. Hệ thống/ công cụ để đánh giá và lựa chọn
gói phần mềm, những kỹ thuật đánh giá phần mềm. Thông qua các nghiên cứu khác,
nhóm tác giả đã tập hợp một loại các yếu tố khi đánh giá tiêu chí chi phí để lựa chọn
gói phần mềm cho doanh nghiệp (các gói phần mềm nói chung, không phải phần
mềm kế toán) và tác giả cũng nêu ra rằng tùy theo từng phần mềm cụ thể mà các
yếu tố này giữ vai trò vị trí khác nhau khi đánh giá và lựa chọn chúng. Tiêu chí chi
phí được đánh giá thông qua các yếu tố: giá phí của phần mềm, chi phí đào tạo nhân
viên sử dụng phần mềm, chi phí lắp đặt và vận hành phần mềm, chi phí bảo trì phần
mềm, chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí thiết bị phần cứng hỗ trợ.
Nghiên cứu mang tính tổng quát, áp dụng cho tất cả doanh nghiệp nhỏ và
vừa trên thế giới, nhưng nghiên cứu chưa bao gồm các kết quả nghiên cứu thực
nghiệm tại Việt Nam.
2.2 An exploratory study of information technology evaluation and benefits
management practices of SMEs in the construction industry (Nghiên cứu khám
phá đánh giá công nghệ thông tin và lợi ích quản trị: nghiên cứu thực tế ở
những DNNVV trong ngành công nghiệp, năm 2004.)
Nguồn: Information & Management 42 (2004) 227–242
Tác giả: Peter E.D. Lovea và Zahir Irani
Nội dung: Nghiên cứu đánh giá và điều chỉnh khi đầu tư công nghệ thông tin,
cũng như xác định những lợi ích và chi phí doanh nghiệp nhận được và bỏ ra khi ứng


ix


kế toán sẽ là đòn bẩy để doanh nghiệp trở nên mạnh hơn, linh hoạt hơn khi đối mặt
với những thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh. Tin học hóa quá trình
kinh doanh; cung cấp dữ liệu đúng thời gian thực. Cải thiện chất lượng thông tin ra
quyết định
2.4 Thiết lập mô hình hội nhập công nghệ mới tại các doanh nghiệp Việt NamNghiên cứu ứng dụng đối với lĩnh vực hội nhập Internet, năm 2006
(Establishing a new technology integration model for Vietnamese Enterprises).
Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2006
Tác giả: Lê Thế Giới và Lê Văn Huy
Nội dung:
Nghiên cứu đã tìm ra mối quan hệ của các nhân tố gồm đặc điểm của doanh
nghiệp (DDCDN), người lãnh đạo (DDNLD), công nghệ đặc thù (YCNDT), vai trò
của ngành (NVVTN) đến việc nhận thức sự hữu dụng (NTSHD) của hội nhập
Internet đối với doanh nghiệp. Các nhân tố tác động đến việc sử dụng và ý định sử
dụng internet của doanh nghiệp trong mô hình thực tiễn cho thấy có 6 nhân tố bao
gồm vai trò của chính phủ (VTCCP), yêu cầu hạ tầng công nghệ quốc gia
(YCSHT), nhận thức sự phức tạp (NTSPT), sự tương hợp (NTSTH), sự hữu dụng
(NTSHD) và yêu cầu của khách hàng.
Kết quả phân tích cho thấy việc hội nhập Internet tại các doanh nghiệp chịu tác
động bởi nhiều nhân tố, như vai trò của Chính phủ; yêu cầu của hạ tầng công nghệ
quốc gia; nhận thức sự tương hợp (yêu cầu của công nghệ đặc thù, đặc điểm ngành và
mức độ cạnh tranh trong ngành với khả năng của doanh nghiệp); nhận thức sự hữu
dụng (đặc điểm doanh nghiệp và người lãnh đạo, lợi ích của Internet về giảm chi phí,
mở rộng phạm vi thị trường, cải thiện mối quan hệ với khách hàng); và yêu cầu của
khách hàng. Kết quả nghiên cứu cho thấy, cần phải có những chính sách ưu tiên và xử
lý đồng bộ những nhân tố tác động nhằm thúc đẩy quá trình hội nhập Internet của


xi

các doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu của Chính phủ trong lộ trình thực thi

toán vào một doanh nghiệp tốn kém rất nhiều khoản phí khác nhau (chi phí trực tiếp
và chi phí gián tiếp), tuy nhiên nó cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp,
và là công cụ để mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp
Ở

Việt Nam, các doanh nghiệp lớn đang tích cực hoàn thiện ứng dụng công

nghệ mới vào hoạt động quản lý, trong khi đó các doanh nghiệp nhỏ và vừa lại chưa
thực sự quan tâm nhiều đến công tác kế toán, tỷ lệ sử dụng PMKT không cao. Các
doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có sự hiểu biết đầy đủ và quan tâm đến công cụ này,
điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động lâu dài của công ty. Cho nên, việc ứng
dụng phần mềm kế toán là cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. Xét
ở khía cạnh chi phí sử dụng, các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam khi xem xét quyết định
sử dụng PMKT thì họ sẽ xem xét các thành phần chi phí nào? Phần mềm kế toán
nào được các doanh nghiệp này sử dụng nhiều nhất?
3.
-

Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu thực hiện
Xác định ảnh hưởng của các yếu tố chi phí tác động đến quyết định sử dụng

PMKT tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Kết hợp điều tra tình hình sử dụng PMKT hiện nay tại các doanh
nghiệp nhỏ

và vừa
4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các thành phần của nhân tố chi phí sử


Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và

vừa nghiên cứu tham khảo lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp
mình, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn
7.

Kết cấu đề tài
Đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu
Chương 2: Thực trạng nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phí

đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán
Chương 3: Kết luận và giải pháp kiến nghị


1

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin
1.1.1 Sự đổi mới
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và quá trình toàn cầu hóa, sự
đổi mới và ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp trở thành một yêu cầu tất yếu. Một mặt, nó đặt ra yêu cầu đối với mỗi doanh
nghiệp, mặt khác giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với công nghệ tiên tiến
và phương thức kinh doanh mới của thế giới. Một trong những chiến lược được lựa
chọn để tăng lợi thế cạnh tranh, và giảm chi phí sản xuất đó là sự lựa chọn những kỹ
thuật mới. DeLone, 1988, cho rằng, hiệu quả của sự lựa chọn công nghệ thông tin
trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng là công cụ quan trọng để tăng cường
khả năng của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Ba thành phần cơ bản:
-

Các yếu tố đầu vào (Inputs)

-

Xử lý, chế biến (Processing)

-

Các yếu tố đầu ra (Outputs)

1.1.5 Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một
tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và
quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống
thông tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các
nghiệp vụ tài chính.


3

1.1.6 Dữ liệu
Dữ liệu (data) là một mô tả hình thức về thông tin hay hoạt động nào đó. Dữ
liệu được mô tả dưới nhiều dạng khác nhau. Ví dụ như các ký tự, ký số, hình ảnh,
ký hiệu, âm thanh…
1.1.7 Cơ sở dữ liệu

toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị. Bước sang giai
đoạn nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế toán cung cấp
không những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối
tượng quản lý của nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh
nghiệp để ra các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng,
nhà cung cấp, nhà đầu tư…Do đó định nghĩa về kế toán cũng đã có sự thay đổi. Kế
toán được xem là hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý truyền tải thông tin có ích cho
những đối tượng cần sử dụng những thông tin đó. Theo luật kế toán ban hành
17/06/2003 định nghĩa: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung
cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Như vậy dù được sử dụng cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều
kiện kinh tế xã hội khác nhau, kế toán được ghi nhận là một khoa học để thực hiện
quá trình thu thập và xử lý thông tin.
Do đó, có thể nói kế toán là một khoa học về thu thập, và xử lý cung cấp
thông tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này. Và đó
chính là vai trò kế toán - cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho những người có
nhu cầu sử dụng thông tin.
Và kế toán là một trong những lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu tin học hóa nhiều
nhất. Nhờ đó mà phần mềm kế toán ra đời phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của các
doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ra đời là để thay thế những ghi chép thủ công chưa
chính xác, mất nhiều thời gian, nhân lực. Phần mềm kế toán dùng để xử lý tự động các
thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán và tổng
hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế


5

toán hiện nay rất phổ biến trên thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng bởi
tính ưu việt cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại. Chủ doanh nghiệp
sẽ không tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế toán vì vậy họ sẽ có nhiều

Peachtree, Quichbook… Phần mềm trong nước như Esoft, Fast, Bravo, Bit
Accounting,…Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C: Kế toán 8.
Cách phân loại thứ hai, phần mềm có thể được tách ra theo yêu cầu sử dụng
– được trình bày chi tiết bên dưới thì phần được chia thành hai nhóm chính: phần
mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết và phần mềm kế toán đóng gói. Mỗi loại
đều có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà doanh nghiệp có thể xem xét
lựa chọn. Các phần mềm kế toán tuy khác nhau nhưng đều có những nguyên tắc
hoạt động chung cũng như đều có những thành phần cơ bản trong cách thức tổ chức
giao diện, nội dung của phần mềm.
1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài
Hiện nay, có khá nhiều phần mềm kế toán thương phẩm của nước ngoài đang
được sử dụng tại Việt Nam, giá bán của những phần mềm này từ vài ngàn đến vài trăm
ngàn hoặc vài triệu USD. Đặc điểm chung của phần mềm kế toán nước ngoài là rất
chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng như
Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước phát
triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng các điều
kiện khắt khe. Khả năng xử lý đa dạng, phong phú, phần mềm có ổn định, tính kiểm
soát, tính chuyên nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân viên kế
toán, một số phần mềm được Việt hóa và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Các
phần mềm kế toán nước ngoài được viết khá linh hoạt và cung cấp cho người dùng các
tùy biến để điều chỉnh phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng.

Phần mềm kế toán nước ngoài có hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các
công cụ lập báo cáo thông minh được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến. Ví dụ,
SAP có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng.
Tuy nhiên, phần mềm kế toán nước ngoài có một số nhược điểm. Điều đầu
tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt
thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD. Một số phần mềm chưa




1.2.2.3 Phần mềm kế toán đóng gói (phần phềm thương phẩm)
Phần mềm đóng gói (còn gọi là phần mềm thương phẩm): Là các phần mềm
được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu
hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Phần mềm kế toán dạng này
thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường, rất đa dạng và phong phú phù
hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Với tính ổn định cao, việc cập
nhật, bảo trì hay nâng cấp dễ dàng. Các phần mềm này được viết, biên dịch, đóng
gói và bán cho doanh nghiệp nên các khả năng gian lận trong quá trình xử lý sẽ
được hạn chế. Tuy nhiên, nếu phần mềm có tính kiểm soát không tốt, sẽ có những
gian lận khi kế toán thao tác phần mềm.
Các phần mềm thông dụng hiện nay có thể chia thành hai nhóm: nhóm phần
mềm có tính linh hoạt cao, hệ thống báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên
khả năng cung cấp thông tin tốt hơn - cho phép người dùng thay đổi giao diện nhập
liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm không có tính linh hoạt cao.
Một số phần mềm kế toán cung cấp tính năng in một số chứng từ như Hóa
đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán
lương,... Các phần mềm kế toán này cũng hỗ trợ tính năng kết xuất dữ liệu ra dạng
bảng tính Excel, điều này cũng hỗ trợ thêm công cụ cho việc kiểm tra, quyết toán.
Cần lưu ý là mặc dù sự cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm kế toán đã dẫn
đến chất lượng các phần mềm thương phẩm ngày càng được nâng cao, tuy nhiên
một số phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế như:
-

Không in sổ kế toán theo đúng mẫu biểu quy định.

Khi chỉnh sửa số liệu hoàn toàn không để lại dấu vết kiểm toán. Điều này

khiến cho việc lần theo các dấu vết gian lận kế toán thường gặp khó khăn.




10

-

Đặc điểm xử lý: phần mềm kế toán có khả năng xử lý tự động và đồng thời

các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu
cầu.
-

Đặc điểm tổ chức dữ liệu: dữ liệu của phần mềm được lưu trữ nhất quán,

không trùng lặp và có thể chia sẻ không chỉ trong cùng phần mềm kế toán mà có thể
truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác. Mặt khác, đa số các phần mềm tổ
chức dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trong đó tập tin lưu trữ dữ liệu tách biệt
với chương trình kế toán, cho phép tổ chức dữ liệu, thao tác dữ liệu của nhiều doanh
nghiệp khác nhau trên cùng một phần mềm.
-

Đặc điểm cung cấp thông tin: Thông tin cung cấp từ phần mềm đa dạng, dễ dàng

tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ. Các

thông tin này được xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu, do đó, các báo cáo tạo ra từ
phần mềm sẽ không có ý nghĩa đối chiếu so sánh như môi trường kế toán thủ công.
Sơ đồ hoạt động của phần mềm kế toán:
Nhập liệu các
hoạt động