LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị
trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn
hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng.
Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để
phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát
triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế
mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.
Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đón
nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin
một cách chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động
của văn phòng trong doanh nghiệp.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn
phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm
quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì
có phòng hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn
phòng với góc độ khác nhau như sau.
• Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
• Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản
lý.
• Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
• Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.
Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm
hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt
động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác
tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận
tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các
thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng
thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn
phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng
vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để
có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp
nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp
thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động
tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu
nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp
cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý
của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ
chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn
thảo văn bản…
b.Chức năng hậu cần.
Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để
thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng
cao hiệu quả năng suât làm việc.
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo công ty đoàng
hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương

Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo
khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường
bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ
thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức
các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể
quản lý.
Đặc biệt đối với văn phòng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo
điều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác
thông tin lại càng quan trọng nó giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng.
Về cơ bản công tác thông tin của văn phòng phải cung cấp cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên
cưu thảo luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình,
kế hoạch công tác.
Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc
hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả
những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
3. Theo dõi và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết
định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành. Qua việc thu thập
thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm được nhận thức, dư luận của cán
bộ, công chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành:
những khó khăn, thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp,
công tác thông tin có thể phát hiện các giả pháp hay và các mô hình sáng tạo để
nhân ra diện rộng.
Văn phòng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả
các lĩnh vức hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh
đạo quyết định các chủ chương, biệp pháp lớn nhăm thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc
công khai trong cơ quan đơn vị.

động ,thiết bị bảo vệ hệ thống cửa ra vào, phải làm bằng những vật liệu có độ
bền cao chịu được lửa, cửa sổ phải có lứa sắt, gắn kính phản quang.
+ Thiết bị thông gió chống ẩm : máy điều hoà, máy hút ẩm.
+Thiết bị nhân bản .
* Tổ chức quản lý tài liệu trong kho
+ Tài liệu trước khi vào kho phải khử trùng, kiểm tra sự chính xác giữa tài liệu
và số liệu thống kê.
+ Xếp trong cặp,trong hộp và có dán nhãn, tài liệu xếp trên giá theo trật tự số
lưu trữ trong hộp. trong kho lưu trữ phải có sơ đồ bảo quản.
+ Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lí,
chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp
giữ bản gốc và không cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu
trong kho để năm được số lượng, chất lượng của tài liệu.
6. Tổ chức phục vụ các cuộc họp
Có thể nói hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi
người bầy tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm
ra những biện pháp tối ưu.
Hội họp còn nâng cao tinh thần đoàn kết, tính tập thể trong công ty
Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả công việc của nhân
viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đó nhận thấy được ưu điểm, nhược
điểm trong công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm
trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo công ty.