1
CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và nhiệm vụ hạch
toán
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao
động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt
thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh
nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…
Đối tượng lao động được coi là NVL khi có sự tác động của bàn tay con người
vào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hoá lý hoặc tình trạng bên ngoài.
Nói cách khác, lao động có ích của con người tác động vào các đối tượng lao
động tạo ra NVL. Và NVL mang những đặc điểm cơ bản sau:
• NVL thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tiêu hao toàn bộ hoặc thay
đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm.
• NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục vụ
cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Mỗi một loại NVL
nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định. Vì vậy doanh nghiệp phải
dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo
quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất.
• NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Những đặc điểm trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán
NVL từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết. Đối với từng doanh nghiệp, tuỳ
thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò cụ thể . Song nhìn chung, với vị trí
là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Việc sử dụng
các loại NVL khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp sản xuất NVL có vai trò rất quan trọng, được thể hiện ở điểm
sau:
quá trình vận chuyển NVL cũng như CCDC về kho, chống thất thoát, hao hụt, giảm
chất lượng trong quá trình vận chuyển. Đồng thời quan tâm đến chi phí thu mua
nhằm hạ thấp chi phí NVL, CCDC đặc biệt là NVL một cách tối đa.
- Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL, CCDC ở doanh
nghiêp là phải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có
phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt. Ngoài ra, việc bảo quản đảm bảo
đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại.
- Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho từng danh
điểm NVL, CCDC. Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế
hoạch tài chính của doanh nghiệp. Dự trữ hợp lí, cân đối các loại NVL, CCDC trong
2
3
doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên tục, tránh
được tồn đọng vốn trong kinh doanh.
- Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các định mức
kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm. Đây là một trong những khâu có tính quyết
định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnh tranh trên thị trường
của doanh nghiệp.
Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý NVL, CCDC thì doanh
nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo cho việc bảo quản, cất giữ NVL, CCDC từ khâu
thu mua đến khi đưa vào sử dụng.
- Có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm
trong các khâu trên.
- Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quá trình thu mua, dự
trữ, sử dụng. Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộ phận hạch toán, bộ
phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phải đảm bảo có sự phối hợp
nhịp nhàng và hiệu quả.
Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, CCDC, trước hết
các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho
xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao của từng loại.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất – kinh
doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC tồn kho, phát hiện
kịp thời NVL, CCDC thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện
pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Tổ chức chứng từ, tìa khoản về kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với tính hình biến
động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm cung
cấp thông tin để tập hhợp chi phí sản xuất kinh doanh và phù hợp với các chuẩn mực,
chế độ kế toán quy định
1.2. Phân loại và tính giá NVL, CCDC trong các doanh nghiệp
1.2.1. Phân loại NVL, CCDC
Phân loại NVL
NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công
dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi
các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán
NVL. Có nhiều cách phân loại NVL căn cứ vào chỉ tiêu khác nhau, sau đây là một số
cách phân loại phổ biến.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị NVL ở các doanh nghiệp
được phân ra các loại sau đây:
- Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên vật liệu mà trong quá trình gia
công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ Nguyên liệu ở
đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
4
5
- Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh
doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất
lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động
bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng,
6
- Bao bì luân chuyển là bao bì sử dụng được nhiều lần để bao gói NVL mua vào
hoặc sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau mỗi lần sử dụng bao bì luân chuyển sẽ được thu
hồi lại.
- Đồ dùng cho thuê: Là những CCDC chỉ sử dụng cho hoạt động cho thuê.
Xét về nguồn hình thành CCDC được chia thành:
- CCDC nhập mua ngoài
- CCDC tự sản xuất, gia công
Căn cứ vào các phương pháp phân bổ thì CCDC được chia thành các loại
sau:
- CCDC loại phân bổ 1 lần
- CCDC phân bổ 2 lần
- CCDC phân bổ nhiều lần
1.2.2 Tính giá NVL, CCDC
1.2.2.1.Tính giá NVL, CCDC nhập kho
Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL, CCDC.
Tính giá NVL, CCDC là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng . Theo quy định của
chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho – Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá
trị thuần có thể thực hiện được, cụ thể:
- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên
quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện
tại.
- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại,
chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác
có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khâu thương mại
và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí
mua.
- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản
phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất kho phải căn cứ vào đặc
điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất kho, trình độ
của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Việc tính giá
NVL, CCDC là cơ sở để xác định chi phí NVL trực tiếp. Do đó nó cũng là cơ sở để
kế toán tính giá thành sản phẩm và ghi giá vốn hàng bán. Với mọi doanh nghiệp việc
tính giá NVL, CCDC đều phải đảm bảo phương trình cân bằng sau:
NVL, CCDC tồn ĐK + nhập trong kì = NVL,CCDC tồn CK + xuất trong kì
Việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp bình quân gia quyền
7
Thuế
(không
hoàn lại)
CK thương
mại, giảm giá
-++
Chi phí
thu mua
Giá
mua
=
Giá thực tế của
NVL mua ngoài
8
- Phương pháp giá thực tế đích danh
- Phương pháp nhập trước - xuất trước
- Phương pháp nhập sau - xuất trước
- Phương pháp giá hạch toán
Các phương pháp sau đây được trình bày về tính giá NVL và các phương pháp
đó được áp dụng chung cho cả CCDC trong doanh nghiệp.
9
thị trường. Phương pháp này thích hợp với điều kiện hàng tồn kho luân chuyển
nhanh.
Tuy nhiên phương pháp nhập trước - xuất trước là phải tính theo từng danh
điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều
công sức. Ngoài ra phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp
không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.
Phương pháp nhập trước - xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có
ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
Phương pháp Nhập sau - xuất trước
Phương pháp này có đặc điểm là NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở
giả định là lô NVL nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính gí
xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - xuất trước.
Như vậy so với phương pháp nhập trước - xuất trước thì phương pháp này có
ưu điểm là trước hết nó khắc phục được những nhược điểm của phương pháp Nhập
trước - xuất trước, nó đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí,
cụ thế là doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư mới được thu mua vào
ngày gần đó. Điều này dẫn đến việc kế toán sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ và
chính xác hơn về thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ. Phương pháp này đặc biệt
đúng trong thời kỳ lạm phát.
Thuế là nguyên nhân làm cho phương pháp này được áp dụng phổ biến. Khi giá
cả thị trường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giảm
được số thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
Tuy nhiên phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư trong thực tế. Vật tư
trong kỳ được quản lý gần như phương pháp nhập trước - xuất trước. Hơn nữa, với
phương pháp này chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải
mua thêm vật tư nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.
Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm
thiểu hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi chí quản lý NVL.
Phương pháp này dẫn đến thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong điều
của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho
giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho.
10
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Gía bình quân
1 đơn vị
NVL
=
Trị giá thực tế NVL, tồn trước lần nhập n + Nhập lần n
Số lượng NVL, tồn trước lần nhập n+ Số lượng NVL nhập lần n
Gía bình quân
Sau mỗi lần nhập
=
11
Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời.
Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo
từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít
danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực
tế và lượng NVL, tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và
lượng NVL, xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL, CCĐC xuất kho
theo từng danh điểm.
Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán.
Tuy vậy trong phương pháp này, độ chính xác của công việc tính toán phụ thuộc
vào tình hình biến động giá cả NVL, CCDC, trường hợp giá cả thị trường NVL,
CCDC có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL, CCDC xuất kho theo phương pháp
này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).
Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ
kỳ dự trữ. Hai phương pháp này co kết quả tính toán giống nhau. Trừ trường hợp để
đơn giản doanh nghiệp thường tính hệ số giá chung cho nhiều chủng loịa vật tư thuộc
cùng nhóm, loại vật tư. Trong khi đó, giá thực ttế bình quân cả kỳ dự trữ thường tính
riêng cho từng chủng loại vật tư.
Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch
toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành
nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất
của mỗi loại nhiều hay ít.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL
và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
1.3.Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho NVL, CCDC
1.3.1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ/-BTC ngày 20/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật
tư bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 03-VT)
12
=
Hệ số giá
Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập trong kỳ
Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ
13
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT)
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL)
…….
Mỗi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự
và thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời
của các bộ phận.
6. Nhập kho 6
7. Ghi thẻ kho
7
8. Ghi sổ kế toán 8
9. Lưu chứng từ 9
Quy trình lập phiếu nhập kho NVL, CCDC
Người giao hàng
Ban kiểm nghiệm
Bộ phận cung ứng
Phụ trách phòng
Thủ kho
Kế toán HTK
Đề nghị nhập kho
Lập BB kiểm nghiệm
Lập phiếu nhập kho
Ký phiếu nhập kho
Kiểm nghiệm nhập kho
Ghi sổ
Lưu
Người giao hàng
Ban kiểm nghiệm
Bộ phận cung ứng
Phụ trách phòng
13
NV nhập
kho
14
Thủ kho
Kế toán HTK
Đề nghị nhập kho
Kế toán
Lập ctừ xin xuất
Duyệt lệch xuất
Lập phiếu xuất kho
Xuất kho
Ghi sổ
Lưu
NV xuất kho
1
2
3
4
5
Giải thích:
1. Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư bằng cách viết giấy xin xuất vật tư
2. Thủ trưởng đơn vị, KTT ký duyệt lệnh xuất.
3. Bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
4. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất và phiếu xuất tiến hành kiểm giao vật tư xuất,
ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán.
5. Kế toán vật tư căn cứ giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất, định khoản,
ghi sổ tổng hợp và chi tiết bảo quản chứng từ và đưa vào lưu.
1.4. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC trong doanh nghiệp
1.4.1. Nhiệm vụ, yêu cầu hạch toán chi tiết NVL và các phương pháp hạch
toán
Tổ chức kế toán chi tiết vật tư có ý nghĩa quan trọng trong công tác bảo quản,
công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật tư. Mục tiêu chủ yếu của công tác
kế toán chi tiết vật tư là cung cấp thông tin cần thiết để quản lý từng danh điểm vật
tư, giá trị tồn kho, tồn bãi. Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn về mặt
hiện vật, không chỉ theo tưừngkho mà chi tiết cho từng loại và được tiến hành đồng
thời ở cấc kho và phòng kế toán.Các doanh nghiệp phải tổ chức hêệthống chứng từ,
cho từng loại NVL, CCDC nhập xuất kho. Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết tương tự như
thẻ kho nhưng có thêm cột thành tiền.
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng kê
nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC dể lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho mỗi loại vật
tư.
Việc đối chiếu số liệu số lượng giữa phòng kế toán với thủ kho thông qua đối
chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho với sổ, thẻ chi tiết vật tư và đối chiếu số lượng
từng lần nhập - xuất. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
16
Copyright: Tài liệu đại học ©