PHÒNG GD&ĐT NINH HẢI
TRƯỜNG TIỂU HỌC NINH CHỮ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
I- HOÀN CẢNH NẢY SINH
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ,
ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác
của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Hải, tôi
về trường Tiểu học Ninh Chữ nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm 2007 -
2008, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó
khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể: Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ,
sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng phẩm,…
Nguyên nhân
Nguyên nhân: Do trước đó nhà trường không có chuyên văn thư nên phân
công cho cán bộ thư viện kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên
môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn trong việc
tra cứu hồ sơ.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó
khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.

Nội dung
văn bản
Người
sử
Ký
nhận
Số Ngày
1
109/SGD&ĐT- GDTH 16/8/2008 Sở GD&ĐT
Ninh Thuận
133 Hướng dẫn thực
hiện giáo dục địa
phương ở môn
học Tiểu học
PHT
…
Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một
loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu
giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi
vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên
phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
2/ Công văn đi:
Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo
cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi
đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên
môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, xin diễn văn nghệ; Báo cáo hàng
tháng, công tác thực hiện chuyên môn, học nghị quyết, các loại báo cáo khác;
Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi
đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ

quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.

Trình tự quản lý và theo dõi:
- Học bạ:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao
cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
+ Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học
bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng
ký nhập học lớp 1, giấy chứng nhận học xong chương trình mẫu giáo (5 tuổi), đơn
xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học
bạ. Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết
trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có
gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên
quan để xử lý.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp,
bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên
GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong
việc tra cứu thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ

Các bước thực hiện và lưu trữ:
- Mở một file word mới sau đó cài password để đảm bảo tính mật của đề thi.
Văn thư cần phải kiểm tra kỹ độ chính xác, trình cho Ban giám hiệu trường để
duyệt và đóng dấu.
- Đáp án của đề thi tuyệt đối chính xác. Đối với môn Toán cần chú ý biểu
điểm của các phép tính và bài giải, từng lời giải phải có biểu điểm rõ ràng tránh
tình trạng thắc mắc không cần thiết xảy ra.
- Trước khi nhận bài thi để lưu trữ, văn thư cần phải cho GVCN các lớp ký
nộp, kiểm tra số lượng bài thi, tên - chữ ký của giám thị 1 và chữ ký xác nhận của
GVCN. Văn thư buộc bài thi theo từng lớp bên ngoài có ghi rõ: bài thi theo định
kỳ, tên lớp, số lượng, môn thi. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng sửa kết quả bài
thi và điểm bài thi.
5/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
4
Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ
đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.

Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để
thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Vào explore  Data (D:)  THAO  THI DUA  NĂM 2008-2009  Sang
kien kinh nghiem.
- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn
luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình
chưa rõ.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà
nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A

4
, giấy kẻ ngang, kim bấm, vở, viết, sổ
da, keo dán, kéo, bọc nhựa, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường
như: Sổ điểm, sổ GVCN, lịch báo giảng, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng.
Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và
cẩn thận.
5