Website: Email : Tel : 0918.775.368
Danh mục tên những từ viết tắt
TT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ
1 KTV Kiểm toán viên
2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
3 IFC Công ty Kiểm Toán và T Vấn Tài Chính Quốc Tế
4 BCTC Báo cáo tài chính
5 BCĐKT Bảng cân đối kế toán
6 BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
7 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ
8 KSNB Kiểm soát nội bộ
9 BGĐ Ban giám đốc
10 HĐQT Hội đồng quản trị
11 VAS Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam
12 IAS Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế
13 HĐ Hợp đồng
14 NCƯ Ngời cung ứng
15 TS Tài sản
16 NV Nguồn vốn
17 NH Ngắn hạn
18 KT Kiểm toán
19 TSLĐ Tài sản lu động
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm
toán đã đợc hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời
hoạt động của các công ty kiểm toán thì nhà nớc, đặc biệt là Bộ Tài chính đã
dần ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và
KTV trong công ty IFC, và các bạn để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp
này.Chơng I
Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán
báo cáo tài chính
1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh
1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán
trong quá trình sản xuất kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển
và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh
doanh. Đối tợng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán
viên thờng chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các
nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùng một
phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải đ-
ợc kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng th-
ờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực
tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục nh
mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì và nghiên
cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và
các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của
doanh nghiệp. Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời
có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc
khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà
cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết
khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ
loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý
định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký
của những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số
cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng
này.
Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm
hoặc dịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó
là một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch
vụ. Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầu có quan
hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện
các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản
chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn
đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và
dịch vụ đợc mua theo đúng mục đích đã đợc phê chuẩn và tránh cho việc
mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty
cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt
động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng
tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền
nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các
mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ
qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ.
1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi
sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến
các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ đợc
phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn
của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản
phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời bán thì
phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên
hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng
(nếu hàng đã về). Thờng thì các phép nhân và các phép tổng cộng đợc kiểm tra
lại và đợc ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết
các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy
định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiền
mặt, và các chứng khoán thị trờng và các tài sản khác.
1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Công việc này chỉ đợc thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua
hàng đã đợc phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lu giữ cho đến khi thanh toán.
Phơng thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay
bằng tiền mặt.
Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc
ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẫn), phải có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi và ngời chi tiền (Nguyên tắc
bất kiêm nhiệm).
Trên đây là bốn nội dung chính của các bớc công việc khi mua hàng và
hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đối
chiếu nhất định.
Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với
nhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan.
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh
toán (thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ)
TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112
Thanh toán bằng tiền Ngời bán hoàn lại tiền
(kể cả tiền đặt trớc) (Thu hồi tiền trả thừa)
TK511
Thanh toán bằng hàng hoá,sp
Dịch vụ
TK 131 TK151,152,153,211
Thanh toán bù trừ bù trừ công nợ Mua chịu hàng hóa vật t
TK 152,153,211.. TK 133
Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế GTGT đầu vào
hàng cho ngời bán
TK 133 TK 627,641,642
Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác
hàng giảm giá
1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế
toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đa
chứng từ vào bảo quản, lu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp
cho các nghiệp vụ đợc thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp.
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Duyệt
chứng
từ
Chi
quỹ
Nhận
tiền và
thanh
toán
Ghi
sổ
Nhu
cầu
thanh
toán
Lưu
chứng
từ
Nhu
cầu
vật
liệu
hàng
hoá
Bộ
phận
kế
hoạch
Bộ
phận
sổ
chứng
từ
Lưu
trữ và
bảo
quản
chứng
từ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận đợc, kế
toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trởng đơn vị và kế toán trởng ký duyệt
rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ
nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng
từ sẽ đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đa vào bảo quản, lu trữ.
1.4. Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm
toán thì KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối
quan hệ vốn có của đối tợng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành
kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục
tiêu kiểm toán của chu trình này.
Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh
giá xem liệu số d các tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù
hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không? Từ
mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua
hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán
đã xác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ
ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm
Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì
quy trình kiểm toán thờng tuân theo trình tự các bớc chung. Cụ thể kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán đợc tiến hành qua 3 bớc sau:
- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán)
- Thực hiện kiểm toán.
- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần
thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng nh các
điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh
toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và ph-
ơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy
trình kiểm toán sẽ thực hiện.
Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán cũng tuân theo các bớc nh sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập
thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối
cùng là lập chơng trình kiểm toán.
2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng đợc chấp
nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách
hàng. Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi
tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó
kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đa ra quyết định có chấp nhận
kiểm toán cho doanh nghiệp hay không.
- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng
thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình
mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung.
- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán
chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa
đựng rủi ro cao trong chu trình, những bớc mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém.
Chẳng hạn nh đơn vị khách hàng thờng yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ
với các nhà cung cấp nhỏ không thờng xuyên. Thông thờng những điểm yếu
này cha khắc phục đợc trong thời gian ngắn.
- Tham quan nhà xởng
15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Việc tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều
mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho
kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh
giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra
trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa
không bị ứ đọng, chất lợng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng
tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lợng đạt yêu cầu. Ngợc lại, nếu sản xuất
bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp
thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu
cầu, chất lợng giảm sút cho thấy chất lợng các yếu tố đầu vào không tốt.
- Nhận diện các bên hữu quan
Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của
khách hàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan đợc
hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý...), các nhà cung cấp,
các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu
là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hởng đến quyết định mua của công
ty khách hàng.
- Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác định
các dữ kiện có ảnh hởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hởng tới
chu trình mua hàng và thanh toán.
- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếp
xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan
ảnh hởng tới nợ phải trả của khách hàng.
- Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTV xem
xét có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nớc hay không ?
2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09,
đã nêu rõ: KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch
kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng
có thể có rủi ro. Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phân tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm
toán, KTV có thể tìm ra những xu hớng biến động và những mối quan hệ có
mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác Từ đó lập một kế hoạch kiểm
toán thích hợp.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờng
đợc thực hiện nh sau:
- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trớc để xem xét những biến
động bất thờng.
- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi
phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thờng.
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghi
nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.
2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tính
khách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã
những sai sót trọng yếu". Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán,
kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ
BCTC đợc kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng
(IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR).
Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ đợc KTV đánh giá đối
với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng thanh toán, các rủi ro cơ bản
thờng gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là:
Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc, chi phí đã phát sinh nhng cha đợc ghi
nhận.
- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn
thực tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này
nhng đợc ghi sổ vào kỳ sau.
Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhng hàng cha trả lại.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.
19
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Hàng trả lại vào kỳ sau nhng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.
Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế.
- Ghi sổ thanh toán nhng cha trả tiền.
- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.
- Trả tiền kỳ sau nhng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.
Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
- Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không đợc tính toán đúng.
- Trình bày các số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán
chu trình mua hàng thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải
trả luôn đợc đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ng-
đợc thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức độ
thấp và ngợc lại.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm
soát nội bộ, đoạn 08: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục
do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự
hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm
các yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và
kiểm toán nội bộ. Các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và những đánh
giá.
a) Môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí
dữ liệu của các loại hình kiểm soát .
Nhng đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì có thể hiểu môi trờng
kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xủ lý số
liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo
Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố
chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,
công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hởng của các chính sách từ bên
ngoài của Nhà nớc.
21
Website: Email : Tel : 0918.775.368
b) hệ thống kế toán
Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông
tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc
kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải
đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh
toán thi nh sau:
- Tính có thực: Hàng hoá và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo sự tồn
tại trong thực tế.
công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân
trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.
Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc,
sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải
phải do 2 ngời độc lập tiến hành nh: ngời lập đơn đặt hàng với ngời kí duyệt
đơn, ngời nhận hàng với kế toán vật t, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả
nhà cung cấp với ngời thanh toán cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất
định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch vụ có
giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng
23
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởng
có quyền phê duyệt.
d) Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiến hành
công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nôi bộ
của đơn vị.
Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đợc
những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất
lợng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế
kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống KSNB của đơn
vị khách hàng. Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bớc công việc quan trọng trong
trình. Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thờng căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và
rủi ro kiểm soát để thiết kế chơng trình kiểm toán cho chu trình.
Thực chất của việc soạn thảo chơng trình kiểm toán chính là việc thiết
kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xác
định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gian
thực hiện.
2.1.7.1. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh
toán
Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thử
nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống KSNB
hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử
nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ. Do đó, trong quá trình xây dựng chơng
trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm
kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của
KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán. Công việc này đợc thực hiện đ-
ợc thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là:
Trắc nghiệm không có dấu vết.
Trong trờng hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những ngời có trách
nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đợc áp dụng cho nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa
25
Copyright: Tài liệu đại học ©