Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao của
MICROSOFT WORD
1
Thủ thuật word phần 1
Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy
cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use
smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện
dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của
MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những
shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ
thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói
những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng
này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng
của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ
vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình
trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay
thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là
Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên
thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn
có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo

bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có
hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng
của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ
liệu vừa dán).
Thủ thuật word phần 2
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường
sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở
ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương
đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh
thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.3
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh
chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp
chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars
rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn
chuyển sang tab Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories
bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách
hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ
nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh
công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được
thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên
menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu
Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và

Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word
khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ
nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu…
gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh
những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste
Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc
Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất
thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của
đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông
tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này
Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử
dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng
Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn
bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại

kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn
bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền
phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục
Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type
và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các
phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các
tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy
vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ
AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện
ra.

6
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây
khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để
người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và
liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là
xong.

Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá
nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào
Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và
đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ
tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số
thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.


Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi
thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải
quyết mọi việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của
bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh
trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn
hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần
của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp
bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho
phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ
nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể
duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove
Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn
hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.


Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra
bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc
cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không,
chọn Yes là xong.
Thủ thuật word phần 5
Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn
có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm
tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có
thể sẽ làm bạn thất vọng.
9

Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi
bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1
2
3
4
=SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm
định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô

ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn
bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử
dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản
trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần
thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường
định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save,
bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn
bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng
template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task
pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template
và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh
xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản
được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để
truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ
thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin
văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu
không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.
11

thoại “Thesaurus…”.
Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace
with Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở khung
dưới. Nếu bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng nghĩa
đó rồi bấm vào nút “Replace” để thay thế.
Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần
tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm chọn
12
nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất hiện ở
khung dưới.
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay
muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để
chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file.
Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường
dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng
với text.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. Nếu
như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh
từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào
thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.
Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói
của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải
không bạn.
Thủ thuật word phân 7
Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở

duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove
Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn
hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ
Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track
changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ
được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép
người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý –
comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi
trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc
trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và
mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có
thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp

tính,... thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh đó
PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy chọn
ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để
quay lại hộp thoại Open PDF files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển đổi
của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý
là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang
mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết
quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: với dung lượng
khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49
USD.
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn
bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để
15
trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím
tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các
phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các
biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn
“Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần
thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut
key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng
này.

bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính năng
AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm (dấu này
sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các thay đổi
trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu
không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không thể
chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong mục
“Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text) hoặc
văn bản được định dạng (formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong Word
và Outlook, tính năng AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1). Để loại
bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa
kích hoạt và nhấn Delete.
TẬN DỤNG MACRO
Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ ở
một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất tiện
lợi. Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường hợp
bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong Word và Excel bằng cách nhấn
Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn VBA cũng có thể được giấu kín.
Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu kín mã Visual Basic
ngay cả trong và sau quá trình tạo macro. Nếu không sử dụng tổ hợp phím <Alt>-<F11>
hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy được
những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.
Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa”. Trước hết hãy
mở một tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter. Ngay lập tức, một
đoạn văn bản 45 từ lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy
dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này sẽ lặp
lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập vào.
17
Công cụ ẩn trong Microsoft Office

shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng
cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục
chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng
cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click
chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn
Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn
để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định
dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ
sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),
định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File |
Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì
đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging
18

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các
máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các
văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi
tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS
Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog
Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit
Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ
thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office
2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng
19
dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ
những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc
bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office
trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và
khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng
dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ
khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng
dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài
đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin
Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với
người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một
bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được
lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot

Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office
Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong
việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.
Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng
hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký
hiệu ™
Microsoft Outlook
21
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.

->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in
ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh
công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím
tắt cho bạn.
Thao tác với Word
Tự động với AutoText
Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ
bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ
nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các
cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào
đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di
chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến
đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ -. Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp
phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.
Hai cửa sổ trên một màn hình
23
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác
nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai
khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn
bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn
sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn
ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong
2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa
sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.
Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có
hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định,

của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một
dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.
Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để
lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy
lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích cách
mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều
tuỳ chọn hơn.
Thao tác với Outlook
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname
Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một
trường gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname
các bạn của bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và
chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.
Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn
muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập
đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người
này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư
cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.
Tạo thêm không gian
Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ
dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp
nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung
duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách
này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.
25