Quy trình tác nghiệp - Công ty cổ phần đầu t quốc tế
các Qui trình tác nghiệp
1. Qui trình tạm ứng:
1.1 Tạm ứng: Là khoản tiền mà Công ty ứng trớc cho các cá nhân là cán bộ CNV của
Công ty đợc giao làm các nhiệm vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Khoản tạm ứng là tài sản của Công ty giao cho ngời nhận tạm ứng, ngời nhận tạm ứng
phải chịu trách nhiệm với Công ty về số tiền tạm ứng.
Tất cả các khoản tạm ứng phải phát sinh từ nhu cầu thực tế phục vụ công việc chung của
Công ty nh: công tác, tiếp khách, mua sắm tài sản, nguyên vật liệu, tổ chức hội nghị, thực
hiện hợp đồng.
Ngời nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền ứng đúng nh mục đích trình bày trong đề nghị
tạm ứng. Trờng hợp không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không hết phải hoàn trả quỹ
Công ty ngay.
Các bớc tiến hành:
Bớc 1: Ngời xin tạm ứng phải trình kế hoạch thực hiện công việc đợc giao, dự toán chi
tiêu và phải làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu của phòng tài chính kế toán.
Chuyển giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ số tiền xin tạm ứng, nội dung tạm ứng vào mục đích
gì, thời gian thực hiện, thời gian hoàn ứng cho phụ trách bộ phận và phòng TCKT kiểm tra
ký duyệt. Sau đó trình Tổng Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền phê duyệt.
Bớc 2: Chuyển giấy đề nghị tạm ứng đã đợc Tổng Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền phê
duyệt cho kế toán viết phiếu chi theo nội dung và số tiền đã đợc duyệt
Bớc 3: Kế toán viên chuyển phiếu chi và chứng từ kèm theo cho Kế toán trởng ký duyệt
chi.
Bớc 4: Kế toán viên chuyển phiếu chi cho thủ quỹ chi tiền (Qui trình chi tiền)
Bớc 5: Ngời nhận tạm ứng ký phiếu chi, sau đó nhận và ghi rõ số tiền thực nhận vào
phiếu chi.
Bớc 6: Thủ quỹ nhận chứng từ, cuối ngày đối chiếu với kế toán về số tiền đã chi. Ký xác
nhận. Chuyển trả lại phiếu chi và chứng từ kèm theo cho kế toán
Bớc 7: Cuối ngày kế toán viên tập hợp các chứng từ đã chi trong ngày trình Tổng Giám
đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền ký phê duyệt phiếu chi.
Quy trình tác nghiệp - Công ty cổ phần đầu t quốc tế

toán trởng phê duyệt, chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Trờng hợp ngời nhận tạm ứng không nộp
Quy trình tác nghiệp - Công ty cổ phần đầu t quốc tế
lại số tiền tạm ứng vợt, yêu cầu viết bản giải trình giải thích lý do ghi rõ thời hạn thanh toán,
chuyển Tổng Giám đốc phê duyệt.
Xử lý vi phạm:
Tất cả các khoản tạm ứng của Công ty đều phải hoàn ứng ngay sau khi thực hiện xong công
việc hoặc sau khi tạm ứng 30 ngày nếu không có thông tin phản hồi coi nh công việc đã thực
hiện xong và ngời nhận ứng phải thực hiện thanh quyết toán cho Công ty
Nếu sau 7 ngày không hoàn ứng thì nhắc nhở
Nếu sau 15 ngày không hoàn ứng thì phòng TCKT ra thông báo gửi trởng bộ phận và
cá nhân tạm ứng.
Nếu sau 30 ngày không hoàn ứng thì phòng kế toán tài chính thực hiện tạm giữ 01
tháng lơng của ngời nhận tạm ứng và 1/2tháng lơng của phụ trách bị phận của ngời nhận tạm
ứng đó.
Trờng hợp nếu các khoản tạm ứng đã chi dùng tại thời điểm cuối quý, năm hạch toán
thì phải đợc hoàn chứng từ thanh quyết toán 07 ngày sau khi kết thúc năm (ngày 07 tháng
tiếp) trờng hợp không kịp hoàn chứng từ thì phải có báo cáo chi phí tạm thời đợc Tổng Giám
đốc phê duyệt để phòng TCKT thực hiện trích trớc chi phí.
Trách nhiệm đôn đốc thanh toán:
Phòng TCKT là nơi thực hiện theo dõi các khoản thanh toán tạm ứng, có trách nhiệm đôn
đốc kịp thời các cá nhân, bộ phận nhận tạm ứng đúng quy chế của Công ty.
Ngời nhận tạm ứng phải thanh toán các khoản ứng ngay sau khi công việc hoàn thành và
đầy đủ chứng từ hợp lệ, trong trờng hợp đặc biệt cho phép kéo dài phải có lý do trình Tổng
Giám đốc cho phép. Cán bộ tạm ứng phải hoàn lại tiền thừa sau khi quyết toán (nếu có).
Nếu qua thời hạn thanh toán mà cha thanh toán thì sẽ bị khấu trừ vào lơng cho đến hết
tiền tạm ứng và không cho ứng tiếp.
2. qui trình thanh toán
2.1 Qui định chung về chứng từ: Chứng từ thanh toán là chứng từ phải đầy đủ các chỉ
tiêu sau đây.
1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi )

Bớc 3: Chuyển giấy thanh toán đã đợc Tổng Giám Đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền phê duyệt.
Cho kế toán làm thủ tục thanh toán theo nội dung và số tiền đã dợc duyệt.
Trờng hợp nhận tiền mặt tại quỹ Công ty: Kế toán viên viết phiếu chi theo giấy đề
nghị thanh toán đã đợc duyệt. Chuyển Kế toán trởng ký. Chuyển cho thủ quỹ Công ty chi
tiền (áp dụng qui trình chi tiền mặt tại Công ty)
Quy trình tác nghiệp - Công ty cổ phần đầu t quốc tế
Trờng hợp nhận tiền tại ngân hàng: Kế toán viên viết séc nhận tiền mặt, chuyển Kế
toán trởng ký, trình Tổng Giám đốc ký duyệt, cắt séc giao cho ngời thụ hởng nhận. Yêu cầu
ngời nhận séc ký sổ nhận séc. Cuối tháng đối chiếu với ngân hàng.
Trờng hợp ngời thanh toán yêu cầu chuyển khoản: Kế toán viên căn cứ giấy đề nghị
thanh toán đợc duyệt. Viết UNC chuyển tiền theo nội dung yêu cầu, chuyển Kế toán trởng
ký, trình Tổng Giám đốc ký, sau đó chuyển UNC ra ngân hàng. Tuỳ theo từng trờng hợp cụ
thể, Kế toán lo nguồn vốn để chi trả cho các khoản thanh toán đã đợc duyệt. (Trình tự áp
dụng theo qui trình vay vốn ngân hàng. Rút tiền tại ngân hàng)
3. Qui trình xuất hoá đơn bán hàng:
Đối với các hoạt động bán hàng mà việc thu tiền và xuất hàng diễn ra đồng thời thì kế
toán chuyển riêng cho bộ phận bán hàng một cuốn hoá đơn để nhân viên bán hàng viết và
giao ngay cho khách hàng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu quyết toán hoá đơn giữa nhân viên
bán hàng và phòng kế toán.
Đối với các hoạt động yêu cầu cấp hoá đơn không mang tính thờng nhật, các hoạt động
bán hàng mà việc xuất hàng và thu tiền không đồng thời thì việc xuất hoá đơn tiến hành qua
các bớc nh sau:
Bớc 1: Ngời yêu cầu xuất hoá đơn viết giấy đề nghị cấp hoá đơn theo mẫu qui định và
chứng từ kèm theo, chuyển cho phòng kế toán.
Bớc 2: Kế toán theo dõi doanh thu căn cứ giấy đề nghị cấp hoá đơn và các chứng từ kèm
theo, kiểm tra lại hợp đồng, danh sách khách hàng của Công ty để xuất hoá đơn cho đúng đối
tơng thụ hởng.
Bớc 3: Trình Tổng Giám đốc hoặc ngời uỷ quyền ký duyệt
Bớc 4: Kế toán viên ký vào ngời bán hàng, yêu cầu ngời nhận hoá đơn ký vào vị trí ngời
mua hàng, sau đó xé liên 2 giao cho ngời yêu cầu xuất hoá đơn.