Luận văn - Nâng cao
chất lượng công tác
quản trị mua hàng
Luận văn tốt nghiệp
MỞ ĐẦU
Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ
sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà
nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế,
các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại
của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang cơ chế
quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm đổi mới nền
kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự
phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị
trờng thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá
thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi
hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường.
Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều
kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể
dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát
triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là
vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy
công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan
liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời
đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình,
thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ ... tuy nhiên hoạt động
mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công
ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt
động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh
MẠI
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanh
nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng
bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và
kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch
vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng
là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng
tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,
tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán,
thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển
nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lợng, cu cấu
đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp
nhất.
Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số
lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì
bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu
để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là
nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và
đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
4
Luận văn tốt nghiệp
K36A4
5
Luận văn tốt nghiệp
không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả.
Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về
sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền
túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tại của doanh
nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh
thu và thu được lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù
hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành
thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ
chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan
trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong
kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương
mại
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi
doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu
tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong
một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn,
doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và
xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp .
Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lượng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến
hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng .
Nếu ta gọi :
C-Tổng chi phí
1
C
- Chi phí một lần mua hàng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
7
Luận văn tốt nghiệp
2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn
ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại
cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều
nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng
hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng
cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc
độ chu chuyển vốn chậm .
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phương thức
này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục
cho bên bán
Mua giao hàng trước : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh
nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán
lô hàng đó .
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá
với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô
hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành
giao hàng cho bên mua .
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh
nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất
trong nước.
Mua từ nước ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ
nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai hình
thức nhập khẩu:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
9
Luận văn tốt nghiệp
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai
Luận văn tốt nghiệp
rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một
túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu
hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà
cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán
hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì
bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận,
thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong
số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng
mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau.
Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn
và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ
phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ
giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn,
được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm ,...) và doanh nghiệp thường trở
thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp
cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp : nếu người bán
hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại
phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó
một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi
mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng
buộc chặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng được ) và có những “ ràng buộc
lỏng ” ( điều kiện có thể nhân nhợng được ). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn
luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện
vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán ...nếu không tỉnh táo, quyền chủ
động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở
thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo
yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
12
Luận văn tốt nghiệp
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều
kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác
quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm
bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí
thấp nhất .
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số
lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián
đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải
phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm
do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối
cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàng
chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ... ). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào
đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp
hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ
mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống
doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất l-
ượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong
cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu
chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại
đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người
bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối
đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố
đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất
khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng
loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu
của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng
phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công
tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi
đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
14
Luận văn tốt nghiệp
điều kiện thanh toán như thế nào ? ... Một người tiêu dùng khi mua hàng cũng có
quyết định như vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu
được đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau.
Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan
đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh
giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá
trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương
mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình
vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong
nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho ... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình
mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
Thoả mãn không thoả mãn
a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản
trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực
Trong đó :
M- Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh
B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh
tiếp theo.
Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck – D dk
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.
Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào
của từng mặt hàng
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lượng hàng
tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho
phù hợp .
b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp
sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
16
Luận văn tốt nghiệp
tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà
cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phương tiện
truyền thông, qua mạng ... Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách
sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn vậy phải
nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa,
phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng
hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc
những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình. Các
nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua
nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành
khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp
rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong
trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép
giá ...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được
độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá ... nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do
mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả
và chất lượng không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra
các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các
nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp
còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của
doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải
tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau.
Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh
nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thường xuyên nhà
cung cấp hiện tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
18
Luận văn tốt nghiệp
trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung
cấp hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh
Luận văn tốt nghiệp
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn
đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng
đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián
đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem
bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể :
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ
ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm
nâng cao uy tín của công ty .
+ Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra
kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng .
+ Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên
hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù
hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và
báo ngay cho người cung cấp .
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên
bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung
cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc .
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá
kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua
hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua
hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra
hai trờng hợp :
+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết
định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả .
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp
trên thị thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp
có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ như
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
21
Luận văn tốt nghiệp
vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó
sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá,
đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối
quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như
vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ
cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản,
chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh
nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị
trường khi có nhu cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp
phải quản lí tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ
khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt
động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc
giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với
dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lưỡng số lượng và chất l-
ượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới
phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên
bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận
và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà
cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lượng hàng
hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về
các tác nhân gây ảnh hưởng đối với mua hàng, cường độ cạnh tranh của các doanh
nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt
động mua hàng. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết quả hoạt động mua hàng.
Sau đây là một số nhân tố chính :
a ) Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
23
Luận văn tốt nghiệp
của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ
mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt
được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng
các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề
ra. Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do
đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược
trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp
lí.
+ Chính sách sản phẩm :
Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp
sẽ bán cái gì? cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh,
có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.
Muốn đạt được kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính
sách sản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro
đến mức thấp nhất. Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành được
phương hướng kinh doanh, đầu tư nghiên cứu đúng hướng. Với mỗi sản phẩm
luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm
nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình
hình thị trường. Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh
thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được chính
xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí
không thừa cũng không nên thiếu .
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất l-
ượng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên. Chính
sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quá trình
thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một
kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt
hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hương
K36A4
25
Copyright: Tài liệu đại học ©