Lời mở đầu
Có thể thấy rằng kinh doanh trong thời đại ngày nay đòi hỏi các
nhà quản trị doanh nghiệp phải đơng đầu với hàng loạt những khó
khăn thử thách từ môi trờng bên ngoài cũng nh những vấn đề nảy sinh
trong nội bộ doanh nghiệp. Ngời ta vẫn thờng nói: Quản trị kinh
doanh là khoa học, quản trị kinh doanh là nghệ thuật với ý nghĩa nhà
quản trị phải nắm chắc và biết vận dụng những quy luật trong quá
trình vận động của tự nhiên xã hội cũng nh tạo ra mối quan hệ hài hoà
giữa các cá nhân để phát huy tối đa lợi thế của họ phục vụ cho mục
tiêu chung của doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị bao
gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Điều hành và kiểm tra. Trong
đó chức năng kiểm tra có vai trò hết sức quan trọng. Theo H. Rayol: "
Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xen mọi việc có đợc
thực hiện theo nh kế hoạch đã đợc vạch ra, theo những chỉ thị, những
nguyên tắc đã đợc ấn định hay không? Nó có nhiệm vụ tìm ra những
khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối
phó với mọi sự gồm có sự vật, con ngời và hoạ động ". Đối với các
nhà quản trị, kiểm tra còn có ý nghĩa giúp họ đa ra các quyết định
điều chỉnh một cách phù hợp, nhanh chóng, chính xác, đảm bảo mọi
hoạt động của tổ chức đi theo một mục tiêu chung đã định.
Không có một doanh nghiệp nào trong suốt quá trình hoạt động của
mình mà không phải thực hiện các quyết định điều chỉnh. Điều chỉnh
là tất yếu bởi điều chỉnh sẽ giúp cho doanh nghiệp thích ứng với sự
biến động của môi trờng kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động
cũng nh tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu dài.
Với những kiến thức đã đợc học cùng với kinh nghiệm thực tế
qua quá trình thực tập tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp LGIS-
VINA, trong chuyên đề này em xin trình bày một số vấn đề về công
tác thu thập thông tin cho quá trình kiểm tra và điều chỉnh các hoạt
động sản xuất kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.
1
ách tắc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có giả pháp
xử lý kịp thời mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể
khai thác để tận dụng, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đạt tới
mục tiêu đã định.
1.2. Vai trò của kiểm tra.
Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng sai của đờng lối
chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và dự án, tính tối u của
cơ cấu tổ chức.
Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch đợc thực hiện với
hiệu quả cao.
Kiểm tra giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp thực
thi đợc quyền lực quản lý của mình.
Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự
biến động của môi trờng.
Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi
mới doanh nghiệp.
1.3. Bản chất của kiểm tra.
Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt
động.
3
Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo lờng kết quả
thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân
tích các sai lệch. Sau đó để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ
phải đa ra một chơng trình điều chỉnh và thực hiện chơng trình nhằm
đi tới kết quả mong muốn.
Tuy nhiên cơ chế xác định các sai lệch nh trên có nhiều khuyết điểm:
- Gây tốn kém cho doanh nghiệp do phải khắc phục những hậu quả của sự
sai lệch.
- Hầu nh không có tác dụng đối với việc nâng cao chất lợng của quá trình
tạo ra sản phẩm.
chuẩn
Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo.
Với hệ thống kiểm tra này doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình thu thập thông
tin đầu vào và thông tin hoạt động đáy ứng một số yêu cầu sau:
Phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng nh các đầu vào
và những quá trình quan trọng.
Xây dựng mô hình hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra
thông qua những hoạt động nhất định.
Đảm bảo mối liên hệ thờng xuyên giữa đầu vào, đầu ra của hệ thống.
Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào, đầu ra so với kế hoạch
và ảnh hởng của chúng tới kết quả cuối cùng.
Tiến hành các tác động kịp thời lên các yếu tố của hệ thống dể điều chỉnh
những sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.
1.4. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra.
Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều vơn tới mục tiêu xây dựng một hệ
thống kiểm tra thích hợp và hữu hiệu giúp họ thực hiện thành công các kế hoạch
đặt ra. Hệ thống đó cần đáp úng các yêu cầu:
1.4.1. Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo kế hoạch.
Hệ thống kiểm tra phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua
hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến của quá trình thực
hiện kế hoạch.
1.4.2. Hệ thống kiểm tra phải đồng bộ.
Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lợng của cả quá trình chứ không phải chỉ
quan tâm đén chất lợng cuối cùng của hoạt động.
5
Đầu vào
Hệ thống
kiểm tra
Quá trình
thực hiện
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh
nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu
quả.
Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản
Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con ngời. Mục tiêu
là tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thớc đo sự thành công của các kế
hoạch; là căn cứ đánh giá két quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ
hoàn thành nghĩa vụ đợc giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân.
Các tiêu chuẩn thực hiện chơng trình
Các xhỉ tiêu chất lợng đối với sản phẩm, dịch vụ .
7
Xác định hệ thống
tiêu chuẩn kiểm tra
Đo lờng và đánh giá
hoạt động
Tiến hành điều chỉnh
nếu cần thiết
Không cần điều
chỉnh
Sự thực hiện
hoạt động, phù
hợp với tiêu
Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản
phẩm.
Các tiêu chuẩn về vốn : là cơ sở đánh giá sự đầu t và hiệu quả sử dụng
vón kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu thu nhập.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn doanh nghiệp cần chú ý lợng hoá các tiêu chuẩn
kiểm tra về dạng định lợng; tối thiểu hoá các tiêu chuẩn cũng nh đảm bảo sự
linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
- Chi phí
- Khả năng thu hồi vốn đầu t
- Năng suất
- Tình hình sản xuất sản phẩm....
Qua phân tích các dữ liệu thống kê sẽ cho ta thấy xu thế vận động của các sự
vật hiện tợng. Chính vì vậy nó là công cụ hữu hiệu của kiểm tra.
Các bản báo cáo kế toán tài chính.
Báo cáo kế toán tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài
chính nh tài sản, vốn, công nợ cũng nh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh
nghiệp.
Các báo cáo tài chính đợc sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm
và dịch vụ vào, ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ cơ bản để giám sát ba
điều kiện tài chính chủ yếu của doanh nghiệp:
- Khả năng thanh toán
- Điều kiện tài chính chung
- Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp
Hình thức của các báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán:
Phản ánh tổng quát tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất
định. Thông qua bảng cân đối kế toán có thể đánh giá một cách tổng quát tình
hình và kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và những triển vọng kinh tế,
tài chính của doanh nghiệp.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm l-
ợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh của doanh nghiệp trong một
thời kỳ nhất định
9
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ:
Báo cáo lu chuyển tiền tệ là báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi
tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động
Điều nhỉnh là việc phát hiện các sai lệch tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa
thực hiện với mục tiêu ; từ đó đa ra các giải pháp để xoá bỏ sai lệch.
Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những bớc sau:
Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu.
KHi tiến hành điều chỉnh các nhà quản trị phải tính tới hậu quả sau khi
điều chỉnh.
Nguyên tắc cơ bản của điều chỉnh là tránh để lỡ thời cơ , tránh bảo thủ.
Phải căn cứ vào tình hình thực tế mà kết hợp các phơng pháp điều chỉnh
cho hợp lý.
Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chơnh trình điều
chỉnh trong đó chỉ rõ:
- Mục tiêu của của điều chỉnh.
- Nội dung điều chỉnh.
- Ngời tiến hành điều chỉnh.
- Biện pháp công cụ để điều chỉnh
- Thời gian điều chỉnh....
Các quyết định điều chỉnh cũng chỉ là một quyết định thờng xuyên xảy ra
trong quản trị nhng đôi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhng kịp thời
cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả cao.
Thông thờng điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của
đối tợng quản trị và cũng có thể làm thay đổi cả mục tiêu kế hoạch của doanh
nghiệp nếu hoạt động kiểm tra chỉ ra sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với
tình hình mới.
2.2. Phân hệ thông tin điều chỉnh trong doanh nghiệp.
2.2.1. Khái niệm thông tin.
Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tợng
trong sự tơng tác và vận động của chúng
Thông tin trong quản trị kinh doanh: Thông tin là những tin tức mới, đợc
thu nhận, đợc cảm thụ và đợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định
Quyế
t định
X
L
V
HQ Hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh
Giải thích sơ đồ:
Hạch toán kế toán
Hạch toán thống kê
Quyết định điều chỉnh
Qua sơ đồ trên ta có thể thấy: muốn có đợc các quyết định điều chỉnh thì doanh
nghiệp nhất thiết phải sử dụng thành thạo hai công cụ: hạch toán kề toán và
hạch toán thống kê. Những thông tin về các nguồn lực đợc sử dụng vào quá
trình sản xuất kinh doanh ngay từ đầu phải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ
đảm bảo chất lợng cũng nh sự phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đa ra.
Không chỉ kiểm soát đầu vào, tất cả những thông tin trong quá trình diễn ra các
hoạt động của doanh nghiệp cũng đợc mã hoá, thống kê, đối chiếu với kế hoạch
đặt ra. Nguồn thông tin này lu chuyển từ cấp quản lý thấp nhất cho đến các cấp
quản lý cao hơn. Thông tin qua xử lý tại bộ phận tham mu cho lãnh đạo sẽ đợc
chuyển lên cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu có bất cứ sai sót nào xảy ra trong suốt
quá trình hoạt động từ cung ứng đầu vào cho đến kết quả cuối cùng thì cán bộ
quản trị phải đa ra các quyết định điều chỉnh, tác động vào hệ sản xuất kinh
doanh, đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra.
Các công cụ sử dụng trong phân hệ thông tin điều chỉnh: hạch toán kế
toán, hạch toán thống kê, hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh
muốn phát huy tối đa lợi ích của chúng buộc doanh nghiệp phải xây
dựng đợc một hệ thống kế toán tài khoản thống nhất, linh hoạt và gọn
13
Hệ sản xuất kinh
doanh
Phần 2
ứng dụng sơ đồ điều chỉnh và xác định nhu cầu
thông tin cho công tác kiểm tra việc thực hiện
các quyết định sản xuất kinh doanh tại công
ty LGIS - VINA.
I. Giới thiệu tổng quan về công ty LGIS - VINA.
1.1.Sự ra đời và phát triển
1.1.1.Sự ra đời
Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG-VINA
Tên giao dịch quốc tế: LGIS-VINA
14
Công ty đợc thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997 theo giấy phép số: 1875/GP
của Bộ Kế hoạch và đầu t với thời gian hoạt động là 25 năm. Kể từ ngày cấp
giấy phép đầu tiên đến nay, Công ty đã nhiều lần đợc Bộ Kế hoạch và Đầu t
(MPI) và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (HPC) phê duyệt sửa đổi cấp giấy
phép.
Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Huyện Đông Anh Thành phố Hà Nội
ĐT: (84-04) 8820222 Fax: (84-04) 8820220
LGIS-VINA là một công ty liên doanh giữa:
o Công ty chế tạo Máy điện Việt Nam-Hungary (VIHEM), thuộc Tổng
công ty Thiết Bị Kỹ thuật Điện Bộ Công nghiệp
Với:
o Công ty LG Hệ thống Công nghiêp (LGI) thuộc tập doàn LG- Hàn Quốc
Tổng vốn đầu t: 8000000USD
Vốn Pháp định: 2500000USD
Tỷ lệ góp vốn:
Công ty VIHEM góp 35% bằng 875000 USD. Trong đó:
- Bằng giá trị quyền sử dụng đất: 731600 USD
- Bằng tiền mặt: 143390 USD
Công ty LGIS góp 55%, bằng 1375000 USD (bằng tiền mặt)
hàng trăm đự án cho ngành Điện lực Việt Nam, ngành tàu thủy Việt Nam, các
khu công nghiệp với những sản phẩm chính sau:
Tủ điện hợp bộ trung thế:762
Tủ điện hợp bộ hạ thế: 2025
Tủ điều khiển và bảo vệ: 701
Xuât khẩu( Xuất khẩu nội địa- thay thế hàng nhập khẩu): Ba năm sản xuất kinh
doanh Công ty đã thực hiện xuất khẩu nội địa: 7,500,000 USD.Với những thành
tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho ngời lao
động, Công ty đã đợc Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng thởng 3 bằng
khen về hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu.
1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản
phẩm của doanh nghiệp
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Doanh nghiệp chuyên về sản xuất các sản phẩm tủ điện trung hạ và cao thế
cùng các dịch vụ lắp đặt các trạm biến áp. Các sản phẩm của công ty đợc sản
16
Copyright: Tài liệu đại học ©