Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT
I. Khái ni m, ý ngh a, tác d ng, yêu c u ệ ĩ ụ ầ
c a công c tra tìm TLLTủ ụ
II. Các lo i công c tra tìm tài li u ch ạ ụ ệ ủ
y u trong các l u trế ư ữ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1. Khái ni mệ
2. Ý ngh a, tác d ngĩ ụ
3. Yêu c u đ i v i công c tra tìm ầ ố ớ ụ
TLLT
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

1.Khái niệm
•
Công c tra tìm TLLT là ụ
ph ng ti n tra tìm và ươ ệ
thông tin tài li u trong các ệ
l u tr l ch s và l u tr ư ữ ị ử ư ữ
hi n hành.ệ
Nguyễn Lệ Nhu

ng - 09125819
97

II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ
1. M c l c h sụ ụ ồ ơ
2. Các b th tra tìmộ ẻ
3. Sách h ng d n n i dung TL kho l u ướ ẫ ộ ư
trữ
4. B n s y u TLLTả ơ ế
5. C s d li u thông tin n i dung TLLTơ ở ữ ệ ộ
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

1. Mc lc h s
a. Tác dụng:
- Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần,
nội dung, chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu.
- Thống kê số l ợng hồ sơ
- H ớng dẫn sắp xếp khoa học HS
- Cố định ph ơng án phân loại TL
Nh vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ
dùng để tra tìm, vừa để thống kê, vừa
để quản lí tài liệu l u trữ. Vỡ v y, nú l
CC ch y u trong cỏc phũng (kho) LT.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97


- Trong tr ờng hợp 1 phông LT đã đ ợc lập
MLHS rồi, nh ng sau đó cú 1 số HS,TL cần
bổ sung thì sẽ xử lý nh sau:
+ Nếu TL với số l ợng ít thì có thể bổ sung
đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm
ph n Ch ng t k t thỳc c a ML
+ N u số l ợng HS nhiều và có nội dung
quan trọng thì lập MLHS mới
- Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng
phông LT, 1 quyển MLHS không cho phép
thống kê TL của nhiều phông.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇn
•
PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬
Ví d : MLHS c a UBND xã Q.Th ng ụ ủ ắ
( Giai đo n I: 2000-2005) ạ

Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

Cặp
hộp
Hồ
sơ
Tiêu đề hồ sơ BD va

159 LD
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

Cặp
hộp
Hồ
sơ
Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số
tờ
TH
BQ
Ghi
chú
IV. Khối quản lý đất đai,
giao thông, thuỷ lợi, xây
dựng cơ bản
15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k
mương. Năm 2002
2/4/—
15/11/2002
19
5
LD
V. Khối phân phối lưu
thông
20 200 Tập văn bản V/V thu thuế .
Năm 2005
1/1-

Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu l u trữ
a. Khái niệm
Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài
liệu LT, đ ợc phân loại theo ngành hoạt động xã
hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa d , tác giả
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

b. Tác dụng
- Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài
liệu l u trữ . Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu về một
phông l u trữ, một số phông l u trữ, 1 kho l u trữ
hoặc toàn bộ tài liệu của phông l u trữ Quốc gia.
Việc giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu
không phụ thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu,
ph ơng án phân loại TL của từng phông cũng nh
ranh giới giữa các phông LT. (S khỏc nhau v i
MLHS- Tớnh u vi t c a b th)
- Các bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi
và những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội
dung của tài liệu l u trữ.
- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ
bảo quản trong kho l u trữ.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819

ng - 09125819
97

- Ph ơng án phân loại thông tin: theo từng ngành hoạt
động xã hội. Thông tin đ ợc chia ra thành nhiều phần
lớn nhất, khái quát nhất. Các phần chủ yếu đ ợc sắp
xếp theo trật tự logic. Những vấn đề có tính chất
tổng hợp sắp xếp tr ớc ( phần này liên quan đến tất
cả các lĩnh vực hoạt động xã hội). Những phần có
tính chất độc lập thì xếp sau
- Hệ thống ký hiệu: Trong ph ơng án phân loại thông tin
Hệ thống ký hiệu cú th theo hình thức thập phân
(t 0-9) , ho c bỏch phõn (t 00-99)- hỗn hợp chữ và
số.
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

Vớ d: Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu
sau năm 1945 ca cỏc c quan NN
00. Những vấn đề chung
01. Tổ chức
02. Nhân sự
03. Thi đua khen th ởng
04. Hành chính, Văn th , L u trữ
05. Quân sự
06. Công an
07. Ngoại giao
08. T pháp
09. Thanh tra

32. Dịch vụ công cộng
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

33. B u điện
34. giao thông vận tải
35. kiến trúc, xây dựng
36. Địa chính
37. khí t ợng thuỷ văn
38. khoa học và công nghệ
39. môi tr ờng
40. nông nghiệp
41. lâm nghiệp
42. Thuỷ lợi
43. Thuỷ sản
44. Công nghiệp
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

Trong tng lnh vc hot ng ln thụng
tin TL LT c chia v cỏc cp nh
dn
Vớ d:
01. T ch c
01 02 14. Tổ chức HĐND cấp xã
01 02 14 02. Bầu HĐND/Chủ tịch/
Phó Chủ tịch HĐND cấp xã
01 02 14 04. Kỳ họp, phiên họp của HĐND cấp xã