Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

CHƯƠNG VII
CÔNG CỤ
TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

CHƯƠNG VII
CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT
I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của
công cụ tra tìm TLLT
II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu
trong các lưu trữ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1. Khái niệm
2. Ý nghĩa, tác dụng
3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

1.Khái niệm

Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu
nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả.
•
Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải
đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ
1. Mục lục hồ sơ
2. Các bộ thẻ tra tìm
3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ
4. Bản sơ yếu TLLT
5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

1. Mc lc h s
a. Tác dụng:
- Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần, nội dung,
chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu.
- Thống kê số lượng hồ sơ
- Hướng dẫn sắp xếp khoa học HS
- Cố định phương án phân loại TL
Như vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng
để tra tìm, vừa để thống kê, vừa để quản lí tài
liệu lưu trữ. Vỡ vy, nú l CC ch yu trong cỏc

riêng
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Lưu ý
- Trong trường hợp 1 phông lưu trữ đã được lập
MLHS rồi, nhưng sau đó cú 1 số hồ sơ tài liệu
cần bổ sung thì sẽ xử lý như sau:
+ Nếu TL với số lượng ít thì có thể bổ sung
đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm
phn Chng t kt thỳc ca ML
+ Nu số lượng hồ sơ nhiều và có nội dung
quan trọng thì lập MLHS mới
- Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng phông
lưu trữ, 1 quyển MLHS không cho phép thống
kê tài liệu của nhiều phông.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇn
•
PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬
Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng
( Giai đoạn I: 2000-2005)

Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

IV. Khối quản lý đất đai, giao
thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ
bản
15 150
Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm
2002
2/4/—
15/11/2002
195 LD
V. Khối phân phối lưu thông
20 200 Tập văn bản V/V thu thuế . Năm
2005
1/1—
31/12/2005
45 LD
VI. Khối Văn - Xã
25 250
Tập Báo cáo V/V XD”Làng VH”. Năm 2003
5/6—
8/10/2003
75 LD
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Phần 2: Công cụ tra cứu ca MLHS gồm:
- Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục lục)
gồm:
+ Tên kho lưu trữ:
+ Tên phông LT:

tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia. Việc giới thiệu
thành phần và nội dung tài liệu không phụ thuộc vào
thời gian sản sinh tài liệu, phương án phân loại TL
của từng phông cũng như ranh giới giữa các phông
LT. (S khỏc nhau vi MLHS- Tớnh u vit ca b th)
- Các bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi và
những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung của
tài liệu lưu trữ.
- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo
quản trong kho lưu trữ.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

c. C¸c lo¹i bé thÎ
•
Bé thÎ hÖ thèng
•
Bé thÎ sù vËt - Chuyªn ®Ò
•
Bé thÎ sù vËt
•
Bé thÎ thêi gian
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Bộ thẻ hệ thống
- Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra
tìm tài liệu lưu trữ trong đó các thông tin được