Luận văn

Hoàn thiện tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển tại Công ty VOSA Sài Gòn

2

I. Quá trình hình thành và phát triển
1. Giới thiệu về công ty
Tên công ty: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ HÀNG HẢI VIỆT
NAM – ĐẠI LÝ HÀNG HẢI SÀI GÒN
Tên giao dịch: VOSA CORPORATION – VOSA SÀI GÒN
Địa chỉ: Số 3-5-7 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí
Minh
Điện thoại: (848) 38231662 / 38216048
Fax: (848) 38212227
Mã số thuế: 0300437898-014
Email:
Website:
2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty VOSA Sài Gòn
VOSA Sài Gòn là chi nhánh của Công ty Cổ phần Đại lý Hàng hải Việt Nam
được tách ra hoạt động độc lập từ ngày 01/01/2001 với nhiều chức năng và dịch vụ
như: kiểm đếm container, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, dịch vụ kho bãi, môi
giới mua bán tàu , xây dựng được Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001 – 2000 và hoạt động ngày càng hiệu quả.
VOSA Sài Gòn luôn không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng công tác phục vụ
của mình, vì muốn khách hàng và các hãng tàu trên thế giới biết đến VOSA Sài Gòn
là một đại lý hàng hải phục vụ tốt nhất và uy tín nhất tại Việt Nam, nhất là trong
tình hình cạnh tranh khốc liệt giữa các đại lý khác trong thời gian hiện nay.
VOSA Sài Gòn được công nhận không chỉ là một trong những sự lựa chọn tốt
nhất về đại lý tàu biển, mà còn là nơi có dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường
biển và đường hàng không có uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước.
II. Chức năng và nhiệm vụ
1. Chức năng
Đại lý tàu biển: VOSA Sài Gòn đứng ra làm đại lý cho các hãng tàu, xếp dỡ, giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kiểm đếm và làm thủ tục giám định hàng hóa, thu
2

kinh doanh với quyền hạn của đơn vị hiện hành.
3

III. Cơ cấu tổ chức của công ty
1. Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của VOSA Sài Gòn.( nguồn: tác giả tự tổng hợp)
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm về việc thực hiện kế hoạch, trực tiếp chỉ đạo
việc thi hành nghiệp vụ của đại lý, sắp xếp phù hợp cho đại lý, phân bổ kế hoạch
cho đại lý, trực tiếp tham gia bàn bạc ký kết hợp đồng, tham gia vào công tác đối
ngoại, chịu trách nhiệm chung về sự hoạt động của toàn bộ đại lý.
Phòng Tổ chức hành chính: Theo dõi quan sát các vấn đề hành chính của cơ
quan, thực hiện công tác lưu trữ văn thư, quản lý kho, phân bố những trang thiết bị
phục vụ cho cơ quan.

khách, thu cước hàng xuất, nhập khẩu, chăm lo đến việc giải quyết tổn thất chung,
khiếu nại và thủ tục khác, thông báo lịch tàu, chào giá cước và điều chỉnh.
Sơ đồ tổ chức của Phòng Đại lý vận tải:

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Đại lý vận tải.( nguồn: tác giả tự tổng hợp)
Phòng Đại lý thương vụ: Theo dõi tin tức của các tàu, các hãng tàu trên thế giới
cũng như các cơ quan có liên quan đến nghiệp vụ đại lý, theo dõi tất cả các hợp
đồng và ký kết hợp đồng, dịch các công văn giấy tờ, làm công tác Marketing, làm
môi giới hàng hải.
Trưởng phòng
Nhân viên chuyên
hàng container
Nhân viên chuyên
hàng lẻ
Nhân viên
làm ch
ứng từ


Phòng dịch vụ: Thực hiện các dịch vụ về thuyền viên, cung cấp nguyên liệu,
nhiên liệu cho tàu.
Bộ phận giao nhận: Giao nhận chứng từ, thu xếp việc giao hàng xuất nhập.
Đội phương tiện: Quản lý các phương tiện của cơ quan, sử dụng phương tiện để
phục vụ cho công việc đại lý, lập kế hoạch xăng dầu hàng năm, lập phương án dự
trữ, phụ tùng thay thế, sửa chữa, lập kế hoạch mua sắm phương tiện mới.
Phòng Đại lý container: Xếp container, thông báo cho chủ hàng có liên quan đến
nhận hàng, sửa chữa và cho thuê container.
IV. Tình hình hoạt động giao nhận trong những năm gần đây của công ty giai
đoạn 2008 đến nay
1. Kết quả hoạt động kinh doanh của VOSA Sài Gòn
Kết quả phục vụ: nhìn chung kết quả phục vụ tại VOSA Sài Gòn có chiều hướng
tăng lên theo thời gian.
Bảng 1.1 Kết quả phục vụ của VOSA Sài Gòn từ 2008- 2010
Chỉ tiêu Đơn vị 2008 2009 2010
Số tàu phục vụ Chuyến 391 418 442
Số tấn trọng tải
phục vụ
Tấn/km 1.794.378 2.486.177 2.848.548
Số tấn hàng hóa
phục vụ
Tấn/km 1.514.787 2.216.214 2.628.832
(Nguồn: Báo cáo KQHĐKD của VOSA Sài Gòn, Phòng Đại lý vận tải)
6

Về số tàu phục vụ: Trong năm 2010, VOSA Sài Gòn đã phục vụ được 442
chuyến tàu, là đơn vị dẫn đầu trong các đơn vị thành viên của VOSA chiếm 14,5%
toàn VOSA( VOSA: 3056 chuyến ). Năm 2009 lượng tàu VOSA Sài Gòn phục vụ
tăng 6,9% so với năm 2008. Năm 2010 lượng tàu VOSA Sài Gòn phục vụ tăng
5,7% so với năm 2009. Tốc độ tăng có giảm một phần do ảnh hưởng của sự suy

930
Số container phục vụ
TEU
s
1.013 2.013 2.217
(Nguồn: Báo cáo KQHĐKD của VOSA Sài Gòn, Phòng Đại lý vận tải)
VOSA Sài Gòn cung cấp dịch vụ đại lý liner cho các hãng tàu nước ngoài như:
NYK, SYMS, China Shipping, Maersk-Sealand… Dịch vụ đại lý liner bao gồm
thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng container, thu gom hàng, giao nhận hàng hóa
7

v.v…Năm 2010, VOSA Sài Gòn phục vụ được 148 lượt tàu container (chiếm
33.56% tổng số chuyến phục vụ) với tổng số tấn trọng tải là 512.168,930 tấn/km, và
số lượng container phục vụ là 2.217 TEUs.
3. Kết quả hoạt động kinh doanh của VOSA Sài Gòn trong 3 năm 2008-2009-
2010
Bảng 1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của VOSA Sài Gòn trong 3 năm 2008-
2010.
(Đơn vị: Triệu đồng)
Chỉ tiêu 2008 2009 2010
Tổng doanh thu 22.805,698 25.232,315 27.917,765
Tổng chi phí 20.867,250 22.961,407 25.265,582
Lợi nhuận thực hiện 1.938,448 2.270,908 2.652,183
Lợi nhuận sau thuế 1.938,448 2.270,908 1.909,572
(Nguồn: Báo cáo KQHĐKD của VOSA Sài Gòn 2008-2010, Phòng Tài chính-Kế
toán)
Doanh thu năm 2008 tăng 10,6% so với năm 2007 và đạt 27.917,765 triệu đồng
chiếm 8,8% tổng doanh thu của toàn VOSA Sài Gòn (tổng doanh thu của VOSA
Sài Gòn đạt 317.969 triệu đồng ). Tình hình hoạt động kinh doanh của VOSA Sài
Gòn nhìn chung là khá ổn định 3. Gửi giấy thông báo hàng
đến
5. Nhận Lệnh giao hàng
và trả phí

Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại
VOSA Sài Gòn( nguồn: tác giả tự tổng hợp)
ĐẠI LÝ Ở NƯỚC NGOÀI
VOSA SÀI GÒN
NGƯỜI NHẬN HÀNG
HÃNG TÀU

Yêu cầu người nhận hàng khi đến nhận chứng từ cần xuất trình các giấy tờ sau:
Giấy báo nhận hàng, Giấy giới thiệu của cơ quan( nếu là hàng của các cơ quan, tổ
chức), hoặc Hộ khẩu và CMND( nếu là hàng của cá nhân), Bill gốc (đối với những
lô hàng không có điện giao hàng) và đóng phí chứng từ cũng như các phí khác.
10
Bước 5: Nhận Lệnh giao hàng( D/O) từ hãng tàu
Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ
động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Sau khi
biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn surrender và giấy giới
thiệu cùng với chứng minh thư( nếu có) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại
địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy D/O.
Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn
surrender, chứng minh thư( nếu có) cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu,
nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng
kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí chứng
từ, phí CFS, phí D/O v.v… Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào
biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng( lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp
trên các hóa đơn là của công ty VOSA Sài Gòn) nhận D/O và các biên. Khi nhận
D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu( Tại Việt
Nam).
Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty VOSA Sài Gòn thì người
nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp
lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân
viên giao nhận chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm
phát hiện sai sót của D/O( nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có
giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận
đơn ngay khi còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau: tên tàu; số vận
đơn; tên và địa chỉ người nhận hàng; người gởi hàng; tên hàng; loại hàng; cảng bốc;
cảng dỡ.
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề

thu, còn nếu ở các cảng khác hay ở ICD thì không phải đóng phí này, dĩ nhiên nếu
container đang ở dưới đất mà có thể mở nắp container ra dễ dàng thì không phải
nhờ điều độ viên hạ container.
Nhân viên giao nhận điều xe ra bãi container.
Sau đó vào đại lý hãng tàu( thường thì trong cảng và ICD đều có) trình D/O, yêu
cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi, đại lý hãng tàu sẽ thu tiền cược
12
container, ra biên lai cược thu tiền cược khoảng 400.000 VNĐ/container 20’ và
khoảng 1.200.000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O là “ lấy nguyên
container” hay “ rút ruột tại bãi” và dấu của đại lý hãng tàu, đóng tiền cược
container và giữ phiếu thu tiền cược.
Nhân viên giao nhận đem D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi
hoặc xin đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế
và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty VOSA Sài Gòn. Nếu doanh nghiệp
đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao
nhận container và ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại
bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe. Giao cho người nhận hoặc chở về kho thuộc
VOSA Sài Gòn
Bước 7: Phát bộ chứng từ cho người nhận hàng và thu các phí khác
Khi người nhận hàng xuất trình các giấy tờ và đóng đầy đủ các phí, VOSA Sài
Gòn sẽ phát hành hóa đơn thu phí và phát bộ chứng từ cho người nhận hàng tới kho
VOSA để nhận hàng đối với hàng lẻ hoặc tới cảng hoặc kho nhận container đối với
hàng nguyên container.
Bước 8: Trả container rỗng
Nếu trường hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra, người nhận hàng cho
xe chở container rỗng về trả tại cho VOSA Sài Gòn để nhân viên giao nhận tới nơi
mà trên phiếu cược công đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi
trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp
lại một phiếu thể hiện tình trạng container ví dụ là container sạch, tốt, không hư
hỏng v.v…

Vận tải cũng như với doanh nghiệp.
Thứ hai, trên lý thuyết thì việc làm thủ tục Hải quan là do người gửi hàng đảm
trách. Nhưng trên thực tế công việc này có thể do nhân viên của Đại lý Hàng hải
Vosa làm. Việc này được làm theo yêu cầu của khách hàng( người nhận hàng nhập
khẩu), và khách hàng sẽ phải trả thêm một khoản phí cho người giao nhận.
Tuy có những điểm khác biệt như trên nhưng trong quá trình làm việc vẫn luôn
có sự kết hợp hài hòa giữa thực tế và lý thuyết mà không tạo ra những khác biệt rõ
rệt. Nên về căn bản thì quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container
14
đường biển tại VOSA Sài Gòn không khác gì nhiều so với lý thuyết, chỉ đơn thuần
là sự hoàn thiện và cắt giảm một số khâu cho phù hợp.
III. Đánh giá chung về tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container
đường biển ở công ty VOSA Sài Gòn
1. Thành tựu
Nhân tố chủ chốt không thể thiếu trong quá trình giao nhận là đội ngũ nhân viên
tại VOSA Sài Gòn nhưng góp phần quan trọng nhất là Phòng Đại lý vận tải. VOSA
Sài Gòn có 118 nhân viên, trong đó tỷ lệ nhân viên nam chiếm 69,5%, tỷ lệ nhân
viên nữ chiếm 30,5%. Trình độ của nhân viên: số nhân viên có trình độ đại học và
sau đại học chiếm 58,45%, đây cũng là một lợi thế mà VOSA Sài Gòn có được.
Hơn nữa, đội ngũ nhân viên trong công ty có nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn
nên tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc trong công ty.Từ việc tìm kiếm khách
hàng, nhận hàng, liên hệ với Đại lý Hãng tàu, giao nhận hàng… đã được thực hiện
một cách chuyên nghiệp. Tuy lực lượng còn mỏng nhưng với trình độ kinh nghiệm
nhiều năm trong ngành mọi tình huống khó nhất đều được giải quyết một cách
nhanh chóng và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về mặt thời gian, địa điểm, đảm bảo được
an toàn cho hàng hóa trong quá trình đóng hàng cũng như vận chuyển hàng đến tay
người nhận hàng. Thông tin nhanh, chính xác nên không làm ảnh hưởng đến tiến độ
của hoạt động giao nhận. Minh chứng cho điều này là kết quả phục vụ của VOSA
Sài Gòn trong 3 năm 2008- 2010 (theo bảng 1.1).

nhưng đôi khi diện tích trống khá nhiều, lượng hàng hư hỏng vẫn còn đáng kể.
Ngoài bãi container, xe chuyên dụng đã được trang bị nhưng lượng container lưu tại
bãi còn thưa thớt, nhiều xe xếp hàng còn lạnh máy.
Hiện công ty chưa có phòng marketing riêng, cũng như hoạt động này còn rất
hạn chế so với các công ty giao nhận khác. Khách hàng của VOSA Sài Gòn chủ yếu
là các khách hàng lâu năm, hoặc khách hàng do đại lý giao nhận ở nước ngoài chỉ
định. Thêm vào đó là thiếu một lực lượng nhân sự giỏi ngoại ngữ để giao dịch, đàm
phán với các đối tác nước ngoài.
16
Một số vấn đề như sai chi tiết, thiếu thông tin hàng hóa, sự cố trong việc tiếp
nhận thông tin hay chuyên chở hàng hóa. Điều này gây lãng phí và tốn kém về thời
gian, tiền bạc, nhân lực và nhất là uy tín của công ty.
Hiện công ty vẫn thiếu một lực lượng nhân sự giỏi ngoại ngữ để giao dịch, đàm
phán với các đối tác nước ngoài nên đôi khi việc gặp gỡ đối tác vẫn còn hạn chế về
mặt giao tiếp.
Hàng hóa nhập khẩu thường bị thụ động về thông tin, thiếu thông tin hoặc chứng
từ do không liên lạc được với đại lý nước ngoài. Do đó, đôi khi dẫn đến chậm trễ
trong việc làm thủ tục hải quan, hay hàng về đến cảng chậm hơn dự kiến mà hãng
tàu không thông báo kịp thời đến khách hàng… Đây cũng là tình trạng chung của
một số hãng giao nhận khác.
Công ty chưa chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng, còn phụ thuộc khá nhiều
vào các đại lý và hãng tàu nước ngoài.
Bên cạnh đó, VOSA Sài Gòn chưa có kho bãi riêng nên phải đi thuê kho bãi từ
các công ty khác. Điều này đồng nghĩa với việc công ty mất một khoản thu nhập từ
việc cho thuê kho bãi và mất thêm một khoản phí thuê kho bãi riêng cho hàng hóa. 17
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ
GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG

môn và nghiệp vụ. Đưa cán bộ, nhân viên đi tập huấn trong và ngoài nước. Đảm
bảo mức tăng trưởng bền vững và nâng cao vị thế của VOSA Sài Gòn trên thị
trường dịch vụ hàng hải.
II. Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hoá nhập
khẩu bằng đường biển.
1. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cải thiện bộ máy quản lý
Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là
trình độ về ngoại ngữ bằng cách tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo các khóa ngắn
ngày trong công ty, mời các chuyên gia đến để giảng dạy. Không chỉ nâng cao trình
độ nghiệp vụ mà nhân viên cũng cần phải học hỏi để nắm bắt việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công việc.
Xây dựng cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm người có năng lực đảm nhận các vị trí
chủ chốt theo hướng trẻ hóa cán bộ, tuyển dụng thêm nhân viên mới có trình độ
chuyên môn giỏi, có thể liên kết với các trường đại học trong thành phố để tuyển
dụng được những nhân viên xuất sắc cho công ty, và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ
cho họ ngay từ khi mới tuyển dụng.
Duy trì thái độ giao tiếp, ứng xử chu đáo, nhiệt tình với khách hàng để tạo ấn
tượng tốt đối với khách hàng. Cần có chế độ đãi ngộ tương xứng đối với các cán bộ
nhân viên trong công ty để toàn VOSA Sài Gòn có thể hoạt động năng động và hiệu
quả nhất. Tạo bầu không khí làm việc năng động, đoàn kết và thoải mái trong công
ty để tao ra hiệu quả cao trong công việc. Có thể tổ chức các buổi dã ngoại cho toàn
thể nhân viên trong công ty vào dịp Lễ như 8/3, 20/10, 26/3…, hoặc tổ chức đi du
lịch trong nước 1 tuần/ năm cho nhân viên và gia đình họ vào dịp hè…
2. Mở rộng thị trường hoạt động trong nước và quốc tế, tăng cường liên doanh
liên kết, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ
Hiện nay VOSA Corporation có tất cả 14 chi nhánh hoạt động rải khắp cả nước,
trong đó VOSA Sài Gòn là chi nhánh hoạt động mạnh nhất. Các chi nhánh cần liên
kết chặt chẽ với nhau để tạo nên một khối vững chắc, làm cơ sở cho việc tổ chức
theo mô hình công ty mẹ -con ty con trong những năm sau. Vì có đứng vững ở thị
19