LUẬN VĂN:

Xây dựng phần mềm quản lý bỏn hàng
tại trung tõm thương mại NC-TH

Lời mở đầu

Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những thành quả vĩ
đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển của công nghệ thông tin đang là vấn đề rất
được các ngành khoa học giáo dục kinh tế… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc
hết sức mạnh mẽ to lớn và ngày đang một lớn mạnh thêm.
Ngày nay những thành tự, những đổi mới trong công nghệ, trong quản lý kinh
doanh, trong lĩnh vực giáo dục… đều có sự góp phần quan trọng của tin học. Vai trũ của

nhất là trong việc tổ chức sắp xếp dữ liệu sao cho phù hợp đồng thời tỡm ra những
phương pháp tính toán tối ưu nhất ….Tuy nhiên sự ra đời của máy vi tính cùng với sự
phát triển của công nghệ thông tin đó đưa tới một giải pháp hiệu quả để giải quyết các
vấn đề một cách trên nhanh chóng và hiệu quả. Đó là giải pháp sử dụng các phần mềm
để quản lý cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với trung tâm thương mại, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế
họ cũng lựa chọn công cụ tin học hoá các bộ phận quản lý nhằm mục đích thúc đẩy việc
kinh doanh của mỡnh đồng thời giảm chi phí và thời gian một cách tối uư nhất trong
quản lý. Mục tiờu để các nhà quản lý lựa chọn để tiến hành công tác tin học hoá đầu tiên
là bộ phận quản lý bỏn hàng. Bời vỡ, hiện nay số lượng hoá đơn cần phải xử lý trong
một ngày tăng lên rất nhiều và đồng thời yêu cầu về các báo cáo doanh thu, hàng tồn
kho, khách hàng, nhà cung cấp…phải được một cách thường xuyên liên tục nên phương
pháp quản lý bằng thủ cụng khụng cũn phự hợp nữa.
Nắm bắt được thực tế của trung tâm nên em lựa chọn đề tài viết phần mềm quản
lý bỏn hàng nhằm giỳp trung tõm cú thể quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn nghiệp vụ bán
hàng của mỡnh.
3. Mục tiêu của đề tài Chuyên nghiệp hoá các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian
tỡm kiếm thụng tin về đối tác, khách hàng, về các hoạt động vật tư, thông tin về hàng
tồn kho …
 Đơn giản hoá các chứng từ: Các chứng từ đều được hoàn thành theo mẫu,
việc cập nhật các chứng từ đơn giản và tốn ít thời gian.
 Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan liên quan một cách nhanh chóng và
chính xác như các báo cáo về việc nhập và xuất hàng hoá…
 Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng những thành tựu của quá trỡnh phỏt triển
khoa học cụng nghệ vào quản lý.
4. Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài
4.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 2003

Trung tâm thương mại NC-HT những năm gần đây phát triển rất mạnh, quy mô
ngày càng được mở rộng và doanh thu liên tục tăng. Vỡ thế việc quản lý bỏn hàng gặp
rất nhiều khú khăn và việc quản lý thủ công không thể đáp ứng nhu cầu của các nhà
quản lý cấp trờn.Hoạt động quản lý bán hàng của trung tâm như sau:
 Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ thỡ bộ phận tiếp nhận yờu cầu mua
hàng, khách hàng có thể mua hàng tại trung tâm hoặc gọi điện để đặt hàng. Sau đó phiếu
mua hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phũng vật tư.
 Phũng vật tư thông báo đến bộ phận quản lý kho, thủ kho tiến hành kiểm tra
trong kho nếu cũn hàng sẽ xuất hàng cho bộ phận chuyển hàng cho khách hàng. Ngược
lại nếu trong kho không cũn đủ hàng thỡ phũng vật tư đơn hàng cần mua đến nhà cung
cấp và nhập hàng vào kho.
 Để thực hiện việc quản lý của mỡnh cú theo dừi cỏc bảng danh mục sau
đây:
o Danh mục hàng hoá
o Danh mục khách hàng
o Danh mục nhà cung cấp
o Danh mục nhân viên  Việc mua bán tại trung tâm luôn được thanh toán ngay nên không có công nợ,
trên một hoá đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho các mặt hàng bán ra và mua
vào là 10%.Khách hàng được hưởng chiết khấu trực tiếp trên hoá đơn theo quy định
sau:
o Nếu tổng giá trị hoá đơn từ 1 triệu đến 3 triệu thỡ chiết khấu 5%
o Nếu trờn 3 triệu thỡ chiết khấu 8%
 Định kỳ hay bất thường có thể lên báo cáo sau:
o Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định
o Báo cáo hàng bán trong một khoảng thời gian xác định
o Báo cáo tổng hợp tồn kho
o Báo cáo tổng hợp hàng bán theo khách hàng
Nhận
yêu cầu
mua
Kiểm tra hàng trong
kho

Đánh giá nhà cung
c
ấpVật tư
hàng
hóa
trong
kho có
gi
á

tr
ị


o Mục đích : Quy trỡnh nhập khẩu cung cấp một quỏ trỡnh thống nhất
trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kế toán, phũng vật tư và
các đơn vị có một quy trỡnh thống nhất, hiệu quả chuẩn hoá khi có nhu cầu đặt hàng
nhập khẩu
o Lưu đồ


ấp

v
à

ng
ư
ời

v
ận

Kiểm tra hàng hoá
Nhập kho hoàn thiện hồ
s
ơ

nh
ập

kh
ẩu

L
ư
u HS

Nhận hàng tại cảng
Đ
ạt

Không
đạt 2.3. Quy trỡnh triển khai bỏn hàng
Được thực hiện như sau:
 Nhận yêu cầu triển khai bán hàng cho khách hàng
Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận triển khai thu thập đầy đủ chính xác
thông tin về nhu cầu mua hàng của khách hàng, thông tin về khách hàng, địa chỉ của
khách hàng
 Giao hàng cho khách hàng
Cán bộ triển khai phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ và
địa điểm bàn giao hàng sau đó đóng gói hàng hoá chuyển tới địa chỉ của khách hàng
Tại nơi giao hàng nhân viên giao hàng hoá cho khách hàng .Nhân viên giao hàng
phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng ghóp của khách hàng.
Nếu khách hàng có vướng mắc về sản phẩm, không chấp nhận, nhân viên giao
hàng phải xin xác nhận của khách hàng và thông báo ngay cho trưởng phũng quản lý
bỏn hàng và bàn giao cỏc giấy tờ liờn quan để kịp thời xử lý.
 áo cáo và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất viêc giao hàng, nhân viên giao hàng nộp hồ sơ giao hàng cho
cán bộ quản lý hồ sơ để kiểm tra và lưu trữ.

phải có câu hỏi xác nhận nhằm tránh những mất mát đáng tiếc có thể xảy ra: ví dụ khi
người sử dụng ấn vào nút xoá hoá đơn chương trỡnh phải hiện một Message box xỏc
nhận lại xem cú muốn xoỏ thật khụng.
 Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho
người sử dụng
3.2. Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng
 Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: Số hiệu phiếu nhập, mó nhà
cung cấp, mó hàng hoỏ nhập, tờn hàng hoỏ đơn vị tính, số lượng nhập…
 Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thỡ chương trỡnh phải tự động cập
nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng danh mục hàng hoá.

3.3. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng  Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết về số hiệu phiếu xuất,
ngày xuất, mó hàng hoỏ, đơn vị tính, số lượng…
 Khi nhân viên lưu phiếu xuất thỡ dữ liệu tồn kho phải được cập nhật.

3.4. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo
 Do là một trung tâm thương mại cung cấp nhiều loại mặt hàng cho khách hàng
nên trung tâm thương mại phải lên nhiều loại báo cáo như: báo cáo hàng nhập theo thời
gian, báo cáo hàng xuất theo thời gian, báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo chi
phí theo nhà cung cấp, báo cáo kết quả kinh doanh…
 Phải thiết kế cỏc form cú giao diện phự hợp với từng loại bỏo cỏo theo yờu cầu
của từng cấp quản lý.
 Sử dụng công cụ làm báo cáo Crystal Report để làm các báo cáo này. Các báo
cáo phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết theo từng loại báo cáo.
3.5. Các yêu cầu khác
 Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: Chương trỡnh phải đảm bảo tương đối
tốt về bảo mật và an toàn dữ liệu, có thể khôi phục dữ liệu đầy đủ và tin cậy.

Quản lý bán hàng
Quản lý
mua
Quản lý
kho
h
àng

Bán hàng
Nhân
đơ
n
đ
ặt

Xử lý
đơ
n
Mua
n
ội

đ
ịa

Nhận
y


Chọn
NCC

Ký kết
đơ
n
Đặt hàng
Thanh
to
án

Nhập kho
Dán mó hiệu
s
ản

ph
ẩm
Nhận
h
àng

t
ại

Kiểm tra
h
àng

Lập báo
c
á
o

Bảo quản sản
ph
ẩm

Kiểm tra sản
ph
ẩm

xu
ất

kho

Xuất kho

Đơn đặt hàng
Yêu c
ầu

giao hàng
Báo cáo
Phi
ếu

nh
ận

h
àng

Yêu c
ầu
mua hàng
TT xu
ất

nhập
Đơn đặt hàng


5.0
Giao
h
àng

YC
Giao
hàng
Phi
ếu
xuất
4.0 Vào
sổ
xnh
ập

Đơn

hàng
phi
ếu

yc
mua
hàng
đó
duyệt
Hồ sơ đơn
h
àng

àng

DS
hàng
đạt yêu
cầu
Hồ sơ kho hàng
Sổ sách kế toán
Báo cáo tồn kho
Hoá
đơn
Phi
ếu
thu
Phiếu giao nhận HH
4.3. Các bảng dữ liệu đầu vào
 Bảng danh mục hàng hoá
STT

Tên trư
ờng

Ki
ểu dữ liệu

GiaNhap

NumberGiá nh
ập

6

XuatXu

Text

50

Xu
ất xứ

7

TonKho

NumberT
ồn kho

8

4 DT Text 10 Số điện thoại
5 GhiChu Text 50 Ghi chú Lónh
đ
ạo

Báo cáo tổng hợp  Bảng danh mục nhà cung cấp
STT

Tên trư
ờng

Ki
ểu dữ liệu

Đ
ộ rộng

Gi
ải thích

1

1 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn
2 TenNV Text 50 Tên nhân vien
3 DiaChi Text 10 Điạ chỉ
4 QueQuan Text 50 Quê quán
5 MucLuong Number Mức lương
DT Text 10 Số điện thoại  Bảng hoá đơn nhập hàng
STT

Tên trư
ờng

Ki
ểu dữ liệu

Đ
ộ rộng

Gi


10

Ngày bán Bảng hoá đơn bán hàng
STT

Tên trư
ờng

Ki
ểu dữ liệu

Đ
ộ rộng

Gi
ải thích

1

SoHHDB

Text

10

S

10

Mó hàng ho
ỏ

3 SoLuong Text 10 Số lượng

 Bảng chi tiết hàng nhập
STT

Tên trư
ờng

Ki
ểu dữ liệu

Đ
ộ rộng

Gi
ải thích

1

 Mối quan hệ giữa các bảng 4.4. Các thuật toán
4.4.1. Giải thuật đăng nhập chương trỡnh

4.4.2. Giải thuật sửa dữ liệu
Bắt
đầu
N=0
Nhập tên và mật
kh
ẩuN=N+1


Bắt đầu
Mở Form cần sửa
Tỡm bản ghi cần sửa
F
Lưu bản ghi
Đóng Form sau khi sửa
Tiến hành sửa dữ liệu của
b
ản

ghi
Bắt đầu
Nhập thông tin cần tỡm
ki
ếm

Hiện thông báo
F
Hiển thị bản ghi tỡm
th
ấy

Đóng Form
Kiểm tra có
bản ghi nào
tho
ả

m
ón