Mục lục
Lời mở đầu 2
Phần I: Giới thiệu khái quát Công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 3
1. Giới thiệu chung 3
2. Cơ cấu tổ chức của công ty 4
3. Các lĩnh vực hoạt động chính 5
4. Chính sách chất lượng 6
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”
tại công ty TNHH TM – DV H.D.C 7
1. Thực trạng môi trường kiểm soát 7
1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 7
1.2. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm 8
1.3. Ban kiểm soát nội bộ 8
2. Chu trình ““mua hàng, tồn trữ và trả tiền”” 9
2.1. Quá trình mua hàng 10
2.2. Quá trình nhận hàng 12
2.3. Quá trình tồn trữ 13
2.4. Quá trình trả tiền 15
3. Thủ tục kiểm soát và những sai phạm của công ty 16
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng 16
3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng 17
3.3. Kiểm soát quá trình tồn trữ 18
3.4. Kiểm soát quá trình trả tiền 19
Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua
hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 21
1. Sự cần thiết trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng tại
công ty 21
2. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình nhận hàng tại công ty 23
3. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình tồn trữ tại công ty 24
4. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 25

Phần I: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
1. Giới thiệu chung
Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C được thành lập ngày 25 tháng 6
năm 2009, từ một đơn vị kinh doanh nhỏ, chỉ có vài thành viên trẻ tuổi tâm
huyết. Cho đến nay, sau gần 5 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH
TM-DV Tin Học H.D.C đã trở thành một trong những Công ty tin học lớn
mạnh tại Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
• Trụ sở giao dịch kinh doanh: số nhà 125 Nguyễn Thái Học, Thành
Phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định.
• Số điện thoại: 056. 3520054 – Fax: 3520054
• Email: [email protected]
• Mã số thuế: 4100901132
• Vốn điều lệ: 4.900.000.000 VND (bốn tỉ chín trăm triệu đồng chẵn).
• Giám đốc: Ông Nguyễn Phan Đoàn Việt Hùng.
• Phó giám đốc: Ông Trương Đình Lộc.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 4
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C
Học phần: Kiểm soát nội bộ 5
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Kinh doanh lẻ
Phòng kinh doanh
Kinh doanh dự án
Kinh doanh sỉ
Kho hàng
Phòng kế toán
Phòng kỹ thuật
Phòng bảo hành

đứng vững chắc trên thương trường, đã trở thành nhà phân phối, đại lý phân
phối cho các hãng nổi tiếng trên thế giới như: INTEL, AUS, GIGABYTE, HP-
COMPAQ, CANON, TOSHIBA, FBT ELEAD, APC, COMPEX,
Chính sách chất lượng của công ty là “ Uy tín hàng đầu – chất lượng
đảm bảo” với phương châm “Cải tiến – Đổi mới không ngừng” trên các lĩnh
vực kinh doanh và dịch vụ. Thực hiện đúng với nghĩa vụ đã cam kết với khách
hàng là nền tảng cho sự phát triển mang tính chiến lược của công ty TNHH
TM-DV Tin Học H.D.C.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 7
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả
tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C
1. Thực trạng về môi trường kiểm soát
1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Công ty đã đặt ra giá trị cho công ty là “Uy tín và chất lượng sản
phẩm”, “Linh hoạt, năng động trong quá trình mua bán với nhà cung cấp”
thông qua một số chính sách như:
 Công ty ưu tiên tuyển những nhân viên trẻ có năng lực, có tâm
huyết với nghề. Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do Giám
đốc đảm nhận. Mỗi phòng ban, mỗi vị trí đều được phân công
nhiệm vụ cụ thể theo đúng chuyên ngành trong quá trình “mua
hàng, tồn trữ và trả tiền”.
 Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín về chất lượng sản phẩm cũng như
mẫu mã đẹp. Đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm ngay từ đầu,
kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Khi
kiểm tra các thiết bị thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại
về nơi cung cấp để điều chỉnh và sửa chữa lại, sản phẩm hỏng
không sửa chữa được đều lập biên bản để kiểm soát và đề ra các
biệp pháp khắc phục, phòng ngừa.
 Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành

hay kiểm tra định kì đối với kho hàng và các nghiệp vụ liên quan đến thanh
toán, trả tiền.
Trong trường hợp có phát hiện hành vi sai phạm của nhân viên, công ty
có những biện pháp như nhắc nhở hay phạt hành chính, bồi thường thiệt hại đã
gây ra.
2. Chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” của công ty
2.1. Quá trình mua hàng
a. Đề nghị mua hàng
Khi số lượng hàng trong kho chạm mức giới hạn tối thiểu theo quy định
của công ty, quản lý kho hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng gửi lên phòng kinh
doanh để đề nghị được mua hàng bổ sung vào kho. Giấy đề nghị mua hàng do
quản lý kho hàng ký và lập thành 2 liên:
+ Liên 1: được lưu tại kho.
+ Liên 2: chuyển lên phòng kinh doanh để xét duyệt mua hàng.
Mẫu đề nghị mua hàng của công ty:
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
Bộ phận :
Nhân viên :
Tên hàng :
Quy cách :
Số lượng :
Người lập( người đề nghị) Người duyệt
Học phần: Kiểm soát nội bộ 10
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Nhân viên kho Trưởng kho
b. Xét duyệt mua hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng từ kho hàng chuyển lên, nhân viên
kinh doanh sẽ khảo sát thị trường, xem xét nhu cầu của thị trường, sau đó sẽ
quyết định lại số lượng hàng sẽ đặt mua, con số này có thể cao hơn, thấp hơn
hoặc bằng số lượng mà kho yêu cầu, tuỳ thuộc vào phòng kinh doanh sau khi

Điện thoại: Fax:
Mã số thuế (nếu có):
Ngày đặt hàng:
Người đặt hàng: Mobile:
STT TÊN HÀNG SL ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
01
TỔNG CỘNG:
THÀNH TIỀN (CHƯA BAO GỒM VAT):
VAT (10%):
THÀNH TIỀN:
(Số tiền bằng chữ:)
- Tất cả các thiết bị mới 100%.
- Thời gian đặt hàng từ 7 – 10 ngày.
- Bảo hành: tháng.
Người lập Người duyệt
Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh
Học phần: Kiểm soát nội bộ 12
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
e. Xác nhận cam kết mua hàng
Chính nhân viên kinh doanh đặt mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để
đặt hàng và theo dõi quá trình mua hàng này.
2.2. Quá trình nhận hàng
Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, quản lý kho đứng ra nhận hàng, dựa
vào đơn đặt hàng trước đó để kiểm tra lô hàng về số lượng, chất lượng, quy
cách hàng mua. Báo cáo nhận hàng được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: giữ lại tại kho
+ Liên 2: gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đối
chiếu với hóa đơn hợp đồng trước khi thanh toán.
Sau đây là báo cáo nhận hàng của công ty:
BIÊN BẢN GIAO HÀNG

hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải
quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như
nhau./.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
2.3. Quá trình tồn trữ
Phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp
vụ về nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán kho lập khi muốn cho vật tư, sản
phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc
của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn). Chứng từ nguồn về
hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, Hóa
đơn GTGT,
Học phần: Kiểm soát nội bộ 14
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Bước 1: Nhân viên kinh doanh (người mua hàng) đề nghị nhập kho về
hàng hoá đã mua.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư. Ban kiểm
nhận bao gồm quản lý kho, kế toán kho, Nhân viên kinh doanh (người mua
hàng).
Bước 3: Kế toán kho sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua
hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận.
Bước 4: Quản lý kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký
Phiếu nhập kho.
Bước 5: Kế toán tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Bước 6: Các mặt hàng được bảo quản trong kho riêng biệt trong thời gian
chờ xuất kho. Việc bảo quản do quản lí kho hàng chịu trách nhiệm.
Mẫu phiếu nhập hàng của công ty:
Học phần: Kiểm soát nội bộ 15
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Mẫu phiếu kiểm kê:

3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng.
Đối với đề nghị mua hàng: phải dựa trên thực tế hàng tồn trữ của kho (đạt
mức giới hạn tối thiểu) và giấy đề nghị mua hàng này phải có chữ ký của người
lập đề nghị và thủ kho.
Việc phê duyệt mua hàng được giao cho một cá nhân cụ thể của công ty
là trưởng phòng kinh doanh dựa trên nhu cầu của thị trường và ước tính thời
gian cần thiết.
Phòng kinh doanh phân tích bảng báo giá mà các nhà cung cấp gửi tới để
lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Sau đó, nhân viên phụ trách đơn hàng của
phòng kinh doanh đảm nhận việc lập đơn đặt hàng và đưa lên giám đốc phê
duyệt.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 17
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Qua quá trình mua hàng cụ thể của công ty, có thể nhận thấy những sai
phạm của công ty như sau:
Thứ nhất, đề nghị mua hàng không phù hợp với nhu cầu của thị trường
do ý chủ quan của nhân viên kho.
Thứ hai, xét duyệt mua hàng của phòng kinh doanh có thể không phù hợp
với nhu cầu của thị trường do thiếu sự chính xác trong quá trình thu thập thông
tin, tìm hiểu thị trường của nhân viên kinh doanh.
Thứ ba, nhân viên kinh doanh có thể thông đồng với nhà cung cấp để lựa
chọn nhà cung cấp không phải tốt nhất cho công ty để được hưởng hoa hồng.
Thứ tư, việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ do trưởng phòng kinh doanh
(kiêm phó giám đốc) phụ trách nên dẫn đến việc dễ dàng tạo dựng mối quan hệ
với nhà cung cấp để trục lợi.
Thứ năm, thường xuyên lựa chọn nhà cung cấp là tập đoàn FPT mà ít cập
nhật danh sách nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường.
Thứ sáu, quá trình lập đơn đặt hàng thiếu 2 liên cơ bản, đó là tại bộ phận
nhận hàng và tại bộ phận đặt mua hàng (phòng kinh doanh).
3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng

Học phần: Kiểm soát nội bộ 19
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Đối với việc kiểm kê cũng diễn ra định kỳ, khi kiểm kê phải có đại diện
của bộ phận kế toán hàng tồn kho, quản lý kho và một người độc lập với hai bộ
phận trên.
Sau khi hàng tồn kho đã được kiểm kê, các phiếu kiểm kê sẽ được thu
thập đầy đủ và sẽ do một số người được giám đốc uỷ quyền, thực hiện việc
kiểm kê ngẫu nhiên các phiếu có sự khác biệt lớn so với sổ sách.
Sai phạm dễ thấy nhất trong chu trình hàng tồn kho của công ty TNHH
TM-DV Tin Học H.D.C là:
Không tách biệt giữa thủ kho, bộ phận nhận hàng, do nhập không đúng
số lượng như trong đơn hàng.
Đơn đặt hàng được lập mà không quy định thời gian luân chuyển chứng
từ lên phòng kế toán, những điều này làm cho hàng tồn kho không phản ánh
không kịp thời, sai sót dễ phát sinh, gian lận từ việc mua hàng không đúng yêu
cầu, chất lượng. Máy tính, linh kiện điện tử các thiết bị điện tử có công nghệ
cao nên thời gian hao mòn vô hình nhanh mà công ty phản ánh lượng tồn kho
không kịp thời dẫn đến mất giá trị hàng nhập.
Kho hàng không được quản lý chặc chẽ, không ban hành quy chế hạn chế
sự tiếp cận của nhân viên đối với tài sản, không có sự theo dõi hay camera, ai
cũng cũng có thể vào kho một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi để nhân
viên thực hiện hành vi gian lận.
3.4. Kiểm soát quá trình trả tiền
Sau khi kiểm tra độ chính xác của đơn hàng, kế toán sẽ đưa vào hồ sơ các
hoá đơn chưa thanh toán theo thứ tự thời hạn thanh toán.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 20
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Nếu có hàng trả lại hoặc giảm giá, các chứng từ như biên bản trả lại hàng,
chấp nhận trả lại hàng của nhà cung cấp phải được chuyển ngay cho kế toán và
nếu khoản nợ chưa thanh toán thì kế toán sẽ khấu trừ giảm ngay khoản tiền nợ;

chung. Các biện pháp này có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai sót.
Mục tiêu của công ty là muốn đạt được hiệu quả mong muốn với cvhi phí
bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng bị chi phối bởi mục tiêu này.
Trên cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những thuận lợi và
nguy cơ gặp rủi ro trong hệ thống KSNB của công ty TNHH TM-DV Tin Học
H.D.C được trình bày ở trên, nhóm em đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần
giúp Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C hoàn thiện hệ thống KSNB của
mình.
1. Sự cần thiết trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng
tại công ty
Nếu mua hàng không được kiểm soát tốt sẽ dẫn đến tăng chi chi phí đầu
vào, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
Với quy mô như Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C hiện nay, các
tác động từ bên ngoài như sự cạnh tranh ngày càng lớn của các doanh nghiệp
buôn bán các thiết bị điện tử trong cũng như ngoài thành phố Quy Nhơn, đòi
Học phần: Kiểm soát nội bộ 22
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
hỏi công ty phải có giải pháp cạnh tranh hữu hiệu nhất, một trong những giải
pháp đó là hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện thành công giải pháp này thì
việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng để hạ chi phí đầu vào thấp
nhất có thể để đảm bảo lợi nhuận là công việc được ưu tiên hàng đầu. Với thực
trạng hiện có của công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Công ty
TNHH TM-DV Tin học H.D.C cần thiết phải có những giải pháp tăng cường
nhằm hoàn thiện công tác này.
Giám đốc không nên ủy quyền hoàn toàn việc lựa chọn nhà cung cấp cho
trưởng phòng kinh doanh, vì như thế vô tình tạo điều kiện để trưởng phòng kinh
doanh thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi. Đối với những hợp đồng mua
hàng có giá trị lớn thì cần có sự phê duyệt của giám đốc.
Công ty nên thường xuyên cập nhật những nhà cung cấp trên thị trường,

Công ty cần có một bộ phận kiểm tra độc lập việc thực hiện các chức
năng như: giám sát quá trình nhận hàng hay việc kiểm tra, kiểm kê hàng tồn
kho để đảm bảo tính minh bạch và tránh tình trạng thất thoát tài sản của doanh
nghiệp.
3. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình tồn trữ của công ty
Cần tách biệt giữa thủ kho với bộ phận nhận hàng để tránh tình trạng
nhận hàng không đúng số lượng, mẫu mã.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 24
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Đơn đặt hàng được lập cần quy định thời gian luân chuyển chứng từ lên
phòng kế toán, phản ánh kịp thời giá trị hàng tồn kho, tránh sai sót dễ phát sinh,
gian lận từ việc mua hàng không đúng yêu cầu, chất lượng. Nếu công ty phản
ánh lượng tồn kho không kịp thời (máy tính, linh kiện điện tử các thiết bị điện
tử) có công nghệ cao nên thời gian hao mòn vô hình nhanh có thể dẫn đến mất
giá trị hàng nhập.
Kho hàng cần được quản lí chặc chẽ, ban hành quy chế hạn chế sự tiếp
cận của nhân viên đối với tài sản, cần ủy quyền cho một cá nhân có phận sự ra
vào kho, cần có khóa, camera theo dõi, nhằm ngăn ngừa và phát hiện những
hành vi lấy cắp của nhân viên.
4. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
4.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả
Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ
mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải
chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản
nợ phải trả nhà cung cấp.
Công ty nên xem xét việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng
khi hàng đã nhận và nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa về và phải điều
chỉnh về giá thực tế khi nhận được Hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của
nhà cung cấp. Giá tạm tính cần phải do phòng Kinh doanh lập căn cứ trên Bảng
tổng hợp các sản phẩm, nguyên phụ liệu cần mua.