LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày nay, với sự đa đạng của hình
thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao thì hệ thống Kiểm soát
nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định
sự an toàn, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng
như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu tình quan trọng đối với đa số doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Dựa trên việc hệ
thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền, nhóm 1 đưa ra những ý kiến về thực trạng công tác kiểm soát nội và đề xuất
các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH nội
thất Minh Phương.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài thuyết trình bao gồm 3 phần:
 Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương
 Phần 2: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình tồn trữ tại công ty TNHH nội thất Minh Phương
 Phần 3: Thực trạng,đánh giá, giải pháp chu trình trả tiền đánh tại
công ty TNHH nội thất Minh Phương.
Bài thuyết trình sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của Cô để bài thuyết trình hoàn thiện hơn.
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
A. Khái quát chung về công ty TNHH nội thất Minh Phương
1. Tên, địa chỉ của công ty:
• Tên công ty: Công ty TNHH nội thất Minh Phương
• Địa chỉ: 25 Chương Dương
• Điện thoại: 056 6293159
• Mã số thuế: 4100695553
2. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:
B. Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty TNHH nội thất
Minh Phương

với nhà
cung
cấp
Nhận
hàng
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
II. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
Phần 1: Thực trạng, đánh giá,giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng tại công ty TNHH nội thất Minh Phương
 1.1 Kiểm soát quá trình mua hàng
Mua hàng là một khâu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo
báo cáo của CT TNHH nội thất MINH PHƯƠNG, chúng ta xem xét một số rủi ro
có thể xảy ra và các thủ tục nhằm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro đối với chu trình
bán hàng.
1.1.1 Yêu cầu mua hàng
Theo như tìm hiểu và được xác định thì các mẫu đề nghị mua hàng tại công ty
TNHH nội thất Minh Phương không được sử dụng một cách thường xuyên. Do
đó, các rủi ro có thế xảy ra:
• Người KHÔNG có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng
 Giải pháp:
* Công ty nên chuẩn hoá, sử dụng thường xuyên và đánh số trước các phiếu đề
nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm
soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được
đặt hàng .
* Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu
đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách
chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ
quyền.
4
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ

đồng
Đối
chiếu
với dự
toán
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• Chậm trễ trong khâu ký nhận cho những mặt hàng cần đặt ,dẫn đến thiệt
hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị công ty.
Giải pháp: Giám đốc Phong cần phải ưu tiên những đơn hàng cấp bách cần
thiết.
1.1.3 Chọn lựa nhà cung cấp
• Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà
nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh
toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
Giải pháp
 Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.
 Mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải
độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi
nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký
duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề
nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số
lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển
đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra
nhận hàng và thanh toán sau đó.
• Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp có thể phát hành
và gởi hó đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc hóa đơn đúp.
Giải pháp
 Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn
nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các
số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch

………………………………………… …………………………………………
Địa điểm giao hàng:………………………………………… ………………………
……
………………………………………… …………………………………………
………………
………………………………………… …………………………………………
………………
Phương thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
, ngày tháng năm
Giám đốc công ty
Lê Hồng Phong
7
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• Đặt những mặt hàng không cần thiết hay số lượng lớn dẫn đến thừa hàng và
tăng chi phí lưu kho.
Giải pháp:
 Tính toán chi tiết nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ cần sản xuất trong kỳ.
 Thủ kho ở phân xưởng thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho.
• Việc sử dụng đơn đặt hàng thường xuyên có thể làm cho các nhân
viên lấy cắp hoặc ngụy tạo đơn đặt hàng có thật.
Giải pháp:
* Đánh số thứ tự liên tục trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn
thận.
* Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng.
2. Kiểm soát quá trình nhận hàng.
• Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng – chẳng hạn như hàng sai về số
lượng, chất lượng hay quy cách.
Giải pháp

• Số lượng hàng nhập kho không khớp với số lượng ghi trong hoá đơn mua
hàng.
 Trước khi gửi Đơn đặt hàng người lập Đơn đặt hàng phải chuyển thông
tin cho phòng kinh doanh xét duyệt. Cuối kỳ, kế toán làm báo cáo về số đơn hàng
không được chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi.
 Phải đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán
9
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• Bảng nhập hàng không được phê duyệt bởi các bên liên quan, hàng mua
đang đi đường không được theo dõi, không quy định thời gian luân chuyển chứng
từ lên phòng kế toán
 Thủ kho cần phải đối chiếu với giấy tờ đã ghi thực nhập trước đó,trùng
khớp rồi mới nhận.Các phiếu nhập kho phải được phê duyệt và luân chuyển theo
đúng quy trình
• Việc Công ty không tổ chức bộ phận nhận hàng, quá trình nhận hàng do thủ
kho đảm nhận, khi nhận hàng thủ kho chỉ lập một Bảng nhập hàng không được
phê chuẩn bởi các bên liên quan
 Vì vậy, cần có sự tham gia, phê duyệt phòng kế toán ,thủ kho và người vận
chuyển.
2.2. Về bảo quản và kiểm kê kho
• Các mặt hàng được mua quá nhiều không được kiểm kê sẽ dẫn đến tình
trạng mất cắp (vd: đinh ốc, ).Vị trí của kho hàng dễ thấy, dễ nhận biết và không
có camera theo dõi.
 Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho. Khi kiểm tra xong phải lập báo cáo
và liệt kê các mặt hàng tồn.
 Sắp xếp vị trí ngăn nắp các mặt hàng.
 Tăng cường kiểm tra chéo giữa các nhân viên và các bộ phận, lắp đặt
hệ thống giám sát ở kho.
• Số hàng dư thừa ra sau quá trình sản xuất không được xử lý kịp thời để tồn
đọng lâu năm

tốt hơn, hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra.
11
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 Công ty nên lưu ý hệ thống sổ sách để theo dõi toàn bộ sự luân chuyên của
hàng tồn kho,cần phân công cụ thể và giám sát chặt chẽ việc phát hành phiếu xuất
kho
Phần 3: Thực trạng, đánh giá, giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
trả tiền tại công ty TNHH nội thất Minh Phương.
Tiền là khâu trọng yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản lý tốt tiền
mặt và tài khoản ngân hàng sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như
tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của doanh nghiệp.Nhóm xin giới thiệu báo cáo
của Công ty TNHH nội thất Minh Phương về một số thủ tục kiểm soát, sai phạm
Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng.
Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp nên có một hệ thống như
là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép và thu tiền mặt.
Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và
thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt nên có hạn mức thanh toán
tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh
toán qua tài khoản ngân hàng. Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận
tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khóa.
Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân
viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền
mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
• Khi thanh toán bằng chuyển khoản ( trên 20 triệu đồng) hoặc bằng phiếu chi
tiền mặt (dưới 20 triệu đồng) có thể thanh toán nhầm ngày cung cấp hoặc với chữ
kí được ủy quyền không đúng đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc hóa đơn
thanh toán 2 lần tiền.
12
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 Nên chứng từ chi được lập khi đã có biên bản nhận hàng,các chứng từ mua

hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
 Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ
thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán,
chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v… Ngoài
ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc
thanh toán. Tất cả các phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã
thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”.
• Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể
chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách
khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản
hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹ đến
chứng từ mà người đó ký.
 Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển
tiền vượt quá một khoản nào đó - chữ ký của Kế toán Trưởng/ Giám đốc. Mọi
chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên.
14
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 Các chứng từ này bao gồm: phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt; đơn
đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và biên
bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.

15
Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng đóng vai trò quan trọng , được coi là
một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý doanh nghiệp . Nó hỗ trợ
cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Một hệ thống kiểm soát nộ
bộ hữu hiệu sẽ giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng và quy
củ hơn đồng thời hỗ trợ các nhân viên cùng làm việc tích cực với hiệu suất cao.
Các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Minh Phương nói riêng luôn