®¹i häc kinh tÕ quèc d©n
Khoa tin häc kinh tÕ
Bé m«n hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý
KẾ TOÁN MÁY
Chu¬ngII
c«ngnghÖth«ngtinvíikÕto¸ndoanh 
nghiÖp
Kh¸i niÖm
I. c«ng nghÖ Th«ng tin
Là sự hoà nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ
liên lạc viễn thông nhờ vào công nghệ vi điện tử.
Xö lý th«ng tin
Vi ®iÖn tö, 1960
MT§T, 1940
CNTT
TruyÒn tin
ViÔn th«ng, 1840
Qu¶n lý th«ng tin
Mô hình công nghệ thông tin
II. øng dông c«ng nghÖ Th«ng tin
trong HÖ Thèng Th«ng Tin kÕ to¸n
1. Kh¸i niÖm kÕ to¸n m¸y
Là quá trình ứng dụng CNTT trong HTTT kế toán, nhằm
biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính
kế toán cần cho quá trình ra quyết định quản trị.
Doanh nghiệp áp dụng kế toán máy:
- Con người
- Phần cứng
- Phần mềm
- Dữ liệu
- Các thủ tục

2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy
3. Phần mềm kế toán

Khái niệm
Là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên
máy vi tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép
các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo
cáo và thông báo về tài chính.

Đặc điểm
- Hầu hết được viết bằng ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ
tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản
nhất của công tác kế toán.
- Các phần mềm được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho
phép người sử dụng có thể vận dụng một cách linh hoạt để phục
vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán.
3. Phần mềm kế toán

Chức năng
- Tạo lập CSDL kế toán:
+ Nhập số liệu vào các danh mục từ điển, số dư đầu kỳ của
các tài khoản, tồn kho đầu kỳ, vào các tệp dữ liệu nghiệp vụ
và các phiếu kế toán.
+ Hiệu chỉnh (sửa, xoá, bổ sung) và cập nhật lại CSDL kế
toán theo yêu cầu.
- Xử lý các dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán
- Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ
CSDL kế toán
3. Phần mềm kế toán


Phần mềm kế toán
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Thông tin kế toán
- Dữ liệu kế toán và các
dữ liệu khác
- Yêu cầu quản trị
Cơ sở dữ
liệu kế toán
3. Phần mềm kế toán

Một số phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay
- Phần mềm kế toán nước ngoài: Microsoft Money, QuickBook,
Solomon, Sirius, Sun Account, Myob
- Phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Misa, ACSoft,
Effect, KTSYS, AccNet, Exact Enterprise SQL.
- Ưu điểm của phần mềm kế toán Việt Nam so với phần mềm kế
toán nước ngoài
+ Ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Việt
+ Giao diện thân thiện bằng thực đơn hay biểu tượng
+ Giá cả phù hợp
+ Bảo trì thuận tiện
+ Biểu mẫu, cách thức phù hợp với quy định của Nhà nước
3. Phần mềm kế toán

Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
- Tự viết chương trình kế toán:
Ưu điểm:
Chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghề
nghiệp của doanh nghiệp

+ Mất nhiều thời gian
4. Cơ sở dữ liệu kế toán

Khái niệm:
Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các
tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi
một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại
của HTTT kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài
chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định quản trị.

Các loại tệp trong CSDL kế toán
- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến
các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử
dụng cho nhiều kỳ kế toán.
- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hàng, bán hàng, thu
tiền, chi tiền, …
- Tệp báo cáo: Lưu trữ các thông tin đã qua xử lý
Số hoá đơn
Mã hàng

Mã khách hàng

Mã kho

Tài khoản

Mã đồng tiền

Mã khoản mục

III. CHỨNG TỪ TRÙNG VÀ VẤN ĐỀ KHỬ
TRÙNG KHI LÀM KẾ TOÁN BẰNG MÁY
1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ
trùng

Thế nào là chứng từ trùng?

Ví dụ:
- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng
- Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ
- Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B
- Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt
- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt
Gồm các nhóm sau:

Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và
tiền gửi ngân hàng

Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật
tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân
hàng

Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng
mua hàng hoá, vật tư

Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu
tiền ngay
1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng
2. Quy định về cập nhật chứng từ trùng
a. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan

NT của ngân
hàng
Giấy báo có tiền
VNĐ của ngân
hàng
Giấy báo nợ tiền NT
của ngân hàng
Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền
VNĐ
Phiếu chi tiền NT
Nộp tiền mặt vào
ngân hàng
Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của
ngân hàng
Phiếu chi tiền mặt
Rút tiền gửi ngân
hàng về quỹ
Giấy báo nợ của
ngân hàng
Phiếu thu tiền
mặt
Phiếu thu tiền mặt
Chuyển tiền giữa
02 ngân hàng
Giấy báo nợ của
ngân hàng A
Giấy báo có của
ngân hàng B
Giấy báo nợ của
ngân hàng A

Công việc chuẩn bị và cài đặt
- Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp
- Chuẩn bị về con người
- Cài đặt phần mềm cần thiết

Công việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán
máy và sử dụng
- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp
- Xây dựng hệ thống các danh mục từ điển
- Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản
-Vào tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho các hàng hoá, n.vật liệu
-Phân quyền cho người sử dụng phần mềm

Công việc làm hàng ngày, định kỳ
- Cập nhật, hiệu chỉnh và in số liệu
- Cập nhật lại các danh mục từ điển nếu cần thiết
- In các báo cáo để sử dụng hoặc kiểm tra số liệu
- Sao lưu dữ liệu để đề phòng sự cố

Công việc làm cuối tháng (cuối quý, cuối năm)
- Thực hiện các bút toán cuối kỳ: bút toán điều chỉnh
chênh lệch tỷ giá, phân bổ, kết chuyển.
- Lập các sổ sách, báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế
toán tài chính theo quy định.
- Chuyển số dư sang kỳ tiếp theo
- Khoá sổ kế toán
- Sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố
IV. QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY
Xin c¶m ¬n!
Xin c¶m ¬n!