LỜI NÓI ĐẦU
Tất cả chúng ta ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận tối quan
trọng, không thể thiếu ở bất kì một công ty, một doanh nghiệp sản xuất nào. Vì
công tác kế toán phản ánh hoạt động thu chi tài chính của mỗi đơn vị, góp phần
quyết định sự tồn tại, phát triển hay phá sản của đơn vị. Chỉ cần nhìn vào số liệu
trên sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng của công ty (doanh nghiệp) là làm
ăn thua lỗ hay trên đà hưng thịnh.
Đó là kế toán của ngành sản xuất, còn đối với các đơn vị hành chính sự
nghiệp (HCSN) thì sao?. Tuy những đơn vị này không trực tiếp sản xuất ra của
cải vật chất nhưng công tác kế toán cũng giữ một vị trí rất quan trọng. Bởi vì đặc
trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và
thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà
nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế
toán Nhà nước. Có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tiếp
nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ
Nhà nước, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị HCSN nắm
được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp
thời các khuyết điểm. Các cơ quan chức năng của Nhà nước kiểm soát, đánh giá
được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được ngân sách Nhà nước
cấp phát, giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra,
kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí
trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí, thì
một trong những biện pháp phải làm là phải bao quát được các nội dung hoạt
động dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị sự nghiệp thụ hưởng ngân sách Nhà
nước, cũng đã sử dụng Kế toán như một công cụ đắc lực trong công việc hạch
1
toán và quản lý chi tiêu tại trường. Qua thời gian thực tập tại Phòng Tài chính
Kế toán của trường, được tiếp cận làm quen với từng khâu của công tác kế toán

giữ nguyên 05 khối lớp hệ 12 năm.
I.2/ Nhiệm vụ của Trường
I.2.1/ Thực hiện chương trình :
Dạy đủ 09 môn và đúng chương trình do Bộ quy định, tổ chức học môn tự
chọn Anh văn.
Tổ chức học 02 buổi 01 ngày trong toàn trường. Thực hiện tốt hướng dẫn
chỉ đạo của các cấp chuyên môn với loại hình 02 buổi/ ngày.
Tổ chức các hoạt động ngoại khoá nhân các ngày lễ, tổ chức tham quan để
giáo dục toàn diện.
3
Kết hợp với các lực lượng để giáo dục rèn luyện đạo đức cho các em ở
Trường và ở gia đình.
I.2.2/ Đổi mới phương pháp dạy học.
Trường đã chỉ đạo áp dụng phương pháp dạy học ở 09 môn học mới đạt
kết quả tốt. Giáo viên đã từng bước nâng cao chất lượng dạy học.
Hàng năm 100% giáo viên tổng kết việc áp dụng phương pháp dạy học
mới bằng văn bản ( viết kinh nghiệm )
Thực hiện tốt công tác phổ cập giáo dục đúng độ tuổi. Tỷ lệ lưu ban dưới
1%
Huy động trẻ 06 tuổi lớp đạt 100%, duy trì sĩ số tốt, không có học sinh bỏ
học giữa chừng.
I.2.3/ Hoạt động chuyên môn.
Các khối chuyên môn sinh hoạt có nề nếp, qua sinh hoạt chuyên môn giáo
viên tự bồi dưỡng nâng cao trình độ.
Các giáo viên chủ động dự giờ đồng nghiệp.
Ban giám hiệu đã dự giờ kiểm tra hoạt động dạy của tất cả các giáo viên.
Kiểm tra việc soạn giáo án, hồ sơ chuyên môn. Mỗi tháng kiểm tra sổ điểm 01
lần, sau mỗi lần kiểm tra Ban giám hiệu công khai việc xếp loại, đánh giá để
giáo viên phát huy mặt mạnh, khắc phục những mặt còn hạn chế.
Phong trào sử dụng đồ dùng, dụng cụ dạy học đạt kết quả cao.

Điều hành mọi hoạt động của nhà trường, chịu mọi trách nhiệm với
Phòng giáo dục và UBND huyện là Ban giám hiệu gồm có 01 Hiệu trưởng và 01
Hiệu phó.
Cùng sự quản lý của Ban giám hiệu còn có các tổ chức đoàn thể như
Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP.
6
UBND Quận
Phòng giáo dục
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đo nà Ban giám hiệu Chi đo nà Liên đội TNTP
Tổ công đo nà Tổ chuyên môn Phân đo nà Chi đội TNTP
Khối chuyên môn
Dưới Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP còn có các tổ công đoàn, các tổ
chuyên môn, phân đoàn và các chi đội.
Dưới tổ chuyên môn là khối chuyên môn
II.2/ Giai đoạn 1983 – 2003
So với giai đoạn 1955 – 1983, giai đoạn này có sự thay đổi về đối tượng
quản lý. Nhà trường chịu sự quản lý trực tiếp từ UBND quận và Phòng giáo dục
đào tạo. Như vậy đơn vị chủ quản của nhà trường vẫn không có gì thay đổi.
* Ban giám hiệu.
7
UBND Quận
Phòng GD-ĐT
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đo nà
Tổ công đo nà
Ban giám hiệu
Tổ chuyên môn
Chi đo nà Liên đội TNTP
Phân đo nà Chi đội TNTP

+ Liên đội thiếu niên tiền phong : Được các em học sinh tham gia hăng
hái nhiệt tình, khơi dậy nhiều phong trào thi đua trong học tập và trong sinh hoạt
giữa các chi đội.
III/ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN.
- Giai đoạn 1955 – 1983, Phòng giáo dục là chủ tài khoản. Mọi hoạt động
về thu, chi tiền đều thông qua Phòng giáo dục.
- Sau năm 1983 đến nay, thì nhà trường là đơn vị có tài khoản
riêng.Phòng
tài chính trực tiếp chỉ đạo về thu, chi và các hoạt động tài chính khác.
- Các nguồn thu phát sinh trong trường gồm :
+ NSNN cấp.
+ Thu quỹ xây dựng cơ sở vật chất ( 1 lần/ năm )
+ Thu quỹ hỗ trợ giáo dục.
+ Thu quỹ học 2 buổi/ngày.
-Các khoản chi phát sinh: Chi lương, phụ cấp lương, chi nghiệp vụ, chi
chuyên môn, xây dựng và các khoản chi khác….
Đối với Trường Tiểu học theo quy định chỉ có 01 kế toán và 01 thủ quỹ,
vì vậy ở bộ phậntài chính kế toán của trường tiểu học Trần Phú cũng chỉ có 01
nhân viên kế toán và 01 thủ quỹ do giáo viên kiêm nhiệm.
Hình thức kế toán đơn vị áp dụng : Chứng từ ghi sổ.
9
PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ
A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ.
- Kế toán các khoản thu ngân sách.
- Kế toán các khoản chi ngân sách.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị.
II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
11
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi
ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán
đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà
nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung
hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy
định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách
nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và
xác định trình tự luan chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý,
phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu
cầu quản lý của đơn vị. trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán
trưởng quy định.
- Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
các đơn vị không được sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế
độ chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy
định của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính
và các văn bản pháp quy khác của nhà nước.
II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa
đổi, bổ sung theo thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số
185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài
Chính.
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các

Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
13
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm caqn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ
Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì
đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được
ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân
đối
phát sinh.
- Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng
hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung cùng kỳ.
14
II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI
SỔ
15
Chứng từ gốc

dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản “ và các báo cáo tài chính khác.
- Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì
Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là
16
căn cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết
theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản
đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu được dùng
làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
II.3.3/ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ –
SỔ CÁI
17
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
Nhật kí – sổ cái
Báo cáo t i chínhà
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự nội dung ghi sổ kế toán :
- Hàng ngày kế toán cưn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán) đã đưpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có
để ghi vào Nhật kí – Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) được ghi một

SỐ
TT
KÍ
HIỆU BIỂU
TÊN BIỂU BÁO CÁO
THỜI HẠN
LẬP
BÁO CÁO
NƠI NHẬN
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
Thống
kê
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý,năm x x x x
2 B02- H
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí
và quyết toán kinh phí đã sử dụng Quý, năm x x x
3 B03- H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm x x x
4 B04- H
Báo cáo kết quả hoạt động sự
nghiệp có thu Năm x x
5 B05- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
6 F02- 1H
Chi tiết kinh phí hoạt động đề
nghi quyết toán Quý, năm x x
7 F02- 2H

lệ tài chính, kế toán và thu, nộp ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải
chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.
II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản:
Kiểm kê tài sản là 1 phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản
vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại 1 thời điểm nhất định.
20
Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện
có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết
( trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị …)
III/ Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập
chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế
toán … Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn
sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động được tổ chức theo
ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành
các đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp 1,
đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3. Nguồn kinh phí hoạt động của các
đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách nhà nước cấp và được phân phối và
quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở
đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ
tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên
và của cơ quan tài chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách,

TSCĐ
Kế toán nguồn
kinh phí
Kế toán tổng
hợp, báo cáo t i à
chính
Bộ phận kế toán
thanh toán
Bộ phận kế toán
các khoản chi
Các nhân viên kế toán ở các
bộ phận trực thuộc
phòng kế toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn,
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các
phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp
thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp
dưới. Bộ máy kế toán trong các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau :
B/ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU, CHI NĂM:
I/ LẬP DỰ TOÁN NĂM:
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như
để chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải
lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân
sách nhà nước cấp phát cho đơn vị.
I.1/ Căn cứ để lập dự toán thu năm:
- Nhiệm vụ vủa đơn vị được giao năm kế hoạch
- Chính sách, chế độ thi hiện hành
23
Trưởng phòng kế toán đơn
vị dự toán cấp trên
Kế toán

I.3/ Trình tự lập dự toán chi năm :
Bước I : Công tác chuẩn bị
- Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch
- Trưng cầu ý kiến của các phòng, ban, tổ công tác để nắm được nhu cầu
chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước
- Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch
Bước II : Lập dự toán.
- Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các
phòng, ban lập dự trù chi tiêu của phòng ban mình.
24
- Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lương và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thanh dự toán chung vủa đơn vị, trình độ lãnh đạo xét
duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên.
I.4/ Phương pháp lập dự toán chi.
- Đối với các khoản chi thường xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thưch tế
để lập các mục nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 03) dùng cho
đơn vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách
Nhà nước
- Dự toán chi đầu tư năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nước năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chương trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)
- Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25)