Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum

  !
" #$%&%'(
Lập kế hoạch dự án là việc )$*+,&# /#0&12*$**3&4-%'* của dự án theo
một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời
gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định của dự án.
5 ,678
- Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước khởi đầu cho
giai đoạn thực hiện dự án.
- Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện thực.
9 :&4#;<*=<>?#@A*#BC$&
- Kế hoạch giúp dự án có thể hoàn thành đúng hạn.
- Các công việc không bị gián đoạn, chậm trễ.
- Giảm thiểu các công việc làm lại.
- Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự án.
- Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn.
- Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển.
- Kế hoạch và tiến độ điều khiển dự án.
- Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự án.
- Biết được cáh thức phân phối tài nguyên chi phí của dự án.
- Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia cũng như các thành viên
dự án.
- Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu?
- Đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến mục tiêu của dự án.
- Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.
- Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.

4 D*+%E(*=<>?#@A*#BC$&

- 3 -
PQ*
%HF

K/BC$&
?#@A*#6#C*#%'&BC$&
$**R&6#%?6
S/#A(-%T
4FU&JC*
#V%4%<& 6%?&+M
40&W$*#6#C*#%'&
Sơ đổ thể hiện nội dung cơ bản của kế hoạch dự án
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
X %HF*#FY&+$&#4%$JK/>?#@A*#BC$&J.6#.&#*3&4 JZB@>?
#@A*#1,6#[61A%
a. Tiêu chuẩn đánh giá lập kế hoạch dự án là thành công
+ Nội dung cụ thể (Content): Lập kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết nhưng
không nên quá chi tiết làm nó trở nên phức tạp. Nghĩa là nội dung kế hoạch phải rõ
ràng, không mơ hồ.
+ Có thể hiểu được (Understandability): Mọi người có thể dễ dàng hiểu được
mục tiêu của mỗi công việc và thực hiện nó như thế nào.
+ Có thể thay đổi được (Changeability): Một hoạch định dự án hiệu quả là nó dễ
dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi.
+Có thể sử dụng được (Usability): Kế hoạch phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc
kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin.
b. Các lý do kế hoạch dự án bị thất bại
- Mục tiêu của dự án không được nắm bắt ở các cấp
- Kế hoạch dựa trên các thông tin không đầy đủ ⇒ dự trù nguồn lực không đủ
(Nguồn lực = con người + thời gian + tiền)
- 4 -

về TB, ước
lượng kỹ
năng và phân
công
Các yêu cầu
về TB, ước
lượng kỹ
năng và phân
công
\]^*L`
Phát triển ngân
sách
\]^*L`
Phát triển ngân
sách
Hoạch định chi tiết về chi
phí, thẩm định chi phí
Hoạch định chi tiết về chi
phí, thẩm định chi phí

(tất cả các CV; thời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự báo tài nguyên)

(tất cả các CV; thời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự báo tài nguyên)
\]^*9`
Dự đoán các gói
công việc
\]^*9`
Dự đoán các gói
công việc
Phương thức phát triển

dung chính.
M%BF&4>?#@A*#62&4#a/bFO&JZBC$&
Giới thiệu tổng quan về dự án
Giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện. Phần này trình bày những
nội dung sau đây : Mục tiêu cần đạt được của dự án, (trình bày mục tiêu của dự án
trong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp), lý do ra đời của dự án, phạm
vi, cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục tiêu của dự án
Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt. Phần này cụ thể hóa
những mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên. Một số mục tiêu cụ thể như : Mức
lợi nhuận do dự án tạo ra, thị phần dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án, năng lực
cạnh tranh của doanh nghiệp và các mục tiêu kinh tế xã hội khác
Thời gian và tiến độ
Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản lý
dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác định
ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thời
gian quan trọng…Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ
sở để lập các bộ phận kế hoạch khác. Một số nội dung chính cần được làm rõ như :
Xác định trình tự các công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với
chi phí, nguồn lực phân phối cho chúng, kiểm tra đánh giá, phê duyệt chính thức tiến
độ chung, xây dựng, phân tích các phương án đẩy nhanh, điều kiện thực hiện và tính
khả thi của chúng.
Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án
- Về kỹ thuật: So sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có
- Về quản lý: Cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý. Ví dụ sử dụng
- 5 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
hợp đồng thầu phụ
Kế hoạch phân phối nguồn lực
Trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của Nhà nước, đặc điểm riêng

hạn chế nguồn lực, do quyền lực của cán bộ quản lý dự án không đầy đủ, do nhiều
công việc của dự án khá mới mẽ hoặc rất phức tạp…Tuy nhiên, thời điểm xẩy ra các
rủi ro không phải cùng một lúc. Do đó, cần xác định mức độ rủi ro của từng nhân tố và
xây dựng kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro trong suốt vòng đời của dự án.
c !PdS#@A*#+,&#1]^*"T
"#A(-%BC$&
- 6 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
< #$%&%'(
- Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của dự án
và chỉ các công việc đó mà thôi.
1 @A*#+,&#/#A(-%
- Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án
- Cần tránh các xu hướng
+ Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.
+ Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.
*?6bFO
- Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic
5$**3&4*Q)$*+,&#/#A(-%BC$&
<\7<&W6@7(%&4S6K/>8*#&e@T – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
Brainstoming là một kỹ thuật phổ biến nhất để xác định rủi ro. Để sử dụng kỹ
thuật này cần tổ chức một cuộc họp và những những người tham gia cần được giải
thích rõ ràng về mục đích của cuộc họp và cần chuẩn bị trước khi tham dự. Các cuộc
họp này cần có quy mô từ 10 -15 người tham dự và không kéo dài quá 2 h. Trong các
dự án lớn có thể phải thực hiện nhiều cuộc họp Brainstroming. Khi đó, nên mỗi cuộc
họp sẽ nhằm xử lý một phần riêng rẽ của dự án và rủi ro gắn với phần đó. Như vậy, số
người tham gia giới hạn ở một mức vừa phải và cuộc họp sẽ có hiệu quả hơn. Khi cuộc
họp bắt đầu, người tham gia có thể kể tên các rủi ro mà họ nghĩ là quan trọng cần được
xem xét. Tuy nhiên các rủi ro này chưa được thảo luận gì. Sau khi đã xem xét danh
sách các rủi ro được nghĩa rộng, các tính chất của rủi ro sẽ được chi tiết hóa. Các rủi ro

xây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác định các lĩnh vực chính của dự án.
Sau đó các thành viên của êkip dự án xác định công việc cần phải hoàn thành một cách
chi tiết hơn và nhờ đó sơ đồ “cây phân tích công việc” được hoàn chỉnh.
- Lợi ích của WBS
Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kết
thúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án. Nó là phương tiện hữu hiệu trong việc
xác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương tiện hữu
hiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án.
“Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án. Hệ thống mã
hoá (Code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “cây
phân tích tổ chức” (OSB: Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự. Hệ
- 8 -
PQ*6%HF*=<
" 9
"" "5 "9 5" 55 59 9" 95 99
"5
"
"5
5
55
"
55
5
99
"
99
5
5
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân tích

Khung
Nước
a
Cấp
nước
Thoát
nước
Nhà
Thoát
nước
Cấp nước
Thiết bị
Đường
dây
Khung
Móng
Nuớc
Điện
Kết cấu
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Ví dụ .3: Quy tắc mã háo cho dự án
- Ví dụ .4: Liên kết “ Cây phân tích công việc và “Cây phân tích tổ chức”
* $*/#F@&4/#$/)$*+,&#f\
l#]N&4/#$/#'6#k&4)$*+,&#f\
- 10 -
Dự án:
- DD: Dân dụng
- TL: Thuỷ lợi
- CĐ: Cầu đường
Cấu kiện:

Engineer
A
Engineer
A
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
\O&*#[6`Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là các
phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống
l#]N&4/#$/*#F>m)$*+,&#f\
\O&*#[6`Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình
thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối cùng là các
công việc cụ thể.
l#]N&4/#$/*#g*&n&4)$*+,&#f\
- 11 -
Sản xuất
một loại xe mới
Lập biểu đồ
động cơ
Lập biểu đồ
ống xả
Bản vẽ
khung ngoài
Bản vẽ
phần trong
Khung sườn
Cửa
Đèn pha
Động cơ
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C

Trang trí
nội thất
Hoàn thiện
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
\O&*#[6`Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản
lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công việc ứng
với từng bộ phận chức năng
c !opqS#@A*#+,&#1]^*5T
" <&#W$*#*$**3&4-%'**=<BC$&
l#$%&%'(
Danh sách các công việc là một tập hợp tất cả các yếu tố công việc cần thiết để
hoàn thành dự án.
Danh sách công việc thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng như một
công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án.
- n&*g)$*+,&#B<&#W$*#*3&4-%'*
rWBS
rThông tin lịch sử về những dự án trước đó
rCác ràng buộc
rÝ kiến chuyên gia
5 I/)?/67s&#6C*3&4-%'*
l#$%&%'(
Sắp xếp trình tự tực hiện công việc là tiến trình xác định mối liên hệ phụ thuộc
giữa các công việc trong dự án. Sao cho với trình tự này, tất cả các công việc đều được
thực hiện để tạo ra các kết quả và hoàn thành mục tiêu dự án.
l$*&M%BF&4*#8&#
+ Xác định các loại quan hệ phụ thuộc.
- 12 -
Dự án
Marketing Kỹ thuật - CN Nhân sự Tài chính
Xác định TT

- Phụ thuộc tùy chọn:
Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn. Cho phép các công việc xảy ra
trình tự như ý muốn của PM, có thể theo thực tiễn kinh doanh tại doanh nghiệp, hoặc
theo điều kiện đặc thù của dự án.
- Phụ thuộc bên ngoài:
Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án.
- 13 -
f\

Pt
q
%
#Q6#FM*
\I61FM*
#Q6#FM*
uG*#v&
#Q6#M*
\H&&4@.%
Pk*bF<&67v&4
wcopq%
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
 $*J@A%bF<&#'/#Q6#FM*4%x<*$**3&4-%'*
c !yz{
qS#@A*#+,&#1]^*9T
" ^*J]a&46#V%4%<&*3&4-%'*
l#$%&%'(
Là việc ước lượng thời gian thực hiện từng công việc trong danh mục công việc
của dự án.
l$**n&*g+E]^*J]a&4`
+ Danh mục các công việc

S}T
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
chuyên gia. Các chyên gia này có thể thay đổi ý kiến song phải đưa ra lý do. Sau nhiều
vòng thảo luận như vậy, một danh sách các rủi ro được thống nhất.
Ưu điểm của phương pháp này là vô danh nên ý kiến của các chuyên gia là khách quan
mà không chịu sự ảnh hưởng bởi một bên khác, đồng thời, các chuyên gia có thể đưa
ra ý kiến mà không sợ bị đánh giá về trình độ cũng không sợ gây mất lòng hay phật ý.
Tuy nhiên, nhược điểm là người chủ trì phải làm nhiều việc hơn, đầu tư nhiều thời
gian hơn. Ngoài ra còn có một số rủi ro khác là người chủ trì vòng Delphi phải phân
tích và xếp loại các ý kiến từ những người tham gia, điều này có nghĩa là có khả năng
họ áp đặt ý kiến của mình lên người khác.
- Ước lượng tương tự:
+ Dựa vào các thông tin lịch sử để ước lượng thời gian cho công việc hiện tại.
- Phương pháp 3 điểm:
+ Dựa vào các thông số: bi quan, bình thường, lạc quan để xác định thời gian cho từng
công việc.
t
" D6-[&+~
- Ngân sách được trình bày trong kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của đơn vị.
Ngân sách phản ánh mục tiêu của tổ chức và nguồn lực cần thiết để thực hiện các kế
hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh
Ngân sách dự án là một bộ phận của Ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánh
tình hình thu chi của dự án. Trong một số loại hình tổ chức, Ngân sách dự án chỉ gồm
các khoản chi phí trong khi ở nhiều loại hình tổ chức khác Ngân sách lại gồm cả thu và
chi. Những tổ chức thực hiện một lúc đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án là
tổng ngân sách của từng dự án.
- Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên ngân
sách dự án có thể được dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc. Ngân
sách là hữu hạn nên cần được quản lý chưa chẽ sao cho việc chi tiêu đạt hiệu quả cao
- Trong quản lý dự án điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có thể

chỉ rõ yêu cầu về giấy, bút, văn phòng phẩm, song nếu PM mỗi thành viên trong dự án
đều có một phiên bản của phần mềm MS Project thì có thể xem đây là một phần của
yêu cầu nguồn lực. Nếu có gí thắc mắc, PM nên kiểm tra lại chính sách của công ty,
tránh giả định rằng một khoản mục nào đó đã được tính trong ngân sách dành cho các
bộ phận chức năng.
5#$%&%'(•/#0&J@A%•6$*BQ&4•+D*+%E(*=<BC6@$&&40&W$*#•
<#$%&%'(
- Theo nghĩa rộng dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu
phân tách công vệc (WBS) và xác định xem cần những nguồn lực vật chất nào (nhân
lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của
dự án. Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:
- 16 -
Nguyên liệu Con ngườiThiết bị
CHI PHÍ DỰ ÁN
Các loại nguồn lực cho một dự án
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động
dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí chất lượng và tiến độ của dự
án.
1#0&J@A%BC6@$&&40&W$*#BC$&
- Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách
dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án.
+ Ngân sách dự án trình bày kế hoạch chi - thu của một hoặc nhiều dự án. Nó
được chi tiết theo các khoản mục và từng công việc của dự án.
+ Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án phản ánh các khoản chi và thu
khác của tổ chức. Ngân sách này liên quan đến hoạt động của các phòng, các hoạt
động bình thường của tổ chức.
- Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân
sách ngắn hạn
+ Ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức

khổ thời gian của dự án không gắn với năm tài chính.
- Thứ hai: Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu
thu thập được
- Thứ ba: Dự toán ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện
hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí
cho các công việc dự án.
- Thứ tư: Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay
đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.
- Thứ năm: Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi
- Thứ sáu: Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng
công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán
9#]N&4/#$/BC6@$&&40&W$*#
Chuẩn bị ngân sách là quá trình chuyển hóa mục tiêu của tổ chức thành những kế
hoạch, trong đó chỉ rõ các nguồn lực, trình tự và kế hoạch cụ thể để thực hiện mục tiêu
đề ra.
<#]N&4/#$/BC6@$&&40&W$*#6€*<@)Fk&46#[/
- Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm
vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của
tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi
phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số
này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho
từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp
quản lý thấp nhất.
Sơ đồ: 11.1 Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống
- 18 -
Các nhà quản lý cấp
cao
Các nhà quản lý chức
năng
Các nhà quản lý dự án

thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng. Tổng hợp
kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công viêc tạo thành ngân sách chung cho toàn
bộ dự án.
- 19 -
Dự án X
Tổng dự toán
40.000$
Xây dựng
60%
II. Thiết kế
20%
Lập dự án
20%
I.1.
5%
I.2
7%
I.3
8%
II.1
5%
II.2
15%
III.1
18%
III.2
25%
III.3
17%
Ví dụ về dự toán từ trên xuống

phận, từng công việc dự án gồm chi
phí nhân công, nguyê vật liệu…
Các nhà quản lý
cấp cao
Tổng hợp điều chỉnh và phê
duyệt ngân sách dài hạn
Dự án X
Tổng dự toán
40.000$
Xây dựng
60%
II. Thiết kế
20%
Lập dự án
20%
I.1.
5%
I.2
7%
I.3
8%
II.1
5%
II.2
15%
III.1
18%
III.2
25%
III.3

3
, chi phí tính trên đơn vị,…Tham
số phức tạp hơn có thể là chi phí tính trên một đơn vị với sự điều chỉnh dựa trên điều
kiện của dự án. Chúng ta cũng có thể đưa vào mô hình nhiều tham số và mỗi tham số
được gắn một trọng số nhằm cho phép tính toán chi phí.
Để sử dụng mô hình tham số này, các yếu tố cơ bản của mô hình này cần phải
hết sức chính xác. Mối liên hệ giữa các tham số và chi phí là chặt chẽ. Các yếu tố này
cũng cần mang tính định lượng và không thay đổi nhiều theo mức độ nỗ lực cho công
việc. Và các mô hình cũng phải có thể được điều chỉnh theo quy mô dự án. Hai cách
ước lượng tham số phổ biến được trình bày dưới đây:
- Phân tích hồi quy:
- 21 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Đây là phương pháp thống kê nhằm dự đoán các giá trị tương lai dựa trên các giá
trị lịch sử. Hình thức ước lượng này hoàn toàn phụ thuộc vào toán học thống kê thuần
túy để phát hiện mối quan hệ giữa các biến số từ đó ước lượng giá trị tương lai.
- Đường cong kinh nghiệm: Đây chính là hiện tượng hiệu suất làm việc của con
người luôn được cải tiến khi lặp đi lặp lại một công việc. Cụ thể hơn” Mỗi lần san
lượng tăng gấp đôi, số giờ lao động giảm xuống theo một tỷ lệ phần trăm cố định của
giá trị đó”. Phần trăm đó được gọi là tỷ lệ kinh nghiệm. Nếu một cá nhân cần 10 phút
để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định trong lần đầu tiên và chỉ cần 8 phút trong lần
thứ hai, người đó có 1 tỷ lệ kinh nghiệm 80%. Nếu sản lượng tăng gấp đôi một lần nữa
từ hai lên bốn, chúng ta sẽ kỳ vọng một sản phẩm thứ tư được sản xuất trong 8 x (0,8)
= 6,4 phút…
Như vậy, thời gian cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm thứ n tuân theo công thức
r
n
nTT
1
=

Ví dụ: Một dự án cần phải lắp ráp 25 thiết bị điện tử. Kinh nghiệm cho thấy tại
san lượng thứ 20 cần khoảng 70 giờ lao động trực tiếp cho mỗi thiết bị. Sau đơn vị sản
lượng thứ 20 thì không có sự cải tiến đáng kể nào. Tỷ lệ kinh nghiệm là 85%. Như vậy
chúng ta có thể dự đoán thời gian cần thiết cho đơn vị đầu tiên bằng cách tính T
1
như
sau:
Với: T
n
= 70 giờ tại đơn vị n = 20
Khi đó: r = lg 0,85/lg 2 = - 0,1626/0,693 = -235
Và 70 = T
1
(20)
r
⇒ T
1
= 141,3 giờ.
Sử dụng phụ lục ở bảng 3 chúng ta có thể tìm được tổng số nhân công cho 20 đơn vị
với tỷ lệ kinh nghiệm 85% là 12, 40
Vậy tổng thời gian cần để lắp ráp 20 đơn vị là:
(12,40)(141,3 giờ) = 1752,12 giờ
5 đơn vị cuối cùng được sản suất thời gian tương đối ổn định là 70 giờ trên mỗi đơn vị
- 22 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Vì vậy, tổng thời gian lắp ráp là
1752,12 + 5 (70 giờ) = 2102,12 giờ
jC6@$&&40&W$*#6#j@BC$&
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản
thu và chi phí phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án. Các bước

những khác biệt giữa dự án này và dự án căn cứ mà có thể gây tác động đến chi phí.
Cũng cần xác định bất kỳ một rủi ro hay bất định nào có thể xảy ra do sử dụng dự án
trong quá khứ để ước lượng
- Sử dụng các khuôn mẫu có sẵn: Nhiều công ty có các khuôn mẫu hay bảng
tính dùng để ước lượng. Nên sử dụng các khuôn mẫu này ngay cả khi không bắt buộc.
- 23 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Xem xét tất cả các hạng mục chi phí có thể có cũng là một phiếu kiểm tra tốt để đảm
bảo đã tính đến tất cả các yếu tố trong ước lượng chi phí.
- Ước lượng từ những người thực hiện công việc: Ước lượng từ dưới lên là ước
lượng chính xác nhất vì các ước lượng nỗ lực công việc được tính cho từng gói công
việc cụ thể. Độ chính xác sẽ công cao nhưu vậy nếu người ước lượng không am hiểu
công việc. Nếu dự án có những công việc mới hoặc sử dụng một phương pháp chưa
được kiểm nghiệm, thì PM nên tìm kiếm sự tư vấn của các cá nhân, tổ chức bên ngoài
- Tính đến ngân sách để công nhận thành tích của nhân viên: Mọi nhà quản
trị dự án đều muốn công nhận thành tích những thành viên có đóng góp xuất sắc cho
dự án. Tuy nhiên rất khó thực hiện điều này nếu không có ngân sách.
- Ghi lại tất cả các giả định được sử dụng: Nếu PM đã xác định mức lương
giờ trên cơ sở nguồn lực bên trong thì cần phải chỉ ra lưu ý này trong phần ước lượng.
Một số dự án thường sử dụng lao động hợp đồng bên ngoài thì sẽ sử dụng mức lương
khác.
$*&4FGH&&#0&B‚&+?&BC6@$&W<%J'*#W@-^%6#C*6?
a. Hiện tượng đường cong kinh nghiệm
Đường cong kinh nghiệm sẽ dẫn đến sai lệch trong trường hợp doanh nghiệp ước
tính chi phí cho một công việc mới chưa từng được thực hiện, lại căn cứ vào số liệu
của các đối thủ cạnh tranh hoặc các tổ chức khác. Nếu các doanh nghiệp này đã đạt
được tỷ lệ kinh nghiệm nhất định, thì bỏ qua hiện tượng này sẽ dẫn đến ước lượng
không chính xác về chi phí thực tế của dự án.
b. Mục tiêu không khả thi
Nhiều dự án không đáp ứng được các mục tiêu thời gian, chi phí và chất lượng là

Một sai lầm khác là giả thiết rằng người lao động và thời gian có thể thay thế cho
nhau. Vì thế, khi một dự án bị chậm lại, phản ứng thông thường là tăng thêm lao động.
Song giải thiết này chỉ đúng khi một công việc có thể phân chia nhỏ và không cần đến
sự truyền thông giữa những người lao động. Tuy nhiên, đối với hàu hết các dự án, khi
có càng nhiều lao động được đưa vào thì càng phải đào tạo, cũng cố và gia tăng nỗ lực
để kết hợp các công việc của họ.
L#0&68*#>?6bFO]^*J]a&4*#%/#8
<$*J@A%*#%/#8*=<BC$&
Để ước tính chi phí, cần làm rõ những nội dung (khoản mục) của chi phí trực tiếp
và chi phí gián tiếp
- Chi phí trực tiếp: Là những khoản mục chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp
cho từng công việc. Chi phí trực tiếp được dự toán, kiểm soát và quản lý dễ dàng hơn
chi phí gián tiếp. Dưới đây là một số khoản mục chi phí trực tiếp của dự án:
+ Chi phí tiền lương trực tiếp: là tiền lương trả cho những người trực tiếp thực
hiện các công việc dự án
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là chi phí của những nguyên vật liệu, chi
tiết…được sử dụng để thực hiện từng công việc của dự án
+ Chi phí thiết bị trực tiếp: Là chi phí liên quan đến từng công việc hoặc toàn bộ
dự án như chi phí thuê máy, chi phí thiêt kế, chi phí hợp đồng thầu phụ…
+ Chi phí quản lý trực tiếp liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng dự án.
Tiền lương giám đốc, nhân viên lập kế hoạch, kế toán, thư ký, nhân viên quản lý chất
lượng…
- 25 -