1

GD & ÑT
HÖÔÙNG HOÙA
HÖÔÙNG
LINH 2
A. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Khái niệm văn bản:
•
Văn bản được hiểu là các tài liệu,
giấy tờ, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các
cơ quan nhà nước, các tổ chức xã
hội, các tổ chức kinh tế.
3
2. Phân loại văn bản và bản sao văn bản.
a. Phân loại VB: Văn bản phân loại theo
nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính
chất của văn bản, chủ thể ban hành văn
bản, chức năng của văn bản, thuộc tính
pháp lý của văn bản, hình thức của văn
bản.
Hệ thống văn bản được chia thành các
loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
và hệ thống văn bản hành chính.
4
a1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
* Là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân

thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các
cơ quan, tổ chức.
7
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm
các loại:
-Văn bản cá biệt: Quyết định, chỉ thị(cá biệt).
-Văn bản hành chính thông thường có
tên loại: (thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên
bản )
-Văn bản hành chính thông thường
không có tên loại: (Công văn).
8
•
Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
3. Thông cáo (TC):
4. Thông báo(TB):
5. chương trình(CTr):
6. Kế hoạch (KH):
7. Phương án (PA):
8. Đề án (ĐA):
9. Báo cáo (BC):
10. Biên bản(BB):
11.Tờ trình (TTr):
12. Hợp đồng (HĐ):
13. Công điện (CĐ):
14. Giấy chứng nhận (CN):
15. Giấy uỷ nhiệm,
16. Giấy mời,
17. Giấy giới thiệu,
18. Giấy nghỉ phép,

Quản lý chế độ sinh hoạt
- hội họp
Quản lý tài chính
Quản lý xây dựng cơ sở
vật chất
12
MỞ ĐẦU
công
tác
văn
thư –
hành
chính
Công tác công văn giấy tờ
Công tác hồ sơ sổ sách
Công tác lưu trữ
Thu thập truyền đạt xử
lý thông tin
13
MỞ ĐẦU
Công
tác
công
văn
giấy tờ
Chuẩn hoá hình thức 1
công văn
Thảo và duyệt công văn
Ký công văn giấy tờ
Quản lý con dấu

cơ quan, tổ chức.
Trong lĩnh vực lu trữ, văn th đợc dùng trong khái
niệm tài liệu văn th, giai đoạn văn th của tài liệu
17
2- Công tác văn th là gì ?
- Công tác văn th là công tác công văn, giấy tờ .
- Trong tiếng Anh công tác văn th là Records Management,
- Ngày nay công tác văn th đợc hiểu là hoạt động đảm bảo
thông tin phục vụ quản lý và các hoạt động khác của một cơ
quan, tổ chức.
18
Các khái niệm ( tiếp theo )
3 - Bản gốc văn bản : Là bản thảo cuối cùng đợc ngời
có thẩm quyền duyệt ( Còn gọi là Bản thảo sạch ).
4- Bản chính văn bản : Là bản hoàn chỉnh về nội dung
và thể thức văn bản đợc cơ quan ban hành. Bản chính
có thể đợc làm thành nhiều bản có giá trị nh nhau.
5- Hồ sơ ( hồ sơ hành chính ): Là một tập văn bản ( hoặc
một văn bản ) có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một ngời đợc hình thành trong quá trình giải quyết
công việc đó.
19
II. ý nghĩa của công tác văn th
1. Công tác văn th đảm bảo việc cung cấp những thông tin
cần thiết phục vụ chức năng, nhiệm vụ quản lý ở mỗi cơ quan.
2. Công tác văn th thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, năng suất,
chất lợng.
3. Công tác văn th tốt bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về
các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lu trữ.
23
1. So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n
Yªu cÇu :
- §óng thÈm quyÒn;
- §óng quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n;
- §óng h×nh thøc v¨n b¶n;
- §óng thÓ thøc v¨n b¶n .
24
thể thức văn bản
(Theo thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP )
1. Tiêu đề
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Không có cơ quan chủ quản, có tính độc lập tơng đối
- Có cơ quan chủ quản ( cấp trên trực tiếp )
3. Số và ký hiệu văn bản
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật
- Đối với văn bản hành chính thông thờng
* Văn bản QLNN dùng Quốc hiệu
( Văn bản của Đảng theo Điều 15 QĐ số 31 - QĐ/TƯ ngày
01/10/1997 của BCHTW; Văn bản của Đoàn TNCSHCM theo
Điều 13 QĐ số 547- QĐ/TWĐTN ngày 28/10/1999 của BCHTW
Đoàn TNCSHCM)
25
4. Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
a/ Địa danh :
- Cơ quan, tổ chức của Trung ơng đóng ở địa phơng
- Cơ quan , tổ chức cấp tỉnh
- Cơ quan, tổ chức cấp huyện
- Cơ quan, tổ chức cấp xã