CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC
TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tổng quan về công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam
Chỗ thực tập: Công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam- Chi nhánh khu vực
phía Tây Bắc, km9+500- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội.
Người hướng dẫn thực tập: Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng
kinh doanh Hàng Hải.
SĐT: 0913005589.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Dầu khí là ngành kinh tế kĩ thuật quan trọng, không chỉ tạo ra nguồn thu
lớn cho ngân sách quốc gia mà còn góp phần đảm bảo an ninh năng lượng, an
ninh quốc phòng cho đất nước. Ngành dầu khí với số vốn đầu tư vô cùng lớn
lại có phạm vi hoạt động rất rộng, ở trên bờ, thềm lục địa, vùng nước sâu xa
bờ, vùng chồng lấn...nên các sự cố bất thường là điều khó tránh khỏi, thậm
chí có thể xảy ra thảm hoạ nếu việc quản lý rủi ro không được kiểm soát tốt.
Chính vì vậy, việc thành lập một công ty bảo hiểm chuyên ngành là một tất
yếu khách quan, nhằm tư vấn về công tác quản lý rủi ro và thu xếp bảo hiểm
tài sản và con người cho toàn ngành dầu khí. Năm 1996, chính phủ đã có
quyết định thành lập Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam và ngay từ khi ra
đời Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đã đáp ứng được đòi hỏi khách quan đó và
hơn thế nữa công ty đã tạo được nguồn thu cho ngân sách và cho Tổng công
ty Dầu khí Việt Nam.
Trong mười năm qua, bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã có những bước
phát triển vượt bậc. Một mặt, đảm bảo an toàn cho tài sản và con người của
ngành dầu khí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác hoạt động sản
1
xuất kinh doanh có hiệu quả cao, doanh thu tăng nhanh từ hơn 50 tỷ đồng
năm 1996 lên xấp xỉ 800 tỷ đồng năm 2005.
Dầu khí là ngành kinh tế trọng điểm quốc gia, có vốn đầu tư rất lớn và
độ rủi ro cao. Tham gia vào thăm dò khai thác dầu khí ở Việt Nam là hàng
loạt các tập đoàn kinh tế quốc tế lớn. Tổng công ty dầu khí Việt Nam ngoài

Đặc biệt, năm 2004 và 2005, BHDKVN đã có bước trưởng thành quan
trọng về cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các dự án dầu khí lớn tại nước ngoài
như đồng bảo hiểm cho dự án xây lắp giàn khai thác của nhà thầu KNOC tại
Hàn Quốc, đồng bảo hiểm cho các mỏ MP3 CAA ở khu vực khai thác chung
MP3 thuộc vùng chồng lấn giữa Malaysia – Việt Nam, bảo hiểm cho 03 giếng
khoan thăm dò ở Agieria, bảo hiểm đóng giàn khoan 90m nước của nhà thầu
Keppel Fels ở Singapore. Gần đây nhất là việc đàm phán hoàn tất chuyển giao
chương trình bảo hiểm tàu FPSO MV9 của nhà thầu Modec/Mitsui Nhật Bản
cho BHDK Việt Nam...,nâng tổng số phí bảo hiểm thu của các công ty nước
ngoài lên hàng chục triệu USD. Ngoài ra, BHDKVN còn tăng cường nhận tái
bảo hiểm từ Triều Tiên, Trung Quốc... Công ty đã thành lập các chi nhánh
khu vực và phát triển mạng lưới đại lý chuyên nghiệp trên khắp các tỉnh thành
trong cả nước. Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000
được công ty áp dụng hiệu qủa từ năm 2002 đã giúp kiểm soát chặt chẽ quy
trình cấp đơn bảo hiểm và kiểm soát nội bộ đảm bảo chất lượng dịch vụ cung
cấp cho khách hàng. Doanh thu tăng trưởng từ năm 2002 lần lượt đạt498 tỷ
đồng, 592 tỷ đồng, 610 tỷ đồng, tổng số nộp ngân sách đạt xấp xỉ 800 tỷ
đồng. Ước tính tổng doanh thu giai đoạn 2001 – 2005 sẽ đạt trên 600% so với
giai đoạn 1996 – 2000.
3
Công tác bồi trường bảo hiểm luôn được BHDK VN tiến hành kịp thời,
nhanh chóng, thoả đáng, đúng luật và đảm bảo quyền lợi của khách hàng.
Hàng năm, BHDKVN giải quyết hàng ngàn vụ bồi thường lên tới hàng trăm
tỷ đồng. Hiện nay, công ty đang tiếp tục xem xét bồi thường các vụ tổn thất
phát sinh ước tính trên 600 tỷ đồng cho khách hàng.
Song song với kinh doanh bảo hiểm, BHDK VN đã sử dụng các quỹ dự
phòng và tiền kinh doanh nhàn rỗi khoảng 350 tỷ đồng/năm để đầu tư vào các
công trình có lợi nhuận cao của ngành dầu khí, đầu tư tiền gửi, kì phiếu, trái
phiếu, kinh doanh chứng khoán, liên doanh liên kết... Hoạt động đầu tư tài
chính đã đem lại kết quả tốt, lợi nhuận đầu tư hàng năm đạt 20 – 25 tỷ đồng,

Bảo hiểm con người: bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm sinh mạng cá
nhân, bảo hiểm trợ cấp nằm viện và phẫu thuật, bảo hiểm con người kết hợp,
bảo hiểm du lịch trong nước, bảo hiểm người Việt Nam du lịch nước ngoài,
bảo hiểm tai nạn cá nhân đối với người nước ngoài MTN>10,000 USD.
Bảo hiểm xe cơ giới: bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với người thứ ba
và đối với hành khách trên xe, bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với hàng hoá
trở trên xe, bảo hiểm thiệt hại xe cơ giới, bảo hiểm tai nạn lái phụ xe và người
ngồi sau xe máy, người ngồi trên xe ô tô, bảo hiểm kết hợp xe cơ giới.
Bảo hiểm y tế tự nguyện
Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển cấp cứu
Bảo hiểm khác
5
1.1.2.2. Hợp tác và tái bảo hiểm
Đây là một trong các ưu tiên hàng đầu của Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam.
Việc bảo hiểm cho các công trình lớn trong lĩnh vực Dầu khí, hàng không, phí
bảo hiểm do thị trường quốc tế quyết định. Vì vậy bảo hiểm dầu khí Việt Nam
luôn quan tâm mở rộng, quan hệ tốt với các nhà bảo hiểm và môi giới bảo
hiểm quốc tế để có mức phí cạnh tranh nhất phục vụ khách hàng.
Mặt khác, hiện nay năng lực của các công ty bảo hiểm trong nước chưa
mạnh, thường chỉ giữ được khoảng 5%-7% của mỗi chương trình bảo hiểm
lớn thì việc mở rộng các chương trình tái bảo hiểm cố định sẽ là điều kiện bảo
hiểm an toàn nhất cho khách hàng.
1.1.2.3. Hoạt động đầu tư
Với số vốn điều lệ và các quỹ dự phòng >800 tỷ đồng và các khoản tiền
nhàn rỗi trong kinh doanh, Bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã đầu tư hiệu quả
vào các dự án lớn như: Tàu chứa dầu, dự án phân phối khí thấp áp, các dự án
đóng tàu và trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán…
Khách hàng chính của công ty
STT Khách hàng GTBH/GHBH
(triệu USD)

CHI NHÁNH KV TÂY
BẮC
CHI NHÁNH KV DUYÊN
HẢI
CÁC CHI NHÁNH & CÁC
ĐẠI LÝ CHUYÊN NGHIỆP
CHI CHI NHÁNH KV
ĐỒNG NAINHÁNH KV
ĐỒNG NAI
CHI NHÁNH KV ĐÔNG
NAM
P. TÁI BẢO HIỂM
P. PHÁT TRIỂN KINH
DOANH
P. KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
P. TỔ CHỨC NHÂN SỰ
VĂN PHÒNG
KHỐI QUẢN LÝ
P. GIÁM DỊNH BỒI
THƯỜNG
P. KẾ TOÁN
P. TIN HỌC THÔNG TIN
P. ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH
CÁC PHÒNG KINH
DOANH KV VÀ ĐẠI LÝ
CHUYÊN NGHIỆP
1.1.4. Cơ cấu tổ chức và nhân sự chi nhánh BHDK – KV Tây Bắc
Về nhân sự
Ban lãnh đạo chi nhánh công ty BHDK-KV Tây Bắc gồm
- Ông Phạm Văn Hải – Giám đốc chi nhánh

xây dựng lắp đặt tài sản, trách nhiệm, bảo hiểm trọn gói các dự án hạ nguồn
của ngành dầu khí. Giúp giám đốc chỉ đạo kinh doanh đối với các lĩnh vực
bảo hiểm kĩ thuật và thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc
phân công.
Phòng tái bảo hiểm làm nhiệm vụ bảo hiểm khách hàng trước rủi ro,
các nhà tái bảo hiểm (TBH) có nhiệm vụ bảo hiểm các nhà bảo hiểm trước
chính những rủi ro họ đã nhận từ khách hàng. Hình thức TBH như TBH theo
hợp đồng cố định, TBH theo hình thức tạm thời, TBH tỷ lệ, TBH phi tỷ lệ,
TBH vượt mức bồi thường…
1.1.6. Phòng ban nơi thực tập (P. Bảo hiểm Hàng hải)
1.1.6.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng bảo hiểm Hàng Hải
Chức năng:Phòng Bảo hiểm Hàng Hải có chức năng kinh doanh, giúp
giám đốc công ty chỉ đạo kinh doanh trong lĩnh vực hàng hải theo đúng pháp
luật. Thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc phân công.
Nhiệm vụ:Thực hiện công việc kinh doanh theo đúng quy trình quy định
trong ISO 900:2000, bao gồm: Tiếp thị đánh giá rủi ro trước khi cấp đơn, cấp
đơn bảo hiểm, phân tán rủi ro. Quản lý hoạt động kinh doanh của các đại lý
9
bảo hiểm do phòng xây dựng. Thực hiện hợp tác kinh doanh với các công ty
bảo hiểm khác và các môi giới bảo hiểm có quan hệ kinh doanh.
1.1.6.2. Lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm
Phòng Bảo Hiểm Hàng Hải là một phòng kinh doanh mũi nhọn của công
ty với ba loại hình dịch vụ chính: Bảo hiểm thân tàu, bảo hiểm trách nhiệm
dân sự của chủ tàu, bảo hiểm hàng hoá và một số loại hình bảo hiểm khác:
bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm đóng tàu
1.1.6.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự
Phòng bảo hiểm hàng hải có 5 thành viên:
Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng.
Chú Trần Bắc - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.
Chị Lại Thu Hà - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.

là công việc trọng tâm trong quản trị khách hàng bảo hiểm. Mọi hợp đồng bảo
hiểm đều phải được đánh số theo trình tự thời gian, theo loại hình bảo hiểm,
theo sản phẩm bảo hiểm, theo loại khách hàng. Số hợp đồng bảo hiểm đã
được kí kết phải được tổ chức lưu trữ sao cho dễ dàng tra cứu và cập nhật bổ
xung. Mà hiện nay việc quản lý hợp đồng trên sổ sách, giấy tờ gây nên quá tải
trong việc lưu trữ và tìm kiếm rất khó khăn. Chính vì vậy qua một thời gian
học tập và nghiên cứu tại phòng bảo hiểm Hàng Hải, em quyết định lựa chọn
đề tài: "Phân tích, thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảo hiểm tại
phòng kinh doanh hàng hải thuộc công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam -
Chi nhánh khu vực Tây Bắc".
11
1.2.2. Mô tả về đề tài
Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu lớn nhất của đề tài là được người dùng
chấp nhận sử dụng chương trình, vì vậy chương trình phải đáp ứng được yêu
cầu cơ bản của 1 phần mềm: đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ sử
dụng, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt. Khi sử dụng chương trình, người
dùng có thể tra cứu các thông tin chi tiết từng hợp đồng như thông tin khách
hàng, thông tin nghiệm thu hợp đồng, tổng số tiền bảo bảo hiểm trong kì,
thông tin về dịch vụ khai thác…
Đề tài này góp phần làm cho việc quản lý hợp đồng được gọn nhẹ và
thường xuyên nắm được thông tin về hợp đồng đã kí kết của phòng kinh
doanh Hàng Hải với các đơn vị bạn hàng khác đồng thời còn giúp người dùng
có những bản báo cáo thường xuyên theo những chỉ tiêu khác nhau để trình
ban lãnh đạo.
Phạm vi ứng dụng: Đề tài này được xây dựng chủ yếu giải quyết vấn đề
quản lý hợp đồng tại phòng kinh doanh Hàng Hải thuộc công ty BHDK VN.
Thông tin đầu vào: Đây là phần mềm quản lý hợp đồng nên các thông
tin đầu vào là các hợp đồng đã được kí kết, giấy chứng nhận bảo hiểm hàng
hoá( Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá xuát khẩu, nhập khẩu,hàng hoá vận
chuyển nội địa), văn bản sửa đổi hợp đồng, biên bản xác nhận thiệt hại…

đơn
Tên dịch
vụ
Tên khách hàng Loại
tiền
MTN/GTBH
1.2.3. Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài em sử dụng các phương pháp thu thập
thông tin sau:
Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin là 2 công cụ thu thập
thông tin đắc lực nhất để thực hiện đề tài.
13
Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả
trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được
những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm
bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỷ mỉ về những khía cạnh
của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài
chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc và vai trò của các thành
viên, nội dung của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá
khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
1.2.4. Kế hoạch để thực hiện đề tài
Tiến độ về thời gian
công tuần
việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1. Tìm kiếm tài
liệu và lựa chọn
đề tài
2. Hoàn thành

Thông tin quản lý được phân làm ba cấp: Quản lý chiến lược, quản lý
sách lược và quản lý tác nghiệp được minh hoạ bằng sư đồ sau.
15
Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các
mục tiêu của tổ chức và đường lối nhất quán với mục tiêu đó.
Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và
đường lối do mức chiến lược ấn định ra, do đó nhà quản lý sách lược phải xác
định được nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.
Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà quản lý ở
mức sách lược đặt ra.
2.1.2. Hệ thống thông tin(HTTT)
2.1.2.1. Khái niệm về HTTT
Một HTTT được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu, và các thiết
bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu giữ từ
trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ
giữ liệu.

Mô hình tổng quan của một HTTT
Các bộ phận của HTTT
Hệ thống thông tin có các bộ phận sau: bộ phận đưa dữ liệu và, bộ phận
xử lý, bộ phận lưu trữ và bộ phận đưa dữ liệu ra.
16
Bộ phận đưa dữ liệu vào có chức năng như ghi lại một giao tác hay một
sự kiện, chấp nhận câu hỏi (một yêu cầu về thông tin), trả lời cho lời nhắc (ví
dụ như có hay không), thực hiện một lệnh hăng hạn như ghi tệp, in bản ghi
hay sửa đổi một văn bản.
Bộ phận xử lý thông tin có khả năng sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo
trật tự nào đó. Thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong bộ nhớ, trình bày thông
tin dưới dạng cô đọng, thường để phản ánh các con số tổng thể, lựa chọn các

+ Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System For Competitive Advantage).
Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một
tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại
được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tài chính chiến
lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lược
Tài chính chiến
thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Hệ thống
thông tin
văn
18
phòng
Tài chính tác
nghiệp

đổi nhất
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì? Ở đâu? Khi nào?
Như thế nào?
Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được hệ
thống như: vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào
và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con
người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như
các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử
dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời điểm mà các hoạt động xử lýdữ
liệu cùng xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào?
Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ
thuật. Chẳng hạn đó là thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thể
hiện hệ thống dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của các thiết bị, tổ chức
vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình và ngôn ngữ thể
hiện. Mô hình trả lời câu hỏi: Như thế nào?
Cả ba mô hình đều có độ ổn định khác nhau trong đó mô hình logic có
độ ổn định cao nhất và hay thay đổi nhiều nhất là mô hình vật lý trong.
Trong một HTTT, với một mô hình vật lý ngoài có thể tồn tại nhiều mô
hình vật lý trong tương ứng nên dựa vào thực tế chi phí, hiệu quả kỹ thuật và
nhiều yếu tố liên quan để xét duyệt và lựa chọn mô hình vật lý trong sao cho
phù hợp. Một HTTT thường được mô tả theo ba mô hình sau:
20
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong
Logic
Vật lý ngoài
Vật lý trong

để các nhà quản lý có thể ngồi một chỗ mà vẫn có thể uản lý được mọi hoạt
động của cơ quan? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa vào
công nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương pháp hữu hiệu nhất trong
trường hợp này.
2.2.2. Yêu cầu của lãnh đạo
21
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết
phát triển một HTTT mới. Người lãnh đạo trong cơ quan thì luôn cần các
công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình. Với một HTTT có tính
chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ là một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà
lãnh đạo. Các quyết định của nhà lãnh đạo liên quan trực tiếp đến sự thành
công hay thất bại của cơ quan. Để có được các quyết định đúng đắn thì nhf
lãnh đạo cần những căn cứ xác đáng, các nguồn thông tin nội bộ hay bên
ngoài đầy đủ và chính xác. Nếu có được một HTTT quản lý tốt thì việc thu
thập thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.
22
2.2.3. Yêu cầu của công nghệ
Áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ của riêng cơ
quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xã hội. Trên
thực tế, công nghệ tiên tiến hiện đại cũng la một lợi thế thương mại của các
công ty. Đặc biệt trong những năm gần đây, lợi thế thương mại này được cạnh
tranh một cách gay gắt và trở thành cuộc chạy đua công nghệ trong các doanh
nghiệp. Sự thành, bại của các doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc
doanh nghiệp đó có áp dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không? Nói đến
việc áp dụng công nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến công nghê
trong sản xuất ma phải áp dụng cả trong công tác quản lý. Việc xuất hiện các
công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết
bị hiện có trong tổ chức của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời
nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ
phải cài đặt, phải thay đổi khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Tuy

Một HTTT tốt luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý và sản xuất.
Đó chính là lý do và mục tiêu duy nhất để xây dựng và phát triển một hệ
thống. Vậy có những tiêu chuẩn nào có thể đánh giá một hệ thống là tốt? Ta
có thể căn cứ vào sự thuận tiện của hệ thống, tính than thiện của nó…nhưng
quan trọng nhất vẫn là những gì mà nó cung cấp. Thông tin đầu ra là một hệ
thống cung cấp phải đảm bảo thoả mãn được yêu cầu của người sử dụng. Tiêu
chuẩn để đánh giá thông tin là:
Độ tin cậy thể hiện các mặt về tính xác thực và độ chính xác. Thông tin
ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập
hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả
ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng,
24
lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán sẽ giảm xuống. Nếu số tiền ghi
trên hoá đơn thấp hơn số tiền phải trả thì cửa hàng sẽ bị thất thu.
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể
dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được với đòi hỏi của
tình hình thực tế. Ví dụ một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng
ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra
mõi tuần trước đó và của cùng kì năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế là ra
tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tốt đẹp. Tuy nhiên trong
thực tế có thể hoàn toàn khác, HTTT chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất mà
không phản ánh về năng suất. Một sự không đầy đủ của HTTT như vậy sẽ
gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu Nhiều nhà quản lý không muốn sử dụng một
số loại báo cáo mặc dù chúng liên quan tới các hoạt đọng thuộc trách nhiệm
của ông ấy. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có
thể là có quá nhiều thông tin chưa thích ứng, thiếu sự sang sửa, sử dụng quá
nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc bố trí chưa hợp lý của các trường thông
tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra nhưng thông tin không