I HC HU
TRNG I HC KINH T
KHOA K TON TI CHNH


KHOẽA LUN TT NGHIP
TầM HIỉU H THNG KIỉM SOAẽT NĩI Bĩ
TAI NHAè HAèNG LE PARFUM KHAẽCH SAN LA
REẽSIDENCE HU
NG QUYèNH CHU
KHOẽA HOĩC 2010 - 2014
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Lời Cảm Ơn
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại Học Kinh Tế - Đại Học
Huế và Ban Giám Đốc khách sạn La Résidence đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi
hoàn thành công tác thực tập.
Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến Sĩ Nguyễn Đình Chiến đã hướng dẫn, góp ý cho
chuyên đề tốt nghiệp của tôi; tạo cơ hội, điều kiện để tôi được hoàn thành đúng hạn
chuyên đề này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nhân sự Khách sạn La Résidence, các anh
chị quản lý và nhân viên Nhà hàng Le Parfum, các anh chị nhân viên của các Bộ
phận Bếp, Bộ phận Lễ tân, Bộ phận Buồng, tổ Bảo vệ và các phòng ban khác đã tận
tình giúp đỡ và tạo môi trường làm việc thân thiện, giúp tôi nhanh chóng hòa nhập
trong thời gian 3 tháng thực tập tại đây. Tôi vô cùng trân trọng khoảng thời gian
thực tập tại Nhà hàng Le Parfum (Khách sạn La Résidence) vì tại đây, tôi đã được
tạo điều kiện để có những trải nghiệm thú vị về công việc thực tế của một nhân viên
phục vụ bàn để tôi có đầy đủ kiến thức thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Sự thân thiện
và nhiệt tình của các anh chị nhân viên không chỉ giúp tôi hiểu biết được thêm nhiều
về một lĩnh vực mới lạ hoàn toàn so với ngành học chính của mình, mà còn giúp tôi
cảm nhận được phong cách, văn hóa của Khách sạn La Résidence – môi trường sang
trọng, hòa hợp với các mối quan hệ lien kết chặt chẽ của những con người đẳng cấp.

UBND Ủy ban Nhân dân
VCSH Vốn chủ sở hữu
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Cơ cấuc bộ máy tổ chức của khách sạn La Résidence Hôtel & Spa 39
Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lí tại nhà hàng Le Parfum 43
Lưu đồ 2.1 Quy trình order hàng đối với Food item 57
Lưu đồ 2.2 Quy trình nhận hàng đối với Food item 57
Lưu đồ 2.3 Quy trình yêu cầu hàng, nhận hàng đối với Drink item 58
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 – Các sai phạm có thể xảy ra 19
Bảng 1.2 – Mục tiêu cụ thể của HTKSNB đối với chu trình bán hàng 20
Bảng 1.3 – Mục tiêu cụ thể của HTKSNB đối với phương thức bán hàng thu tiền
ngay 21
Bảng 2.1: Tình hình khách của khách sạn trong giai đoạn 2011 - 2013 32
Bảng 2.5 Tỉ lệ đóng các khoản phí bảo hiểm của nhân viên khách sạn 52
Bảng 2.6: Tình hình nhân sự của bộ phận nhà hàng về tuổi và thâm niên làm việc cao
nhất và thấp nhất 53
DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng (Requisition Form) gồm 3 liên 62
Hình 2.2 Mẫu Phiếu nhận order của khách hàng (Captain Order) gồm 4 liên 66
Biểu đồ 2.1 Cơ cấu trình độ học vấn của bộ phận nhà hàng 56
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Giải thích một số từ thuộc chuyên ngành Nhà hàng – Khách sạn có sử dụng
trong bài
A la Carte hay à la carte (tiếng Pháp) là một trong những kiểu thực đơn dành
cho bữa ăn gọi món lẻ (đặt món). Khách có thể tự chọn lựa bất cứ món ăn nào có
trong thực đơn của nhà hàng để gọi tuỳ theo sở thích của mình.

phố Huế nói riêng đang trên đà phát triển mạnh. Bên cạnh đó nền kinh tế phát triển
đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp mình. Trong các loại hình kinh doanh đang phát triển ở Huế, hoạt
động kinh doanh nhà hàng, khách sạn mang tính chất của loại hình kinh doanh dịch
vụ, ẩn chứa nhiều rủi ro, dễ xảy ra gian lận và sai sót. Vì vậy để đảm bảo được hiệu
quả cao và ngăn chặn những tổn thất có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh
doanh nhà hàng, khách sạn thì trước hết, bản thân những nhà hàng, khách sạn đó phải
đưa ra được các biện pháp thực sự hữu hiệu và phù hợp. Một trong những biện pháp
quan trọng đầu tiên là thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hiệu quả.
Nhà hàng Le Parfum thuộc khách sạn La Residence Huế - một khách sạn chất
lượng năm sao nổi tiếng không chỉ trong nước mà còn trên toàn thế giới, là một nhà
hàng có truyền thống lâu đời và uy tín đối với du khách. Đối với thành phố Huế, La
Residence là một khách sạn lớn, mang trong mình nhiều giá trị cả về kinh tế, văn hóa
và lịch sử. Nhà hàng Le Parfum lại là một bộ phận không thể thiếu, không thể tách
rời của khách sạn. Đây là một nhà hàng có quy mô lớn, chu trình được thiết kế bao
gồm nhiều hoạt động liên kết với nhau, song song bổ trợ nhau với nhiều công đoạn,
trình tự phức tạp. Một nhà hàng với tiêu chuẩn năm sao như thế cần một hệ thống
Kiểm soát nội bộ cực kỳ hiệu quả và chặt chẽ, sẽ là một hệ thống tiêu biểu để nghiên
cứu, đánh giá về thực tiễn hoạt động và đưa ra các phương án để hoàn thiện hệ thống
này.
Vì những lí do trên, tôi quyết định chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp của mình là
“Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà hàng Le Parfum” (Khách sạn La
Résidence) với hy vọng vận dụng những kiến thức đã học và những trả nghiệm thực
tế từ khoảng thời gian thực tập để tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát
nội bộ tại nhà hàng Le Parfum hiện nay, từ đó đề xuất một số giải pháp giúp hệ thống
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 1
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
này được tốt hơn, hoàn thiện hơn, mang lại hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh
doanh của Nhà hàng.
I.2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu:

đánh giá được thái độ làm việc, sự trung thực và đạo đức trong ngành của các
nhân viên tại nhà hàng Le Parfum; về các mối quan hệ giữa Giám Đốc – Nhân
viên, Nhân viên – Nhân viên, Nhân viên – Trainee, Nhân viên – Khách hàng.
Mức độ thành công của phương pháp này tùy thuộc vào sự nhạy bén của giác
quan của người quan sát và sự chính xác, đầy đủ qua các ghi nhận mà tôi đã có.
Quan sát thực tế: quan sát trực tiếp cách thức làm việc, quy trình hoạt động
tại Nhà hàng; cách tổ chức, quản lý, phân công quyền hạn trách nhiệm, giải
quyết mâu thuẫn nội bộ hay sự phàn nàn của khách hàng…
+ Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng phương pháp phỏng vấn:
Là phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp bằng
lời nói có tính đến mục đích đặt ra.
Phỏng vấn để thu thập thông tin được tôi thực hiện dưới 2 hình thức:
Phỏng vấn cá nhân: cụ thể là tiến hành phỏng vấn riêng lẻ các Supervisor:
chị Ngô Thị Mơ và anh Phạm Tấn Dương về quy trình làm việc, kiểm soát nhân
viên của cá nhân các Supervisor và của Ban GĐ nhà hàng để xem xét tính hiệu
quả, tuân thủ đúng đắn các quy định.
Phỏng vấn nhóm: tiến hành phỏng vấn một nhóm nhân viên Nhà hàng gồm
6 người. Đưa ra một số câu hỏi chuẩn bị trước về sự hài long với chính sách
nhân sự và mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới, các giá trị đạo đức và
yêu cầu làm việc được đặt ra đã phù hợp hay chưa…
* Phương pháp xử lý số liệu
- Sau khi đã thu thập đầy đủ số liệu, cần dựa vào kiến thức về kỹ thuật thu
thập bằng chứng và kinh nghiệm thực tế có được để có cái nhìn đầy đủ hơn về
đề tài nghiên cứu.
- Phân tích, tổng hợp đối chiếu số liệu, vận dụng kiến thức đã học và thu
thập được để đưa ra nhận xét về các kỹ thuật thu thập đã thực hiện.
- So sánh, tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực tế của các thủ
tục kiểm soát.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến

được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Kiếm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring
Organization) được phát biểu như sau: Là một qúa trình do người quản lí, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối; nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện ba mục tiêu:
- Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động.
- Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.
Mục tiêu thứ nhất đề cập đến việc thiếp lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động
cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận, bảo vệ và sử dụng hiệu quả các
nguồn lực.
Mục tiêu thứ hai liên quan đến việc xây dựng các phương pháp hạch toán kế
toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao.
Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc,
và các số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ
quan thuế, ngân hàng
Mục tiêu thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho
doanh nghiệp.
1.2. Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.1. Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánh giá quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản lí các nguồn lực (con
người, tài sản ) có hiệu quả. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay ở nước ta là phương
pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏng lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản
lý theo kiểu gia đình, còn những doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp
dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.2.2. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm
soát đơn vị thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc
sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về Báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và
đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định.
1.4. Các yếu tố cấu thành của một hệ thống kiểm soát nội bộ (theo COSO)
Ủy ban các tổ chức bảo trợ của Ủy ban Treadway (COSO) là một tổ chức khu
vực tư nhân tự nguyên, được thành lập tại hoa Kỳ, chuyên cung cấp hướng dẫn để
quản lý điều hành và các tổ chức quản lý nhà nước về các khía cạnh quan trọng của
quản trị tổ chức, đạo đức kinh doanh, kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp quản lí rủi ro,
gian lận, và báo cáo tài chính. COSO đã thành lập một mô hình kiểm soát nội bộ phổ
biến đối với những công ty và các tổ chức có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ.
1.4.1. Môi trường kiểm soát (Control Enviroment)
Thông thường khi một đơn vị phát triển càng lớn thì người chủ sẽ càng gặp
nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro gian lận. Vì
vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều đến sự kiểm
soát đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì
các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại, nếu
nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn
hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi. Để xây dựng
HTKSNB cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố sau.
a. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc
giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và
thái độ của họ trong việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng
các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Sự khác biệt về triết lý quản lý

viên đó đến sai phạm.
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một MTKS yếu kém không thể nào tạo
được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Ngược lại, một MTKS tốt có thể hạn chế sự
thiếu sót của thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các
thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
1.4.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
Các nhà quản lý phải đánh giá, phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi
ro cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động
của đơn vị. Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh
những rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải vô cùng thận trọng trong khi xác định và
phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của đơn vị không
thực hiện được. Việc đánh giá nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải
pháp xử lý rủi ro.
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài đơn vị. Kinh doanh là
chấp nhận rủi ro, rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong thực tế không thể nào
loại bỏ được hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào
chấp nhận được và quản lý chúng thế nào cho phù hợp nhất với mục tiêu của đơn vị
đã đặt ra khi thành lập và trong quá trình hoạt động. Để làm được điều này người
quản lý cần phải:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, thiếp lập mục tiêu riêng của từng hoạt động
để đạt được mục tiêu chung của toàn đơn vị. Việc xác định mục tiêu rất quan trọng
trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó ảnh hưởng xấu đến mục
tiêu của đơn vị. Có những sự kiện có thể là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ
hội đối với tổ chức khác.
- Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực hiện.
1.4.3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities)
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị

chuyên môn trong xét đoán hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. Ngoài ra,
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
HTKSNB do cấp quản lí thiết kế do đó nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý
sai phạm của cấp quản lí và thông đồng giữa các nhân viên trong đơn vị với nhau
hoặc với bên ngoài.
* Quan hệ giữa lợi ích và chi phí:
Không phải mọi rủi ro đều có những thủ tục kiểm soát tương ứng vì chi phí mà
đơn vị bỏ ra để ngăn ngừa những rủi ro đó là không hợp lí, vượt quá mức tổn thất do
sai phạm nếu có xảy ra.
* HTKSNB không bao quát được những rủi ro không lường trước:
HTKSNB được xây dựng trên cơ sở dự tính trước các rủi ro gian lận, sai sót có
thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm bất thường. Do
đó HTKSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện.
1.7. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hang và thanh toán:
1.7.1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.7.1.1. Xử lý các đơn đặt hàng
Phiếu yêu cầu sản phầm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hang là điểm
khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ
thuộc vào bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hang là phần chính của chức năng này
vì nó bảo đảm hang hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê
chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hang
không cần thiết.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hang của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ
phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản
là: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng. Sau khi lựa
chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà
cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu lien
quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận

1.7.2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán:
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa
hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng – chẳng hạn như hàng hóa sai về số
lượng, chất lượng hay quy cách.
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc
phát hành đơn đúp.
- Khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có
thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ kí được ủy quyền không đúng, hoặc đề
xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hóa đơn bị thanh
toán hai lần liền.
- Các nhân viên thông đồng làm giải chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản
mang tên một công ty không có thật.
1.7.3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
1.7.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
- Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: Các nghiệp vụ mua hàng được
ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và lien quan đến số hàng đã thực hiện.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi số đầy đủ.
- Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên
cơ sở giá gốc.
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài
khoản, đúng giá trị và đúng kì kế toán.
- Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với
quy định của chuẩn mực kiểm toán.
1.7.3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho

mua vào.
d. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác:
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ.
- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hóa đơn.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hóa đơn trước
khi ghi sổ.
- Quy định định kì ghi sổ kế toán.
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và giữa kế
toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ Nhật kí mua hàng vào sổ cái.
1.7.4.1.2. Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
* Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế:
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)
* Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
- Chọn nhà cung cấp có uy tín…
* Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chi trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng (Phê duyệt)
* Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)
- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đê nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người
ghi chép nghiệp vụ…
* Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo

- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái
tài khoản liên quan.
1.7.4.2.2 Các thủ tục kiểm soát khác:
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày
nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để
kiểm soát.
- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích
là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo
không thanh toán vượt số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo
không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.
- Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài vụ
đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng:
+ Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận.
+ Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụ đảm nhận.
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ, hợp
lý hợp lệ của chứng từ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng
không bị sử dụng để tiếp tục chi quỹ lần 2.
- Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết người
bán với sổ cái. Việc đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này
được lưu lại để làm bằng chứng đã đối chiếu, cũng như tạo thuận lợi khi hậu kiểm.
- Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm
mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp.
1.8. Kiểm soát chu trình Bán hàng – thu tiền
1.8.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
• Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu
hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
• Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
• Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
• Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
b. Các chức năng chính của chu trình bán hàng – thu tiền
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện
mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng
từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau.
• Xử lý đơn đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa;
SVTH: Ngô Quỳnh Châu – Lớp: K44B Kiểm toán 17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến
• Lập hóa đơn GTGT; xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền;
• Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
c. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền
Các chừng từ thường được sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán
hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho; Chừng từ vận chuyển; Hóa đơn GTGT;
Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng.
Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng; Sổ chi
tiết khoản phải thu khách hàng…
1.8.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
a. Mục tiêu
Theo “Khoa Kế toán – Kiểm toán trường Đại Học Kinh tế TP.HCM, 2011,
Kiểm soát nội bộ. NXB Phương Đông”, chu trình Bán Hàng – Thu Tiền trong doanh
nghiệp cần phải tuân thủ những mục tiêu sau:
• Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải có căn cứ
hợp lý, không có các nghiệp vụ “Ma” trong sổ sách kế toán.
• Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền phải được sự phê chuẩn đúng

các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng
không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị.
Xét duyệt bán
chịu
• Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính
sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
• Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy
mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín
dụng quá mức.
Giao hàng
• Giao hàng khi chưa được xét duyệt.
• Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng
khách hàng.
• Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không
xác định được người chịu trách nhiệm.
• Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
Lập
hóa đơn
• Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
• Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
• Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi
chép doanh
thu
và
theo
dõi
nợ
phả
i