BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước hiện nay. Học tập là một
nhiệm vụ hàng đầu và hoc tập để tích lũy tri thức nhưng học tập tích lũy tri thức phải có
trọng tâm có định hướng.Tri thức nghề nghiệp là quan trọng nhất và nó cũng là vốn tri thức
vô hạn. Muốn đi sâu vào nghề nghiệp, muốn đóng góp nhiều cho xã hội trước hết phải có
vốn tri thức phong phú trên lĩnh vực mình công tác, và vốn tri thức này chỉ có ích khi
chuyển thành năng lực nghề nghiệp, chuyển thành hoạt động thực tiễn, phục vụ xã hội; gắn
tri thức với lao động, học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn là tri thức hữu
ích. Chính vì lẽ đó mà Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra phương châm đào tạo rằng:"Lý
thuyết gắn với thực tiễn". Nhận thức được điều này mỗi sinh viên Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội nói chung và đối với mỗi sinh viên
Ngành Lưu trữ học và Quản Trị Văn Phòng nói riêng cần có sự quan tâm đúng mức tầm
quan trọng của lý luận và thực tiễn.
Về bản thân, tôi muốn mình làm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên môn
nghiệp vụ, đồng thời qua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ năng làm việc và
phẩm chất đạo đức của một người cán bộ làm việc trong cơ quan hành chính Nhà nước.
Đây cũng là dịp để sinh viên học hỏi và phát huy hết những khả năng của mình mà có lẽ
trong quá trình học tập tại trường chưa nhận thấy được điều đó.
Để củng cố thêm kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, được sự đồng ý của Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc Gia Hà Nội và Trường Đại học
Nông Lâm Huế Huế, tôi đã được tham gia thực tập tại Nhà trường. Trong quá trình thực
tập, tôi đã được tìm hiểu về hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan, cũng như trực
tiếp thực hiện một số công việc được giao từ đó rút ra được rất nhiều điều bổ ích cho bản
thân mình. Dưới đây là bản Báo cáo quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Văn phòng
Trường Đại học Nông Lâm Huế.
Trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các cán bộ hướng dẫn cũng như của Nhà
trường, quý cơ quan nơi tôi thực tập, để giúp tôi có một bài Báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc, lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tới Lãnh đạo cơ quan,
các cán bộ trong cơ quan cùng thầy, cô giáo đã giúp tôi hoàn thành xong Báo cáo thực tập

Đảng, các chủ trương, chính sách và pháp luật của Nhà nước. Nhà trường đã tạo được
không khí chính trị lành mạnh, ổn định, giữ vững được sự đoàn kết nhất trí và xây dựng
được mối quan hệ tốt trong cộng đồng.
1.2.2. Công tác đào tạo và công tác sinh viên
Tuyển sinh hàng năm, hệ đại học chính quy đã tuyển mới tăng 10% so với năm
trước, nâng tổng số sinh viên chính quy hiện nay lên trên 4686 sinh viên. Hệ đại học không
chính quy (VHVL) hàng năm tuyển mới giảm chỉ tiêu, chỉ được 70 - 75% chỉ tiêu theo kế
hoạch, đưa số lượng sinh viên không chính quy của trường đến nay là 1800 sinh viên. Hệ
sau đại học tuyển hàng năm tăng lên 10 - 20% riêng năm học 2009 - 2011 đã tuyển mới
được 113 học viên cao học cho 8 ngành đào tạo. Hiện tại Trường đang đào tạo 13 nghiên
cứu sinh và 232 học viên cao học.
Tổ chức hàng năm bình quân 95 buổi dự giờ, 56 buổi giảng thử cho giảng viên mới
hợp đồng, 65 buổi sinh hoạt học thuật ở cấp khoa và bộ môn. Hầu hết các giảng viên tập sự
đã được các đơn vị tổ chức giảng thử ít nhất là từ 2 lần. Nhờ đó, các giảng viên mới đã
hoàn thành tốt nhiệm vụ tập sự giảng dạy và thông qua thời gian tập sự đúng thời hạn.
Toàn trường tích cực chuẩn bị chuyển đổi phương thức đào tạo, từ đào tạo theo
niên chế sang đào tạo tín chỉ. Tổ chức tốt hội thảo: “CBVC và lao động Trường Đại học
Nông lâm với công tác đào tạo trong thời kỳ hội nhập”.
Đáp ứng việc đào tạo theo tín chỉ, nhà trường đã nhanh chóng hoàn chỉnh khung
chương trình mới của các ngành đào tạo theo tín chỉ. Đã chuyển đổi giờ lên lớp cho tất cả
các khoa trên giảng đường (từ 45 phút/tiết thành 50 phút/tiết). Tích cực biên soạn giáo
trình, bài giảng và đã nghiệm thu 26 giáo trình, 40 bài giảng mới đưa vào giảng dạy cho từ
năm học 2005 đến nay.
Hiện tại nhà trường đã nỗ lực để tin hóa đào tạo, đã hoàn thiện hệ thống máy chiếu
trên giảng đường để phục vụ giảng dạy, trong tương lai gần sẽ điện tử hóa các giáo trình,
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 2
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
bài giảng.
Thư viện trường đã tin hóa được một phần, đang tiếp tục đổi mới phương thức hoạt
động. Đã tổ chức, sử dụng có hiệu quả các tài liệu hiện có, đang thường xuyên bổ sung tài

đề tài NCKH đã nghiệm thu đều đạt kết quả khá và tốt, số còn lại từ nay đến hết tháng 12
năm 2010 sẽ được tổ chức nghiệm thu đúng kế hoạch.
Đặc biệt, Khoa Thuỷ sản tuy mới thành lập nhưng đã mạnh dạn triển khai và đã
thành công chế phẩm: “Bokashi trầu” . Sản phẩm đã được ứng dụng vào sản xuất và đang
có khả năng thương mại hóa cao.
Hợp tác quốc tế là một thế mạnh của trường, nhiều tập thể và giảng viên rất năng
nổ trong công tác này. Trung tâm phát triển nông thôn miền Trung đã phát huy tốt khả
năng tìm kiếm nguồn hợp tác quốc tế và đã mang lại hiệu quả rất tốt, góp phàn nâng cao vị
thế của trường ở khu vực miền Trung và trên phạm vi cả nước. Khoa Chăn nuôi thú y,
Khoa Nông học, Khoa Thủy sản là những đơn vị có thế mạnh về hợp tác quốc tế và đã
mang lại nhiều kết quả đáng trân trọng.
1.2.4. Công tác bồi dưỡng và phát triển đội ngũ
Nhà trường luôn coi trọng công tác bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ giảng
dạy và cán bộ quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, viên chức đi học, nâng cao trình
độ chuyên môn và năng lực nghiệp vụ.
Hiện nay, tổng số cán bộ viên chức và lao động của trường là 428 người, trong đó
số giảng viên là 287 người (chiếm 60,48%). Số cán bộ có trình độ trên đại học của trường
gồm 187 người (chiếm 66,42% tổng số giảng viên), trong đó Tiến sĩ 61 người (tăng so với
năm trước 04 người), Thạc sĩ 127 người và 76 giảng viên chính. Hiện tại đang có 20 cán
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 3
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
bộ đang làm NCS, 10 người học Thạc sĩ ở nước ngoài.
Về cơ cấu tổ chức, trường có 8 khoa với 40 tổ bộ môn, đang đảm nhận trên 200
môn học; có 7 phòng chức năng, 01 thư viện, có 02 trại thực hành thí nghiệm và 04 trung
tâm, 01 Viện nghiên cứu phát triển phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu
khoa học. Hiện tại nhà tường đang đào tạo 18 chuyên ngành bậc đại học, 8 chuyên ngành
bậc thạc sĩ và 02 chuyên ngành bậc tiến sĩ.
1.2.5. Chăm lo đời sống và thực hiện các chế độ chính sách
Công tác chăm lo đời sống, bảo đảm việc làm, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp,
chính đáng của người lao động là nhiệm vụ đồng thời là mục tiêu quan trọng để đảm bảo

1.2.6. Công tác xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị
Tuy khó khăn về kinh phí do ngân sách cấp nhưng nhà trường đã thực hành tiết
kiệm, chống lãng phí, cân đối thu chi hợp lý.
Trong những năm qua Nhà trường đã cơ bản hoàn thành các hạng mục về xây dựng
cơ sở vật chất theo dự kiến của năm học trước. Trang Web của trường đã hoạt động và
phục vụ tốt đối với CBVC và sinh viên. Trường đã làm thêm 02 nhà xe cán bộ đã đưa vào
sử dụng. Đã xây dựng và đưa vào sử dụng nhà để hoá chất khoa Cơ bản, giảng đường E, D,
nhà thí nghiệm trung tâm, ba nhà làm việc cho các khoa Thủy sản, Lâm nghiệp, Tài
nguyên đất & môi trường nông nghiệp
Nhà trường đã tăng cường mua sắm các chiết bị phục vụ đào tạo (trang bị mới màn
chiếu cho tất cả các giảng đường A,B,C,E,D; lắp đặt máy chiếu projector cho một số giảng
đường B7, B8, B9, B10, B11). Hệ thống các phòng thí nghiệm, các phòng đa chức năng
của các khoa và phòng làm việc của các bộ môn ngày càng được tăng cường cơ sở vật chất
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 4
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
hiện đại.
1.2.7. Công tác thi đua, phong trào và công tác xã hội, từ thiện
Năm học 2009 - 2010 là năm có nhiều phong trào thi đua sôi nổi. Phong trào “Dân
chủ, kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”, phong trào “Giỏi việc trường, đảm việc nhà”
phong trào “Xây dựng gia đình nhà giáo văn hóa”, phong trào “Vì sự tiến bộ của phụ
nữ” tiếp tục được triển khai thực hiện và được đông đảo CBVC và lao động hưởng ứng.
Tổ chức thực hiện tốt cuộc vận động “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh
thành tích trong giáo dục”, “Nói không với đào tạo không đạt chuẩn, không đáp ứng yêu
cầu xã hội” do Bộ giáo dục & đào tạo tổ chức.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nông Lâm Huế (Có phụ lục I kèm theo)
Trường có 8 khoa (Khoa Nông học, chăn nuôi - Thú y, Lâm nghiệp, cơ khí - công
nghệ, Tài nguyên đất và Môi trường Nông nghiệp, Thủy sản, Khuyến Nông và Phát triển
nông thôn và khoa cơ bản), 8 phòng (Phòng Kế hoạch- Tài chính, Tổ chức - Hành chính,
Khoa học Công nghệ - Hợp tác quốc tế, Đào tạo Đại học, Đào tạo sau đại học, Kiểm định -
Đảm bảo chất lượng, Công tác sinh viên, Thông tin - Thư Viện, Kế hoạch - Tài chính). 05

ĐẢNG ỦY
HỘI ĐỒNG
KHOA HỌC - ĐÀO
TẠO
CÔNG ĐOÀN
BAN THANH TRA
NHÂN DÂN
BAN GIÁM
HIỆU
ĐOÀN
TNCS HCM
PHÒNG
TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH
HỘI
SINH VIÊN
PHÒNG
ĐÀO TẠO ĐẠI
HỌC
HỘI
CỰU CHIẾN BINH
PHÒNG
CÔNG TÁC SINH
VIÊN
KHOA
CƠ BẢN
PHÒNG
KHẢO THÍ &
ĐBCLGD
KHOA

KH.NÔNG & PTNT
TRUNG TÂM
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NCMÔI TRƯỜNG&CT
VIỆN NC PHÁT TRIỂN
TRUNG TÂM NC
BIẾN ĐỔI KHÍ HẬU MT
1.4. Chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn của Nhà trường
1.4.1. Phòng Tổ chức – Hành chính: Phòng Tổ chức - hành chính tham mưu giúp Hiệu
trưởng thực hiện các nhiệm vụ như:
- Đảm bảo thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo, tổng hợp định kỳ và đột xuất,
soạn thảo văn bản chung của Nhà trường. Xây dựng kế hoạch hàng năm, chương trình
công tác quý, tháng, tuần của Nhà trường. Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, chương
trình công tác của Nhà trường.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách,
chế độ đãi ngộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc Nhà trường theo quy định.
- Đề nghị xét kỷ niệm chương của ngành; tổ chức thực hiện công tác cải cách hành
chính; quy chế dân chủ, quy chế làm việc, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm
trong nội bộ cơ quan.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tiếp nhận và quản lý công văn đi,
đến; quản lý các loại dấu của Trường Đại học Nông Lâm.
- Thực hiện công tác Lễ tân, đối nội, đối ngoại đảm bảo lịch sự, văn minh và mang
lại hiệu quả cao.
- Quản lý tài chính, tài sản của Nhà trường theo quy định của Pháp luật.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng trưởng phân công.
1.4.2. Phòng Đào tạo Đại học: Tham mưu cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm tổ chức,
chỉ đạo triển khai thực hiện, kiểm tra và giám sát toàn bộ công tác giảng dạy và học tập các
hệ đào tạo đại học và cao đẳng của trường. Đề xuất hướng giải quyết các vấn đề phát sinh

xấu và tệ nạn xã hội.
- Phối hợp với các Khoa, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên, xây dựng môi trường
giáo dục lành mạnh; tổ chức thực hiện các hoạt động phong trào cho sinh viên, các buổi
hội diễn, triển lãm, các hoạt động văn hoá văn nghệ và thể thao của sinh viên.
- Chủ trì tổ chức các buổi đối thoại của sinh viên với lãnh đạo các cấp của
Trường; Thông qua đó để kịp thời giải quyết hoặc nắm được tâm tư, nguyện vọng của sinh
viên.
- Chủ trì và phối hợp với Đoàn TNCSHCM và Hội sinh viên để tổ chức các sinh
hoạt ngoại khóa và các đội tình nguyện của Trường.
- Phối hợp với Văn phòng Đảng uỷ Trường tổ chức các lớp học tập Nghị quyết
của Đảng, tìm hiểu về Ðảng, bồi dưỡng đối tượng kết nạp Ðảng cho sinh viên.
- Tiến hành mọi thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào
Trường sau các kỳ thi tuyển sinh hệ chính quy hàng năm; Xử lý những trường hợp SV
không đủ các điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường; Phối hợp với Phòng Đào tạo ĐH
để xếp ngành, xếp lớp và chỉ định ban cán sự lớp (nếu cần).
- In và gửi phiếu báo điểm, giấy gọi nhập học cho thí sinh, chứng nhận kết quả thi
theo yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của sinh viên theo phân cấp. Cập nhật và quản lý
dữ liệu, lưu trữ hồ sơ, lý lịch sinh viên, đáp ứng yêu cầu tra cứu, xác minh của các cấp, các
khoa và các đơn vị liên quan.
- Chịu trách nhiệm cấp Sổ tay sinh viên; Thẻ sinh viên, Bảng tên sinh viên và điều
động sinh viên khi có yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm xác nhận, chứng thực các loại giấy giới thiệu và các giấy tờ liên
quan đến sinh viên (trừ kết quả học tập).
- Chịu trách nhiệm tập hợp và đề nghị Nhà trường xét khen thưởng, kỷ luật sinh
viên theo quy chế của Bộ GD&ĐT và các quy định của Trường; Soạn thảo các quyết định
khen thưởng, kỷ luật và các quyết định, quy định có liên quan đến sinh viên để Hiệu
trưởng ký ban hành.
1.4.4. Phòng Đào tạo sau Đại hoc:Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc hoạch định
chiến lược phát triển đào tạo sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ và sau tiến sĩ) của nhà trường.

các tổ chức có liên quan trong và ngoài nước;
- Xây dựng và trình Hiệu trưởng ký ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác
khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục trên cơ sở các quy chế của Bộ GD&ĐT. Hướng
dẫn và theo dõi thực hiện các văn bản này tại các đơn vị trong Trường.
- Lập kế hoạch trình Hiệu trưởng quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động
đảm bảo chất lượng giáo dục.
- Tổ chức hoặc phối hợp với các cơ quan, các đơn vị trong và ngoài trường thực
hiện việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về khảo thí, đánh giá và
đảm bảo chất lượng giáo dục cho giáo viên và cán bộ có liên quan đến công tác kiểm định.
- Chủ trì việc thực hiện ba công khai về chất lượng giáo dục của nhà trường.
- Tiếp nhận và xử lý các loại đơn từ, hồ sơ, công văn liên quan đến công tác khảo
thí và đảm bảo chất lượng đào tạo.
1.4.6. Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng, và chịu trách nhiệm tổ
chức, quản lý công tác nghiên cứu khoa học-chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế và
công tác sở hữu trí tuệ của Trường.
- Tổng hợp các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Lập các báo
cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm về tài chính theo yêu cầu của Hiệu trưởng
và cấp trên.
- Phối hợp với tổ Quản trị vật tư Phòng TC-HC theo dõi quản lý các giá trị tài sản,
vật tư thiết bị của Trường. Lập thẻ tài sản và các báo cáo TS hàng quý.
- Phối hợp với phòng Tổ chức Hành chính kiểm kê và thanh lý tài sản theo phân
cấp của Đại học Huế; lập thẻ tài sản.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê hàng năm theo yêu cầu của Trường và của các cơ
quan chuyên môn.
- Lập báo cáo lao động thu nhập 6 tháng đầu năm và năm theo yêu cầu của cơ quan
cấp trên.
- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính trình Giám đốc Đại học Huế phê
duyệt, giao dự toán hàng năm.
- Khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của trường.
1.4.7. Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế:Tham mưu cho Hiệu trưởng và

Cán bộ, giáo viên và lao động chủ động thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của
cấp trên, theo dõi thống kê các số liệu, lưu trữ các tài liệu, tư liệu có liên quan đến công
việc được phân công để tham mưu, đề xuất giải quyết công việc một cách chính xác, có cơ
sở, đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn tình hình.
Giữ gìn đoàn kết, thống nhất và phối hợp giúp đỡ nhau trong công tác, tăng cường
kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan. Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công, quản lý, điều
hành của lãnh đạo. Trong khi thi hành công vụ, công chức, viên chức phải phục tùng sự chỉ
đạo, hướng dẫn của cấp trên.
Xây dựng nếp sống lành mạnh, trung thực, cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư.
Nêu cao ý thức phê và tự phê bình trên tinh thần cởi mở, chân thành, đoàn kết, xây dựng và
vì lợi ích chung.
Ý thức làm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; cán bộ công chức, viên
chức đi làm bảo đảm đúng giờ giấc, nghỉ phép theo đúng quy định; có ý thức chấp hành
nghiêm túc nội quy, quy chế làm việc, đấu tranh chống các biểu hiện tiêu cực trong toàn cơ
quan.
2.2. Về trình độ, phương pháp quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan
Bản thân tôi, qua thời gian công tác tìm hiểu thực tế tại đơn vị nhìn một cách tổng
thể, Trường Đại học Nông Lâm Huế có cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức năng
nhiệm vụ được thể hiện cụ thể theo sơ đồ đã nêu trên.
Nhà trường làm việc theo chế độ thủ trưởng, cấp dưới phải tuân thủ sự chỉ đạo,
điều hành của cấp trên; đồng thời phát huy dân chủ, nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ
động phối hợp, đoàn kết, kỷ cương và thống nhất trong thực thi công vụ. Hiệu trưởng có
khả năng nhạy bén trong sử dụng nguồn nhân lực hợp lý, có tầm nhìn chiến lược cho tương
lai; căn cứ vào trình độ chuyên môn, lãnh đạo Nhà trường đã có sự phân công hợp lý cán
bộ, công chức, viên chức làm việc tại các phòng chuyên môn đảm bảo đúng trình độ và
năng lực.
Cán bộ, công chức, viên chức tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công
việc theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác đã đề ra hàng tuần,
tháng, quý, năm.
Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động tại Nhà trường được lãnh đạo quan tâm và

Trang thiết bị tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu công việc của các phòng
cũng như công việc giảng dạy của các khoa trực thuộc.
Phương tiện làm việc trong các phòng được bài trí khoa học, hợp lý và đảm bảo
diện tích làm việc thoải mái.
2.5. Công tác đón và tiếp khách
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Trường Đại học Nông Lâm Huế
đã tiếp nhận hàng ngàn sinh viên nhập học và nhiều đoàn khách trong tỉnh, ngoài tỉnh và khách
quốc tế đến liên hệ công tác. Do đó công tác đón và tiếp khách được lãnh đạo Nhà trường rất
quan tâm và chỉ đạo thực hiện.
Mặc dù cơ sở vật chất còn hạn chế nhưng Nhà trường đã có sự bố trí hợp lý tạo
thuận lợi cho khách đến tham quan, học tập và liên hệ công tác.
Phòng khách là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và cơ quan, là nơi sẽ tạo ra ấn
tượng đầu tiên thường rất sâu đậm cho khách. Khu vực tiếp khách được bố trí những vật
dụng cần thiết cho công tác tiếp khách. Có thể kể ra các trang thiết bị chủ yếu sau:
- Bàn ghế tiếp khách, để khách ngồi đợi.
- Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác.
- Điện thoại.
- Nội quy cơ quan.
- Lịch làm việc.
- Hoa, chậu cây cảnh, tranh
Khu vực tiếp khách được bố trí ở nơi ra vào chính của cơ quan để khách ra vào dễ
thấy, dễ tìm.
Bên cạnh đó, Nhà trường đã bố trí logo và slogan của cơ quan được đặt phía trên phần
lịch công tác đã tạo được cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp.
Công tác vệ sinh cơ quan được dọn dẹp sạch sẽ hàng ngày, không có nước và thức
ăn rơi vãi. Hồ sơ và các vật dụng văn phòng cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.
Có rất nhiều khách đến liên hệ công tác với cơ quan. Nhưng trong bài viết này, tôi
phân ra làm 3 loại khách:
Khách liên hệ với cơ quan hằng ngày: liên hệ công tác, nghiên cứu tài liệu…
Khách trong cơ quan: liên hệ công tác giữa các phòng ban, gặp lãnh đạo…

viên chức và Lao động chuyên một việc nhưng biết nhiều việc.
- Cán bộ, viên chức và lao động có nhận thức cao trong công việc, yêu nghề và có
đạo đức nghề nghiệp tốt, phong cách giao tiếp cũng như tác phong giao tiếp, ứng xử thân
thiện, lịch sự và tôn trọng lẫn nhau; không có thái độ hách dịch, gây khó khăn, phiền hà
cho người dân khi đến liên hệ công tác.
- Được sự quan tâm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của lãnh đạo Đại học Huế nên
môi trường làm việc của Nhà trường tương đối rộng rãi, thoáng mát; phương tiện, trang
thiết bị tại các phòng làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo thực hiện công việc có hiệu quả
và chất lượng.
2.6.2. Nhược điểm
- Bên cạnh những ưu điểm, qua quá trình khảo sát bản thân tôi nhận thấy một số
nhược điểm trong văn hóa công sở của Trường Đại học Nông Lâm Huế, cụ thể như sau:
- Đơn vị chưa ban hành Quy chế văn hóa công sở riêng mà chỉ vận dụng trong quy
chế làm việc một cách chung chung nên nội dung của quy chế chưa được đầy đủ cụ thể và
rõ ràng.
- Chất lượng đội ngũ cán bộ,viên chức và Lao động chưa đồng đều, một số công
chức, viên chức làm việc đôi lúc còn bị động. Một số cán bộ, viên chức và Lao động còn
vô tâm, đi làm muộn, về sớm; đùn đẩy trách nhiệm trong công việc được giao.
- Một số cán bộ, viên chức và Lao động nữ đôi lúc đi làm còn mặc quần jean, áo
thun khi đến công sở; một số cán bộ, viên chức và Lao động nam đến cơ quan còn hút
thuốc tại trụ sở làm việc.
2.6.3. Kiến nghị
- Nhà trường cần sớm xây dựng và ban hành Quy chế văn hóa công sở của đơn vị
nhằm cụ thể hóa các nội dung cơ bản về văn hóa công sở mang tính đặc thù riêng.
- Cán bộ, công chức, viên chức cần nâng cao hơn nữa nhận thức về văn hóa công sở
để từ đó hoàn thiện được bản thân đồng thời xây dựng được lề lối làm việc chuẩn mực.
- Lãnh đạo Nhà trường cần tăng cường kiểm tra, kiểm soát cán bộ, công chức, viên
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 12
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
chức như: đi làm, đi họp có đúng giờ không?, ăn mặc áo quần lịch sự và đúng theo quy

Do tính chất là đơn vị giáo dục và đào tạo nên nhà trường rất quan tâm đến việc đào
tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư của cơ quan, cử cán bộ văn
thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.
Văn thư của Nhà trường bố trí ở gần cửa ra vào, được trang bị đầy đủ các thiết bị
cần thiết để tiến hành chuyên môn, với một bàn làm việc, trên bàn có một máy điện thoại,
máy fax, máy Scan… đây là phương tiện thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh nhất, là
cầu nối thông tin giữa cán bộ văn thư với lãnh đạo cơ quan.
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Phòng Hành chính
Về trang thiết bị làm việc của Phòng Hành chính gồm: 03 máy vi tính, 02 tủ đựng
hồ sơ, 01 máy in, 01 máy photocopy, 01 máy lạnh; các máy vi tính đều được kết nối mạng
lan và mạng internet; các trang thiết bị làm việc được bố trí một cách khoa học thuận tiện
cho quá trình làm việc của các cán bộ trong phòng.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 13
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
IV. Quản lý văn bản
4.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư
Công tác văn thư có vị trí hết sức quan trọng hoạt động của cơ quan, tổ chức nói
chung và cơ quan hành chính Nhà nước nói riêng. Đặc biệt, Việt Nam là một nước đang
trong quá trình phát triển hội nhập với thế giới thì công tác văn thư lại càng cần thiết và
quan trọng. Công tác văn thư cung cấp thông tin chủ yếu cho hoạt động của cơ quan. Vì
vậy, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển được thì không thể thiếu công tác văn
thư.
Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói
chung, nâng cao hiệu lực, hiểu quả, hoạt động quản lý của hệ thống hành chính Nhà nước nói
riêng. Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin trong suốt, chính xác, kịp thời
cho hoạt động quản lý của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt
như: Tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn thảo văn
bản đảm bảo chất lượng, đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ, lập hồ sơ hiện
hành được hợp lý, các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu
quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nới riêng và hoạt động quản lý Nhà nước nói chung.

hoặc không số…
4.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Nông Lâm Huế được thực
hiện theo đúng các quy trình thủ tục ban hành một văn bản do Nhà nước quy định. Văn bản
được ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp
giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước. Cụ thể
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 14
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
quy trình soạn thảo văn bản của Văn phòng như sau:
4.2.1. Văn bản của Nhà trường ban hành
Sơ đồ: Văn bản do Nhà trường ban hành
- Bước 1: Theo chức năng nhiệm vụ, chương trình công tác của Nhà trường các
chuyên viên tiến hành thu thập các thông tin và soạn thảo các văn bản được phân công.
- Bước 2: Trình lãnh đạo phòng kiểm tra nội dung và thể thức văn bản, ký duyệt nội
dung văn bản.
- Bước 3: Trình Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra thể thức và nội dung
văn bản và ký duyệt thể thức văn bản.
- Bước 5: Trình Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt.
- Bước 6: Chuyên viên chuyển xuống bộ phận văn thư để lấy số và đăng ký vào sổ
văn bản đi; nhân bản văn bản theo đúng số lượng.
- Bước 7: Văn thư đóng dấu vào văn bản, Chuyên viên soạn thảo văn bản đó có
nhiệm vụ phối hợp với cán bộ văn thư để làm các thủ tục phát hành văn bản một cách
nhanh chóng và kịp thời.
- Bước 8: Văn thư đóng dấu bản gốc và lưu trữ theo đúng quy định.
4.3. Quản lý văn bản đến
Việc quản lý văn bản đi, đến tại Nhà trường được thực hiện theo quy định tại Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến.
Trường Đại học Nông Lâm Huế thường tiếp nhận các văn bản đến của các cơ quan
Nhà nước như: Bộ Giáo dục và Đào tạo; Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Đại học

chức - HC
chính
Hiệu trưởng
Văn thư
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
nhiệm xử lý. Văn bản có độ “mật” sau khi được xử lý xong, được quản lý theo đúng quy
định.
+ Đối với các văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, văn thư bóc bì và
chuyển ngay đến lãnh đạo cơ quan.
+ Đối với những văn bản đến thông thường, hàng ngày bộ phận văn thư trình Lãnh
đạo Sở xử lý 02 lần/ngày.
- Bước 2: Ý kiến đề xuất của Phòng Tổ chức - Hành chính: Các văn bản do văn thư
chuyển đến, lãnh đạo Phòng Tổ chức - Hành chính xem xét những văn bản thuộc phạm vi,
thẩm quyền được phân cấp và đề xuất cho lãnh đạo theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày.
- Bước 3: Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ chuyển lại
cho văn thư để cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đến, lấy số đến, ngày tháng văn bản đến
và chuyển đến cho lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo.
- Bước 4: Văn thư trình văn bản đến cho lãnh đạo Nhà trường xem xét, cho ý kiến
giải quyết.
- Bước 5: Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận chuyên môn.
- Bước 6: Theo dõi xử lý và đô đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khi tiếp nhận
văn bản đến từ phòng Tổ chức - Hành chính, Lãnh đạo các đơn vị giải quyết theo ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường tại phiếu giải quyết văn bản đến; Cán bộ công chức được
phân công giải quyết văn bản đến đọc kỹ nội dung phải trả lời, căn cứ ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo và văn bản liên quan để soạn thảo văn bản giải quyết đúng nội dung và thời gian
quy định.
Căn cứ nội dung văn bản đến, lãnh đạo cơ quan xem xét ghi ý kiến chỉ đạo, căn cứ
chức năng nhiệm vụ của từng ban chuyên môn để thực hiện.
4.4. Việc quản lí và sử dụng con dấu
Các loại con dấu mà Trường Đại học Nông Lâm sử dụng: Dấu trường, dấu chức

theo các văn bản sau:
- Chương III mục 3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành
bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan.
- Công văn số 02/CV-TTLT ngày 23/02/2004 của Trung tâm lưu trữ tỉnh Thừa
Thiên Huế về hướng dẫn lập hồ sơ công việc.
5.1. Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
- Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra,
đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan,
trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ tham mưu cho Hiệu trưởng, trưởng phòng Tổ chức -
Hành chính về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan, tổ chức.
- Mỗi phòng, kho, cá nhân phải lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của mình. Cán
bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết công việc có
trách nhiệm lập hồ sơ những việc mà mình được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết.
5.2. Nội dung công tác lập hồ sơ hiện hành
5.2.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ
- Hàng năm, phòng Tổ chức - Hành chính xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của
Trường (trước ngày 15 tháng 11).
- Tổ chức lấy ý kiến của các phòng, khoa, cá nhân có liên quan về bản dự thảo
Danh mục hồ sơ (hoàn thành trước ngày 30 tháng 11).
- Hoàn chỉnh dự thảo Danh mục hồ sơ (ngày 05 tháng 12).
- Trình Hiệu trưởng trưởng ký và ban hành Danh mục hồ sơ (thời gian hoàn thành
ngày 10 tháng 12)
- Triển khai Danh mục hồ sơ cho toàn bộ cơ quan (thời gian hoàn thành 20/12).
- Áp dụng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức bắt đầu từ 00 giờ 00 ngày 01 tháng
01 năm sau.

nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
- Kiểm tra, chỉnh sữa thời hạn bảo quản của hồ sơ theo quy định tại Thông tư
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải sắp
xếp khoa học, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải
quyết công việc trong thực tế. Tùy vào tình hình thực tế của các cơ quan, tổ chức và mỗi loại
công việc, hồ sơ để sắp xếp cho hợp lý:
- Những tài liệu có khổ giấy lớn phải gấp lại theo kích thước chung của khổ giấy trong
hồ sơ. Đối với tài liệu ghi âm, băng hình phải có chế độ bảo quản riêng và ghi chú thích vào hồ
sơ, khi nộp tài liệu phải nộp kèm theo hồ sơ.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù
hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
d) Biên mục hồ sơ:
- Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài
liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh
bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch
đi và đánh lại ở bên cạnh; Đối với những tờ đã bị bỏ sót thì đánh số trùng với số của tờ
trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự a,b,c ở sau (ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không
đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b). Số lượng tờ tài liệu
có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của
hồ sơ đó.
- Viết mục lục văn bản: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ
vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ
sơ.
- Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu
được in riêng) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ
kết thúc. Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với
những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm
trở lên).

Đối với Trường Đại học nông Lâm là một đơn vị nhỏ nên không thành lập tổ,
phòng lưu trữ mà công tác lưu trữ của Nhà trường do phòng Tổ chức - Hành chính Chịu
trách nhiệm chính trong việc tham mưu cho Hiệu trưởng các biện pháp quản lý tốt tài liệu
lưu trữ của Nhà trường, phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ
chỉnh lý, xắp xếp các tài liệu tại kho lưu trữ hiện hành của Nhà trường.
Các cán bộ, công chức, viên chức đang đảm nhận công việc văn thư, lưu trữ ở Nhà
trường đều đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
Tại Trường Đại học Nông Lâm, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết
bị phục vụ cho công tác bảo quản tài rất được lãnh đạo nhà trường quan tâm.
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật
của ngành lưu trữ. Để thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ thì Nhà
trường đã áp dụng trực tiếp các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của trung ương mà không ban
hành thêm các văn bản hướng dẫn trong nội bộ Nhà trường ngoài các văn bản như: Quy chế
văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ.
Lãnh đạo Nhà trường thường xuyên có những kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốc, khen
thưởng cho các cán bộ làm tốt công tác này.
II. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan
Trường Đại học Nông Lâm là đơn vị quản lý nhà nước về công tác giáo dục và đào
tạo nên thành phần và nội dung của tài liệu bao gồm những tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của Nhà trường, cụ thể:
- Các tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về công tác đào tạo của Đại học Huế và Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành.
- Các Kế hoạch, Chương trình, Đề án về công tác giáo dục và đào tạo.
- Các báo cáo về tình hình công tác hoạt động cảu nhà trường.
- Tài liệu về công tác đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ
- Tài liệu về giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật.
- Tài liệu các cuộc họp, thảo luận và hội thảo khoa học về chuyên môn nghiệp vụ

tránh nhầm lẫn tài liệu. Những văn bản không thuộc phông chỉnh lý như giấy mời họp,
thông báo chữ ký… thì để thành một cặp riêng. Kết thúc công việc này thì mỗi nhóm nhỏ
là một hồ sơ, các tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành văn
bản. Trường hợp một số hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phải phân chia thành
các tập cho phù hợp nhưng số thứ tự đánh từ tập đầu cho đến tập cuối cùng.
- Biên mục hồ sơ.
+ Đánh số tờ,
+ Viết mục lục văn bản,
+ Viết chứng từ kết thúc,
+ Viết bìa hồ sơ.
- Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp.
- Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ.
IV. Giao nộp tài liệu vào các kho lưu trữ
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những
tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung
nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy
định hiện hành của Nhà nước.
Hồ sơ lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà trực tiếp của cơ quan sinh ra và quản lý tài
liệu đó. Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hình phát triển kinh tế xã hội, an
ninh quốc phòng và các lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó việc lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản
ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động
cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Đây

mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy,
chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng
phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử
dụng tùy tiện.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó
chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.
Bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ công tác
lưu trữ, nếu bảo quản tài liệu lưu trữ mà không được làm tốt thì sẽ dẫn đến hệ quả là không
có tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, sử dụng vào các mục đích phục vụ hoạt động của con
người, vì mục đích cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa ra để con người khai
thác sử dụng vào những hoạt động của thực tiễn, chứ không phải là bảo quản cho tốt là
được. Trong bảo quản tài liệu chỉ cần lơ là một khâu nghiệp vụ thôi thì hậu quả khó lường,
và nếu để những sai lầm xảy ra thì không thể có cơ hội sửa chữa, sẽ làm mất đi nguồn tài
liệu lưu trữ quý giá - di sản của dân tộc. Chính vì tầm quan trọng của Bảo quản tài liệu lưu
trữ như vậy, nên công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước quy định tại khoản 1,
Điều 17 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia: "Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn
trong kho lưu trữ" và để cụ thể hóa vấn đề này, tại Điều 14 Nghị định 111/NĐ-CP ngày
8/4/2004 đã quy định chi tiết về công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ . Đây chính là thể hiện
sự quan tâm của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác. Bảo quản liệu lưu trữ, nhất là trong
thời kỳ hội nhập kinh tế hiện nay.
Ngoài ra cơ quan còn lưu trữ các văn bản đến của các cơ quan cấp trên, của các đơn
vị khác gửi đến có giá trị nộp lưu.
VI. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ,
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 21
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
yêu cầu bắt buộc cho công tác lưu trữ trong thời đại ngày nay.
Qua quá trình nghiên cứu Quy chế văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nông Lâm
Huế, cũng như quá trình tìm hiểu thực tiễn công tác lưu trữ, và tiến hành thực hành một số

việc của mình một cách thuận lợi và nhanh chóng; áp dụng nhiều chương trình công nghệ
thông tin phù hợp vào các lĩnh vực công việc.
1.2. Về công tác văn thư:
- Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ; thiết lập được quy trình soạn
thảo, phê duyệt, ban hành văn bản. Hàng năm nhà trường đã tạo điều kiện cho cán bộ trong
cơ quan tham gia các lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng như tham gia cá buổi hội
thảo về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và các lớp do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
tổ chức;
- Trang thiết bị của cơ quan hiện đại, đầy đủ đáp ứng được tất cả các nhu cầu của
công tác văn thư; việc tổ chức và quản lý công văn giấy tờ của cơ quan tương đối chặc chẽ,
đặc biệt đã sử dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý công văn đi, công văn đến;
- Công văn phát hành hằng năm đúng theo quy trình, thể thức của luật định.
1.3. Công tác lưu trữ:
- Xây dựng kho chuyên dụng và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ được trang
bị khá đầy đủ, hiện đại. Hằng năm tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác lưu trữ đi học các
lớp bồi dưỡng công tác lưu trữ.
- Phần mềm Lưu trữ đang được xúc tiến hoàn thành nhằm phục vụ tốt hơn cho công
tác lưu trữ tại Nhà trường.
II. Kết quả cụ thể của sinh viên trong quá trình Thực tập:
Trong quá trình thực tập tại Trường Đại học Nông Lâm Huế với là một cán bộ được
cơ quan cử đi học và thực tập tại cơ quan mình đang công tác thì ngoài việc thực hành các
nội dung của đợt thực tập thì em còn phải làm các nhiệm vụ chuyên môn của mình tại
Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, sau đây là một số hoạt động cụ thể trong quá trình
thực tập:
- Đối với công tác văn phòng, em đã tìm hiểu và nắm được một số công việc như:
Phát thảo sơ đồ bố trí phòng làm việc tại nơi mình thực tập tại địa chỉ số 102 đường Phùng
Hưng, thành phố Huế; nắm được quy chế làm việc và lịch giao ban; thống kê cơ cấu tổ
chức nhân sự Nhà trường, tham gia tiếp khách, lễ tân…
- Đối với công tác văn thư, bên cạnh việc tìm hiểu quy chế văn thư, lưu trữ của Nhà
trường thì em đã làm được những công việc cụ thể sau: thực hiện các nghiệp vụ văn thư

mục nguồn nộp lưu; chưa thiết lập được danh mục nguồn nộp lưu
III. Kết Luận và đề xuất
3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Hành chính văn
phòng.
- Công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác quản lý Nhà
nước nói chung và trong công cuộc xây dựng phát triển nền kinh tế quốc dân hiện nói
riêng.
- Một khi đã hệ thống hoá công tác văn phòng hoàn chỉnh sẽ là tiền đề cho việc xây
dựng chiến lược kinh tế toàn diện, khôi phục sữa chữa những công trình một cách nhanh
chóng và đảm bảo chất lượng cũng như phục hồi nguyên trạng của công trình. Do đó giảm
được công sức của các bộ, công nhân viên, tiết kiệm được vật tư và các phí khác của Nhà
nước.
- Trong lĩnh vực quản lý hành chính khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình ít
nhiều cũng liên quan đến công tác văn phòng, có lúc dùng tài liệu lưu trữ là bằng chứng để
giải quyết những công việc cụ thể hoặc khai thác những thông tin cần thiết và đáng tin cậy
phục vụ cho nghiên cứu tình hình, tổng kết, đút rút kinh nghiệm công tác vạch ra như chủ
trương chính sách các quyết định về quản lý.
- Công tác văn phòng sẽ cung cấp nhiều tài liệu có ý nghĩa lịch sử. Đây là cơ sở dữ
liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, và lịch sử Đảng, lịch sử
kinh tế, văn hoá, tư tưởng và lịch sử của từng địa phương, từng ngành từng cơ quan nói
riêng. Giúp làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất
tránh được những sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong
lịch sử. Nhìn chung, công tác văn phòng có ý nghĩa và tác động đến nhiều mặt của đời
sống xã hội hôm nay.
- Qua thời gian tiếp xúc thực tế với sự hướng dẫn của các anh chị trong cơ quan đã
giúp tôi hiểu rõ hơn, hoàn thiện hơn các kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng, việc
trực tiếp tự mình thực hành các nghiệp vụ văn phòng đã giúp cho tôi có cái nhìn một cách
đúng đắn về khả năng của bản thân mình và điều này cũng là tiền đề tạo động lực cho tôi tự
hoàn thiện mình hơn.
- Trong quá trình thực tập tại cơ quan, bản thân tôi nhận thấy Văn phòng Trường Đại

- Trang thiết bị tuy có trang bị đầy đủ nhưng chưa được hiện đại hóa và đôi lúc gặp
trục trặc kỹ thuật nên chưa đáp ứng công việc được giao.
- Công tác đăng ký văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ, tài liệu đang được thực hiện
bằng thủ công nên hiệu quả công việc chưa cao.
3.2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm:
3.2.1. Đối với Văn phòng Trường Đại học Nông Lâm Huế.
Qua quá trình thực tập, nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế tại phòng Tổ chức -
Hành chính Trường Đại học Nông Lâm Huế, em đã tiếp thu và học hỏi được rất nhiều kinh
nghiệm cho bản thân nhằm tạo hành trang vững chắc cho công việc sau này của mình, tuy
nhiên bên cạnh đó em cũng xin có một số kiến nghị nhỏ sau:
− Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa trong việc tăng cường đầu tư cung cấp
thêm trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác lưu trữ như máy vi tính, máy hút bụi, máy
điều hòa, quạt ánh sáng, giá hộp và thiết bị phòng cháy chữa cháy.
− Điều chỉnh một số khâu nghiệp vụ còn chưa được thực hiện hoàn chỉnh để đảm
bảo thống nhất với quy định của nhà nước và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của cơ
quan.
− Khi lập hồ sơ cần phải ghi mục lục văn bản, đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo
điều kiện thuận lợi cho quản lý và tra tìm.
− Cần sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký quản lý văn bản đi-
đến, công tác lưu trữ.
− Cán bộ văn thư cần mạnh dạn đề xuất ý kiến cá nhân xây dựng chương trình kế
hoạch nhằm phát triển công tác văn thư - lưu trữ cao hơn nữa đáp ứng yêu cầu đổi mới của
thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước.
− Về công tác chuyên môn cơ quan cần có quy chế cụ thể rõ ràng để tất cả cán bộ trong
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Nhân Trang 25