MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND
UBND
TTGDTX
PTTH
THPT DT
TT
CT
SXKD

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
ỦY BAN NHÂN DÂN
TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN
PHỔ THÔNG TRUNG HỌC
TRUNG HỌC PHỔ THÔNG DÂN TỘC
THỊ TRẤN
CHỦ TỊCH
SẢN XUẤT KINH DOANH


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Lê
Phương Liên – Cán bộ Phòng Văn thư và các anh, chị trong Văn Phòng UBND
đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo kiến tập.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong quá trình

Văn thư – Lưu trữ, Kế toán, hành chính Văn phòng,…Bên cạnh đó, thông qua
tìm hiểu tôi phần nào cũng hiểu được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các
họa động của Văn phòng phục vụ cho công việc sau này của tôi, đồng thời lần
kiến tập này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên
chúng tôi tiếp cận với những công việc của Quản trị Văn phòng một cách thực tế
nhất, rèn luyện thêm cho sinh viên các kỹ năng: Giao tiếp, Nghe,..nhằm nâng
cao trình độ cho sinh viên đúng với phuong châm: “ Học đi đôi với hành”.
Qua đợt kiến tập này tôi đã lĩnh hội được thêm rất nhiều kiến thức, thông
tin cũng như kinh nghiệm bổ ích. Đồng thời, tôi cũng dần định hình được phong
cách làm việc tại cơ quan Nhà nước, các hoạt động điều hành, làm việc của một
cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, tôi cũng rèn luyện cho mình được các kỹ năng
mềm, khéo léo trong các công việc của mình sau này.

PHẦN NỘI DUNG
4


CHƯƠNG I :
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN NHO QUAN
1. Giới thiệu chung
Thị trấn Nho Quan là huyện lỵ của huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Thị
trấn này cùng với thị trấn Phát Diệm là 2 thị trấn của Ninh Bình được quy hoạch
để trở thành thị xã trong giai đoạn 2015 - 2020. Thị trấn Nho Quan nằm trên
giao điểm quốc lộ 12B và tỉnh lộ 479, cách thành phố Ninh Bình 31 km.
Thị trấn Nho Quan được thành lập từ năm 1953 trên cơ sở tách ra từ
xã Lạng Phong. Hiện tại, Thị trấn này rộng 2,8126 km2 và có 8623 nhân khẩu
(tháng 11/2008).
Thị trấn Nho Quan dưới thời Pháp thuộc là phủ lỵ của phủ Nho Quan.
Trước cách mạng tháng 8/1945, phố Nho Quan thuộc xã Lạng Phong, tổng Lạng

Lâm, Chợ Ngã Ba Anh Trỗi - Xã Quỳnh Lưu, Chợ Nho Quan - Thị Trấn Nho
Quan, Chợ Rịa - Xã Phú Lộc, Chợ Vĩnh Khương - Xã Quảng Lạc.
Kinh tế- xã hội của huyện trong những năm gần đây đã có nhiều khởi sắc,
tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm trở lại đây đạt 10,7%. Năm 2008, giá
trị sản xuất công nghiệp đạt gần 30%, nông nghiệp đạt gần 42%, thương mại
dịch vụ đạt trên 28%, thu ngân sách trên địa bàn đạt 57,66 tỷ đồng.
1.3. Du lịch
Huyện Nho Quan Nổi tiếng với Vườn Quốc gia Cúc Phương là một khu
bảo tồn thiên nhiên, khu rừng đặc dụng nằm trên địa phận ranh giới 3 khu vực
Tây Bắc, châu thổ sông Hồng và Bắc Trung Bộ thuộc ba tỉnh: Ninh Bình, Hòa
Bình, Thanh Hóa. Vườn quốc gia này có hệ động thực vật phong phú đa dạng
mang đặc trưng rừng mưa nhiệt đới. Nhiều loài động thực vật có nguy cơ tuyệt
chủng cao được phát hiện và bảo tồn tại đây. Đây cũng là vườn quốc gia đầu
tiên tại Việt Nam. Vườn quốc gia Cúc Phương được thành lập theo Quyết định
số 72/TTg ngày 07/7/1962 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 139/CT
ngày 09/5/1998 của Chính phủ. Vườn thuộc địa giới hành chính của ba
tỉnh: Ninh Bình (hầu hết xã Cúc Phương, một phần xã Kỳ Phú, Văn Phương,
Yên Quang của huyện Nho Quan), Thanh Hóa (phần lớn núi đá vôi, núi đất,
thung lũng các xã Thạch Lâm, Thạch Yên, Thành Mỹ, Thành Yên của
6


huyệnThạch Thành), Hoà Bình (toàn bộ rừng núi đá vôi các xã Lạc Thịnh, Yên
Lạc, Phú Lai, Yên Trị, Ngọc Lương của huyện Yên Thủy, xã Yên Nghiệp, Ân
Nghĩa thuộc huyện Lạc Sơn).
Từ nay đến năm 2015, Nho Quan dự kiến tập trung thực hiện các dự án
nâng cấp, hoàn chỉnh các tuyến đường giao thông phục vụ cho các tua du lịch;
dự án tuyến hồ Yên Quang - đình Mống Lá (với sản phẩm du lịch là vui chơi
bằng xe ngựa, du thuyền, câu cá); dự án du lịch đường sông Nho Quan - động
Vân Trình bằng tàu thuỷ, kết hợp xây dựng khu công viên vui chơi thể thao, giải

(cấp huyện), Ban (cấp xã).
a.

Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên
tắc tập trung dân chủ.

b.

Nhiệm vụ và quyền hạn
Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng,
chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu,
tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ
8


quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn Huyện.
Quyết định quy hoạch phát triển hệ thống tổ chức khuyến công, khuyến
nông, khuyến lâm, khuyến ngư, mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch, mạng
lưới giao thông trên địa bàn Huyện theo quy định của pháp luật;
c.


Chi cục Thống kê
Ban chỉ huy Quân sự Huyện
Công an Huyện
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN
CHỦ TỊCH UBND
(BÙI THỊ QUẾ)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
(TRỊNH ĐỨC HƯNG)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
(TRẦN VĂN SÍNH)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
9
(ĐINH VĂN TRANG)


NÔNG NGHIỆP

LAO ĐỘNG TB & XH

KINH TẾ
TÀI NGUYÊN & MÔI
TRƯỜNG

GIÁO DỤC & ĐÀO
TẠO
VĂN HÓA THÔNG
TIN

nghiên cứu, đề xuất ý kiến để UBNDtổ chức công việc, điều hành bộ máy thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có
ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
- Tổ chức phục vụ hội nghị, lễ tân, khánh tiết và tiếp khách của cơ quan.
Quản lý trụ sở cơ quan, vật tư, tài sản, các trang thiết bị phương tiện, tiện nghi
làm việc; đảm bảo an ninh trật tự và vệ sinh môi trường trong cơ quan. Thu và
quản lý sử dụng các loại phí, lệ phí theo quy định.

b.

Nhiệm vụ và Quyền hạn
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao
ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu
cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi
biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.

-

Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ:

11



Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng
có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan UBND và các xã; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm;
Làm thủ tục đề nghị UBND khen thưởng theo thẩm quyền hoặc UBND đề nghị
lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong
phong trào thi đua.
12


-

Tổ chức công tác tiếp dân:
Theo quy định của UBND , văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến UBND . Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo
UBND trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời, chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UBND và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.

- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UBND với cơ
quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”:
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân:
Mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể

Cơ cấu tổ chức
Ta có bảng sau về cơ cấu và nhiệm vụ của Văn phòng tại UBND huyện
Nho Quan:
STT

HỌC VÀ TÊN

1

Nguyễn Xuân Trường

2

Bùi Đào Hồng

3

Nguyễn Văn Nam

CHỨC VỤ

NHIỆM VỤ
Chịu trách nhiệm trước chủ
tịch, phó chủ tịch, phó chủ
tịch HĐND và UBND, đồng
Chánh văn phòng thời chịu trách nhiệm trước
pháp luật, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao.
Giúp việc cho chánh văn

Hoàng Tuấn Khôi
Lê Xuân Nam

8

Ngô Dương Dinh

9

Đồng Thị Minh

10

Phạm Quan Quân

11

Nguyễn Hoài Thu

12

Đinh Công Minh

13

Đào Thị Thùy

14

Nguyễn Đức Thành

kỳ về tài chính với Sở Tài
chính; báo cáo tài chính công
Cán bộ kế toán 1
khai trong hội nghị cán bộ
cửa
CNVC cơ quan hàng năm.
Thực hiện các nhiệm vụ khác
do lãnh đạo Ban phân công.
Chuyên viên tổng Tổn hợp các mảng về kinh tế,
hợp
tài chính,…
Tổng hợp văn bản, soạn thảo
Viên chức tổng
văn bản do phó chánh văn
hợp
phòng yêu cầu,…
Chịu trách nhiệm về quản lý,
Viên chức HĐND truyền đạt ý kiến của HĐND
đến các phòng ban.
Chịu trách nhiệm về quản lý,
Công chức
truyền đạt ý kiến của HĐND
HĐND
đến các phòng ban, tiếp
khách,…
Cán bộ Văn thư Các công việc như: chuyển
phát văn bản đi đến bưu điện.
Chia báo, đóng dấu và
chuyển giao văn bản đến cho
15

20

Nguyễn Thế Việt

Cán bộ tiếp công
dân 1 cửa

21
22
23
24

Trịnh Thị Nhung
Đào Văn Thông
Nguyễn Văn Hoạt
Nguyễn Thị Thu

LĐHĐ
LĐHĐ
LĐHĐ
LĐHĐ

lãnh đạo và các phòng, ban
tại HĐND & UBND.
Trưởng ban Dân vận, phụ
trách công tác dân quân tự
vệ, quân sự,…
Lái xe
Lái xe
Photo tài liệu, văn bản cho

Quét dọn
Bảo vệ
Bảo vệ
Quét dọn, phục vụ nhà khách

16


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND HUYỆN

CHÁNH VĂN PHÒNG
(NGUYỄN XUÂN
TRƯỜNG)

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
(LÊ TRẦN HƯƠNG)

Quản lý
trang thiết
bị văn
phòng

Bộ
phận
tổng
hợp,
kế
toán
thu chi

Phụ trách
thủ tục
giấy tờ,
hồ sơ, lưu
trữ và
công tác
văn thư

Quản lý
nhân sự
trong văn
phòng

1.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp
a.

Ưu điểm: Bộ máy cơ quan tổ chức là một thể thống nhất, giải quyết công việc
theo quy trình, giải quyết công việc nhanh, chính xác, mỗi nhân viên luôn có

b.

trách nhiệm giúp đỡ, trợ giúp lãnh đạo của mình hoàn thành công việc.
Nhược điểm: Ý thức trách nhiệm của một số ít cán bộ, nhân viên còn chưa tốt,
không biết hy sinh vì cái chung, làm việc còn thiếu tinh thần trách nhiệm, kinh

c.

nghiệm và kỹ năng chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu công việc.
Giải pháp: Lãnh đạo cơ quan nên cho các cán bộ đi học, đào tạo nâng cao tay
nghề về tin học và kỹ năng mềm trong xử lý công việc, nâng cao ý thức trách


Quyết
định

149

243

979

102

365

480

589

413

951

2175

Thông
báo

794

561


875

964

356

446

Công văn

956

845

360

412

658

302

435

781

664

597


412

698

748

201

114

478

785

Tờ trình

56

87

85

64

54

89

75

Tác giả văn bản
Số và ký hiệu văn bản
Địa danh, ngày, tháng, năm
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nội dung văn bản
Chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan tổ chức
Nơi nhận văn bản
Dấu mức độ mật, khẩn của văn bản.
18


-

Ngoài các yếu tố trên đối với công văn công điện, giấy giới thiệu, giấy mời,
phiếu gửi, phiếu chuyển, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email
số điện thoại, số telex, Fax.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản

-

Quy trình soạn thảo văn bản là các bước cần tiến hành trong quá trình soạn thảo
để ban hành văn bản, bao gồm:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản mà đưa ra văn bản
cho phù hợp.
Bước 2: Xác định mục đích, giới hạn, đối tượng và thức hiện văn bản đó
như thế nào.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và mức độ quan trọng của văn bản
cần soạn thảo.

-

bản hành chính. Tại điểm a, khoản 2, điều 18 quy chế này).
Trước khi chuyển giao văn bản, gửi tới các cơ quan cán bộ văn thư phải ghi số,

19


ngày tháng năm ban hành văn bản vào văn bản, sau đó đăng ký văn bản đó vào
sổ đăng ký văn bản đi theo hệ thống số chung do UBND thống nhất quản lý (trừ
-

trường hợp pháp luật có quy định khác).
Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào

-

cùng một sổ theo ngày tháng và theo từng năm ban hành văn bản.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ riêng phù hợp với

-

tính chất công việc. Văn bản mật được đánh số và có sổ riêng.
Theo nơi nhận ghi bên dưới văn bản, cán bộ văn thư nhân bản ra, sau đó mới
đóng dấu cơ quan ban hành văn bản khi có đầy đủ chữ ký của cán bộ chuyên
môn và người ban hành văn bản, nếu là văn bản giải quyết công việc thông

-

thường thì gửi phong bì thông thường thông qua đường bưu điện.

3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
-

Trước khi nhân bản thì cán bộ văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

-

sau đó photo đủ số lượng người nhận ghi bên dưới văn bản, lưu lại bản gốc.
Đóng dấu cơ quan khi đã có đủ chữ ký của người có thẩm quyền, chỉ chuyển
phát và gửi văn bản photo có dấu đỏ của cơ quan ban hành văn bàn, không đogs

-

dấu vào văn bản gốc.
Văn bản mật, khẩn thì phải đóng dấu bên ngoài phong bì, ghi ký hiệu theo quy
định của pháp luật, gửi đi theo mức độ của từng loại văn bản.
3.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

-

Làm thủ tục chuyển phát: Thông thường thì sau khi nhân bản, đóng dấu cơ quan
và dấu mật, khẩn ( nếu có) thì cán bộ văn thư sẽ chuyển phát văn bản đi theo

-

đường bưu điện, qua email hoặc là máy Fax.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Cán bộ văn thư phải thường xuyên cập
nhật thông tin với bên bưu điện và người nhận nếu có thông tin chưa nhận được
hoặc là có sai xót trong quá trình gửi, nếu trường hợp đó là giấy mời thì văn thư
trực tiếp gọi điện tới các phòng ban hoặc phòng văn thư của cơ quan đó xác

21


c.

Giải pháp:Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài , các Văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản : Một
bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của
nhân viên soạn thảo . Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dẽ
tra tìm. Chuyển giao Văn bản Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh
chóng hiệu quả , các Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ,
làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi nhận.
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo số liệu thu thập được các loại văn bản đến bắt đầu từ tháng 1/2016
đến 6/2016 như sau:
STT
TÊN LOẠI VĂN BẢN
1
Thông báo
2
Báo cáo
3
Quyết định
4
Kế hoạch
5
Chỉ thị
6
Phiếu chuyển
7

ở UBND huyện Nho Qua được tiến hành rất tốt. Nhân viên văn thư chịu trách

-

nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân loại các văn bản đến này.
Khi nhận được văn bản , Nhân viên Văn thư kiểm tra một cách cẩn thận xem
phong bì có bị bóc trước không , kiểm tra xem có đúng Văn bản gửi cho UBND
huyện không, số lượng Văn bản có đầy đủ không , có bị rách thủng không. Với
những trường hợp có sai sót thì Nhân viên văn thư sẽ báo ngay cho Chánh Văn

-

phòng xử lí kịp thời.
Sau khi đã kiểm tra xong thì Nhân viên văn thư tiến hành phân ra hai loại là loại
22


những Văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng. Việc bóc bì văn bản
được tiến hành cẩn thận. Nhân viên Văn thư đã dùng kéo để bóc bì và đảm bảo
không mất dấu bưu điện, không làm mất số , kí hiệu đã ghi ngoài bì văn bản.
Nhân viên văn thư luôn bóc bì những Văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc trước để
đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời. Với văn bản mật thì Uỷ ban
huyện giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng.
4.2. Đăng ký văn bản đến
Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản
lí Văn bản được chặt chẽ , tất cả công văn đến cơ quan đều được nhân viên Văn
thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm
đến. Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuối
cùng của tất cả các Văn bản đến Uỷ ban trong một năm.
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

tính chất mật, khẩn giải quyết trước và trước khi trình lên lãnh đạo hoặc các
phòng ban liên quan thì phải cho vào phong bì đóng dấu mật khẩn.
5. Quản lý và sử dụng con dấu
5.1. Các loại con dấu cơ quan
Các lại con dấu trong cơ quan bao gồm:

-

Dấu chức danh: Chủ tịch(Chủ tịch UBND &HĐND), các phó chủ tịch, chánh

-

văn phòng và phó chánh văn phòng,…
Dấu văn bản đến, đi.
Dấu của UBND Huyện Nho Quan
Dấu của văn phòng
Dấu mời họp
Dấu mật, khẩn, hỏa tốc
Dấu “chỉ người có tên trong danh sách mới được bóc bì”
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

-

Dấu là do văn thư quản lý, giữ và sử dụng con dấu tại cơ quan, xử lý văn bản

-

đến, đi, chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cư quan.
Cán bộ văn thư không được mang con dấu ra khỏi phòng, hay cơ quan trừ


c.

Ngũ Hùng cần làm tốt hơn nữa việc bảo quản con dấu của cơ quan.
Giải pháp: Trong khi quản lý và bảo quản thì người cán bộ văn thư không được
sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu, mà phải ngâm vào xăng rồi dùng chổi lông để
rửa dấu. Dấu của Uỷ ban được đựng vào hộp làm bằng gỗ, khi cán bộ văn thư
làm xong việc đã cất vào tủ phải khoá lại chăc chắn, trong giờ làm việc cũng
như ngoài giờ làm việc.
6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Theo bản điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 18/9/1963
của Văn phòng chính phủ về công tác công văn -giấy tờ quy định :” Cán bộ ,
Nhân viên làm công tác công văn -giấy tờ và cán bộ làm công tác chuyên môn
khác nhưng đôi khi có việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ
công việc mình đã làm”.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Nho Quan đảm bảo yêu
cầu , tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, Văn bản trong hồ sơ
chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm
bằng chứng pháp lí.
6.2. Phương pháp lập hồ sơ
Cứ sau mỗi công việc được giải quyết thì các phòng , Ban chuyên môn ,
các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc của mình. Tuy nhiên chỉ có một
số phòng ban làm tốt , nhiều bộ phận khác chưa làm tốt công tác này .
Tuy cơ quan đã có quy định về lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác này
chưa được thực hiện tốt , một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng bó
gói, chưa được sắp xếp , biên mục rõ ràng .
6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Các hồ sơ đã được lập vào cuối năm được nộp lưu vào bộ phận Lưu trữ
25