TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ DUNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B
KHÓA HỌC (2013 - 2017)

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân huyện Nho Quan
Địa chỉ: Phố Phong Lạc - Thị trấn Nho Quan - Tỉnh Ninh Bình
Cán bộ hướng dẫn: Lê Phương Liên
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đăng Việt

HÀ NỘI - 2016


MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................1
PHÀN MỞ ĐẦU..................................................................................................2


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND
UBND
TTGDTX
PTTH
THPT DT
TT

sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


PHẦN MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết bất kỳ một cơ quan nào cũng đều có Văn phòng.Văn
phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của
ban lãnh đạo một cơ quan , đơn vị. Văn phòng là địa điểm giao tiếp đối nội và
đối ngoại của cơ quan đơn vị.Hiện nay nước ta đang bước vào thời kì
“Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”, nên công tác văn thư cũng đóng góp
một phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh. Mỗi cơ quan,
văn phòng đều phải thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Do đó,
văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ
quan. Văn phòng cũng là yếu tố được quan tâm như một trọng điểm quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Là một sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành là
Quản trị Văn phòng, tôi đã được thầy cô giảng dạy hướng dẫn rất nhiều về công
tác Văn phòng và các công việc liên quan tới hoạt động của Văn phòng như:
Văn thư – Lưu trữ, Kế toán, hành chính Văn phòng,…Bên cạnh đó, thông qua
tìm hiểu tôi phần nào cũng hiểu được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các
họa động của Văn phòng phục vụ cho công việc sau này của tôi, đồng thời lần
kiến tập này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên
chúng tôi tiếp cận với những công việc của Quản trị Văn phòng một cách thực tế
nhất, rèn luyện thêm cho sinh viên các kỹ năng: Giao tiếp, Nghe,..nhằm nâng
cao trình độ cho sinh viên đúng với phuong châm: “ Học đi đôi với hành”.
Qua đợt kiến tập này tôi đã lĩnh hội được thêm rất nhiều kiến thức, thông
tin cũng như kinh nghiệm bổ ích. Đồng thời, tôi cũng dần định hình được phong
cách làm việc tại cơ quan Nhà nước, các hoạt động điều hành, làm việc của một

Nho Quan có diện tích tự nhiên gần 460 km² và dân số 148.514 người,
trong đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 17%, chủ yếu là người dân tộc Mường
với 17%.Nho Quan gồm có thị trấn Nho Quan và 26 xã.
Nho Quan có dòng sông Bôi nối với sông Hoàng Long ra sông Đáy.
Ngoài ra còn có sông Lạng và sông Bến Đang. Huyện có quốc lộ 12B, 45, tỉnh
lộ 438, 477, 492 chạy qua.
Địa hình huyện Nho Quan hầu hết là đồi núi, bao gồm các xã phía Tây
6


Bắc và Tây Nam và phía Bắc huyện, bên cạnh đó còn có một số xã thuộc bán
sơn địa và đồng chiêm trũng. Địa hình thấp dần từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang
Đông, độ cao so với mặt nước biển từ +3 đến +5 độ. Rừng Nho Quan chiếm
20% diện tích tự nhiên, có nhiều cây cối và cầm thú có giá trị. Rừng đồi chạy
dài tới 40 km từ Xích Thổ, Thạch Bình đến Sơn Hà, Quảng Lạc.
1.2. Kinh tế
Nho Quan có các đô thị sau: Thị trấn Nho, Thị trấn Rịa, Thị trấn Ngã ba
Anh Trỗi, Thị trấn Gia Lâm. Nho Quan có các chợ sau là được xếp hạng chợ
loại 2, 3 ở Ninh Bình: Chợ Đế - Xã Gia Tường, Chợ Đồng Phong - Xã Đồng
Phong, Chợ Lạc - Xã Xích Thổ, Chợ Lam - Xã Sơn Thành, Chợ Na - Xã Gia
Lâm, Chợ Ngã Ba Anh Trỗi - Xã Quỳnh Lưu, Chợ Nho Quan - Thị Trấn Nho
Quan, Chợ Rịa - Xã Phú Lộc, Chợ Vĩnh Khương - Xã Quảng Lạc.
Kinh tế- xã hội của huyện trong những năm gần đây đã có nhiều khởi sắc,
tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm trở lại đây đạt 10,7%. Năm 2008, giá
trị sản xuất công nghiệp đạt gần 30%, nông nghiệp đạt gần 42%, thương mại
dịch vụ đạt trên 28%, thu ngân sách trên địa bàn đạt 57,66 tỷ đồng.
1.3. Du lịch
Huyện Nho Quan Nổi tiếng với Vườn Quốc gia Cúc Phương là một khu
bảo tồn thiên nhiên, khu rừng đặc dụng nằm trên địa phận ranh giới 3 khu vực
Tây Bắc, châu thổ sông Hồng và Bắc Trung Bộ thuộc ba tỉnh: Ninh Bình, Hòa

98 - 100%, toàn huyện đã phổ cập song trung học cơ sở.

8


CHƯƠNG II:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHO QUAN
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng (Phòng Hành chính)
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành
chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật
tại các cấp: tỉnh, huyện, xã. Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng
nhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng
nhân dân. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân,
thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng. Quyền
hạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội
chủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Ủy ban nhân dân các cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng
(cấp huyện), Ban (cấp xã).
a.

Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng


-

Văn phòng Ủy ban Nhân dân: Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân
trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về đầu tư xây dựng công trình
theo phân cấp và phân công của Ủy ban nhân dân Huyện. Thẩm định thiết kế cơ
sở các dự án đầu tư xây dựng công trình theo phân cấp của Ủy ban nhân dân
huyện. Thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác đấu thầu trong xây dựng (tư vấn,
xây lắp, giám sát) đối với các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của huyện theo quy định của pháp luật. Tham gia soạn thảo các quy định phân
cấp quản lý chất lượng công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của
huyện để quyết định phê duyệt theo thẩm quyền.

-

Phòng Tài chính - Kế hoạch: Nghiên cứu và đề xuất lãnh đạo tỉnh trong việc lập
kế hoạch khảo sát, quy hoạch và thẩm tra đồ án quy hoạch, phân công, phân cấp
quản lý kiến trúc quy hoạch xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư
nông thôn, quy hoạch xây dựng khác thuộc thẩm quyền quản lý của ngành trình
Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt.

-

Phòng Nội vụ: Phòng Nội vụ huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân
10


dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên
chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, chính
quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;

khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ban Dân tộc tỉnh Ninh

-

Bình.
Phòng Tư pháp: Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
cấp huyện, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng
11


quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp
luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật;
thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải ở cơ sở và
công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật. Phòng Tư pháp có tư cách
pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
-

hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp.
Phòng Giáo dục- Đào tạo: Phụ trách công tác quản lý học sinh các trường từ
Tiểu học đến Trung học phổ thông trong địa bàn huyện Nho Quan, liên kết các

-

huyện trong địa bàn tỉnh Ninh Bình.
Phòng Y tế: Phòng Y tế huyện Nho Quan có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Y tế trên địa bàn


tư.
Một số cơ quan nhà nước ở cấp huyện như bao gồm:
-

Chi cục Thuế
Chi cục Thống kê
Ban chỉ huy Quân sự Huyện
Công an Huyện

13


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN
CHỦ TỊCH UBND
(BÙI THỊ QUẾ)

-

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
(TRỊNH ĐỨC HƯNG)

PHÓ CHỦ TỊCH UBND
(TRẦN VĂN SÍNH)

NÔNG NGHIỆP

KINH TẾ

LAO ĐỘNG TB & XH
THỐNG KÊ


Chức năng
Văn phòng UBND Huyện có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập
trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UBND và đảm bảo
cơ sở vật chất cho UBND hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở
hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải
nghiên cứu, đề xuất ý kiến để UBNDtổ chức công việc, điều hành bộ máy thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có
ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
- Tổ chức phục vụ hội nghị, lễ tân, khánh tiết và tiếp khách của cơ quan.
Quản lý trụ sở cơ quan, vật tư, tài sản, các trang thiết bị phương tiện, tiện nghi
làm việc; đảm bảo an ninh trật tự và vệ sinh môi trường trong cơ quan. Thu và
quản lý sử dụng các loại phí, lệ phí theo quy định.

b.

Nhiệm vụ và Quyền hạn
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao
ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu
cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi
biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.


khác của HĐND khi có công việc cần giải quyết; Cuộc họp của lãnh đạo UBND
với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong
các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối
hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung;
Ghi biên bản cuộc họp.

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng:
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng
có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan UBND và các xã; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm;
Làm thủ tục đề nghị UBND khen thưởng theo thẩm quyền hoặc UBND đề nghị
lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong
phong trào thi đua.
-

Tổ chức công tác tiếp dân:
16


Theo quy định của UBND , văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến UBND . Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo
UBND trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời, chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UBND và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UBND với cơ
quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”:
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp

chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc
UBND . Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động
thuộc thẩm quyền quản lý của UBND Huyện. Giúp Chủ tịch UBND thực hiện
chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
c.

Cơ cấu tổ chức
Ta có bảng sau về cơ cấu và nhiệm vụ của Văn phòng tại UBND huyện
Nho Quan:
STT

1

2

3

HỌC VÀ TÊN

CHỨC VỤ

NHIỆM VỤ
Chịu trách nhiệm trước chủ
tịch, phó chủ tịch, phó chủ
tịch HĐND và UBND, đồng
Nguyễn Xuân Trường Chánh văn phòng thời chịu trách nhiệm trước
pháp luật, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao.
Giúp việc cho chánh văn


Hoàng Tuấn Khôi
Lê Xuân Nam

8

Ngô Dương Dinh

9

Đồng Thị Minh

10

Phạm Quan Quân

11

Nguyễn Hoài Thu

12

Đinh Công Minh

13

Đào Thị Thùy

14


kỳ về tài chính với Sở Tài
chính; báo cáo tài chính
công khai trong hội nghị cán
Cán bộ kế toán 1
bộ CNVC cơ quan hàng
cửa
năm.
Thực hiện các nhiệm vụ
khác do lãnh đạo Ban phân
công.
Chuyên viên tổng Tổn hợp các mảng về kinh
hợp
tế, tài chính,…
Tổng hợp văn bản, soạn thảo
Viên chức tổng
văn bản do phó chánh văn
hợp
phòng yêu cầu,…
Chịu trách nhiệm về quản lý,
Viên chức
truyền đạt ý kiến của HĐND
HĐND
đến các phòng ban.
Chịu trách nhiệm về quản lý,
Công chức
truyền đạt ý kiến của HĐND
HĐND
đến các phòng ban, tiếp
khách,…
Cán bộ Văn thư Các công việc như: chuyển


Trịnh Thị Nhung
Đào Văn Thông
Nguyễn Văn Hoạt

24

Nguyễn Thị Thu

chuyển giao văn bản đến cho
lãnh đạo và các phòng, ban
tại HĐND & UBND.
Trưởng ban Dân vận, phụ
trách công tác dân quân tự
vệ, quân sự,…
Cán bộ
Lái xe
Cán bộ
Lái xe
Photo tài liệu, văn bản cho
Cán bộ
văn phòng và các phòng, ban
khác tại UBND.
Tiếp nhận, đăng ký. Chuyển
công văn đến đi theo quy
định
của
Nghị
định
110/2004/NĐ-CP

Quét dọn, phục vụ nhà
LĐHĐ
khách

20


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND HUYỆN

CHÁNH VĂN PHÒNG
(NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG)

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
(LÊ TRẦN HƯƠNG)

Quản lý
trang thiết
bị văn
phòng

Bộ phận
tổng
hợp, kế
toán thu
chi

PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
(NGUYỄN VĂN NAM)


Quản lý
nhân sự
trong văn
phòng

1.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp
a.

Ưu điểm: Bộ máy cơ quan tổ chức là một thể thống nhất, giải quyết công việc
theo quy trình, giải quyết công việc nhanh, chính xác, mỗi nhân viên luôn có

b.

trách nhiệm giúp đỡ, trợ giúp lãnh đạo của mình hoàn thành công việc.
Nhược điểm: Ý thức trách nhiệm của một số ít cán bộ, nhân viên còn chưa tốt,
không biết hy sinh vì cái chung, làm việc còn thiếu tinh thần trách nhiệm, kinh

c.

nghiệm và kỹ năng chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu công việc.
Giải pháp: Lãnh đạo cơ quan nên cho các cán bộ đi học, đào tạo nâng cao tay
nghề về tin học và kỹ năng mềm trong xử lý công việc, nâng cao ý thức trách
nhiệm của cán bộ, nhân viên trong ủy ban….v.v.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
21


2.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành(văn bản đi)
LOẠI


979

102

365

480

589

413

951

2175

Thông
báo

794

561

873

110

746


446

Công văn

956

845

360

412

658

302

435

781

664

597

Báo cáo

1152

2102


201

114

478

785

Tờ trình

56

87

85

64

54

89

75

87

57

58


Nơi nhận văn bản
22


-

Dấu mức độ mật, khẩn của văn bản.
Ngoài các yếu tố trên đối với công văn công điện, giấy giới thiệu, giấy mời,
phiếu gửi, phiếu chuyển, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email
số điện thoại, số telex, Fax.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản

-

Quy trình soạn thảo văn bản là các bước cần tiến hành trong quá trình soạn thảo
để ban hành văn bản, bao gồm:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản mà đưa ra văn bản
cho phù hợp.
Bước 2: Xác định mục đích, giới hạn, đối tượng và thức hiện văn bản đó
như thế nào.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và mức độ quan trọng của văn bản
cần soạn thảo.
Bước 5: Thu thập và xử lý thông tin.
Bước 6: Xây dựng và viết văn bản.
Bước 7: Duyệt,nhân bản, duyệt, kiểm tra kỹ thuật và hoạn thiện văn bản.
2.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp

a.


ngày tháng năm ban hành văn bản vào văn bản, sau đó đăng ký văn bản đó vào
sổ đăng ký văn bản đi theo hệ thống số chung do UBND thống nhất quản lý (trừ
-

trường hợp pháp luật có quy định khác).
Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào

-

cùng một sổ theo ngày tháng và theo từng năm ban hành văn bản.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ riêng phù hợp với

-

tính chất công việc. Văn bản mật được đánh số và có sổ riêng.
Theo nơi nhận ghi bên dưới văn bản, cán bộ văn thư nhân bản ra, sau đó mới
đóng dấu cơ quan ban hành văn bản khi có đầy đủ chữ ký của cán bộ chuyên
môn và người ban hành văn bản, nếu là văn bản giải quyết công việc thông

-

thường thì gửi phong bì thông thường thông qua đường bưu điện.
Đối với các văn bản mật(mật, tối mật, tuyệt mật), khẩn, hỏa tốc: trước khi gửi
cán bộ văn thư ghi ký hiệu theo quy định của pháp luật về ký hiệu của văn bản
mật, bên ngoài phong bì đóng dấu văn bản mật và gửi nhanh theo mức độ của
từng văn bản sao cho văn bản không bị chậm hay có sai xót gì.
3.2. Đăng ký văn bản

-


Đóng dấu cơ quan khi đã có đủ chữ ký của người có thẩm quyền, chỉ chuyển
phát và gửi văn bản photo có dấu đỏ của cơ quan ban hành văn bàn, không đogs

-

dấu vào văn bản gốc.
Văn bản mật, khẩn thì phải đóng dấu bên ngoài phong bì, ghi ký hiệu theo quy
định của pháp luật, gửi đi theo mức độ của từng loại văn bản.
3.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

-

Làm thủ tục chuyển phát: Thông thường thì sau khi nhân bản, đóng dấu cơ quan
và dấu mật, khẩn ( nếu có) thì cán bộ văn thư sẽ chuyển phát văn bản đi theo

-

đường bưu điện, qua email hoặc là máy Fax.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Cán bộ văn thư phải thường xuyên cập
nhật thông tin với bên bưu điện và người nhận nếu có thông tin chưa nhận được
hoặc là có sai xót trong quá trình gửi, nếu trường hợp đó là giấy mời thì văn thư
trực tiếp gọi điện tới các phòng ban hoặc phòng văn thư của cơ quan đó xác
nhận thông tin. Trường hợp chưa nhận được thì phải gửi lại nhanh nhất có thể,
tránh ảnh hưởng tới công việc của cơ quan.
3.5. Lưu văn bản đi

-

Cán bộ văn thư trước khi lưu văn bản đi phải ghi số và ngày, tháng năm ban