TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
___________

NGUYỄN THỊ THÚY
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: Văn Phòng Công Ty Biovigi Việt Nam
Địa chỉ: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình,
quận Thanh Xuân, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Khắc Lục
Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

SV: Nguyễn Thị Thúy

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


1

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM
I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM
1.1. Giới thiệu
1.1.1. Tầm nhìn
Trở thành nhà phân phối uy tín và dẫn đầu thị trường nấm tươi, trái cây tươi
và rau an toàn, đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, bổ dưỡng.
1.1.2. Sứ mệnh
•

Không ngừng nỗ lực để cung cấp đầy đủ, kịp thời các sản phẩm an toàn,

đảm bảo chất lượng.
•

Tạo dựng cho cán bộ nhân viên một môi trường làm việc tốt nhất với

những cơ hội để phát triển toàn diện
•

được hoàn thành.
1.1.4. Tên và thông tin liên lạc
Tên giao dịch: Công ty cổ phần Biovigi Việt Nam
2
SV: Nguyễn Thị Thúy

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Miền Bắc: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
Address: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh
Xuân, Hà Nội
Email:
Phone: (04)37 855 444

- Fax: (04)37833303

Miền Nam: Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam
Address: Số 41 Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, quận 1, Hồ Chí Minh
Email:
Phone: (08)38205226

- Fax: (08) 3820 3992

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Từ khi thành lập năm 2007, Biovegi đã không ngừng hoàn thiện và phát
triển lớn mạnh cả về quy mô hoạt động cũng như hệ thống sản phẩm với các cột
mốc quan trọng dưới đây:


2014: Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi

Zespri từ New Zealand tại thị trường Việt Nam.
SV: Nguyễn Thị Thúy

3

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
• 2014:Trở thành nhà phân phối đầu tiên tại Hà Nội về các sản phẩm rau an
toàn Mekostar – một thương hiệu rau sạch có uy tín được trồng và sản xuất theo
công nghệ của Hà Lan do Công ty The Fruit Republic cung cấp.
•

2014: Thành lập công ty con tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch

là Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với các sản phẩm thương hiệu Biovegi.
•

11/2014: Chuyển đổi tên và loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công

nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam.
1.3. Một số sản phẩm tiêu biểu của Biovegi

Nấm kim châm Hàn Quốc


2.1.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát,
kiểm tra của bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động.
Công ty được tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng như kinh
danh các mặt hàng không bị phát luật nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là giám
đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức năng
tham mưu. Mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố.
Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)
Không được phát hành cổ phiếu.
- Trong lĩnh vực kinh doanh :
Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng
VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc
đẩy sự phát triển của công ty.
Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký.
Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanh
nhiệp tư.
2.2. Cơ cấu tổ chức
(Xem phần phụ lục 1)

SV: Nguyễn Thị Thúy

5

Lớp: ĐHQTVP-K1B



- Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn phòng, văn thư
lưu trữ, các hoạt động văn hoá thể thao, thi đua tuyên truyền, các chương trình nghị
6
SV: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
sự theo đúng luật, đúng các văn bản hướng dẫn, quản lý của cấp trên và quy chế
quản lý của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công việc sau:
+. Công tác nghiệp vụ văn phòng
- Tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các đơn vị, cá
nhân đầy đủ, kịp thời, chính xác.
- Tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty.
- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của Công
ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị
- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty.
- Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , các phòng họp, hội trường của
Công ty.
- Đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm việc ở cơ
quan Công ty của CBCNV.
- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việc
của các đơn vị phòng ban.
+. Công tác văn thư lưu trữ
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các văn
bản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng văn
bản và Giám đỗ Công ty.
- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ có
liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.

lĩnh vực phụ trách cho CBCNV các đơn vị, phòng ban khi có yêu cầu.
- Làm các công việc khác khi Giám đốc giao.
* Cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
(Xem phần phụ lục 2)
3.1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
* Nhiệm vụ của văn phòng công ty
Chánh văn phòng: 01 người
Phó chánh văn phòng: 04 người
- Nhân viên: 09 người
- Nhân viên văn thư: 01 người
- Nhân viên lưu trữ: 01 người
- Nhân viên phòng truyền thống: 01 người
- Nhân viên thư viện: 01 người
- Nhân viên photo, scan: 01 người
- Nhân viên lễ tân: 01 người
- Nhân viên văn hóa văn nghệ: 01 người
8
SV: Nguyễn Thị Thúy

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
- Nhân viên thể thao: 01 người

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Nhân viên thi đua, tuyên truyền: 01 người
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Chỉ đạo công việc của phòng theo hợp đồng trách nhiệm số: /HĐ-KH,
ngày / / giữa giám đốc Công ty và phòng.
2.1. Chủ trì tổng hợp xây dựng chương trinh chiến lược phát triển, tổ chức
thực hiện kế hoạch, tổng kết, lập báo cáo, đánh giá các chuyên đề về hoạt động
VH-TT, TĐKT của BIOVIGI và Công ty theo đúng quy định của cơ quan quản lý
Nhà nước.
2.2. Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác
văn thư, lưu trữ; Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ.
2.3. Xây dựng cách thức tổng hợp, kiểm tra, phân loại các văn bản, tài liệu
theo từng nội dung gửi đến trình Giám đốc và ban hành văn bản đến các đơn vị để
triển khai thực hiện.
2.4. Chủ trì soạn thảo, chuẩn bị nội dung, chương trình để Giám đốc báo cáo,
làm việc với khách và cấp trên theo yêu cầu
2.5. Chủ trì xây dựng bố cục nội dung hướng dẫn phòng truyền thống;
Phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu, đảm bảo an toàn,
phòng ngừa hỏa hoạn.
* Công tác thi đua, tuyên truyền, lễ tân, khánh tiết, quan hệ công chúng
(03 người)
1. Nhiệm vụ:
Quản lý hoạt động tài chính: Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ như phiếu
đề nghị tạm ứng, phiếu hoàn tạm ứng...
Chỉ đạo việc đón tiếp khách, liên hệ các bộ phận liên quan để tạo điều kiện
cho khách đến làm việc được nhanh chóng, hiệu quả
Tổ chức sắp xếp phòng nghỉ cho khách có nhu cầu lưu trú tại Công ty.
Quan hệ với các cơ quan thông tấn báo chí để tuyên truyền cho các hoạt

trang trọng, an toàn và tiết kiệm
Tìm các giải pháp để soạn thảo văn bản liên quan tới công tác quản lý
Tổng hợp báo cáo công tác lễ tân, khánh tiết.
Nâng cao kỹ năng giao tiếp để ứng xử hòa nhã, thân thiện với khách đến
quan hệ công tác
Phòng nghỉ của Giám đốc phải đảm bảo VS sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp, khoa
học, kiểm tra xem xét các trang thiết bị điện đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quá
trình vận hành sử dụng.
Lắm được quy định về công tác lễ tân
Đề xuất các giải pháp đảm bảm vệ sinh trong công tác phục vụ nước uống,
hoa quả...
Phục vụ nước uống trong các phòng của lãnh đạo Công ty phải đầy đủ, vệ
sinh sạch sẽ.
SV: Nguyễn Thị Thúy

11

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
* Công tác văn thư; lưu trữ; phòng truyền thống; thư viện; photo, scan
(06 người)
1. Nhiệm vụ:
Là đầu mối tổ chức thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn liên
quan đến công tác văn thư và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Tiếp nhận, xử lý và phân phối công văn đi đến kịp thời, đúng địa chỉ; Phân
loại, chuyển công văn đến các bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám
đốc duyệt.

Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì trình Chánh VP xem xét; các
văn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi trên phần mền,
chuyển cho người có tên trên bao bì.
2. Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu
lưu trữ của C.Ty
Công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện đúng theo quy định về công
tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của ngành than.
Các văn bản đã được lãnh đạo Công ty duyệt phải khẩn trương gửi đến các
bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám đốc duyệt để tránh ách tắc trong
SXKD
Không được tự ý giao con dấu cho người khác; Đóng dấu phải rõ ràng, trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; Không được đóng dấu khống chỉ.
Xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của công ty
Mọi tài liệu, hồ sơ của các phòng chuyên môn được giữ lại theo dõi, thống
kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ của Công ty
Phân loại tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn; Tài
liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ
Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ với Tập đoàn
Xây dựng phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu;
Đảm bảo an toàn; Phòng ngừa hỏa hoạn.
* Công tác quản trị Văn phòng (01 người)
1. Nhiệm vụ
Trực tiếp quản trị Văn phòng nhà điều hành sản xuất số1, 2, nhà văn hóa,
trạm y tế, khu văn phòng
Quản lý và điều phối các xe phục vụ công tác quản lý, điều hành SXKD của
Công ty
Phối hợp cùng Phòng CĐVT lập kế hoạch để kiểm định, bảo dưỡng, sửa
chữa xe ô tô theo định kỳ.
Lập nhu cầu trang bị, phương tiện làm việc của các phòng ban trong Công ty.

gian sử dụng
NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
1. Chủ động giải quyết công việc:
Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được phân công, chủ động tìm
biện pháp giải quyết công việc, đề suất các giải pháp làm việc mới.
2. Hợp tác:
SV: Nguyễn Thị Thúy

14

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Mọi người trong phòng đều phải quan tâm đến công việc của người khác,
tìm hiểu, biết phần công việc của người khác đang làm để khai thác thông tin phục
vụ cho công việc của mình đồng thời xem xét các số liệu thông tin, phương pháp
làm việc của người khác, học hỏi những điều tốt, góp ý những điều tồn tại để cùng
nhau tiến bộ .
3. Chấp hành mệnh lệnh được phân công:
CBVN trong phòng phải tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh được phân công.
Trường hợp chưa hiểu rõ hoặc có thắc mắc về vấn đề gì phải trao đổi lại và thống
nhất cách giải quyết. Khi đã thống nhất cách giải quyết thì không được làm khác .
4. Chế độ báo cáo
Tất cả các công việc đã được phân công các đồng chí phụ trách phải giải
quyết triệt để. Khi giải quyết được hay không được đều phải báo cáo lại trưởng
phòng để có hướng chỉ đạo giải quyết tiếp.
Tất cả công văn đi, đến đều phải tập trung về trưởng phòng xem xét ký duyệt
và điều phối công văn đến người liên quan để giaỉ quyết công việc theo nhiệm vụ

người có thẩm quyền giao cho một phòng (ban) hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảo
văn bản.
2. Phòng (ban) hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải thực hiện các
công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật và khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủ
trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liên
quan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thì
người soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
* Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
2. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
SV: Nguyễn Thị Thúy

16

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập

cho người khác ký.

SV: Nguyễn Thị Thúy

17

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
5. Đối với những ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn bản
được quy định như sau:
- Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký các văn bản của
Ban/Hội đồng.
- Cấp phó của người đứng đầu ban/hội đồng được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu ban/hội đồng những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và
những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
6. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị và trước
pháp luật về các văn bản mà mình đã ký.
4.2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty
- Thể thức trình bày
1. Thể thức văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thành phần:
quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày
tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn
bản; chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Công ty, đơn vị;
nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật).
2. Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu
chuyển, thư gửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định tại Khoản 1, Điều này
có thể bổ sung địa chỉ Công ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, số fax.

nghiệp vụ và chuyển đến các phòng, ban có tên trên bao bì.
- Chuyển giao văn bản đảm bảo nguyên tắc một đầu mối: Văn thư thực hiện
tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả, hết sức khoa học, hợp
lý, đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đúng đối
tượng. Một sáng tạo của văn thư khi lấy sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển giao
văn bản đi nội bộ. Từng cột mục được đăng ký rõ ràng, cụ thể từng nội dung văn
bản. Điều này tiết kiệm được kinh phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ.
- Hiện nay việc đăng kí văn bản đi thường được áp dụng bằng 2 hình thức:
đăng kí bằng số và đăng kí bằng máy vi tính. Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam
đã sử dụng cả 2 phương pháp trên.
Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt
công nghê thông tin vào việc quản lý hoạt động và công tác văn thư , áp dụng
những chương trình ứng dụng tin học hiện đại. Công ty đã sử dụng phần mềm
Portal phục vụ cho công tác văn phòng, đặc biệt rất thuận tiện cho cán bộ văn thư
làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Đây là phần mềm tương đối mới
cho nên nó còn khá xa lạ với đại đa số người sử dụng, tuy nhiên đây là một phần
mềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi.

SV: Nguyễn Thị Thúy

19

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thế hoàn
toàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổ phần Biovigi Việt
Nam vẫn kết hợp sủ dụng việc đăng kí sổ với phương pháp truyền thống và sổ đó


(5)

Nơi nhận

(6)

Số
lượng
(7)

Kí nhận

(8)

- Thực tế ở Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam cho thấy cán bộ Văn thư
không đăng kí cột Đơn vị người nhận bản lưu và cột Ghi chú. Do vậy thiếu đi
những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản.
- Mặt khác, sổ đăng kí văn bản đi l một sổ đăng kí đi chung cho nhiều loại
văn bản kể cả Thông báo, Quyết định, Kế hoạch.. đều được đăng kí vào sổ với tên
“Công văn đi” là không thích hợp, không đúng quy định.
- Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng năm
nhưng việc đăng kí nhiều loại văn bản trong mục tên loại, trong ó số của văn bản
được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn bản, vệc tra
tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn. Có lẽ tại đây là công ty mang tính chất tư
nhân nên văn bản “mật, khẩn” không nhiều và thường không có (hoặc có rất ít) nên
cán bộ văn thư không lập sổ riêng như các cơ quan khác.
- Khi đóng dấu vào văn bản chưa thẳng.
- Văn bản đi đôi khi bị trả về hoặc thất lạc do viết nhầm địa chỉ.
2. Văn bản đến

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủ
trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liên
quan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thì
người soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 3: Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
SV: Nguyễn Thị Thúy

21

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1. Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
2. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
4. Nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định.
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Trưởng các phòng, các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải

thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy
quyền phải được quy định bằng văn bản, được giới hạn trong một thời gian nhất
định và có nội dung ủy quyền cụ thể. Người ủy quyền không được ủy quyền lại
cho người khác ký.
5. Đối với những ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn bản
được quy định như sau:
- Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký các văn bản của
Ban/Hội đồng.
- Cấp phó của người đứng đầu ban/hội đồng được thay mặt tập thể, ký thay
người đứng đầu ban/hội đồng những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và
những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
6. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị và trước
pháp luật về các văn bản mà mình đã ký.
4.3. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
4.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến
*Văn bản đến
(Xem phụ lục 3)
4.3.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty
Bước 1: Lập danh mục hồ sơ
- Trưởng phòng (ban) Hành chính chỉ đạo tổ chức lập danh mục hồ sơ đưa
vào lưu trữ theo quy định Lưu trữ của Nhà nước và Công ty;
- Hàng năm phòng (ban) Hành chính Công ty, đơn vị căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, tình hình công tác trong năm qua và kế hoạch trong năm tới để lập danh
mục hồ sơ.
Bước 2: Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành
- Mở hồ sơ;
SV: Nguyễn Thị Thúy

23