TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA
VIẾT NAM
GVHD: Trần Thị Giang Tân
Mai Đức Nghĩa
SVTH: Bùi Thị Hồng Quyên
Trần Việt Tân
Lớp: KI4
Năm 2010
MỤC LỤC
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
(VINAMILK) 2
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2
1.2 Đặc điểm kinh doanh của công 3
1.2.1 Gíới thiệu về công ty 3
1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 4
1.3 Cơ cấu tổ chức 4
1.4 Các phòng ban trong công ty 6
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU
TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10
1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10
1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam 11
1.3 Thực trạng về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty 15
CHƯƠNG III. NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ 20
1.1 Nhận xét 20
1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB 20
1.1.2 Những mặt còn hạn chế 22
1.2 Kiến nghị 22
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT

 Nhà máy sữa Cần Thơ
 Xí nghiệp Kho vận;
Tháng 12/2003, Công ty chuyển sang hình thức Công ty cổ phần, chính thức đổi tên là
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn
điều lệ của Công ty lên 1.590 tỷ đồng
Tháng 06/2005: Công ty mua lại phần vốn góp của đối tác trong Công ty Sữa Bình Định
và sáp nhập vào Vinamilk .
Ngày 30/06/2005: công ty khánh thành nhà máy sữa Nghệ An.
Những thành tích đã đạt được:
Trải qua quá trình hoạt động và phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk đã trở
thành một doanh nghiệp dẫn đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt
Nam. Những danh hiệu Vinamilk đã được nhận là:
 Danh hiệu Anh Hùng Lao Động.
 Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba.
 Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao“ từ 1995 - 2004 (do bạn
đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn).
 Giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO
World Intellectual Property Organization) năm 2000 và năm 2004.
 Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba do chủ tịch nước Trần
Đức Lương trao tặng vì đã có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh
doanh 5 năm liền từ năm 2000 - 2004.
1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty
1.2.1 Gíới thiệu về công ty
Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003 QĐ-
BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 của bộ Công nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước
công ty sữa Việt Nam thành công ty cổ phần sữa Việt Nam.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty số 4103001932 do sở Kế hoạch và Đầu
tư TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 1 tháng 12 năm 2003 công ty là doanh
nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Công Nghiệp.

các nhà máy
Ban tài chính kế toán;
ban xây dựng cơ bản
Ban cơ khí; ban điện
Ban công nghệ
Ban tài chính kế toán; ban điều phối DA;
ban quản lý DA
Ban hoạch định sản xuất; ban thống kê
Ban xuất khẩu; ban NVL-bao bì; ban
MMTB; ban khai báo hải quan
Ban quản lý hệ thống chất lượng; ban
nghiên cứu sản phẩm mới
Ban QHNS; ban TL&PL; ban TD; ban
ĐT&PT
Ban NC-TH; ban HC-QT; ban VT-LT;
ban thông tin
Kinh doanh; kế toán; hành chính; Public
Relation:phòng khám chuyên khoa
Phân xưởng; ban; tổ; nhóm
Ban kế toán; ban HC-NS; ban kho; ban
diều phối, đội xe; ban kỹ thuật
P.KT
P.HĐKS
P.ĐT
P.IT
P.KD
P.MKT
P.PTNL
(Phòng phát triển khách hàng)
P.PTKH

Cà phê Sài Gòn, Tiên Sơn

1.4 Các phòng ban trong công ty
Phòng Kinh doanh:
 Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi
và thực hiện các kế hoạch kinh doanh;
 Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân
phối, chính sách giá cả;
 Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm;
 Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu của thị
trường.
Phòng Marketing:
 Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm,
xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi
 Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu;
 Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù
hợp với nhu cầu của thị trường;
 Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường và
các đối thủ cạnh tranh;
Phòng Nhân sự:
 Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của toàn Công ty;
 Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực;
 Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự
 Làm việc chặt chẽ với bộ phận Hành chính và Nhân sự của các Chi nhánh, Nhà máy
nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề về hành chính nhân sự một cách tốt nhất;
 Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty;
 Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính,
nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với quy định, chế độ hiện hành của Nhà
nước;
 Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ

 Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triển
những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng.
Phòng khám Đa khoa
 Khám, tư vấn dinh dưỡng và sức khỏe cho người bệnh (khách hàng), tư vấn các sản
phẩm của Công ty cho khách hàng;
 Tư vấn dinh dưỡng gián tiếp cho người bệnh (khách hàng) qua điện thoại hoặc cho
thân nhân;
 Phối hợp với Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm mới trong
việc đưa ra các sản phẩm có thành phần dinh dưỡng phù hợp với các nhu cầu cần
thiết của khách hàng.
Các nhà máy:
 Quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, HACCP;
 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, quản lý về vấn đề an toàn lao
động, phòng cháy chữa cháy tại Nhà máy;
 Thực hiện các kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lượng và chất lượng.
Xí nghiệp Kho vận:
 Thực hiện việc giao hàng và thu tiền hàng theo các Hóa đơn bán hàng;
 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn;
 Tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản vật tư nguyên liệu nhập khẩu và nội địa, các sản phẩm
do Công ty sản xuất;
 Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;
 Thực hiện công tác thu hồi công nợ, hỗ trợ theo dõi công nợ còn tồn đọng.
Các chi nhánh:
 Đề xuất, cải tiến sản phẩm về chất lượng, mẫu mã và đa dạng hóa sản phẩm;
 Xây dựng phương hướng hoạt động và phát triển của Chi nhánh;
 Giám sát việc thực hiện các quyết định, chủ trương, chính sách Công ty đề ra; Đảm bảo
các hoạt động của Chi nhánh tuân thủ luật pháp và các quy định của Nhà nước;
 Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Phòng khám Tư vấn Dinh dưỡng tại Chi nhánh;
 Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ban Kế toán, Ban Cung ứng và điều vận;
 Quản lý tiền-hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh ngành hàng.

Danh sách một số nhà cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty:
STT NGUYÊN LIỆU NHÀ CUNG CẤP
1 Sữa bột các loại Hoogwert
Newzealand Milk Products
Olam International Ltd
Trung tâm bò giống Tuyên Quang
Hộ nông dân
Công ty thực phẩm công nghệ TP.HCM
Công ty đường Biên Hòa
Công ty Ld mía đường Nghệ An
Công ty mía đường Bourbon Tây Ninh
Olam international Ltd
Itochu corporation
Titan Steel Co.
Công ty Perstima Bình Dương
1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam
Việc kiểm soát qúa trình thu mua hàng hoá, dịch vụ gắn liền với việc quản lý một
phần lớn chi phí của doanh nghiệp. Hàng hoá, dịch vụ mua vào liên quan trực tiếp đến hiệu
quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khối lượng hàng hoá, dịch vụ mua về là một
nhân tố quyết định của các mức dự trữ hàng tồn trong kho. Mặt khác,việc đầu tư vào hàng
trong kho là một nhân tố chủ yếu đánh giá được lợi tức trên vốn đầu tư. Ngoài ra, chức năng
thu mua còn có mối quan hệ trực tiếp với các hoạt động như nhận hàng, lưu kho, bán phế
liệu và thanh toán Do đó, kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cần các
doanh nghiệp quan tâm thích đáng.
Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Phiếu xin mua hàng
Kiểm tra
Liên hệ nhà cung cấp
Xét chọn nhà cung cấp
Kiểm tra,

thì phải thực hiện qui định về kiểm tra mẫu như sau: Hàng hóa đã ban hành yêu cầu kỹ
thuật: nhà cung cấp sẽ gửi mẫu cho phòng xuất nhập khẩu công ty. Phòng xuất nhập khẩu
công ty lập phiếu đề nghị kiểm tra mẫu nguyên vật liệu /bao bì để chuyển nhà máy kiểm tra
và thông báo kết quả.
Chào giá/ mời thầu :
Khi có nhu cầu về mua hàng, tùy theo tính chất mua hàng của từng hàng hóa, dịch vụ,
nhân viên nghiệp vụ sẽ đề xuất cho người có thẩm quyền (Giám đốc đơn vị, Phó Tổng Giám
đốc phụ trách KHXNK hoặc Tổng Giám đốc) quyết định hình thức chào giá cạnh tranh cho
từng lần mua hàng hoặc mời thầu cung ứng các mặt hàng chính yếu, giá trị lớn, có yêu cầu
ổn định về giá cả, chất lượng, cung cấp trong thời gian dài.
Duyệt chọn nhà cung cấp:
 Đối với trường hợp mời thầu: Sau khi nhận được Hồ sơ dự thầu của các Nhà cung
cấp, Tổ xét thầu (Bao gồm người có thẩm quyền của Ban có nhu cầu đấu thầu,
P.KT) sẽ tiến hành xét thầu và lập Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu, trình Tổng
Giám đốc phê duyệt.
 Đối với trường hợp chào giá cạnh tranh: Căn cứ bảng chào giá và khả năng của các
Nhà cung cấp, các đơn vị chức năng lập Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung
cấp, trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Thẩm quyền duyệt chọn nhà cung cấp sẽ do Tổng Giám đốc qui định theo sự ủy
quyền/ phân cấp quản lý hiện hành của Công ty. Người ra quyết định chọn nhà cung cấp sẽ
chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc về quyết định của mình.
Trong một số trường hợp, (ví dụ: không chọn đơn vị có giá thấp nhất, không đủ số
lượng chào giá của các nhà cung cấp theo qui định,…) thì phải nêu rõ lý do/nguyên nhân trên
Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp
Tất cả bảng chào giá của các nhà cung cấp, biên bản xét giá/mở thầu phải được đơn vị
phụ trách mua hàng hoá, dịch vụ lưu giữ đầy đủ và khoa học cho việc kiểm tra, kiểm tóan
nội bộ hoặc của các cơ quan bên ngoài theo qui định của pháp luật.
Ký kết hợp đồng kinh tế:
Căn cứ vào kết quả duyệt chọn nhà cung cấp của người có thẩm quyền trên biểu Danh
sách Nhà cung cấp trúng thầu (nếu có) và Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp, đơn

lập và tiên phong trong việc thực hiện.
Ngoài ra công ty còn có nhiều chính sách cho người lao động để không tạo áp lực quá
mức cho họ trong công làm họ phải gian lận như:
• Đảm bảo công việc đầy đủ cho người lao động, thu nhập của người lao động ngày một
được cải thiện. Ngoài thu nhập từ lương, người lao động còn có thêm thu nhập từ lợi
nhuận được chia theo tỷ lệ sở hữu của họ trong Công ty nếu Công ty làm ăn có lãi.
• Thực hiện đầy đủ, quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng với quy
định của pháp luật.
• Có chính sách khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có công lao đóng góp cho
Công ty, có biện pháp kỷ luật đối với những cá nhân có hành động ảnh hưởng xấu đến
quyền lợi và uy tín Công ty.
• Hỗ trợ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để người lao động tham gia các khóa đào tạo
trong và ngoài nước nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ;
• Đào tạo và sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp với tình hình phát triển Công ty nhằm gia
tăng về chất.
1.3.2 Yêu cầu về năng lực
Hầu như toàn bộ nhân viên quản lý của công ty đều có trình độ cao đẳng đại học trở lên,
nhân viên các phòng ban trong công ty hầu như có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực mà
phòng ban đó thực hiện. Ngoài ra công ty đặt mục tiêu đầu tư đào tạo nguồn nhân lực tri thức
cao. Một số hoạt động đào tạo Công ty đã và đang thực hiện:
• Công ty đã và đang chuẩn bị cho nguồn nhân lực trình độ cao trong tương lai bằng
cách gửi con em cán bộ, công nhân viên sang học ở các ngành: công nghệ sữa và các
sản phẩm từ sữa; tự động hóa quy trình công nghệ và sản xuất; máy móc thiết bị sản
xuất thực phẩm; quản lý trong ngành sữa. Đến nay, Công ty đã hỗ trợ cho hơn 50 con
em của cán bộ công nhân viên đi học theo diện này.
• Công ty tuyển sinh viên tốt nghiệp loại giỏi ở các trường đại học tại thành phố Hồ Chí
Minh và đưa đi du học chuyên ngành ở nước ngoài.
• Những cán bộ công nhân viên có yêu cầu học tập cũng được Công ty hỗ trợ 50% học
phí cho các khóa nâng cao trình độ và nghiệp vụ.
1.3.3 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán

- Soát xét tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính theo yêu cầu của Tổng Giám
đốc.
Quyền hạn của kiểm toán nội bộ:
- Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ trong quá trình thực hiện kiểm toán và trình
bày ý kiến của kiểm toán viên trong báo cáo kiểm toán.
- Có quyền yêu cầu các đối tượng được kiểm toán cung cấp thông tin, tài liệu (không
giới hạn) phục vụ cho công tác kiểm toán.
- Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do kiểm toán viên lập và chịu trách
nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao.
- Nêu các kiến nghị và đề xuất các ý kiến tư vấn cho công việc cải tiến, hoàn thiện
công tác quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, ngăn ngừa các sai sót, vi phạm trong Công
ty .
- Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ .
- Giám sát việc thực hiện qui trình kiểm tóan nội bộ
1.3.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Công ty có triết lý kinh doanh là mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích nhất ở mọi
khu vực, lãnh thổ. Vì thế công ty tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn
đồng hành của Vinamilk. Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng
mọi nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó công ty áp dụng phong cách quản lý dân
chủ để tạo sự công bằng và thoải mái cho nhân viên trong công ty,dân chủ trong tính
lương trong quy định tạo môi trường làm việc lành mạnh trong công ty.Trọng tâm của
phong cách quản lý này là sự đóng góp ngày càng nhiều hơn từ phía nhân viên để
công việc luôn được tiến triển. Các nhà quản lý dân chủ luôn cảm thấy rằng sự đóng
góp nhiều hơn của nhân viên là vì môi trường làm việc của họ, nhân viên sẽ thấy họ
có nhiều quyền sở hữu và do đó, làm tăng năng suất và sự hài lòng của họ. Một người
quản lý dân chủ sẽ tập trung vào xây dựng đội ngũ, tình đồng nghiệp chan hòa và sự
đồng lòng nhất trí khi nhận nhiệm vụ.
1.3.5 Cơ cấu tổ chức
Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo

hóa dịch vụ đảm bảo chất lượng.
Riêng đối với những hàng hóa và dịch vụ mua vào có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng,
hình thức mua sắm và thanh toán đơn giản (nhận hàng trước, trả tiền sau khi nhà cung cấp
xuất hóa đơn đầy đủ), thì không bắt buộc ký hợp đồng kinh tế nhưng vẫn phải đảm bảo tối
thiểu 3 bảng chào giá và được người có thẩm quyền ký duyệt trên bảng chào giá.
1.3.7 Chính sách nhân sự
Công ty quan niệm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chiến lược đầu tư cho sự
thành công trong tương lai của công ty. Vì thế, là nhân viên của Vinamilk bạn sẽ có cơ hội
được đào tạo nhằm hòan thiện các kỹ năng, kiến thức đáp ứng được yêu cầu và thách thức
trong công việc. Các khóa đào tạo về chuyên môn và kỹ năng cũng như các buổi tham gia
huấn luyện thực tế được chúng tôi tổ chức thường xuyên trong và ngoài nước.
Tại Vinamilk, công ty vạch ra con đường phát triển nghề nghiệp cụ thể cho nhân viên
và công ty mang đến các chương trình đào tạo phù hợp nhất giúp nhân viên nâng cao hiệu
quả làm việc. Một khi hiệu quả làm việc của nhân viên được nâng cao, nhân viên sẽ được
giao phó những công việc thử thách hơn và cùng với sự hỗ trợ tích cực từ đồng nghiệp và
cấp trên, mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên chắn chắn sẽ thành hiện thực.
CHƯƠNG III. NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ
1.1 Nhận xét
Vai trò, vị trí của Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh nghiệp
đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu
quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở cửa đang diễn ra hết sức mạnh mẽ. Qua quá
trình nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại hai Công ty cổ phần có thể rút ra
một số nhận xét sau:
1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB
Quy trình kiểm soát chi phí được tiến hành ngay từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu
bán hàng. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất, để giảm mức tiêu hao nguyên liệu, Công ty thiết
lập các định mức kỹ thuật đối với từng sản phẩm. Hàng tháng, bộ phận kế toán quản trị theo
dõi được chi phí sản xuất thông qua các báo cáo định kỳ về chi phí sản xuất của từng đơn vị,
báo cáo phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu… Dựa trên các báo cáo này, giúp Công
ty kiểm soát chi phí tốt hơn trong các tháng sản xuất tiếp theo. Các báo cáo đều được các cấp

hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh, hệ thống ERP không cho
phép người dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà
người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có
thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Do đó, cũng nhờ đặc điểm này, số
liệu kế toán do hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao.
Về thủ tục kiểm soát
Công ty Vinamilk đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 , HACCP, ISO/IEC 17025:2005, ISO 14001:2004. Hệ thống này được áp
dụng cho tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của toàn bộ hệ thống tổ chức
của Công ty . Công ty cam kết xây dựng và thiết lập các văn bản thực hiện, duy trì hệ thống
quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của
tiêu chuẩn ISO 9001:2000 , HACCP, ISO/IEC 17025:2005, ISO 14001:2004.
Bên cạnh những mặt tích cực nêu trên, hệ thống KSNB tại Công ty còn bộc lộ một số
mặt hạn chế do đó hệ thống KSNB chưa thực sự phát huy được vai trò của nó trong công tác
quản lý tài chính.
1.1.2 Những mặt còn hạn chế
Về môi trường kiểm soát
Vai trò, chức năng của ban kiểm soát tại Công ty chưa được thực hiện một cách hiệu
quả; hoạt động của Ban kiểm soát mang nặng tính hình thức. Nguyên nhân là do thiếu sự độc
lập, thêm vào đó các thành viên của ban kiểm soát chỉ kiêm nhiệm chứ không phải chuyên
trách. Vì vậy, các biện pháp, thủ tục kiểm soát độc lập chưa đem lại hiệu quả thiết thực cho
Công ty.
Do đó vẫn có một số rủi ro thường gặp là:
 Yêu cầu hàng không đúng thực tế
 Mua hàng không đúng phẩm chất, quy cách
 Có thể do nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá dịch vụ
phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng
không được phép từ nhà cung cấp.
 Mua hàng giá cao và trả hàng trước khi được chấp nhận.
 Trả tiền hàng không đúng hạn.

 Đối với trả tiền trước khi nhận hàng thì: chỉ trả tiền khi có đủ chứng từ nhận hàng.
 Đối với trả tiền hàng không đúng hạn: phải phê duyệt cam kết trả tiền theo dõi kế
hoạch tiền mặt. Định kỳ báo cáo công nợ phải trả. Phê duyệt thời điểm trả tiền và số
tiền trả…
 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ
phận mua hàng. Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với thủ kho. Đối chiếu giữa bộ phận
kế toán với nhà cung cấp. Luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty
 Đối với trường hợp người không có thẩm quyền vẫn lập phiếu đề nghị mua hàng thì
công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng
ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng
hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính
xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến
tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.Việc
mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.
 Khi nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng: Nên tách biệt chức năng đề
nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do
phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng
thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu
chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước
và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan
đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, Các liên của đơn đặt hàng này nên
được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để