BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

MAI HUỲNH KHÁNH NGỌC

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

MAI HUỲNH KHÁNH NGỌC

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH

Chuyên ngành:

Kế toán (hướng ứng dụng)

Mã số:

8340301


1.1.1 Bối cảnh ngành ............................................................................................4
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ...............................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức .............................................................................................6
1.1.4 Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh ...............10
1.1.5 Quy trình thu mua nguyên liệu tại Công ty Đại Dương Xanh ..................12
1.1.5.1 Mua nguyên liệu................................................................................12
1.1.5.2 Các dịch vụ khác ...............................................................................15
1.2 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương
Xanh .......................................................................................................................16
Kết luận chương 1 ..................................................................................................20
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ......................................................................21
2.1 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây ..........................................................21


2.1.1 Nghiên cứu trong nước ..............................................................................21
2.1.2 Nghiên cứu ngoài nước .............................................................................27
2.1.3 Bài học kinh nghiệm..................................................................................29
2.2 Sơ lược về COSO 2013 ...................................................................................32
Kết luận chương 2 ..................................................................................................37
CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN TÁC
ĐỘNG .......................................................................................................................38
3.1 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh ...........38
3.1.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................38
3.1.2 Đánh giá rủi ro ...........................................................................................39
3.1.3 Các hoạt động kiểm soát ...........................................................................40
3.1.4 Hệ thống thông tin và truyền thông ...........................................................41
3.1.5 Các hoạt động giám sát .............................................................................42
3.2 Đánh giá KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh .............................43
3.2.1 Ưu điểm .....................................................................................................43
3.2.2 Hạn chế ......................................................................................................44

4.2.2 Đề xuất giải pháp về các thành phần còn lại .............................................75
4.2.2.1 Quy trình bao tiêu lúa gạo: ................................................................75
4.2.2.2 Quy trình mua lúa tại ruộng của nông dân ........................................82
4.2.2.3 Chu trình mua hàng khác ngoài lúa gạo............................................86
4.2.3 Một số kiến nghị bổ sung ..........................................................................90
Kết luận chương 4 ..................................................................................................92
CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ...........................................................93
5.1 Mục tiêu triển khai ...........................................................................................93
5.2 Phân chia trách nhiệm ......................................................................................93
5.3 Kế hoạch hành động ........................................................................................93
Kết luận chương 5 ..................................................................................................96
KẾT LUẬN CHUNG ..............................................................................................97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
BLĐ : Ban lãnh đạo
BP : Bộ phận
BGĐ : Ban giám đốc
COSO : khung báo cáo kiểm soát nội bộ
DN : Doanh nghiệp
ERM : Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp
GTGT : Giá trị gia tăng
H (Hypotheses) : giả thuyết
HCNS : Hành chính nhân sự
HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ
IT : Công nghệ thông tin
KCS : Kiểm soát chất lượng

Mua hàng là một hoạt động quan trọng ở tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các
doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại vì các doanh nghiệp này có giá
trị và số lượng nghiệp vụ mua hàng rất lớn. Ngoài ra, chu trình mua hàng chứa đựng
nhiều nguy cơ gian lận, rủi ro tiềm ẩn lớn. Hiện tại Công ty TNHH XNK Đại Dương
Xanh mới xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng một cách cảm tính, chỉ mới
xây dựng quy trình cơ bản, thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ... Nhận thức được
tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống KSNB
chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh” làm luận văn thạc sĩ
của mình.
Với nghiên cứu này tác giả kỳ vọng sẽ vận dụng các lý thuyết về kiểm soát nội bộ
theo chuẩn COSO 2013 để đưa ra được các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện hệ
thống KSNB chu trình mua hàng giúp cho công ty có thể phòng ngừa và phát hiện
các rủi ro, tránh gian lận và sai sót trong hoạt động mua hàng từ đó giúp công ty hoạt
động đạt hiệu quả cao hơn, sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có và từ đó đạt được các
mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát thực tế; Phương pháp thu thập;
Phương pháp phân tích dữ liệu; Phương pháp so sánh; Phương pháp khảo sát; Phương
pháp phỏng vấn.
Bằng việc khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá các yếu tố về môi trường kiểm soát,
thông tin và truyền thông, đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát và hoạt động giám
sát tại công ty, tác giả đã làm rõ các hạn chế đang tồn tại của hệ thống KSNB chu
trình mua hàng hiện tại. Từ đó tác giả đưa ra những giải pháp thiết thực giúp hệ thống
KSNB chu trình mua hàng hiệu quả hơn, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của
công ty.
Từ khóa: kiểm soát nội bộ, chu trình mua hàng, áp dụng COSO 2013.


ABSTRACT


hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh”
Sau đây nhận xét về luận văn của Mai Huỳnh Khánh Ngọc như sau:
-

Luận văn đánh giá đúng thực tế những tồn tại và hạn chế của đơn vị tại thời
điểm hiện tại. Đây là một đề tài cần thiết để đơn vị xem xét triển khai.

-

Cách tiếp cận các vấn đề khá phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

-

Luận văn đã đưa ra được các đề xuất, giải pháp thiết thực, phù hợp với tình
hình doanh nghiệp hiện tại, có tính ứng dụng cao giúp hệ thống KSNB chu
trình mua hang hoạt động hiệu quả, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
kinh doanh.

-

Luận văn có tính khả thi, đáng để quan tâm xem xét triển khai tại đơn vị.

CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch

thống KSNB chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh” làm
đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát: hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng đáp ứng đầy đủ
các thành phần của COSO 2013 nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua hàng từ đó
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Đại Dương Xanh.
Mục tiêu cụ thể:
-

Thứ nhất: đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại
của công ty và đưa ra những nguyên nhân của các vấn đề còn tồn tại về hệ thống
KSNB chu trình mua hàng.

-

Thứ hai: đề xuất những giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua
hàng giúp cho công ty phòng ngừa và phát hiện các rủi ro, tránh gian lận và sai
sót trong hoạt động mua hàng giúp công ty hoạt động hiệu quả.
3. Câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu đặt ra để đạt được mục tiêu trên gồm:
-

Những yếu kém nào của HTKSNB chu trình mua hàng đang tồn tại tại DN?
Nguyên nhân của những yếu kém này là gì?

-

Các giải pháp nào cần được triển khai để hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng
tại DN?

-

Phương pháp phỏng vấn: nhằm kiểm chứng các nguyên nhân dẫn đến vấn đề còn
hạn chế của hệ thống hiện tại.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình mua hàng trong DN sản xuất và kinh doanh
mặt hàng gạo là một đề tài khá mới. Bằng các phương pháp đã nêu ở trên tác giả đã
làm rõ vấn đề của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại. Từ đó, trên cơ sở kế
thừa các kết quả nghiên cứu trước, lý thuyết COSO 2013 tác giả đã đưa ra được những
giải pháp thiết thực giúp hệ thống KSNB chu trình mua hàng hoạt động hiệu quả,
giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình SXKD, hạn chế đến mức thấp
nhất việc thất thoát tài sản công ty. Bằng việc hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình
mua hàng tại Công ty tác giả kỳ vọng sẽ giúp Công ty có biện pháp kiểm soát hoạt
động mua hàng hiệu quả hơn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.


4

CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG
KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
1.1.1 Bối cảnh ngành
Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch
xuất nhập khẩu của nước ta. Tháng 01 năm 2007 Việt Nam gia nhập WTO mở ra cơ
hội lớn cho nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng như là thị trường xuất khẩu gạo nói
riêng. Tuy nhiên, ngoài những cơ hội thì các DN cũng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn
từ các tập đoàn nước ngoài như Thái Lan, Ấn Độ,… Theo bà Bùi Thị Thanh TâmPhó Chủ tịch Hiệp hội Lương thực Việt Nam, xuất khẩu gạo của Việt Nam vào Trung
Quốc 6 tháng đầu năm 2019 đã giảm tới 72%, mặc dù xuất khẩu sang Philippines
tăng mạnh nhưng cũng mới chỉ bù được một phần giảm sút của thị trường Trung

đề tìm kiếm khách hàng và quảng bá thương hiệu. DN cũng bước đầu xâm nhập
thị trường gạo nội địa, tích cực tham gia các hội chợ trong nước để quảng bá
thương hiệu. Đích đến của sản phẩm là siêu thị lớn. siêu thị mini, cửa hàng tiện
lợi...

-

Sản phẩm cá tra fillet và thực phẩm khác: cá tra filet là mặt hàng có lợi nhuận
cao. Thế mạnh của DN là có khách hàng tốt và ổn định. DN một mặt tìm kiếm
thêm khách hàng mới, mặt khác chăm sóc các khách hàng hiện có. Việc tiếp tục
kinh doanh cá tra fillet sẽ đa dạng hoá hoạt động, hạn chế rủi ro và tối đa hoá lợi
nhuận. Ngoài ra DN còn xuất khẩu một số mặt hàng thực phẩm khác như bánh
chocopie, nước uống đóng lon, hạt điều...

Quá trình phát triển: trãi qua quá trình hơn 10 năm hoạt động kinh doanh, Đại Dương
Xanh đã không ngừng phát triển cả về doanh số và chất lượng sản phẩm.
Tăng trưởng doanh số qua các năm:
Bảng 1.1: Tăng trưởng doanh số qua các năm
Năm

Doanh số (triệu đồng)

Tăng trưởng (%)

2010

306.444

7%


2018

1.011.980

91%


6

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Đại Dương Xanh)
Qua bảng số liệu trên cho thấy Đại Dương Xanh đã không ngừng tăng trưởng từ năm
2010 cho đến nay, tốc độ tăng trưởng được cải thiện mỗi năm. Tuy nhiên, năm 2019
với khó khăn của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, tốc độ tăng
trưởng của Đại Dương Xanh đã chậm lại. Từ đó cho thấy Đại Dương Xanh đang phải
đối diện không ít khó khăn do thị trường ngày càng cạnh tranh. Để giải quyết vấn đề
trên ngoài việc tập trung vào kinh doanh bán hàng, Đại Dương Xanh xác định cần
phải cải thiện khâu kiểm soát để nâng cao chất lượng cũng như giảm giá thành sản
phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán


7

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Kế Toán Trưởng

-

Kế toán thu chi: Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối
với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên
quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.

-

Kế toán thuế: Tập hợp hết các chứng từ gốc, theo dõi sổ sách, làm báo cáo thuế
cho tất cả các loại thuế mà công ty áp dụng (thuế GTGT, TNCN nếu có), nghĩa
vụ tiền nộp thuế GTGT cho hàng tháng nếu công ty có số thuế phát sinh nghĩa là
đầu ra – đầu vào.

-

Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ phải thu và
phải trả khách hàng. Lập bảng danh sách các khoản nợ của các khách hàng, nhà


8

cung cấp để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn
đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. Phân tích tình hình công nợ,
đánh giá tỷ lệ thực hiện nợ, tính tuổi nợ. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của
công ty. Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. Thực hiện lưu trữ
các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
-

Kế toán giá thành: Thu thập các thông tin về chi phí sản xuất, giá thành, giá bán
của sản phẩm hàng hoá mà DN đang SXKD trong kỳ. Tính giá thành và kiểm soát

công việc liên quan đến công tác quản lý xuất nhập tồn của kho bao bì. Có
trách nhiệm kiểm tra số lượng tồn kho trên báo cáo kho bao bì và trên chương


10

trình kiểm soát kho. Tư vấn và đưa ra hướng giải quyết vấn đề tồn kho, chất
lượng hàng hư hỏng, cách khắc phục, … Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn
về số lượng tồn kho. Báo cáo cuối hàng tuần cho bộ phận kế toán và ban giám
đốc (BGĐ).
1.1.4 Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh
Các DN có quy mô vừa và nhỏ thì các yếu tố của HTKSNB bộ thường hiện diện
không đầy đủ, tại Đại Dương Xanh cũng không ngoại lệ.
Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty Đại Dương Xanh có thể tóm tắt như sau:
Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, đàm phán, thương lượng để ký kết hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đã ký kết thì tiến hành tìm kiếm mua nguyên liệu là lúa gạo. Lúa
gạo nguyên liệu sau khi được mua sẽ được chế biến (lau bóng), đóng gói thành phẩm.
Thành phẩm sẽ được vận chuyển lên cảng. Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đóng gạo
vào container và làm thủ tục xuất đi như hợp đồng của Phòng kinh doanh đã ký. Về
thuỷ sản thì mặt hàng chủ yếu là cá tra fillet, sau khi ký hợp đồng thì phòng kinh
doanh sẽ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng có giá cả phù hợp và chất lượng tốt. Khi đã
kiếm được rồi thì tiến hành ký kết hợp đồng cung ứng. Hàng sản xuất xong thì giao
tại nhà máy, đóng container chất lên đầu kéo chở về cảng. Tại đây nhân viên giao
nhận sẽ nhận hàng và làm thủ tục xuất khẩu theo đúng hợp đồng đã ký với khách
hàng. Do mặt hàng chủ lực của Công ty là gạo, trong doanh số xuất khẩu gạo cũng
luôn chiếm trên 90% nên tác giả sẽ giới hạn phạm vi luận văn trong hoạt động mua
nguyên liệu chính là lúa gạo.
Đặc trưng của hoạt động thu mua nguyên liệu lúa gạo là rủi ro thất thoát, mất trộm,
hư hao là rất cao. Chẳng hạn như lúa gạo sau khi mua ngoài vận chuyển đường bộ
còn được vận chuyển bằng đường sông do đặc thù các hộ nông dân ở vùng miền tây

đã xây xát xong sẽ được chuyển về nhà máy tách màu theo từng loại giống cho ra
chất lượng hạt gạo có màu đẹp và đồng đều đáp ứng yêu cầu của khách hàng, sau đó
tiến hành chuyển gạo về nhà máy lau bóng để tăng thời gian bảo quản và làm cho hạt
gạo sáng bóng hơn.
Nhìn chung, do đặc điểm của ngành thu mua và chế biến nông thủy sản nói chung và
lúa gạo nói riêng chủ yếu từ các hộ nông dân hoặc hợp tác xã nên công tác kiểm tra
giám sát cho việc thu mua nguồn nguyên liệu phải thực sự chặt chẽ mới tránh được
rủi ro thất thoát tài sản. Ngoài ra, nguyên liệu lúa gạo sau khi mua còn trãi qua quá
trình vận chuyển dài, còn trãi qua giai đoạn xay xát, lau bóng trước khi nhập kho. Vì
vậy định hướng hệ thống KSNB chu trình mua hàng của Công ty cần phải được kiểm
soát chặt chẽ, theo một quy trình thống nhất và đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn COSO
2013 có như thế mới đảm bảo các rủi ro, tránh thất thoát tài sản cho Công ty.


12

Ngoài ra, số lượng và giá trị các nghiệp vụ mua hàng tại Đại Dương Xanh là rất lớn,
giá trị mua hàng luôn chiếm tỷ trọng cao so với doanh số bán ra hàng năm.Tuy nhiên,
tỷ trọng mua hàng khá bất thường qua các năm. Điều này chứng tỏ cần phải xem xét,
kiểm soát lại chi phí mua hàng.
Bảng 1.2: So sánh giá trị mua hàng với doanh số bán ra
Đơn vị tính: triệu đồng
Năm
2016
2017
2018
6T2019

Doanh số
Giá trị mua hàng

Kế hoạch thu mua

hàng dựa trên nhu cầu của công ty,

- Dự trù chi phí thu

bao gồm dự trù chi phí, khu vực thu mua
mua, tỷ lệ thu hồi gạo thành phẩm và
giá thành dự kiến, sau đó trình BGĐ
phê duyệt và bộ phận kế toán lưu
trữ.
- Nhận mẫu gạo, KCS kiểm tra chỉ - Phiếu kiểm mẫu trước

2

Nhận mẫu, kiểm
tra mẫu

tiêu chất lượng mẫu.

khi mua, ban giám đốc
duyệt mua/ko duyệt
mua.


13

- Giám đốc nhà máy duyệt mua Phiếu mua hàng

3

photo
- Thủ kho nguyên liệu lập Phiếu
nhập kho nguyên liệu (Liên 1,2:
giao Kế toán, liên 3: Lưu cuốn.)
- Sau khi đã nhập hàng lên, kế toán - CMND người bán

4

kho tập hợp đầy đủ bộ chứng từ liên - Phiếu kiểm mẫu –

Thanh toán

quan gồm: Phiếu kiểm mẫu kiêm Kiên biên bản giao
biên bản giao nhận, phiếu cân, phiếu hàng (gốc)
nhập kho nguyên liệu, Phiếu mua - Phiếu nhập hang (liên
hàng. Kế toán kho căn cứ nhập liệu 1 – chưa có giá)


14

vào Bravo, giữ lại liên 3 Phiếu nhập - Phiếu cân
kho nguyên liệu và Biên bản nhận - Chứng từ thanh toán
hàng. Liên 1 chuyển Kế toán thanh
toán.
- Kế toán tổng hợp căn cứ chứng từ
nhập thực tế, kiểm tra lại, trình giám
đốc nhà máy duyệt thanh toán, sau
đó lập phiếu chi hoặc chuyển khoản
cho người bán.
- Kế toán lưu trữ chứng từ gốc.

Trường hợp lúa sấy xong chuyển bóc vỏ, xay xát: Sau khi xay xát xong, căn cứ
các thông tin từ cân điện tử, kỹ thuật chạy máy, KCS sẽ tập hợp lại để lập báo cáo
gia công, thủ kho xác nhận số lượng trên để làm căn cứ nhập kho. Kế toán căn cứ
báo cáo gia công, tính phí gia công, và tiền gạo, phụ phẩm cho Công ty.

-

Hiện tại bộ phận mua lúa tươi sẽ độc lập với nhà máy, vì thế lúa tươi Công ty mua
về, nhà máy xay gia công và mua lại của Công ty.