Hà Nội, ngày 20/09/2012.
ĐỀ CƯƠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ THIÊN TAI VIỆT NAM (WB)
1. Hiểu biết về dự án:
Dự án Quản lý thiên tai Việt Nam (WB5) là dự án tiếp nối Dự án Quản lý rủi ro thiên tai
dựa vào cộng đồng (WB4) đã được thực hiện ở 1 số tỉnh miền Trung từ năm 2005 đến 2010. Mục
tiêu chính của dự án WB5 là hỗ trợ triển khai chiến lược phòng tránh ứng phó giảm nhẹ thiên tai
của Việt Nam bằng cách tăng cường khả năng phòng tránh, ứng phó thiên tai từ các giải pháp
công trình và phi công trình. Dự án có tổng vốn đầu tư trên 150 triệu USD từ vốn vay của Ngân
hàng Thế giới và được thực hiện tại 10 tỉnh miền Trung bao gồm: Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tỉnh,
Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Ninh Thuận và TP Đà Nẵng. Dự
án được thực hiện từ năm 2012 đến năm 2016.
2. Đề xuất đầu tư:
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán cho dự án Quản lý thiên tai Việt
Nam.
3. Mục tiêu đầu tư:
Mục tiêu của dự án là xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán áp dụng Ban Quản lý
dự án Quản lý thiên tai Việt Nam và các ban QLDA thành phần thuộc phạm vi dự án nhằm
nâng cao năng lực quản lý tài chính dự án hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn vốn ODA
từ ngân hàng thế giới
- Mô hình hệ thống:
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:

Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
2
quyết định 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 về chế độ kế toán chủ đầu tư, quyết định số
803/2007/QĐ-BKH của Bộ kế hoạch đầu tư quy định về báo cáo tình hình thực hiện các
chương trình dự án ODA, cho phép cập nhật và kết xuất các báo cáo của từng BQLDA
thành phần và báo cáo hợp nhất chung của toàn dự án.
+ SPM Online cho phép người sử dụng có thể nhập dữ liệu trực tiếp qua trình duyệt web
hoặc tự động tổng hợp dữ liệu được kết xuất từ hệ thống phần mềm quản lý tài chính dự án.
(2) Hệ thống phần mềm quản lý tài chính kế toán dự án
( 2.1) Phần mềm kế toán chủ đầu tư SmartBooks Project Financial (PFS):
+ SmartBooks PFS áp dụng cho các ban quản lý dự án thành phần tại các địa phương
thuộc phạm vi dự án, phần mềm bao gồm các chức năng cho phép nhập các chứng từ gốc
phát sinh hàng ngày, tự động ghi sổ kết toán và lập các báo cáo tài chính. SmartBooks PFS
xây dựng tuân thủ theo theo chế độ kế toán chủ đầu tư theo quyết định số 214/2000/QĐ-
BTC ngày 28/12/2000 của Bộ tài chính và nhiều thông tư khác theo qui định của Chính Phủ
Việt Nam.
+ SmartBooks PFS cài đặt tại các PMU, chạy trên mạng cục bộ cho phép cập nhật và
kết xuất dữ liệu báo cáo ra tệp mềm hoặc mã vạch gửi Ban Quản lý dự án Quản lý thiên tai
Việt Nam tổng hợp tự động vào hệ thống hợp nhất báo cáo tài chính dự án SmartBooks
PFS+. Máy tính của các PMU được kết nối internet để trao đổi dữ liệu với Ban Quản lý dự
án Quản lý thiên tai Việt Nam.
(2.2) Phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính SmartBooks project Financial Plus (PFS+):
+ SmartBooks PFS+ bao gồm các chức năng cho phép tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo tài
chính tuân thủ qui định theo các qui định của Chính phủ Việt Nam. Cho phép in các báo
cáo tài chính của từng dự án thành phần và báo cáo hợp nhất của tất cả các dự án thành
phần.
+ SmartBooks PFS+ cài đặt tại một máy tính cá nhân thông thường (không yêu cầu cài

cáo kế toán quản lý.
• Phần mềm đáp ứng toàn bộ các quy ước trong việc mở các mã số ngân sách, mã số tài
khoản kế toán của Ban Quản lý dự án theo tùy chọn [người dùng định nghĩa (setup) hệ
thống bảng biểu tài khoản, mã số ngân sách theo tùy chọn hoặc theo các quy định trong
Hiệp định tài chính] hoặc tuân thủ theo các quy định Hiệp định Tài chính và trong Hệ thống
bảng biểu kế toán phù hợp của dự án.
• Giải pháp được thiết kế linh hoạt nhằm phục vụ yêu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu, phục vụ
công tác kiểm toán trong các kỳ, niên độ kế toán. Chỉ trên 1 phần mềm duy nhất, kế toán
đơn vị Chủ đầu tư/Ban quản lý dự án có thể mở số liệu kế toán ở nhiều niên độ, hoặc giai
đoạn khác nhau hoặc có thể mở số liệu kế toán của nhiều tiểu dự án/hợp phần.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng kết xuất số liệu ra Excel để kiểm tra, hiệu chỉnh.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng hỗ trợ người sử dụng trong việc tuân thủ các qui định
kế toán của Chính phủ; khi sử dụng phần mềm kế toán, phải không thay đổi bản chất kế
toán, nguyên tắc và phương pháp đã được điều chỉnh trong tài liệu về luật kế toán hiện nay.
• Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của luật kế toán hiện hành theo các nội dung
sau:
a. Có chứng từ kế toán: Nếu chứng từ kế toán được định mẫu và in từ phần mềm thì phải
đảm bảo rằng chứng từ này theo đúng qui định của Điều 17 của Luật Kế toán và các
qui định cụ thể khác về các loại chứng từ kế toán khác nhau trong một hệ thống kế
toán và có thể bổ sung thêm các mục khác vào hệ thống ghi chứng từ do máy tính tạo
ra theo yêu cầu của dự án, trừ khi yêu cầu các chứng từ kế toán phải tuân thủ các mẫu
đã qui định cố định. Chứng từ kế toán điện tử được dùng để đưa vào sổ sách kế toán
trên phần mềm phải tuân theo các qui định về chứng từ kế toán cũng như các qui định
cụ thể về chứng từ điện tử.
b. Có phương pháp kế toán và tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán đã dùng và phương
pháp kế toán đã phát triển trong phần mềm kế toán phải tuân thủ các qui định về hệ
thống kế toán hiện tại và phải phù hợp với tính chất của hoạt động và yêu cầu quản lý
của dự án. Qui trình mã hoá tài khoản trong hệ thống kế toán và đối tượng kế toán phải
đảm bảo tính chất nhất quán, hệ thống và phù hợp cho qui trình thu thập và phân tích
thông tin cho dự án và cho chuyên môn, có khả năng phân tích kết xuất thông tin đa

e. Chữ và số trong kế toán: Chữ và số trong kế toán từ cửa sổ phần mềm và khi in ra phải
tuân theo qui định của Luật Kế toán
f. In và ghi số liệu kế toán: Số liệu kế toán được in từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ
yếu tố pháp lý theo qui định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán đã ghi trong
máy và số liệu kế toán trong sổ kế toán, báo cáo tài chính in ra qua máy tính để lưu trữ.
Thời gian lưu số liệu kế toán trên máy tính sẽ tuân theo qui định hiện hành về thời gian
lưu số liệu kế toán. Trong thời gian lưu, phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể
đọc được số liệu đã lưu.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng cập nhật, có thể thay đổi, hoặc có thể bổ sung tiếp để
phù hợp với những thay đổi nhất định của hệ thống kế toán và chính sách tài chính nhưng
không được ảnh hưởng tới hệ thống số liệu hiện có. Phần mềm phải cho phép hệ thống truy
cập kép để hoạt động ở cấp dự án trong khi vẫn đảm bảo được là hệ thống tự cân đối.
a. Phải có khả năng đảm bảo bước báo cáo số liệu ban đầu, kể cả hiện trạng khi bổ sung
thêm các chứng từ kế toán mới, phương pháp ghi các mẫu và nội dung của một số
chứng từ kế toán đã sử dụng thay đổi. Có thể loại bỏ một số chứng từ kế toán không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
b. Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung và phương pháp chuyển các tài
khoản đang sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ một số tài khoản kế toán không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
c. Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc thay đổi mẫu, nội dung, hình thức ghi chép
của các sổ kế toán đang dùng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính chất nhất quán
một cách hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ một số sổ kế toán không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:

3.2 Tiêu chuẩn của phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính
• Phần mềm phải có mô đun tổng hợp tự động báo cáo tài chính từ các ban quản lý dự án
thành phần để hợp nhất báo cáo tổng hợp tại Ban Quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt Nam
, đáp ứng các yêu cầu:
a. Đa dạng các phương thức tổng hợp dữ liệu: 1 - tổng hợp tự động bằng mã vạch; 2 -
tổng hợp tự động bằng tệp mềm; 3 - nhập trực tiếp trên phần mềm.
b. Tự động nhập dữ liệu bằng mã vạch, mã vạch này được các PMU in trực tiếp trên giấy
thông thường.
c. Tự động nhập dữ liệu bằng tệp mềm, tệp này được các PMU kết xuất tự động bằng
phần mềm kế toán đặt tại ban quản lý dự án thành phần.
d. Cho phép in báo cáo tổng hợp toàn dự án và in báo cáo cho từng ban quản lý dự án
thành phần.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
6
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, có khả năng thêm bớt, sắp xếp các thông tin đầu vào phù
hợp với nhu cầu của người sử dụng . Chức năng trợ giúp, hướng dẫn thao tác và quy trình

toán thu chi tiền mặt, tiền gửi theo khách hàng và theo các khoản mục phí,
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
7
- In trực tiếp chứng từ phân hệ tiền vốn: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy rút
vốn đầu tư trên máy theo số thứ tự và loại chứng từ do người dùng định nghĩa.
• . Nghiệp vụ tiền lương:
- Tự động tính chi phí và hạch toán tiền lương
• Nghiệp vụ hàng tồn kho (Vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa) :
- Quản lý danh mục hàng hoá, vật tư, được cấp phát cho từng dự án công trình, theo dõi
chi tiết theo số lượng giá cả các mặt hàng được lưu trữ trong nhiều kho, Theo dõi
nhập xuất vật tư, điều chuyển, phân bổ vật tư cho sản xuất, Theo dõi chi phí mua
hàng như thuế, vận chuyển, hải quan…,
- Hệ thống chứng từ hàng tồn kho được in trực tiếp trên máy, tự động tính giá tồn kho
theo các phương pháp tính giá hàng tồn kho do người dùng tùy chọn.
• Nghiệp vụ Tài sản cố định:
- Theo dõi tình hình TSCĐ theo từng nhóm tài sản, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình

Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
8
- Tìm kiếm, tra cứu, xem và in văn bản dự án dưới các định dạng file dạng file ảnh,
PDF, Word, Excel trên một giao diện của phần mềm.
• Nghiệp vụ quản lý tiến độ:
- Báo cáo tiến độ theo tuần, tháng, quý, năm, tổng thể
- Báo cáo khối lượng nghiệm thu
- Báo cáo khối lượng quyết toán
• Quyết toán dự án:
- Phần mềm hỗ trợ công tác quyết toán từng dự án công trình hoàn thành bàn giao theo
từng khoản mục chi phí theo các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam và Nhà
tài trợ.
• Nghiệp vụ ngân sách
- Có thể ghi chép và báo cáo tình hình ngân sách của các hạng mục dự án và các mục
chi tiêu
- Có thể báo cáo các chi tiêu thực tế theo ngân sách phân bổ theo hàng tháng, hàng quí
và hàng năm và luỹ kế trong dự án.
- Có thể ghi chép tổng mức đầu tư, tổng dự toán, kế hoạch vốn theo các hạng mục dự
án, nguồn vốn và các mục chi tiêu.
• Phân hệ kế toán khác:
- Quản lý và theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, các khoản chi phí Ban quản lý dự án.
Thực hiện các bút toán điều chỉnh khấu hao, chi phí, công nợ cuối kỳ.
- Thực hiện nghiệp vụ kết chuyển số dư cuối kỳ;
- Thực hiện tự động chuyển đổi số liệu và số dư kế toán sang năm tài chính mới
- Cho phép nhập các số liệu lũy kế từ khi khởi công của từng dự án, hạng mục công
trình chi tiết theo nguồn vốn, khoản mục chi

tới từng công trình, hạng mục công trình trong kỳ kế toán theo các khoản mục chi phí,
dự toán được duyệt.
- Chi phí được theo dõi và quản trị tới từng dự án, công trình, hạng mục công trình.
- Quản lý nguồn vốn được cấp phát ở các đơn vị chủ đầu tư theo con số luỹ kế từ ngày
khởi công cho đến ngày kết thúc.
- Các báo cáo quản trị tổng hợp và chi tiết về tiền vốn (Ngoại tệ từ các nguồn vốn của
nhà tài trợ), nguồn vốn đầu tư (vốn viện trợ, vốn vay, vốn đối ứng các nguồn vốn
khác), quá trình thực hiện đầu tư, công nợ phải thu, phải trả, doanh thu hoạt động
chạy thử, chi phí xây dựng cơ bản lấy theo các tiêu thức tuỳ chọn tại các thời điểm bất
kỳ.
- Hệ thống báo cáo quản trị so sánh tỉ lệ giải ngân giữa kế hoạch và thực hiện được
phân loại chi tiết theo từng hoạt động của Ban quản lý dự án theo từng giai đoạn,
công trình, hạng mục công trình sẽ giúp cho Chủ đầu tư/Ban quản lý dự án có tầm
nhìn tổng thể về tiến độ thực hiện làm căn cứ điều hành và quản trị dự án.
- Mô đun Hệ thống cho phép người dùng lựa chọn và sửa đổi biểu mẫu báo cáo.
- Mô đun Hợp nhất báo cáo cho phép người dùng tổng hợp số liệu của toàn dự án hoặc
từng tiểu dự án/hợp phần, nhóm công trình, hạng mục công trình.
- Các mô đun xử lý vào cuối kỳ kế toán, cuối năm và kết chuyển số dư sang kỳ sau.
4. Qui mô đầu tư
Xây dựng và lắp đặt phần mềm quản lý tài chính cho Ban quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt
Nam và 08 ban quản lý dự án thành phần các tỉnh tham gia dự án, bao gồm: Cà Mau, Sóc Trăng,
Khánh Hòa, Phú Yên, Bình Định, Hà Tĩnh, Nghệ An và Thanh Hóa.
- Xây dựng và lắp đặt 01 bộ phần mềm hợp nhất cáo cáo tài chính áp dụng cho Ban Quản lý dự
án Quản lý thiên tai Việt Nam.
- Thực hiện tại Ban quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt Namvà các BQLDA thành phần.
5. Kinh phí thực hiện:
5.1. Kinh phí mua phần mềm trọn gói:
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,

quyết định 803/2007/QĐ-BKH
- Báo cáo theo quy định của nhà tài trợ
WordBank
01 300.000.000 300.000.000
Phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính
dự án SmartBooks Project Financiel
Plus (PFS +), đáp ứng theo:
01 bộ 106.000.000 106.000.000
- Báo cáo theo qui định củaBộ tài
chính: Chế độ kế toán chủ
đầu
tư:
214/2000/QĐ-BTC và Các thong tư:
+ TT 210/2010/TT-BTC
+ TT 10/2011/TT-BTC
+ TT 19/2011/TT-BTC
+ TT86/2011/TT-BTC
36.000.000 36.000.000
- Báo cáo tài chính theo qui định củaBộ
kế hoạch Đầu tư: Quyết định số
803/2007/QĐ-BKH, bao gồm:
+ Thông tin cơ bản về dự án
+ Báo cáo tóm tắt tình hình thực hiện
+ Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA
+ Báo cáo về tài khoản đặc biệt hoặc
tài khoản tạm ứng
+ Báo cáo tiến độ giải ngân vốn đối
ứng
+ Thực hiện hợp đồng
32.000.000 32.000.000

+ Sử dụng nguồn vốn theo khoản mục
chi tiêu
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo hợp
phần dự án
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo khoản
mục chi tiêu
+ Báo cáo tình hình thực hiện hợp
đồng
38.000.000 38.000.000
Xây dựng phần mềm kế toán áp dụng
cho các ban QLDA thành phần
SmartBooks PFS 2011 đáp ứng các quy
định của Bộ tài chính, bao gồm:
10 bộ 32.000.000 320.000.000
- Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày
28 tháng 12 năm 2000 về chế độ kế toán
chủ đầu tư
- Thông tư số 19/2010/TT-BTC ngày 03
tháng 02 năm 2010 về quyết toán dự án
hoàn thành.
- Thông tư số 10/2010/TT-BTC ngày 18
tháng 01 năm 2010 về quản lý và sử
dụng chi phí quản lý dự án.
- Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày
17/06/2011 về thanh toán VĐT và vốn
sự nghiệp.
10 bộ 15.000.000 150.000.000
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,

+ Thực hiện hợp đồng
+ Tiến độ chi vốn thực hiện phương án/
Kế hoạch giải phóng mặt bằng và TĐC
10 bộ 8.000.000 80.000.000
- Báo cáo theo yêu cầu của nhà tài trợ
vốn WB, gồm:
+ Tổng hợp nguồn vốn và sử dụng
nguồn vốn
+ Sự dụng nguồn vốn theo hợp phần
dự án
+ Sử dụng nguồn vốn theo khoản mục
chi tiêu
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo hợp
phần dự án
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo khoản
mục chi tiêu
+ Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng
10 bộ 9.000.000 90.000.000
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh

cài đặt, hướng dẫn sử dụng và bài tập
thực hành cho mỗi đơn vị.
+ Cài đặt và hướng dẫn sử dụng
tập trung tại Hà or Thành Phố Hồ Chí
Minh: 05 ngày
Bảo hành sản phẩm miễn phí trong
thời hạn 01 năm
Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ
miễn phí qua điện thoại, fax, internet
trong thời hạn bảo hành
5 ngày Kèm theo giá
trên
Thuế GTGT: Không chịu thuế
Tổng cộng:
1.161.600.000
Bằng chữ: Một tỷ một trăm sáu mươi mốt triệu sáu trăm ngàn đồng.
*) Ghi chú:
6. Thời gian thực hiện:
- Chậm nhất là 15 ngày kể từ khi ký hợp đồng.
- Báo giá này có hiệu lực từ ngày 01/09/2012
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ