Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
LỚP MBA12B
o0o
Tiểu luận cuối kỳ
Môn: QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đề tài:
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Đại sứ Văn Hiến”
GVHD: TS. Lưu Trường Văn
Thực hiện: Nguyễn Đình Bình
MSHV: MBA12B002
TP.Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2013
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 1
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
LỜI CÁM ƠN
Học MBA để trở thành nhà quản trị. Nhà quản trị phải biết lập và quản lý dự án của
mình. Do đó đối với em, môn Quản lý dự án này rất quan trọng và thiết thực. Sau khi
học xong môn này em đã ứng dụng vào công việc và đã được cấp trên đánh giá cao.
Lập kế hoạch quản lý dự án tốt, bài bản giúp ta có cái nhìn bao quát, tổng thể về các
mặt của dự án từ đó thực hiện dự án tốt hơn đạt được mục tiêu đã đề ra. Em nhận ra
rằng, dù công việc lớn hay nhỏ chúng ta đều nên lập kế hoạch quản lý, xem như là 1
dự án để tiến hành công việc được tốt hơn
Em xin chân thành cám ơn thầy về các kiến thức cũng như các case study thực tế mà
thầy cung cấp. Tất cả đã giúp kỹ năng lập dự án của em tốt hơn và khả năng thăng tiến
trong công việc cao hơn.
Kính chúc thầy và gia đình sức khỏe, nhiều niềm vui và hạnh phúc
Học trò
Nguyễn Đình Bình
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 2
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”

nhà ngay trung tâm Thành phố tại địa chỉ 665-667-669 đường Điện Biên Phủ,
Quận 3; cạnh Nhà Văn hoá sinh viên Tp.HCM, được đưa vào hoạt động để phục
vụ tuyển sinh, các khoá đào tạo ngắn hạn, đào tạo sau đại học và hợp tác quốc tế.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 4
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
Trong chiến lược dài hạn, Khuôn viên đại học (Campus) theo chuẩn mực quốc
tế sẽ được Trường Đại học Văn Hiến triển khai tại Đại lộ Nguyễn Văn Linh trên
diện tích gần 60.000 m
2
, đã được Ban quản lý Khu Nam và UBND Tp.HCM quy
hoạch, giao đất.
Thông qua quan hệ hợp tác uy tín của Trường, sinh viên được bảo đảm thực
hành, thực tập tại các doanh nghiệp, các tổ chức có uy tín tại Tp.HCM và khu vực
phía Nam. Đặc biệt, được các doanh nghiệp thuộc Hiệp hội Doanh nghiệp
Tp.HCM, Hiệp hội Doanh nghiệp một số tỉnh, thành phía Nam, Nam Tây Nguyên
hỗ trợ thực tập, tài trợ học bổng, ưu tiên tuyển dụng.
Trong thời gian tới, Trường Đại học Văn Hiến tiếp tục mở những ngành đào
tạo mới trong các lĩnh vực kỹ thuật, nông nghiệp, công nghệ…; triển khai đào tạo
sau đại học một số ngành trong năm 2013; xúc tiến, triển khai các chương trình
liên kết đào tạo quốc tế với các trường đại học Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc và
Châu Âu.
Với năng lực và tâm huyết nghề nghiệp của tập thể lãnh đạo, đội ngũ cán bộ-
giảng viên-nhân viên, Trường Đại học Văn Hiến đang từng bước phát triển vững
chắc để trong một tương lai không xa sẽ là một trường đại học phi lợi nhuận, là
một trường có uy tín trong hệ thống các trường đại học Việt Nam, sao cho mỗi
sinh viên, giảng viên - cán bộ - nhân viên đều có quyền tự hào, hãnh diện là thành
viên dưới mái nhà chung ĐẠI HỌC VĂN HIẾN.
1.2. Giới thiệu dự án
Dự án “Đại sứ Văn Hiến” được thực hiện trong thời gian từ 01/3 đến
22/4/2013 là khoảng thời gian học sinh lớp 12 đang đăng ký nguyện vọng 1 thi đại

 Báo cáo tổng kết.
- Dự phòng kinh phí: lập tờ trình nếu phát sinh chí phí nhưng không vượt quá
10% tổng chi phí dự kiến ban đầu.
3.2. Nhân sự và trách nhiệm
- Đơn vị thực hiện: Ban tư vấn tuyển sinh và truyền thông.
- Nhân sự tham gia: phân công công việc cụ thể như sau:
 Trưởng dự án: xin chủ trương, lập kế hoạch, duyệt chi phí với kế
toán, tổ chức họp triển khai công việc, hỗ trợ thiết kế và sản xuất
POSM, giám sát tất cả các hoạt động của chương trình.
 Ban thư ký: quản lý chi phí, chuyên trách mảng truyền thông nội bộ
và báo chí.
 Ban hoạt động: Tuyển đại sứ, đào tạo kỹ năng giao tiếp cho đại sứ,
thực hiện chương trình tại các trung tâm luyện thi.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 6
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
 Ban hậu cần: Thiết kế và sản xuất POSM, gồm có: Notes, Bộ ấm trà
làm quà tặng, áo thun đại sứ, logo chương trình, poster.
Ban hoạt động chia làm 5 nhóm thực hiện công việc tại các địa bàn khác
nhau, mỗi nhóm có 1 leader, các nhóm sẽ chia thành những cụm khác nhau
để tiện di chuyển và làm việc.
Nhóm Địa bàn thực
hiện
Leader Liên lạc
1 Tp.HCM
Đồng Nai
Vũng Tàu
Võ Quốc Hoàng – VHU
Nguyễn A Say
A Giang
[email protected]

trách
CHI TIẾT

Địa bàn thực
hiện
Đơn giá
Budget
(-VAT)
Budget
(+VAT)
Budget (có
POSM)
1 Nhóm 1 TP.HCM
10,500,000 10,500,000 10,500,000 39,936,000
2
Nhóm 1
Đồng Nai
13,300,00
0 13,300,000 13,500,000 18,411,500
3 Nhóm 1
Vũng Tàu
12,700,00
0 12,700,000 12,840,000 17,751,500
4 Nhóm 2 Bình Dương
13,300,00
0 13,300,000 13,500,000 18,411,500
5
Nhóm 2 Lâm Đồng
13,960,00
0 13,960,000 14,226,000 19,137,500


Mua bảo hiểm tai nạn cho
70
đại sứ tham gia chuyến đi
(40tr/ vụ)
20,000 1,400,000 1,540,000 1,540,000

139,290,000 141,444,000 237,235,500
Tổng 237,235,500
Phần đơn giá trong bảng trên lấy từ Bảng chi tiết chi phí từng địa bàn, dưới đây
là minh chứng bảng chi tiết chi phí của tỉnh Đồng Nai (tham khảo):
N
o
Classificatio
n
Amount Cost
Tim
e
use
d
Total (-
VAT)
Total
(+VAT)
Amoun
t
Unit Price
Uni
t
I Chi phí

150,000
ngày 3
1,350,
000

1,350,000
3
Chi phí Thuê CTV
làm đại sứ tại địa
phương
6
người
200,00
0
ngày 3

3,600,000

3,600,000
4
Chi phí cơm cho
CTV làm đại sứ
6
người
50,00
0
ngày 3
900,
000


2,200,000
2
Chi phí đi lại tại địa
phương
1
người
150,00
0
ngày 3

450,000

450,000
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 8
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
3
Chi phí ở tại địa
phương
4
phòng
300,00
0
ngày 3

3,600,000

3,600,000
4
Công tác phí 1
người

1 suất 200,000
lần 1

200,000

200,000
4
Chi phí thuốc men
dự phòng
1 suất 150,000
suất 1

150,000

150,000
POSM

4,465,000

4,911,500
1
Áo thun Đại Sứ
7 cái

85,000
lần 1
595,
000

654,500

2,552,000
Công tác phí

6,350,000

6,550,000
Tổng chi phí (không bao gồm POSM)

13,300,000

13,500,000
Tổng chi phí (bao gồm POSM)

17,765,000

18,411,500
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 9
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
4. Các ràng buộc, loại trừ
- Do chương trình thực hiện ở nhiều tỉnh thành, di chuyển xa nên cần thiết
phải mua bảo hiểm tai nạn cho các thành viên.
- Chi phí thực hiện: phải tính toán và có kế hoạch kỹ lưỡng để chỉ sử dụng
trong mức cho phép.
- Các thành viên tham gia sau quá trình training phải cam kết theo đoàn làm
việc hết dự án, tránh tình trạng bỏ giữa chừng gây ảnh hưởng đến nguồn
nhân lực và tiến độ.
- Luôn chuẩn bị tinh thần và sức khỏe tốt nhất cho các buổi tuyền truyền để

Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
7. Tiến độ dự án
STT Công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc CV trước
1 Lập BQL dự án 3 days 01/03/2013 03/03/2013
2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 1wk 04/03/2013 11/03/2013 1
3 Lập bảng chi phí 1wk 04/03/2013 11/03/2013 1
4 Làm POSM 3 wks 12/03/2013 01/04/2013 3
5 Truyền thông chiến dịch 6 wks 12/03/2013 22/04/2013 3
6 Nhận đăng ký đại sứ 9 days 12/03/2013 20/03/2013 3
7 Tổng hợp và chia nhóm 2 days 21/03/2013 22/03/2013 6
8 Tuyển và đào tạo 12 days 23/03/2013 03/04/2013 7
9 Lễ ra quân 1 day 06/04/2013 06/04/2013 8
10 Thực hiện chiến dịch: nhóm 1- 4 và tại NA 4 days 07/04/2013 10/04/2013 9
11 Thực hiện chiến dịch tại Hà Tĩnh 5 days 11/04/2013 15/04/2013 10
12 Thực hiện chiến dịch tại Thanh Hóa 5 days 16/04/2013 20/04/2013 11
13 Báo cáo tổng kết 2 days 21/04/2013 22/04/2013 12
14 Kết thúc 0 d 22/04/2013 22/04/2013 13
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 12
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 13
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
8. Ma trận phân công trách nhiệm – RAM
Công việc Trưởng DA
(T.Hiếu)
Ban hậu cần Ban thư ký Ban hoạt
động
Leaders Đại sứ
Lập BQL dự án 1,3
Lập bảng kế hoạch thực hiện 1 2 2 2 2
Lập bảng chi phí 1 2 2 2 2

23. BGH 24. BQL 25. BGH
26. Lập bảng chi phí 27. Trưởng dự
án
28. BGH 29. BQL, Kế
toán
30. BGH
31. Làm POSM 32. Ban hậu cần 33. Trưởng dự
án
34. Leaders, đại
sứ
35. Trưởng dự án
36. Tuyên truyền chiến dịch 37. Ban thư ký 38. Trưởng dự
án
39. Leaders, đại
sứ
40. Trưởng dự án
41. Nhận đăng ký đại sứ 42. Ban hoạt
động
43. Trưởng dự
án
44. Leaders 45. Trưởng dự án
46. Tổng hợp và chia nhóm 47. Ban hoạt
động
48. Trưởng dự
án
49. Leaders 50. Trưởng dự án
51. Gặp mặt, training 52. Ban hoạt
động
53. Trưởng dự
án

79. Kiểm soát dự án
- BGH giao cho Thầy Lâm Trung Hiếu làm Trưởng dự án có toàn quyền và
trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành dự án này theo đúng kế hoạch
của dự án.
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế
hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu, được thực hiện hàng
ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
- Nhóm thực hiện dự án sẽ là một ma trận trong đó các thành viên trong nhóm
từ mỗi tổ chức tiếp tục báo cáo với tổ chức quản lý họ trong suốt thời gian
của dự án. Trưởng dự án chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà quản lý của tổ
chức về tiến độ và hiệu suất mỗi nguồn tài nguyên của dự án.
- Lập phương án dự phòng cho kế hoạch nhân sự để tránh tình trạng nghỉ đột
xuất sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án .
- Kinh phí của dự án được chi theo tiến độ hoàn thành công việc, giao cho
Ban thư ký quản lý.
- Họp hàng tuần để đánh giá công việc, phát hiện kịp thời sai sót để có
phương án xử lý.
- Kiểm soát chi phí không được vượt quá 10% so với dự kiến ban đầu. Khi có
dấu hiệu gia tăng chi phí từ 2-5% cần điều tra tìm nguyên nhân và báo cáo
cho BGH.
- Về tiến độ dự án: trong giai đoạn đầu triển khai có thể kéo dài so với dự
kiến, tuy nhiên vào giai đoạn cao điểm: thực hiện chiến dịch tại các tỉnh cần
đảm bảo đúng tiến độ, thời gian đã đề ra.
80. Do đó, các bộ phận giám sát chặt chẽ việc thực hiện và báo cáo công
việc hàng ngày/tuần cho thư ký. Thư ký tổng hợp và so sánh với kế hoạch gửi
Trưởng dự án. Trưởng dự án bám sát kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ về mặt
thời gian, chi phí.
81.
82.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 17

5
101. Nguyễn Đỗ Tùng 102. Leader
103.
6
104. Nguyễn Thị Diệu Anh 105. Leader
106.
7
107. Võ Quốc Hoàng 108. Leader
109.
8
110. Đoàn Minh Vương 111. Thành viên ban thư ký
112.
9
113. Võ Trọng Tín 114. Leader
115.
10
116. Lữ Đức Cảnh 117. Leader
118. 119. Lê Dũng Sỹ 120. Leader
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 18
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
11
121.
12
122. Đặng Thị Lệ Hằng 123. Leader
124.
13
125. Phan Trọng Phúc 126. Thành viên ban hậu cần
127.
14
128. 64 sinh viên được tuyển 129. Đại sứ

Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 19
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
- Toàn bộ thông tin về dự án sẽ được cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời trên tất
cả các phương tiện truyền thông của trường, kết hợp viết bài đăng báo.
134. Quản lý chất lượng dự án
- Đối với đại sứ:
o Nam cao 168 cm trở lên, nữ cao 158 cm trở lên; ngoại hình dễ nhìn;
giọn nói chuẩn; khuôn mặt thân thiện; khả năng giao tiếp tốt.
o Hiểu đầy đủ ý nghĩa của chương trình; Nắm vững thông tin các ngành
nghề đào tạo, học phí, học bổng của trường để tư vấn cho học viên luyện
thi đại học.
- Đối với Leader:
o Có làm việc trước với giám đốc các trung tâm để đàm phán thực hiện
chương trình.
o Lập được thông tin các trung tâm và danh sách học viên đang luyện thi.
o Quản lý, phân phối vật phảm POSM đúng theo phân bổ.
o Chụp hình báo cáo hoạt động hàng ngày về cho trưởng dự án.
- Đối với công tác truyền thông và hậu cần:
o Thực hiện đúng công tác theo tiến độ và dự trù.
- Đối với POSM:
o Rõ ràng, thể hiện được thông điệp của chương trình, nhất là thông tin
học bổng và các ngành nghề đào tạo của trường.
o Màu sắc phù hợp với logo của trường.
o Chất liệu tốt
135.
136. Mức độ thành công của dự án
- Đối với nhà trường:
 Dự án kết thúc đúng thời hạn, kinh phí không vượt quá ngân sách chi.
 Số trung tâm thực hiện chương trình là 140, vượt chỉ tiêu ban đầu là 124
trung tâm.

sự lựa chọn cho các em trước kỳ thi đầy cam go. Và hơn hết, chương trình đã đem
đến thành công cho trường trong việc đưa tên tuổi trường đến gần với mọi người
hơn, đồng thời đạt được các mục tiêu đã đề ra.
141. Việc nhìn nhận lại quá trình làm dự án này giúp cho những người thực
hiện có cái nhìn khái quát hơn để thực hiện những dự án tương tự sau này hiệu quả
hơn.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 21
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
142.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 22