ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC
____________________

TÔ NHẬT THÀNH
BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
VIỆC PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
Phó Giáo sư, Tiến sĩ NGÔ QUANG SƠN

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
VIỆC PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã số: 60 14 10

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS, TS NGÔ QUANG SƠN HÀ NỘI - 2009
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Mục đích nghiên cứu 2
3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu 3
3.1. Khách thể nghiên cứu 3

đào tạo 30
1.5.1. Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phòng điện tử 30
1.5.2. Tổ chức thực hiện việc phát triển văn phòng điện tử 31
1.5.3. Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử 32
1.5.4. Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý văn phòng điện tử 33
1.6. Các điều kiện để phát triển mô hình văn phòng điện tử 33
1.6.1. Cơ chế, chính sách 33
1.6.2. Nhân lực của các cơ quan quản lý và các cơ sở giáo dục 35
1.6.3. Cơ sở hạ tầng thông tin 35
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH
VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI
PHÒNG 38
2.1. Đặc điểm địa lý, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế xã hội, dân
số và nguồn lực, điều kiện phát triển công nghệ thông tin của thành
phố Hải Phòng. 38
2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, dân số và nguồn lực 38
2.1.2. Các đặc điểm kinh tế xã hội 39
2.1.3. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin 40
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục tại
Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng. 42
2.2.1. Khái quát chung về giáo dục và đào tạo thành phố Hải Phòng 42
2.2.2. Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông
trong giáo dục và đào tạo ở thành phố Hải Phòng 48
2.3. Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý
của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 50
2.3.1. Mạng lƣới, cơ cấu tổ chức 50
2.3.2. Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản
lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 52
2.3.3. Văn phòng điện tử hỗ trợ công tác quản lý của Sở Giáo dục
và Đào tạo thành phố Hải Phòng 54

tầm quan trọng của việc phát triển mô hình văn phòng điện tử vào
công tác quản lý giáo dục. 76
3.3.2. Biện pháp 2: Đẩy mạnh cải cách hành chính 79
3.3.3. Biện pháp 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển văn
phòng điện tử 83
3.3.4. Biện pháp 4: Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế
quản lý văn phòng điện tử. 89
3.3.5. Biện pháp 5: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin 91
3.3.6. Biện pháp 6: Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển văn
phòng điện tử 94
3.3.7. Biện pháp 7: Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thƣờng
xuyên việc vận hành và sử dụng văn phòng điện tử 96
3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp 98
3.5. Khảo nghiệm mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các biện
pháp đề xuất 100
KẾT KUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 110
1. Kết luận 110
2. Khuyến nghị 111
TÀI LIỆU THAM KHẢO 114
PHỤ LỤC 118

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn, tác giả xin trân trọng cảm ơn các thày cô
giáo đã tận tình giảng dạy, trang bị những kiến thức khoa học về quản lý
Giáo dục.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Phó Giáo sƣ, Tiến sĩ Ngô
Quang Sơn đã trực tiếp hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình, giúp đỡ tác giả hoàn
thành bản luận văn này.
Xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của Hội đồng khoa học, Hội đồng
đào tạo chuyên ngành “Quản lý giáo dục” trƣờng Đại học Giáo dục – Đại

45
Bảng 2.4 - Số liệu trƣờng, lớp, học sinh trung học cơ sở tại Hải
Phòng
46
Bảng 2.5 - Số liệu trƣờng, lớp, học sinh trung học phổ thông tại
Hải Phòng
47
Hình 2.1 - Bản đồ mạng lƣới các đơn vị trực thuộc Sở GD&ĐT
Hải phòng
51
Hình 2.2 - Mô hình mạng lƣới VPĐT ngành GD&ĐT Hải Phòng
hiện tại
53
Bảng 2.6 - Cơ sở hạ tầng thông tin tại các cơ sở trực thuộc
63
Hình 3.1 - Mô hình mạng lƣới VPĐT ngành GD&ĐT Hải Phòng
trong tƣơng lai
87
Bảng 3.1 - Danh mục quy định các hình thức gửi/ nhận văn bản
tại Sở GD&ĐT Hải Phòng
96
Bảng 3.2 - Kết quả đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp
quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT thành phố
Hải Phòng
101
Bảng 3.3 - Kết quả đánh giá mức độ khả thi của các biện pháp
quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT thành phố
Hải Phòng
104
Bảng 3.4 - Tổng hợp kết quả đánh giá mức độ cần thiết và mức độ

Trung học phổ thông
THCS
Trung học cơ sở
VPĐT
Văn phòng điện tử
1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT&TT) đã có
ảnh hƣởng sâu rộng và thâm nhập mạnh mẽ vào mọi lĩnh vực của đời sống
kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng. Đối với Giáo dục và Đào tạo
(GD&ĐT), CNTT &TT đang làm nên một cuộc đổi mới mạnh mẽ trong
công tác dạy học và quản lý.
Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác quản lý của các cơ quan
quản lý hành chính nhà nƣớc đòi hỏi cần phải thay đổi, nâng cao chất
lƣợng hiệu quả công tác quản lý nhằm khắc phục những yếu kém, khuyết
điểm trong tổ chức và hoạt động của nền hành chính. Trong đó ứng dụng
CNTT&TT đƣợc coi nhƣ là một công cụ đắc lực cho việc thực hiện cải
cách hành chính.
Để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý ở các cơ
quan nhà nƣớc nhằm đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm, Thủ
tƣớng chính phủ đã ban hành Chỉ thị 27/2007/CT-TTg về việc chấn chỉnh
việc thực hiện chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nƣớc, yêu cầu tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác báo cáo; sử dụng văn bản điện tử để từng bƣớc thay thế văn bản giấy
trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; cải tiến và chuẩn hoá quy
trình công việc liên quan đến các hoạt động nội bộ, giao dịch với các cơ
quan hành chính nhà nƣớc và giao dịch với các cá nhân, tổ chức trên môi
trƣờng mạng.
Năm 2000, Thủ tƣớng Chính phủ đã ký cam kết tham gia Hiệp định

3
3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu
3.1. Khách thể nghiên cứu
Việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở GD&ĐT Hải
Phòng.
3.2. Đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT tại sở
GD&ĐT Hải Phòng.
4. Giả thuyết khoa học
Nếu đề xuất và áp dụng một số biện pháp quản lý phát triển mô hình
VPĐT phù hợp với thực tiễn thì sẽ nâng cao đƣợc hiệu quả công tác xây
dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra, đánh giá
của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về CPĐT, VPĐT.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong công
tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009.
- Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý
để xây dựng và phát triển mô hình VPĐT mới tại Sở GD&ĐT Hải Phòng
6. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Do điều kiện về thời gian có hạn, đề tài bƣớc đầu chọn lựa và xây
dựng một số biện pháp quản lý để phát triển mô hình VPĐT tại Sở
GD&ĐT Hải Phòng phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT đối với 56
trƣờng THPT, 14 phòng GD&ĐT các quận, huyện và 14 trung tâm GDTX
tại thành phố Hải Phòng.
4
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
7.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết
Nghiên cứu phân tích các tài liệu: Nghị quyết, chỉ thị, quy chế, điều
lệ,…sách, báo chí, làm cơ sở lý luận để định hƣớng cơ bản cho việc lựa

Với Việt Nam CNTT&TT đến có muộn hơn so với nhiều nƣớc trên
thế giới và các công trình khoa học về lĩnh vực này còn khiêm tốn đặc biệt
là những nghiên cứu về CPĐT, VPĐT trong công tác quản lý. Tháng 4
năm 2000, tại Hội nghị cấp cao ASEAN không chính thức lần thứ tƣ ở
Singapore, “Hiệp định khung ASEAN điện tử” đã ra đời, tất cả quốc gia
ASEAN trong đó có Việt Nam đã cam kết xây dựng CPĐT. Cùng với
CPĐT, mô hình VPĐT cũng mới đƣợc đề cập đến và áp dụng tại các tổ
chức doanh nghiệp và cơ quan nhà nƣớc trong thời gian gần đây, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại các đơn vị. Mô hình VPĐT đã
đƣợc áp dụng và thu đƣợc những thành công nhất định tại một số ngành,
địa phƣơng nhằm đổi mới phƣơng thức quản lý nhƣ: Sở Khoa học Công
nghệ tỉnh Đồng Nai, Tổng Công ty Bảo Việt, Văn phòng UBND Tỉnh
6
Lạng Sơn, Bộ Tài Chính, Đài Truyền hình Việt Nam và một số Sở
GD&ĐT trên địa bàn cả nƣớc nhƣ: Sở GD&ĐT Quảng Nam, sở GĐ&ĐT
tỉnh Quảng Trị Tuy nhiên có những mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT sau
một giai đoạn sử dụng đã không mang lại hiệu quả cao, không phát triển và
thậm chí có những hệ thống phải ngừng hoạt động. Để áp dụng và phát
triển mô hình VPĐT tại các cơ quan nhà nƣớc có hiệu quả, đã có nhiều
cuộc hội thảo khoa học về giải pháp phát triển VPĐT do các công ty tin
học và Sở Thông tin và Truyền thông các địa phƣơng tổ chức. Các hội thảo
chủ yếu tập trung ở các giải pháp kỹ thuật, giải pháp công nghệ phát triển
VPĐT chứ chƣa quan tâm nhiều đến công tác quản lý áp dụng và phát triển
VPĐT tại các đơn vị một cách có hiệu quả.
Những phân tích trên cho thấy, vấn đề áp dụng, nâng cao hiệu quả
và phát triển mô hình VPĐT tại các tổ chức nói chung, tại các Sở GD&ĐT
nói riêng là vấn đề hết sức mới mẻ, chƣa đƣợc nghiên cứu cụ thể, đặc biệt
là các biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT. Do đó,
nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT
tại Sở GD&ĐT là việc làm cần thiết và cấp bách.

thuật đang là vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm.
Trong bài giảng cao học: “Cơ sở khoa học Quản lý trong quản lý
giáo dục”- Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc đã trích dẫn:
- Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý ngƣời Mỹ 1856 - 1915). Ông cho
rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm
cái đó bằng phƣơng pháp tốt nhất và rẻ nhất”, đƣợc thể hiện cụ thể qua bốn
nguyên tắc quản lý của ông.
8
- Theo H.Fayol (1841-1925 ), kỹ sƣ ngƣời Pháp - Ông quan niệm:
“Quản lý hành chính là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm
tra; và đƣợc thể hiện trên 14 nguyên tắc quản lý của ông. Trong học thuyết
quản lý của mình H. Fayol đƣa ra 5 chức năng cần thiết của một nhà quản
lý là: Dự báo và lập kế hoạch; Tổ chức; Chỉ huy; Phối hợp; Kiểm tra và
sau này đƣợc kết hợp thành 4 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức; chỉ đạo;
kiểm tra.
Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể đƣa ra
khái niệm về quản lý nhƣ sau: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên của một tổ chức, phát
triển hợp quy luật nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý để đạt đƣợc các
mục đích đã định”.
Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể đƣợc biểu
diễn dƣới dạng sơ đồ sau:

* Lập kế hoạch
Kế hoạch là văn bản, trong đó xác định những mục tiêu và những
Chỉ đạo
Kế hoạch
Tổ chức
Kiểm tra
Thông tin

10
thì quản lý bám sát các mục tiêu cụ thể và gắn với các thao tác.
* Kiểm tra
Kiểm tra là một trong những chức năng cơ bản của quản lý, là quá
trình xem xét thực tế nhằm kiểm nghiệm giữa mục tiêu đề ra với cái đạt
đƣợc trên thực tế của đối tƣợng để thu nhận thông tin ngƣợc tạo nên quá
trình điều chỉnh và tự điều chỉnh của hệ thống bị quản lý. Nhƣ vậy kiểm tra
là quá trình thu nhận thông tin, điều chỉnh thông tin, tạo lập kênh thông tin
phản hồi trong quản lý giáo dục, giúp các nhà quản lý điều chỉnh có hiệu
quả mục tiêu quản lý.
Ngƣời quản lý phải kiểm tra các hoạt động của đơn vị và việc thực
hiện các mục tiêu đề ra. Có 3 yếu tố cơ bản của công tác kiểm tra:
- Xây dựng chuẩn thực hiện
- Đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn.
- Nếu có sự chênh lệch thì cần điều chỉnh hoạt động. Trong trƣờng
hợp cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu.
Đề cập đến vấn đề quản lý, tác giả Đặng Vũ Hoạt và tác giả Hà Thế
Ngữ cho rằng: "Quản lý là một quá trình định hƣớng, quá trình có mục
tiêu, quản lý một hệ thống nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định” [18,
tr.29].
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng bị quản lý
nhằm đạt đƣợc mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trƣờng.
Với khái niệm trên, quản lý bao gồm các các yếu tố (các điều kiện) sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một
đối tƣợng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra.
Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tƣợng và chủ thể, mục tiêu
11
này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
- Chủ thể có thể là một ngƣời, nhiều ngƣời, một thiết bị. Còn đối

khoá VIII đã viết: “Quản lý giáo dục là sự tác động có ý thức của chủ thể
quản lý tới khách thể quản lý nhằm đƣa ra hoạt động sƣ phạm của hệ thống
giáo dục đạt tới kết quả mong muốn bằng cách hiệu quả nhất” [10].
Theo tác giả Đỗ Hoàng Toàn “Quản lý giáo dục là tập hợp những
biện pháp tổ chức, phƣơng pháp giáo dục, kế hoạch hoá tài chính, cung
tiêu… nhằm đảm bảo sự vận hành bình thƣờng của các cơ quan trong hệ
thống giáo dục, đảm bảo sự tiếp tục phát triển và mở rộng hệ thống cả về
mặt số lƣợng, cũng nhƣ về chất lƣợng” [32, tr.29].
Quản lý giáo dục là một ngành khoa học nó có những đặc trƣng
riêng khác biệt với các quản lý kinh tế xã - hội khác. Để nắm đƣợc các mô
hình quản lý giáo dục và vận dụng chúng vào thực tiễn quản lý giáo dục,
quản lý nhà trƣờng chúng ta cần biết các yếu tố nào đã cấu thành lý thuyết
quản lý giáo dục. Các nhà lý luận cho rằng có ba thành tố sau:
- Khái niệm: Quản lý giáo dục là khoa học quản lý cũng nhƣ các
khoa học quản lý khác đều có bốn chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ
chức, chỉ đạo và kiểm tra đƣợc thực hiện trên toàn bộ các hoạt động giáo
dục.
- Quá trình hình thành “Quản lý giáo dục”: là quá trình đan xen kéo
dài giữa một bên là bối cảnh chính trị, kinh tế, xã hội, các chiến lƣợc quản
lý và các hành vi chấp nhận đƣợc để đáp ứng bối cảnh đó với một bên là
những dẫn giải về các luận cứ cho việc sử dụng những chiến lƣợc và hành
vi quản lý tƣơng ứng. Nhƣ vậy, vai trò của lý thuyết quản lý giáo dục là:
Làm sáng tỏ những giá trị tiềm ẩn; dự báo những kết quả; tạo điều kiện cho
13
những phân tích so sánh.
- Nội dung của quản lý giáo dục: Quản lý giáo dục mang tính liên
ngành.
+ Xã hội học là một thành tố trong sự phát triển của lý luận và
thực tiễn quản lý giáo dục nổi bật nhất ở lĩnh vực lý luận tổ chức.
+ Tâm lý học tổ chức cung cấp lý thuyết có tính thực hành về

động dạy học, tức là làm sao đƣa hoạt động đó dần tiến tới mục tiêu giáo
dục, mục tiêu đào tạo.
1.2.4. Công nghệ thông tin và truyền thông
Khái niệm “công nghệ thông tin” và “công nghệ thông tin và truyền
thông” đƣợc rất nhiều tổ chức trên thế giới định nghĩa.
Theo Tổ chức Hợp tác kinh tế và Phát triển (OECD), Công nghệ
thông tin và truyền thông (Information and Communication Technology -
ICT) là sự kết hợp của công nghiệp chế tạo và dịch vụ thu nhận, truyền,
hiển thị số liệu và thông tin bằng phƣơng tiện điện tử.
Tại Việt Nam, khái niệm CNTT&TT là một thuật ngữ chỉ ngành
nghiên cứu khoa học tập hợp các phƣơng pháp khoa học, công nghệ và
công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ
và trao đổi thông tin số.
Thông tin số là thông tin đƣợc tạo lập bằng phƣơng pháp dùng tín
hiệu số. Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số.
Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; thiết bị số là thiết bị
điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và
15
thiết bị tích hợp khác đƣợc sử dụng để sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử
lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số.
Phần mềm là chƣơng trình máy tính đƣợc mô tả bằng hệ thống ký
hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất
định.
Môi trƣờng mạng là môi trƣờng trong đó thông tin đƣợc cung cấp,
xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. Cơ sở hạ tầng
thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đƣa,
thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông,
mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.
Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập
hợp trang thông tin trên môi trƣờng mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao