BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VIỆT AN
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ, CHẤM
CÔNG, TÍNH LƯƠNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNG HẢI AN

HẢI PHÒNG – 2014
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VIỆT AN
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ, CHẤM
CÔNG, TÍNH LƯƠNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNG HẢI AN
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ SỐ: 114
CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Người hướng dẫn đồ án: Th.S Trần Đình Vương
HẢI PHÒNG – 2014
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
LỜI CÁM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giảng viên của
khoa Công nghệ thông tin đã tận tình giúp đỡ em trong những năm tháng học
tập và tích luỹ kiến thức chuyên ngành công nghệ thông tin tại trường Đại học
Hàng hải Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Đình Vương –
giảng viên chịu trách nhiệm hướng dẫn em làm thực tập và đồ án tốt nghiệp –
thầy đã tận tình chỉ bảo em trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp cho đề tài
“Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương cho công
ty TNHH Cảng Hải An”. Được sự giúp đỡ của thầy cô và các nhân viên trong
Công ty em đã có được những điều kiện tốt nhất để hoàn thành báo cáo này.

Hải An,” làm đề tài tốt nghiệp của mình, với hy vọng có thể xây dựng được
một chương trình quản lý góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý
của công ty.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 6
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Trong giai đoạn kinh tế toàn cầu suy thoái, hoạt động xuất nhập khẩu và
kèm theo đó là vận tải biển, dịch vụ hàng hải gặp rất nhiều khó khăn, nhất là
đối với những đơn vị không có hoặc thiếu cơ sở hạ tầng và trang thiết bị.
Nhận biết được điều này, đồng thời để tận dụng lợi thế về vị trí hiện có, công
ty TNHH Vận tải và Xếp dỡ Hải An đã được thành lập tháng 5/2009 với bảy
doanh nghiệp thành viên là các công ty dịch vụ hàng hải thuộc loại vừa và nhỏ
hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau cùng tham gia đầu tư xây dựng Cảng
Hải An. Đó là:
 Công ty cổ phần cung ứng và dịch vụ kỹ thuật Hàng hải (Maserco).
 Công ty cổ phần đóng tàu Hải An.
 Công ty cổ phần Hàng hải Hà Nội (Marina Hà Nội).
 Công ty cổ phần Đầu tư và Vận tải Hải Hà.
 Công ty cổ phần Giao nhận Ngoại thương (Transimex Saigon).
 Công ty cổ phần Hải Minh.
 Công ty cổ phần Dịch vụ Hàng hải (MACS Shipping).
Với số vốn điều lệ 187,5 tỷ đồng, trong đó công ty cổ phần hàng hải Hà
Nội góp vốn 55% nên trở thành cổ đông lớn nhất. Công ty TNHH Vận tải và
Xếp dỡ Hải An đặt trụ sở tại số 45 Triệu Việt Vương, Phường Bùi Thị Xuân,
Quận Hai Bà Trưng, TP.Hà Nội hoạt động dưới hình thức công ty mẹ-công ty
con. Công ty con chính là công ty TNHH cảng Hải An đặt trụ sở tại Hải
Phòng.
Ngày 12/12/2010, được phép của Bộ GTVT và Cục Hàng hải Việt Nam
công ty đã tổ chức khánh thành và đưa cầu Cảng Hải An vào khai thác.

0
44’55”E – Vĩ độ: 20
0
50’58”N.
+ Luồng vào cảng: Tính từ phao số 0 đến cảng Hải An 20 hải lý.
- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị:
+ Cầu tàu:
• Chiều dài: 150m.
• Độ sâu trước bến: 8,7m.
• Bán kính vùng quay trở trước bến: 210m.
+ Bãi Container rộng: 150.000 m2.
+ Bãi Container rỗng 55.000 m2.
+ Kho CFS rộng: 4.000 m2.
+ Container lạnh 300 plugs.
+ Cần cẩu: 02 chiếc loại cần cẩu quay trên ray, sức nâng 40/45T-
32/29m.
+ Xe nâng hàng: 05 chiếc sức nâng 45T, 05 lớp (Hyster, Terex,
Kalmar)
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 8
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
+ Xe nâng vỏ: 02 chiếc 8T 06 lớp.
+ Xe nâng chạc: 02 chiếc 2.5T.
+ Xe kéo: 6 xe.
+ Phần mềm khai thác Cảng: PL-TOS 2010 phục vụ khai thác tàu,
khai thác bãi, quản lý vị trí cont, tính và thu cước.
- Các dịch vụ chính:
+ Xếp dỡ hàng hóa và Container
+ Dịch vụ kho CFS và Kho ngoại quan
+ Dịch vụ Depot
+ Dịch vụ Container lạnh

thực hiện qui chế quản lý công nghệ thông tin của công ty.
1.3.3. Phòng Marketing – Tổng hợp
a) Về Thị trường (Marketing)
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giới thiệu về cảng cho khách hàng.
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phục vụ hoạt động “Quan hệ công chúng”
(PR) của công ty trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức thống kê, đối chiếu, xác nhận số liệu và lập hóa đơn thu cước các
hãng tàu. Theo dõi việc thanh toán.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 11
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Cùng với các phòng liên quan tổ chức thương lượng, ký kết các loại hợp đồng
cung cấp dịch vụ của cảng.
- Hàng quí lập báo cáo, đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc bổ
sung, sửa đổi chính sách để duy trì các hợp đồng dài hạn.
- Tham gia các tổ chức nghề nghiệp chuyên ngành, tổ chức hội nghị khách
hàng và các sự kiện khác theo yêu cầu của công ty
b) Về Bán hàng (Sales)
- Tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng.
- Là đầu mối tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng, các báo cáo của phòng
Logistics, phòng Thương vụ, phòng Khai thác,… từ đó lập báo cáo trình
Giám đốc xem xét, quyết định.
- Cùng với bộ phận pháp chế của phòng Thương vụ xử lý tranh chấp, khiếu nại,
tổn thất, tồn đọng thanh toán …
- Tổ chức thực hiện tất cả các loại báo cáo thống kê theo yêu cầu của công ty
hoặc khách hàng.
c) Về Kế hoạch - Thống kê
- Lập, tổng hợp các kế hoạch sản xuất kinh doanh – Tài chính hàng năm, quí
cho công ty và tổ chức triển khai thực hiện.
- Tổ chức thống kê, theo dõi, lập các báo cáo định kỳ theo qui định hiện hành
và theo các yêu cầu đột xuất của công ty.

+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận, thanh toán các khoản chi theo
phân cấp qui định tại qui chế quản lý tài chính của công ty.
+ Bảo quản các loại chứng từ, tài liệu liên quan đến hoạt động tài
chính của công ty theo các qui định của pháp luật.
c) Lao động và Tiền lương
- Làm tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và sử dụng quĩ tiền.
- Căn cứ qui chế trả lương và các tài liệu liên quan, tổ chức tính, thanh toán tiền
lương, thưởng và các loại phụ cấp cho người lao động.
1.3.6. Phòng xây dựng cơ bản
- Tổ chức xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các công trình của cảng
hàng năm và trực tiếp tổ chức thực hiện các kế hoạch nói trên.
- Trực tiếp quản lý, theo dõi hoạt động của các Ban quản lý dự án.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện các thủ tục về đấu thầu, chọn thầu, các kế hoạch
xây dựng mới, sửa chữa, bảo dưỡng công trình của công ty.
- Tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng các công trình, dự án, làm tham mưu
cho Giám đốc trong việc xử lý các tồn tại, tình huống phát sinh.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 13
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Chịu trách nhiệm về khảo sát, thiết kế, dự toán, quyết toán và chất lượng các
công trình xây dựng cơ bản của công ty.
1.3.7. Phòng khai thác tàu
- Chịu trách nhiệm thu xếp, giải quyết toàn bộ thủ tục và tổ chức công tác phục
vụ cho tàu ra vào cảng đúng kế hoạch và an toàn.
- Trực tiếp quan hệ với tàu, các hãng tàu, các cảng để tiếp nhận, trao đổi thông
tin phục vụ hoạt động của cảng.
- Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, cập nhật các thông tin về luồng vào cảng, các
thông báo hàng hải, các cơ quan quản lý liên quan, đặc điểm kỹ thuật các tàu,
các hãng tàu, các cảng liên quan.
- Lập kế hoạch khai thác tàu hàng tuần và từng chuyến.
- Tổ chức kiểm tra, đối chiếu số liệu với phòng Thương vụ, xác nhận số liệu

ty và yêu cầu của khách hàng.
- Giám sát nhân viên giao nhận, lái xe nâng thực hiện qui trình giao nhận, lập
chứng từ và đặc biệt là “Cập nhật vị trí container trên bãi”.
- Trực tiếp phối hợp với hãng tàu, đại lý, các cảng, các depot hoặc các công ty
vận tải để thực hiện công tác vận chuyển, giao, nhận container.
- Trực tiếp tổ chức và chịu trách nhiệm về việc phục vụ khách hàng trong phạm
vi kho, bãi mà phòng quản lý.
- Trực tiếp quản lý, sử dụng, điều động, giám sát toàn bộ hoạt động của Đội
công nhân lái xe nâng, xe kéo. Chịu trách nhiệm duy trì kỷ luật trong việc
thực hiện quy trình sử dụng thiết bị và các nội quy, quy định liên quan nhằm
đảm bảo an toàn cho các thiết bị, phương tiện, công cụ phục vụ công tác khai
thác bãi của công ty.
- Hình thành và xây dựng qui trình làm việc cho các tổ (nhóm) chuyên biệt về :
+ Hàng lạnh
+ Hàng nguy hiểm
+ CFS – Kho và Depot
1.3.9. Phòng kỹ thuật vật tư
a) Về khai thác thiết bị
- Thống nhất với các phòng Khai thác để lập kế hoạch sử dụng thiết bị hàng
ngày phục vụ hoạt động của cảng.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện kế hoạch hàng ngày, tổ chức theo dõi hoạt động,
năng suất, tiêu hao của từng thiết bị.
- Xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui trình
sử dụng thiết bị. Chịu trách nhiệm về an toàn cho thiết bị và người sử dụng.
- Tổ chức thuê thêm thiết bị khi cần.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 15
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Thường trực để đảm bảo thiết bị và các hệ thống điện, lạnh của cảng hoạt
động tốt.
b) Về quản lý kỹ thuật - Vật tư

Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 16
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
- Đề xuất các biện pháp, chính sách, sửa đổi cần thiết để nâng cao chất lượng
phục vụ khách hàng của toàn cảng.
b) Về Thương vụ (Commerce)
- Chủ trì việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và điều chỉnh các biểu giá, biểu
cước và phí.
- Cùng với phòng Thị trường tổ chức thảo luận, ký kết các loại hợp đồng; chủ
trì việc hướng dẫn, triển khai thực hiện hợp đồng cho tất cả các đơn vị trong
công ty.
- Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, tập hợp ý kiến khách hàng và đề xuất
kịp thời các biện pháp bổ sung, sửa đổi nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của
công ty.
- Chịu trách nhiệm Key-in, cập nhật danh sách khách hàng và biểu cước dịch
vụ vào cơ sở dữ liệu cho hệ thống IT của công ty.
- Phối hợp với phòng Khai thác Tàu và phòng Tài chính Kế toán để chọn, theo
dõi, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của các đơn vị cung ứng dịch vụ
cho cảng nhằm tiết kiệm chi phí. Tổ chức theo dõi, thống kê báo cáo và kiểm
tra, đánh giá chi phí thuê cung cấp dịch vụ của cảng.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chứng từ, tác nghiệp…
c) Về thanh toán
- Trực tiếp kiểm tra chứng từ, xác lập các loại hình dịch vụ theo nhu cầu của
khách hàng và trình tự tác nghiệp của công ty trên cơ sở đó phát hành Hóa
đơn thu cước (thu ngay) hoặc hóa đơn tạm thu (thu sau) theo các qui định
trong hợp đồng.
- Tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu từ các phòng Logistics, Khai thác Tàu, Khai thác
Bãi, kiểm tra đối chiếu với các bên liên quan làm cơ sở cho việc lập hóa đơn
(sửa chữa, vệ sinh) và thanh, quyết toán.
- Giám sát quá trình luân chuyển chứng từ, thu cước. Lập và gửi báo cáo hóa
đơn đã phát hành cho lãnh đạo và các phòng liên quan.

Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 18
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty
Do hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự của công ty vẫn chủ yếu được xử lý
trên file Excel, ngoài ra một số còn được lưu lại và ghi chép trên giấy tờ, sổ
sách nên gặp rất nhiều khó khăn và hạn chế:
- Quản lý trực tiếp trên giấy tờ sổ sách nên hiệu quả công việc không
cao.
- Việc quản lý trên giấy tờ và file Exel khiến việc tra cứu, tìm thông tin
nhân viên, thống kê thông tin nhân sự trở nên rất khó khăn và bất tiện.
Và có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất mát thông tin nhân sự.
2.2. Mục đích và yêu cầu của đề tài
- Mục đích:
+ Hệ thống hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ nhân sự cho nhân viên trong
công ty, thay thế cho việc làm thủ công hiện tại.
+ Xuất ra các thống kê, báo cáo theo yêu cầu một cách nhanh chóng và
chính xác nhất.
+ Giúp việc tra cứu, tìm kiếm thông tin trở lên rễ ràng hơn.Việc quản
lý nhân viên sẽ không bị nhầm lẫn, sai sót như khi còn làm thủ công.
- Yêu cầu:
+ Quản lý và lưu trữ thông tin nhân viên, thông tin hợp đồng lao động,
thông tin về quá trình công tác tại công ty của nhân viên.
+ Kết xuất ra các thống kê báo cáo theo yêu cầu của người dùng, theo
yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 19
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
2.3. Quá trình quản lý nhân sự
2.3.1. Quá trình tuyển nhân viên
Hình 2. 1: Sơ đồ quá trình tuyển nhân viên

2.3.3. Quá trình nhân viên làm việc tại công ty
Khi được tuyển vào làm chính thức thì các thông tin liên quan đến nhân
sự như: hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, thông tin quá trình làm việc được
phòng hành chính lưu trữ, cập nhật thường xuyên. Nhân viên sẽ được hưởng
mọi chính sách, quyền lợi cũng như nghĩa vụ theo quy định của công ty.
Lương của nhân viên được hưởng tùy thuộc vào trình độ năng lực, chức vụ
chuyên môn, trực thuộc phòng ban, bộ phận trong công ty và các phụ cấp, tiền
thưởng, các phúc lợi như theo quy định của Nhà nước cũng như quy định của
công ty.
a) Điều chuyển công tác
Hình 2. 3: Sơ đồ quá trình điều chuyển công tác
Khi thấy nhân viên ở phòng ban này có năng lực phù hợp với công việc
trực thuộc phòng ban khác, phòng Văn phòng sẽ lên danh sách và gửi cho
giám đốc để đưa ra quyết định điều chuyển phòng ban nhằm mục đích bố trí
hợp lý và vận dụng đúng năng lực của nhân sự.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 22
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
Khi được chuyển sang phòng ban, bộ phận khác nhân viên được hưởng
lương và chế độ của vị trí mới, chức vụ mới.
Sinh viên: Nguyễn Việt An – Lớp: CNT51ĐH2 Trang 23
Đồ án tốt nghiệp GV hướng dẫn: Th.s Trần Đình Vương
b) Đào tạo chuyên môn, cử đi công tác
Hình 2. 4: Sơ đồ quá trình cử đi đào tạo, công tác
Trong quá trình làm việc tại công ty, các phòng ban thấy những vị
trí cần trình độ chuyên môn cao hơn và cần được cho đi đào tạo thì lập
danh sách, gửi cho Văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm trình lên cho
giám đốc duyệt, nếu danh sách được duyệt Văn phòng sẽ tiến hành thủ tục
cho nhân viên đi đào tạo.
Tương tự với quá trình cử nhân viên đi công tác, danh sách nhân
viên được cử đi công tác Văn phòng gửi lên cho giám đốc duyệt, nếu