Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
LI NểI U
Ngy nay, hũa chung cựng s i lờn phỏt trin khụng ngng ca th gii l
s phỏt trin nh v bóo ca KH &CN thỡ nn kinh t tri thc úng vai trũ vụ
cựng quan trng, kộo theo ú l s xut hin v phỏt trin ngy cng mnh ca cỏc
vn phũng . c bit l cỏc vn phũng hin i vi i ng nhõn viờn gii v trỡnh
nng lc chuyờn mụn nghip v, nhit tỡnh trong cụng vic (Trong ú cụng tỏc
vn th l mt trong nhng nghip v quan trng nm trong vn phũng).
Trờn thc t, Vit Nam ang trong thi k tin hnh quỏ trỡnh CNH -
HH t nc, cụng tỏc ci cỏch hnh chớnh ang dn c hon thin vỡ vy
vic thu thp cp nht, x lý v qun lý cỏc thụng tin, ti liu úng vai trũ vụ
cựng quan trng trong s phỏt trin ca t nc, cơ quan và đơn vị. Vì thế
CTVT đang càng ngày cng đợc coi trọng, giữ vị trí và tm quan trọng cao đi
vi lãnh đạo.
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn th nói riêng luụn giữ vai trò
then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ
chức nhà nớc, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị, doanh nghiệp
trong và ngoài quốc doanh nói riêng. Đồng thời song hành cùng với công cuộc
đổi mới toàn dân, toàn diện và quá trình CNH - HĐH của đt nớc nếu công tác
Văn th đợc làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, m bảo cho quá trình giải quyết công việc
tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác , mang lại hiệu quả cao,
tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng i với cơ
quan. Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Cùng với tiến trình phỏt triển ú thì điều tất yếu là các cơ quan, tổ chức sẽ
tiến hành kiện toàn và mở rộng mạng lới văn phòng của mình. Nắm đợc nhu cầu
tất yếu đó của xã hội. Với mục đích đáp ứng đợc công tác văn phòng nói chung
và công tác Văn th nói riêng tất cả các cơ quan tổ chức và các doanh nghiệp. D-
ới sự quản lý, quan tâm v chỉ đạo sâu sát của Bộ Nội Vụ. Trờng Cao đẳng Nội
Vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đã tr-
ởng thành dần. Sau nhiều lần đổi tên. Hiện nay lĩnh vực hoạt động, đào tạo của
Trờng đang càng ngày càng đợc mở rộng. Trờng đợc giao trách nhiệm đào tạo

bộ văn phòng.
- Đánh giá chất lợng và phơng pháp đào tạo của trờng. Trên cơ sở đó có
những thay đổi phù hợp để ngày càng hoàn thiện và nâng cao chất lợng đào tạo
của trờng. Đồng thời trang bị cho sinh viên những kiến thức từ thực tế, đây cũng là
cơ hội tốt để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ văn
phòng cũng nh làm quen dần với môi trờng sống và làm việc của văn phòng và
nghiệp vụ văn th của mình sau khi ra trờng. Sinh viên sẽ có cái nhìn đầy đủ hơn về
nghề nghiệp của mình và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp.
Đợc sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan tôi đã có hội đến thực tập tại Văn
phòng HĐND - UBND xã trong thời gian 2.5 tháng từ ngày 22/3 đến ngày
8/6/2010. Qua thời gian thực tập tại văn phòng xã với sự quan tâm, giúp đỡ của
các cô, chú trong ban lãnh đạo xã cùng sự chỉ bảo tận tình của các anh, chị, công
chức, viên chức trong văn phòng HĐND - UBND tôi đã có cơ hội đợc tiếp xúc và
làm quen với nghiệp vụ CTVT mà bản thân tôi đã đợc nghiên cứu trong suất 3 năm
qua. Giúp củng cố thêm kiến thức đã học và tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ. Từ đó giúp tôi rút ra đợc nhiều bài học kinh nghiệm. Đặc
biệt là phải áp dụng một cách linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế. Giúp tôi hiểu rõ
hơn về mô hình tổ chức quản lý công tác văn phòng và tình hình tổ chức, công việc
_VTLT_K1 Khoa: Vn Th - Lu Tr
2
Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
của nhân viên văn th trong cơ quan nói chung và trong văn phong HĐND - UBND
xã nói riêng tạo cho bản thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết đối với nghề
nghiệp của mình.
Tuy nhiên do tình hình thực tế, UBND xã là một đơn vị hành chính nhà nớc
nhỏ nhất trong hệ thống cơ quan QLNN nên khối lợng văn bản đến cơ quan và
văn bản do cơ quan ban hành ra trong năm là tơng đối ít, thể loai cha phong phú,
chỉ xoay quanh các vấn đề: đơn th khiếu nại tố cáo, tài liệu về công chứng, hộ
khẩu, đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, một số tài liệu có liên quan ti t ai ,
ti liu v hng dn sn xut nụng nghip i vi cỏc thụn, mt s ti liu ch

UBND xã bổ sung đóng góp ý kiến để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi
được hoàn thiện và thành công hơn. Giúp cho tôi hiểu biết sâu rộng, chính xác và
đầy đủ hơn về nghiệp vụ công tác văn thư của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn.!.
, ngày 08 tháng 6 năm 2010
Sinh viênCHƯƠNG I: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠNG CỦA
UBND XÃ
I. SỰ RA ĐỜI, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠNG CỦA
UBND XÃ
1, Đặc điểm tình hình của xã
xã miền núi, thuần nông của huyện do địa hình ở đây chủ yếu là đồi núi, xen
lẫn là các hồ đập nhỏ, với hệ thống kênh mương tưới tiêu của xã đã được bê tông
hóa hoàn chỉnh, đất đai màu mỡ, khí hậu thuận lợi tạo điều kiện tốt cho sự phát triển
kinh tế của xã. Ngoài ra trong địa bàn của xã còn xuất hiện một số các loại hình cty
nhỏ, hợp tác xã kinh doanh về các loại hình chăn nuôi: hợp tác xã thống nhất: tại
thôn Hai mới, cty sao sáng thôn Đoàn kết… Đây là điều kiện thuận lợi cho vùng
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
4
Bỏo cỏo thc tp tt nghip Trng C Ni V H Ni
phỏt trin mt nn kinh t theo hng Nụng - Lõm nghip, thy sn v mt s
nghnh dich v nh khỏc. Mt khỏc l mt xó min nỳi ca huyn - vựng t ni
ting vi cõy vi thiu din tớch nờn ti hng ngn ha. Vi Lc Ngn ó c ng
ký thng hiu v c xut khu ra nhiu nc mang li hiu qu kinh t cao cho
ngi dõn.
Trớc năm 1957 xã có tên gọi là xã Phú Quý gồm , Đông Hng và một phần
của xã Phợng Sơn. Khi tách ra hai huyện Lục Ngạn và Lục Nam, sau năm 1957
có tên là xã Thống Nhất, đến năm 1969 tên xã là cho đến nay.

2.2 Nhiệm vụ quyền hạng của UBND xã
(Ban hành kèm theo Mục III - Điều 111, 112,113,114,115,116,117 của luật
tổ chức HĐND và UBND)
2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; và tổ chức thực hiện kế
hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn; dự toán thu tri ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo Quy định của Pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công
nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi,
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh;
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
- Xây dựng phát triển và tổ chức cá hoạt động văn hóa; TDTT, tổ cức các
lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lích sử, văn hóa và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách , chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mổ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách
ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang
ở địa phương
2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phong, an ninh, trật tự xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân,xây dựng
làng, xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác, nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, ATXH; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khâu: Tổ chức việc đăng ký tạm chú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

tiếp của Đảng ủy xã
Chế độ văn thư: Thực hiện chế độ văn thư theo chế độ tập trung
II, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA
TỪNG ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
1. Cơ cấu tổ chức của UBND xã (sơ đồ xem phụ lục I)
UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạng và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HDND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Đứng đầu UBND là chủ tịch UBND là Chủ tịch UBND xã là người phụ
trách lãnh đạo chung , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND xã, đôn
đốc kiểm tra công tác của xã. Chỉ đạo điểu hành của các thành viên cấp dưới và
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND xã ( Trừ các vấn đề thuộc thẩm
quyền tập thể của UBND xã). Chủ tịch UBND xã phải chịu trách nhiệm cá nhân
vể những nhiệm vụ, quyền hạng được giao riêng cho mình và các thành viên của
UBND chịu trách nhiệm trước HĐND xã và cấp trên.
Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa xã hội chịu trách nhiệm trực tiếp vể
chức năng QLNN trên các hoạt động về văn hóa - xã hội trên địa bàn xã.
Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Chịu trách nhiệm về QLNN về công
tác thu tri ngân sách, hoạt động kiểm tra, tài chính, công nghiệp, nông nghiệp,
giao thông công chính, quản lý đất đai, xây dựng trên địa bàn, địa chính….
Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc
phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch tập thể
UBND xã, HĐND xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hành những
kết quả công việc và các lĩnh vực được phân công cùng với tập thể UBND xã
chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND xã trước UBND huyện Lục Ngạn,
UBND tỉnh Bắc Giang, UBND thành phố Bắc Giang
UBND xã có 7 ban: Văn Phòng, Ban quân sự, ban công an, ban tài chính

Tham mưu đế suất với cấp Ủy Đảng, chính quyền cấp xã về chủ trương
biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng
quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;
Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật,
huấn luyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân quân, xây
dựng kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự bị
động viên và các kế hoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự;
Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn huấn luyện quân dự bị theo
quy định;
Tổ chức thực hiện đăng ký quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ
quân sự, quân nhân dự bị và dâ quân theo quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;
Tuyển quân phối hợp với công an , lực lượng khác thường xuyên hoạt
động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phục
thiên tai, cứu hộ, cứu nan.
Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội thực hiện nền quốc
phòng gắn với nền an ninh nhân dân;
Thực hiện chính sách hậu phương quân đội;
Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng quân sự ở xã.
2.3 Ban công an :
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Tham mưu cho Đảng ủy - UBND về công tác trật tự an toàn, đảm bảo an
ninh chính trị trên địa bàn xã;
Quản lý hộ khẩu, nhập khẩu;
Quản lý các đối tượng có tiền án tiền sự, quản lý các hồ sơ của các đối tượng;
Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã;
Xây dựng kế hoạch và văn côn lực lượng tuần tra canh gác;
Xây dựng nội bộ lự lượng công an trong sạch, vững mạnh và thực hiện một

chức, hộ gia đình đăng ký đất ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan
tới đất trên địa bàn xã.
Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định
về giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia
đình và cá nhân và tổ chức thực hiện quyết định đó
Thu thập tài liệu, số liệu về số lương, chất lượng đất đai, tham gia xây
dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoach, kế
hoạch sử dụng đất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt;
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê đất đai theo thời gian và mẫu quy định
Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính sổ địa
chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai;
Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹ
thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương;
Tuyên truyền giải thích, hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư
khiếu nại tố cáo của dân về đất đai;
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản
đổ địa chính, bản đồ địa giới hành chính;
Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai.
2.7 Ban văn hóa- xã hội:
Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và
pháp luật của Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương;
Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương;
Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyên
truyền, công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ chức
thực hiện chương trình kế hoạch đã được phê duyệt;
Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hóa văn nghệ quần chúng, bảo vệ các di
tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và
xây dựng nếp sống văn minh ,gia đình văn hóa;
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
13

14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
không diễn ra. Khi đó văn bản tới cơ quan sẽ không tập trung tại văn thư mà văn
bản sẽ được chuyển trực tiếp cho đơn vị nhận giải quyết công việc. Văn bản
không được đăng ký và lưu tại văn thư. Trong quá trình giải quyết công việc do
công việc nhiều, quá trình quản lý văn bản không được tốt nên các bộ phận
phòng ban đánh mất văn bản, công việc chưa được giải quyết ảnh hưởng tới tiến
độ giải quyết công việc.
Như vậy ta thấy rằng cán bộ làm CTVT cũng giống như các cán bộ phụ
trách chuyên môn khác luôn giữ vai trò quan trọng đối với xã hội trong lĩnh vực
nhất định. Thông qua cán bộ làm CTVT mọi công việc hành chính công văn giấy
tờ tại cơ quan sẽ được làm tốt. Công việc được giải quyết nhanh chóng, một cách
khoa học. Đảm bải việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Văn bản được sắp xếp
và bảo quản hợp lý.
1.3 Tình hình cán bộ làm CTVT và mô hình tổ chức CTVT tại UBND
xã
1.3.1 Tình hình cán bộ làm CTVT tại UBND xã
Theo thông tư số: 21/2005/TT- BNV ngày 01thang 02 năm 2005 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạng và tổ chức của tổ Văn thư, lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và Ủy ban nhân dân có viết:
" Tại Ủy ban nhân dân xã, Phường, thị trấn ( gọi chung là xã) có bộ phận
làm công tác văn thư, lưu trữ, lưu trữ hiện hành và bố chí công chức văn phòng -
thống kê phụ trách công tác văn thư lưu trữ; cán bộ, công chức cấp xã kiêm
nhiệm làm công tác văn thư lưu trữ phải thực hiện theo hướng dẫn chuyên môn
nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh và huyện, chị trách nhiệm trước UBND xã
về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của xã; Cán bộ, công
chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn
nghiệp vụ theo quy định của pháp luật".
Văn phòng HĐND - UBND xã chịu trách nhiệm chung về CTVT tại ủy
ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tháng, quý, tuần… tổ chức

Trong văn phòng HĐND - UBND có 01 máy photo coppy,01 máy scan,
02 máy tính đã nối mạng, 02 máy in. Đây là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho quá
trình soạn thảo văn bản. Tuy nhiên do tính đặc thù của cơ quan là: số lượng văn
bản đến và văn bản đi ít nên chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư mà cơ quan vẫn dùng sổ để đăng ký văn bản đến và văn bản đi.
2. Công tác chỉ đạo CTVT của UBND xã
2.1 Vị trí và tầm quan trọng của CTVT đối với UBND xã
Đối với UBND xã CTVT là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước
tại xã . Đây là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng HĐND-
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
UBND. CTVT được làm tốt hay không sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng
của công tác quản lý nhà nước của UBND xã
Công tác văn thư được làm tốt sẽ đảm bảo quá trình cung cấp thông tin
cho hoạt động quản lý của UBND xã. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất và
chất lượng công tác của UBND góp phần làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ đảm bảo
giữ gìn bí mật thông tin tại UBND xã.
Thông qua công tác văn thư sẽ giúp cơ quan đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng
cứ về quá trình hoạt động của cơ quan giữ đầy đủ tài liệu, hồ sơ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ.
2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã
2.2.1 Về việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư tại UBND xã được thể
hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư
và việc xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư của UBND. Việc ban hành các văn bản này phải không trái với các
văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước.
Hiện nay nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn

nay chưa có bất cứ một quy định nào về việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ cũng
như giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, cơ quan không có bảng danh mục hồ
sơ chính thức.
2.2 Công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức kiểm điểm và tự kiểm điểm
về công tác văn thư.
Hàng năm UBND xã thường tổ chức các đợt kiểm tra đột suất về tình hình
tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại UBND xã. Việc kiểm tra này đã tạo điều
kiện đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về công tác văn thư của
UBND để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư được tốt hơn.
Để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, theo quý UBND xã tổ chức
sơ kết và tổng kết kiểm điểm và tự kiểm điểm đánh giá việc thực hiện công tác
văn thư, phân tích những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện
công tác văn thư tại cơ quan để ngày càng hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức công
tác văn thư nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường hơn nữa vai trò công tác
văn thư trong hoạt động của UBND xã.
* Đánh giá chung: Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã đã có nhiều biến
chuyển và khởi sắc so với những năm về trước. Tại đây công tác văn thư đã được
quan tâm và đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạt động của UBND.
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
UBND đã xây dựng được một số các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm
bảo công tác văn thư đi về nền nếp và hoạt động có hiệu quả hơn.
II. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
XÃ QUÝ SƠN
1.Cơ sở khoa học
1.1 Cơ sở pháp lý
Nhà nước ta đã ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật
để quản lý, điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảm bảo cho các hoạt
động đó thực hiện một cách thống nhất liên tục, duy trì trật tự an toàn xã hội.

dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan.
Do xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó qua thời gian công tác văn thư
cũng có nhiều thay đổi. Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội: ngày 08 tháng 02
Chính Phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
Phủ về công tác văn thư.
Tuy nhiên để công tác văn thư tại UBND xã được làm tốt hơn khi tiến
hành thực hiện công tác văn thư tại UBND xã Quý Sơn cần dựa vào các văn bản
đã nêu ở trên và một số các văn bản để làm cơ sở thực hiện và kiện toàn công tác
văn thư ở đây. Tham khảo thêm một số văn bản sau:
Luật tổ chức HĐND - UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND; Quyết định số 296/QĐ ngày 6
tháng 3 năm 2008 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông tại UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư số 21/2005/TT-
BNV hướng dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạng và cơ cấu tổ chức tổ chức văn
thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ va UBND; Công
văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Cục Văn thư và
lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu
trữ của cơ quan.
1.2 Cơ sở lý luận
1.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản
(Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ về việc
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP)
1.2.1.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a. Hình thức văn bản: Bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên nghành.
b. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
20

chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
* Số, ký hiệu của văn bản
+ Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được
đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban
hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ
các số,
+ Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu.Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-),
* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
tỉnh; xã, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được
đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị
hành chính đó. Địa danh ngày tháng năm được in bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.các số chỉ ngày, tháng,

Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải trình người
duyệt xem xét, quyết định
1.2.1.4 Đánh máy nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trong trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì ngườ đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy định
_VTLT_K1 Khoa: Văn Thư - Lưu Trữ
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản đúng
thời gian quy định
1.2.1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
1.2.1.6 Ký văn bản
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn
bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.”.
1.2.2 Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
* Đăng ký văn bản : Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những
thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên
loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ

văn
bản
Ngày
tháng
vb
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Người
ký
Nơi
nhận
văn
bản
Đơn vị
người
nhận
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
* Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì, vào
bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Trên bì
văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản
trong bì.