Công tác tổ chức, Ủy quyền,
Kiểm soát và Phối hợp

Mục tiêu:
Đến cuối bài, người học sẽ:
•
Liệt kê được các nguyên tắc và các
bước trong công tác tổ chức;
•
Nhận diện được các kiểu cơ cấu tổ chức
và các mô hình tổ chức;
•
Hiểu được ủy quyền/giao việc là một
phương thức của công tác tổ chức;
•
Thảo luận các kiểu kiểm soát và phối
hợp

Những chủ đề trong Bài bao gồm :
•
Tổ chức – các nguyên tắc và các bước
công tác tổ chức; Cấu trúc tổ chức và
mô hình tổ chức;
•
Ủy quyền trong công tác tổ chức;
•
Kiểm soát – các bước và phương pháp
•
Phối hợp– các kiểu và hình thức


4. Nhiệm vụ đồng nhất

Công việc phải có liên hệ nhau hay tương tự nhau

Chức năng phải rõ ràng cụ thể, dứt khoát;

Mỗi nhiệm vụ hay công việc phải trong phạm vi mà người
được phân công có thể hoàn thành;

Mọi chức năng của từng đơn vị cần được giao phó cho từng
người cụ thể.

Các nguyên tắc tổ chức
5. Ủy quyền
•
Trách nhiệm được giao phải đi kèm với quyền
hạn ra quyết định
•
Quyền hạn theo thứ bậc từ đỉnh xuống đáy
•
Hạn chế số lượng các chức năng được ủy
quyền
•
Ủy quyền và trách nhiệm bắt đầu từ cấp tác vụ
thấp nhất
•
Trách nhiệm điều hành, lãnh đạo vẫn ở trong
tay nhà quản trị

Các nguyên tắc tổ chức

Trong khi kế hoạch thiết lập mục tiêu,
chính sách, chức năng và phương thức
hoạt động thì công tác tổ chức trái lại xác
định các đơn vị công tác và mối quan hệ
giữa đơn vị này với đơn vị khác.

Các loại cấu trúc tổ chức
Bộ máy hành chính có những yếu tố sau :
•
Một hệ thống các phương thức và nguyên tắc
được định sẵn để xử lý những bất trắc xảy ra
với các hoạt động;
•
Phân công lao động theo chuyên môn (chuyên
môn hóa lao động);
•
Thăng thưởng và tuyển chọn dựa vào sự tài giỏi
kỹ thuật ; và
•
Sự không thiên vị trong mối quan hệ con người .

Hệ thống hành chính và tổ chức:
Ưu điểm
•
Stein cho rằng có những ưu điểm và hạn chế trong
cấu trúc và chức năng bộ máy hành chính. Mặt tích
cực là :
•
Tính kinh tế và hiệu quả, do phân công lao động hợp
lý và huy động được ý kiến chuyên môn;

•
Cộng đồng – hệ thống hành chính có khuynh huớng
“tự bảo vệ và khó cho cộng đồng bên ngoài tiếp cận
với tổ chức hay ảnh hưởng đến cấu trúc của nó.”

Những đặc điểm của một tổ chức dân chủ :
•
Những quyết định liên quan đến mục đích và mục tiêu,
kế hoạch và phương thức đều do những người liên
quan hoặc do những người đại diện xây dựng nên;
•
Sự hợp tác giữa nhân viên, ban điều hành, các ủy ban
được nuôi dưỡng để thiết lập mối quan hệ làm việc
thuận lợi;
•
Thăng thưởng và chọn lọc những cơ hội công việc mới
và khác nhau dựa vào những khả năng và kinh nghiệm
khác nhau của công nhân, có sự quan tâm tới sự phát
triển cá nhân cũng như điều tốt đẹp cho cơ sở ;
•
Những mối quan hệ ấm áp, thân thiện và hợp tác dựa
trên tinh thần làm việc nhóm luôn được khuyến khích.

Mô hình tổ chức củaTrecker
Trecker đưa ra một trật tự hành chính được
điều chỉnh bằng cách làm bẹt cơ cấu tổ chức
hình nón (kim tự tháp). Nó có các đặc điểm
sau đây :
•
Vẫn duy trì sự kiểm soát quản trị từ cấp cao;

với các cấp dưới ở vị trí hàng ngang và thực
hiện chức năng theo hàng dọc.
•
Sơ đồ ngang– chỉ vị trí người điều hành ở phía
bên trái và cho thấy các cấp dưới ở vị trí hàng
dọc và thực hiện chức năng theo hàng ngang.
•
Sơ đồ vòng tròn – chỉ vị trí người điều hành ở
giữa vòng tròn và các chức năng tỏa ra từ
trung tâm.

Sơ đồ dọc

Sơ đồ ngang

Sơ đồ vòng tròn

Giảng viên tổng hợp chủ đề : Công tác
tổ chức
Tổng hợp và những điểm chính cần ghi nhớ
•
Công tác tổ chức có hai ý nghĩa : a) thiết lập cơ cấu tổ
chức của một cơ sở và b) tiến trình vận hành cơ cấu
tổ chức giúp nó trở thành một tổ chức.
•
Tổ chức có cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ
chức không chính thức.Các cơ sở an sinh xã hội cơ
bản là những cơ cấu chính thức, có hình thức của bộ
máy hành chính có đường dây quyền hành từ đỉnh
xuống đáy rất rõ và bao gồm hệ thống các thủ tục và

Quyền hành (power) là cái mà nhà quản
trị căn cứ vào đó mà hành xử quyền lãnh
đạo của mình một cách hữu hiệu nhất.

Ủy quyền cái gì và cho ai ?
•
Nhà quản trị có thể chọn lựa ủy quyền
giao việc cho cá nhân hoặc các ủy ban
chuyên môn và các nhóm hành động đặc
biệt và cấp thẩm quyền hoàn thành nó.
Nhưng trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
vẫn thuộc về nhà quản trị người đã ủy
quyền giao việc

Nguyên tắc ủy quyền
•
Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn và
nghĩa vụ (accountability)
•
Áp dụng nguyên tắc thứ bậc hay bậc
thang (scalar principle), còn gọi là nguyên
tắc hệ cấp trực tiếp : việc ủy quyền được
phân cấp theo bậc thang quyền hạn
•
Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh hay
thống nhất chỉ huy (unity of command) :
người được ủy quyền chỉ chịu trách nhiệm
với cấp trên trực tiếp.