MUÏC LUÏC
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN
I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý
1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin
Thông tin là khái niệm có từ rất lâu và bắt đầu sử dụng rộng rãi vào đầu
những năm 1950. Đây là một khái niệm rộng, tuỳ vào lónh vực nghiên cứu mà có
những đònh nghóa khác nhau. Theo quan niệm cổ điển: Thông tin là sự hiểu biết có
được từ tín hiệu.
Dưới góc nhìn của nhà quản trò: Thông tin được coi là những tín hiệu mới thu
nhận, được hiểu và đánh giá là có ích cho việc đề ra các quyết đònh.
Thông tin cũng có thể được đònh nghóa như sau: “Thông tin là sự phát biểu
cơ cấu của một thực thể mà nó giúp đưa ra quyết đònh hoặc đưa ra một cam kết”
( I.6 – Tr 4)
Như vậy, không phải mọi tín hiệu đều là thông tin đối với công tác quản trò.
Muốn trở thành thông tin trong quản trò, tín hiệu này phải đáp ứng các yêu
cầu sau:
Mới đối với người sử dụng
Nội dung dễ hiểu và giải thích được
Có ích đối với việc ra quyết đònh
Nhằm giúp nhà quản trò thực hiện tốt chức năng của mình, thông tin cung
cấp cho họ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tính chính xác : thông tin phải phản ánh đúng bản chất,
đúng nội dung của tình huống.
Tính kòp thời: thông tin cung cấp phải đúng lúc, đúng thời
điểm theo yêu cầu của các nhà quản trò.
Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ
mọi khía cạnh của tình huống cụ thể giúp cho nhà quản
trò có thể nhìn được vấn đề một cách toàn diện và hệ
thống.
• Thông tin mang tính hội nhập qua các siêu xa lộ thông tin: các mạng
thông tin lớn của các nước, tập đoàn,…
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 2
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
1.2.3. Vai trò của thông tin quản lý
Là đối tượng của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng.
Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG
Là công cụ quản lý
Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn.
Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn.
Là cơ sở để hạch toán công việc.
Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý.
Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý.
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.3.1. Khái Niệm
Đặc trưng của một hệ thống gồm:
Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công
của hệ thống.
Ranh giới: Xác đònh cái gì nằm trong hệ thống, cái gì nằm ngoài hệ thống
Môi trường: là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bò hệ thống tác động tới
nhưng nằm ngoài ranh giới hệ thống.
Đầu vào: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh
giới vào hệ thống.
Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới
để ra môi trường.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 3
Đối tượng quản lý
Gửi hàng
hoặc từ chối
Đơn hàng
của khách
hàng
Đối Tượng Quản Lý
Khách hàng
Khách hàng
Thông tin ra
1
Thu thập
3
Xử lý
5
Bảo
quản
2
Chọn lọc
4
Phân
loại
Thông tin
vào
6
Truyền
thông
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Xử lý: Mẫu hoá các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ
Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèm
theo đánh giá).
quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các
thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động
diễn ra trong hệ thống.
Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối
tượng có nhu cầu và sử dụng được.
Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, toàn vẹn và đầy đủ của hệ
thống.
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:
• Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những
thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu
trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
• Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra
thông tin mới.
• Phân phối và cung cấp thông tin
Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống
thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý.
Trong giai đoạn lập kế hoạch:
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 6
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu, xác đònh nguồn lực và
cách thức đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉ
tiêu và chỉ tiêu này phải đo lường được.
Để đạt được mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tin
về hiện tại và tương lai. Thông tin về tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ và
kinh nghiệm của nhà quản lý và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để
dự báo tương lai. Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thành
kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một
cách hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh
nghiệp đó. Các thông tin này bao gồm cảøbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin
chưa được cấu trúc.
Thông qua quản trò thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trò của các
thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội
bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.
Bên cạnh đó, quản trò thông tin cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình
hình hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện công việc.
Tại sao cần phải quản trò thông tin
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng
nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên
quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin.
Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc
điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động. Nó
cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức mà doanh nghiệp đang điều hành công
việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang thực hiện.
Những người liên quan đến quản trò thông tin
Người sở hữu thông tin, chòu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như
chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
Người chăm sóc thông tin, chòu trách nhiệm bảo trì thiết bò truyền thông tin
và các vấn đề liên quan tời công nghệ thông tin.
Người sử dụng (trong ngoài tổ chức) truy cập sử dụng các thông tin do người
sở hữu thông tin chỉ đònh và được ngøi chăm sóc thông tin cho phép.
Các nhân tố chính để quản trò thông tin thành công
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 8
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để
thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Trang 9
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
doanh, thông qua quản trò có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của
một tổ chức, nhà quản lý trong tổ chức có thể :
Tăng thêm giá trò cho các dòch vụ cung cấp tới khách hàng
Nhân viên nhanh chóng xử lý, giải quyết công việc được giao
Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh ghiệp
Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dòch vụ
Giảm thiều thời gian tra cứu thông tin
Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp
dòch vụ cho bên ngoài.
2.2. Phạm Vi Quản Trò Thông Tin
2.2.1. Phạm vi quản trò thông tin
Quản trò thông tin bao gồm 4 lónh vực chính như sau:
Quản trò nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được
quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả
các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ đònh rõ
cho họ.
Quản trò công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp mà mà điển hình là chòu trách nhiệm và chức năng cung cấp thông tin do tổ
chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dòch vụ bên ngoài. Quản trò
thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “ Khách hàng am hiểu “ về
các sản phẩm và dòch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.
Quản trò xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những
hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình
tạo mới, thu thập, truy nhập, sửa đổi, lưu trữ, xóa bỏ và nén thông tin cần phải được
kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.
Quản trò tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Doanh nghiệp sẽ cần phải
xác đònh các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trò thông tin. Những tiêu chuẩn và
chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông
• Xác đònh nhu cầu thông tin
• Xây dựng kho thông tin
• Xác đònh các thông tin thừa và thiếu
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 11
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
• Duy trì danh mục nội dung thông tin
• Xác đònh chi phí và giá trò các thông tin của tổ chức
• Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
• Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
Mạng quản lý thông tin sẽ được cung cấp nhanh chóng và cập nhật đầy đủ
giữa:
• Người quản lý và các thành viên trong nội bộ
• Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý
• Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chòu trách nhiệm công
việc.
• Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh
nghiệp.
• Cuối cùng, mạng thông tin này phải luôn có sẵn 24/24 để các thành
viên có thể sử dụng và cung cấp thông tin một các nhanh chóng trong việc xử lý
thông tin và công việc.
Nói chung, muốn quản lý hệ thống thông tin hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần
phải chú trọng về công tác tổ chức đội ngũ nghiên cứu và đánh giá nguồn thông tin
dựa trên lónh vực hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng duy trì, cập
nhật và phân tích chất lượng thông tin phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp.
Đồng thời, tổ chức công tác quản trò tạo luồng thông tin xuyên suốt trong doanh
nghiệp.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 12
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 14
Kế hoạch
sản xuất
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Sơ đồ cấu trúc TPS theo lô:
Hình 3: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cấu trúc của TPS trực tuyến và TPS theo lô:
Nguồn : ( I.6 – trang 13)
Đặc điểm và thành phần của TPS
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng (con người) Các nhân viên và các nhà quản lý cấp
thấp (cấp tác nghiệp)
Dữ liệu Các giao dòch hàng ngày
Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hoá
Công nghệ thông tin Phần mềm: các phần mềm ứng dụng lưu
trữ như: foxbase, foxpro,…
Phần cứng: không cần phần cứng mạnh
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 15
Kế hoạch
sản xuất
Giao
diện
Tập tin giao
dòch
Chương
trình sắp
xếp
Tập tin giao
Vận chuyển
hàng hoá
Chuyển
đơn hàng
Danh mục
hàng hoá
sẵn có
Kiểm tra
công nợ
Kế hoạch
sản xuất
Hồ sơ
danh
mục
hàng hoá
Nhận
đơn
hàng
Đơn đặt
hàng
Thực hiện
đơn hàng
Hoá đơn
Chứng từ
vận tải
Chuẩn bò
xuất kho
Kế hoạch
chuyển
hàng
nhiều thông tin có liên quan.
Vì vậy, cách thức truyền tin và xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu
trình đặt hàng.
Hiện nay, để trao đổi thông tin, thực hiện đơn hàng, người ta sử dụng cách sau: thực
hiện bằng tay, sử dụng điện thoại và truyền tin điện tử.
Mỗi phương pháp có những đặc điểm riêng, đựơc thể hiện theo bảng dưới đây:
Cấp
độ
Hình thức của hệ
thống
Tốc độ Chi phí thực
hiện
Hiệu
quả
Độ chính
xác
1 Thực hiện bằng tay Chậm Thấp Thấp Thấp
2 Thực hiện bằng điện
thoại
Trung
bình
Trung bình Tốt Trung bình
3 Nối mạng điện tử
trực tuyến
Nhanh Đầu tư cao,
chi phí thực
hiện thấp.
Rất tốt Cao
Khi quy mô sản xuất nhỏ, nhu cầu ít, quy trình này không quá phức tạp và có
thể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất phát trriển, lượng hàng hoá cung cấp
phẩm (theo ý kiến của khách hàng), trắc nghiệm sở thích, trắc nghiệm thò trường,
khảo sát quan điểm của khách hàng về phần lớn các vấn đề liên quan đến
Marketing. Bên cạnh đó những thông tin Marketing có thể giúp cho việc theo dõi
diễn biến tình hình hoặc các hoạt động cụ thể một cách liên tục.
Những thông tin về giá cả, chủng loại sản phẩm, thò phần của công ty, các
chương trình quảng cáo, chi phí tiêu thụ hàng hóa và số lượng hàng bán ra, số
lượng và chất lượng sản phẩm mà công ty có thể đáp ứng, các kênh, chính sách và
phương pháp phân phối,…… cho phép so sánh trong nội bộ ngành, đánh giá cơ hội
và nguy cơ của doanh nghiệp trên thò trường.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 19
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
Các thông tin về cạnh tranh:
Ban lãnh đạo và công ty có thể có cái nhìn thấu suốt bằng cách theo dõi các
tín hiệu thò trường về đối thủ cạnh tranh. Tín hiệu thò trường là bất kỳ hành động
nào của đối thủ cạnh tranh, trực tiếp hoặc gián tiếp cho thấy ý đònh, động cơ, mục
đích hoặc tình hình nội bộ của họ.
Đối với nhân viên bán hàng nói riêng và các thành viên trong công ty nói
chung thì việc giải thích và làm rõ mục tiêu chiến lược là vô cùng cần thiết. Do đó,
đào tạo phương pháp phân tích môi trường và đối thủ cạnh tranh là vô cùng quan
trọng nhằm giúp m người có thể phân biệt được thông tin nào là quan trọng và
thông tin nào không cần thiết. Vì vậy cần thiết phải phát triển kỹ năng giúp họ tìm
tòi và chọn lọc những thông tin có giá trò.
Các thông tin về sản xuất:
Quy trình sản xuất
Công nghệ
Chi phí sản xuất
Khả năng sản xuất
Vò trí về quy mô của nhà máy và kho hàng
Bao gói sản phẩm
nguồn vốn khác cho phép giảm chi phí huy động vốn đầu tư, mức lãi suất ngân
hàng có lợi hơn, hoặc các thay đổi về thuế.
Các nguy cơ mà thông tin tài chính có thể cho thấy được như các dòch
chuyển bất lợi trong hệ số tài chính, rủi ro tỷ giá, mức lãi suất ngân hàng bất lợi
hơn hoặc các thay đổi trong chính sách thuế.
Thông tin về các dự án nghiên cứu và phát triển thông thường là các nguồn
đầu tiên cung cấp số liệu liên quan đến công nghệ. Bên cạnh đó, nó cho phép
doanh nghiệp đánh giá về khả năng thực hiện dự án và những rủi ro mà dự án có
thể gặp phải.
Nói tóm lại, thông tin là tài sản quý giá, là nguồn ánh sáng đưa đường chỉ lối cho
mọi hoạt động của hệ thống. Không có thông tin, doanh nghiệp không thể nhận
biết được vò thế của mình trên thò trường cũng như đề ra được những chiến lược
hữu hiệu để ổn đònh và phát triển vò thế đó.
Đối với mỗi hoạt động của quy trình, đặc biệt là quy trình xử lý đơn hàng,
các nguồn thông tin này là vô cùng quan trọng giúp cho mỗi thành viên trong quy
trình nắm bắt được việc mình hiện đang ở đâu, phải làm gì? làm như thế nào,…
Đồng thời có được những biện pháp hữu hiệu để cải tiến chất lượng của quy trình
xử lý đơn hàng.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 21
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
CHƯƠNG II : GIỚI THIỆU CÔNG TY
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển
Giới thiệu chung:
Tên Tiếng Việt : CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ SÀI GÒN
Tên Tiếng Anh : SAIGON PACKAGING JOINT STOCK COMPANY.
Tên giao dòch viết tắt: SAPACO
Trụ sở chính của công ty:
Đòa chỉ: Lô III – 13, đường số 13, Nhóm công nghiệp III, KCN Tân Bình, Phường
Lónh vực hoạt động: Sản Xuất – Thương Mại – Dòch Vụ
Mục Tiêu Hoạt Động Và Ngành Nghề Kinh Doanh
Mục Tiêu hoạt Động
Công ty phấn đấu không ngừng để nâng cao uy tín thương hiệu, chất lượng sản
phẩm và dòch vụ, phát triển kinh doanh sản xuất ngày càng vững mạnh, đáp ứng
ngày càng cao nhu cầu của khách hàng… nhằm đạt được lợi nhuận ngày càng lớn,
qua đó đảm bảo lợi ích chính đáng cho cổ đông và người lao động của công ty,
đóng góp cho sự phát triển kinh tế của đất nước.
Phương châm hoạt động: CHẤT LƯNG ỔN ĐỊNH VÀ KHÔNG NGỪNG ĐƯC
NÂNG CAO – GIÁ CẢ HP LÝ – GIAO HÀNG ĐÚNG HẸN.
Ngành Nghề Kinh Doanh:
Sản xuất và kinh doanh các loại bao bì :màng ghép phức hợp, giấy, nhựa, các
sản phẩm có in theo công nghệ ống đồng hoặc in offset, màng phủ nông nghiệp,
màng nhà kính, màng lót hồ nuôi tôm, màng mỏng PE dùng trong công nghệ ghép
màng và các loại túi nhựa. Thiết kế mẫu mã bao bì, mua bán máy móc thiết bò, vật
tư, nguyên liệu sản xuất bao bì và các sản phẩm khác.
2. Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thò Trường
2.1. Đặc điểm tình hình của công ty:
Thuận lợi :
Kinh tế thế giới đã dần hồi phục từ năm 2003 và tiếp tục tăng trưởng cao. Đối
với thò trường trong nước, nhờ các chính sách kích thích sản xuất tiêu dùng trong
nước,cùng với các sự kiện đặc biệt như gia nhập WTO, tổ chức thành công hội nghò
cấp cao APEC đã làm cho bức tranh nền kinh tế nước ta có những chuyển biến
đáng kể : thò trường xuất khẩu được mở rộng, tạo nhiều công ăn việc làm cho người
lao động, số lượng doanh nghiệp tăng, .. . làm tăng nhu cầu kinh doanh sản xuất
cũng như tiêu thụ sản phẩm, từ đó nhu cầu về bao bì sản phẩm cũng tăng theo.
Công ty có hệ thống máy móc thiết bò đa dạng, hiện nay đã trang bò thêm nhiều
máy móc có công nghệ hiện đại phục vụ cho sản xuất …… Bên cạnh đó, công ty còn
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 23
xuất có lãi và đời sống cán bộ công nhân viên chức không ngừng được cải thiện.
Công tác quản lý có tiến bộ, công ty được cấp chứng nhận ISO 9001 : 2000 vào
ngày 25 tháng 05 năm 2005. Năm 2006 : đã tiến hành các hoạt động tìm hiểu thăm
dò thò trường, khách hàng cũng như tiến hành tốt các chính sách chăm sóc, thăm
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 24
Copyright: Tài liệu đại học ©